新形態(tài)下做好事業(yè)單位文書檔案管理工作研究

文/廣東省海洋發(fā)展規(guī)劃研究中心 徐春紅

在社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步中，事業(yè)單位的影響力得以擴(kuò)大，而事業(yè)單位文書檔案管理工作發(fā)揮不可替代的作用，備受行業(yè)矚目。從內(nèi)容上分析，文書檔案對(duì)事業(yè)單位日常工作情況進(jìn)行了全面的收錄，為管理人員制定決策提供可靠性依據(jù)。文書檔案是事業(yè)單位無形資產(chǎn)，其管理工作需要以時(shí)代為方向，增強(qiáng)規(guī)范性，以便有效改善事業(yè)單位管理效果，促進(jìn)資源合理配置，更加有效地發(fā)揮事業(yè)單位服務(wù)社會(huì)發(fā)展的功能。

一、正確認(rèn)識(shí)文書檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的現(xiàn)實(shí)價(jià)值

在事業(yè)單位管理工作中，文書檔案占據(jù)基礎(chǔ)性地位，是不容忽視與不可或缺的內(nèi)容，強(qiáng)化整個(gè)單位各項(xiàng)事務(wù)的全面記錄，也是獲取單位信息的主要渠道，對(duì)管理層制定發(fā)展策略影響深遠(yuǎn)。文書檔案為管理者制定科學(xué)合理的工作方案提供價(jià)值性信息，有利于工作效率的提高以及工作質(zhì)量的增強(qiáng)。除此之外，從國(guó)家及檔案事業(yè)整體發(fā)展角度分析，文書檔案收錄的信息極具全面性與廣泛性，涉獵領(lǐng)域較多，強(qiáng)化對(duì)國(guó)家檔案的補(bǔ)充，為各行各業(yè)發(fā)展提供更加豐富與多元化的信息服務(wù)。

二、深入剖析新形態(tài)下事業(yè)單位文書檔案管理工作中的不足

（一）文書檔案管理工作尚未在全員范圍內(nèi)引起重視，制約檔案價(jià)值的有效發(fā)揮。對(duì)于文書檔案管理工作而言，其很難在短時(shí)間內(nèi)獲取經(jīng)濟(jì)效益，即便成績(jī)突出，也無法以效益形式進(jìn)行體現(xiàn)，這是造成文書檔案管理工作長(zhǎng)期不受重視的根本原因。在事業(yè)單位管理層，文書檔案管理工作長(zhǎng)期不受重視，很少給予關(guān)注，對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作置之不理，整體管理模式處于滯后狀態(tài)。正是這種落后的思想使得文書檔案管理工作無法有序開展，很難得到相關(guān)部門的支持與配合，阻礙檔案資料的及時(shí)收集與歸檔，在根本上影響文書檔案對(duì)決策的支持作用，檔案價(jià)值無法發(fā)揮。

（二）文書檔案管理人員專業(yè)能力有限，綜合素養(yǎng)亟待提升。鑒于文書檔案管理工作被長(zhǎng)期忽視，文書檔案管理人員管理水平較為落后，人員結(jié)構(gòu)不合理，流動(dòng)性較大，穩(wěn)定性不強(qiáng)，無法形成對(duì)本職工作的責(zé)任感，制約檔案管理的專業(yè)性。另外，文書檔案管理人員忽視自身素質(zhì)的培養(yǎng)，專業(yè)能力停滯不前，尤其是面對(duì)全行業(yè)信息化建設(shè)，整體素養(yǎng)更顯不適合性，管理理念落后，對(duì)檔案信息化認(rèn)識(shí)不到位，尚未掌握信息化管理手段，無法適應(yīng)檔案管理發(fā)展的新形勢(shì)。

三、新形態(tài)下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作

（一）重視文書檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，提升整體管理水平。在事業(yè)單位文書檔案管理工作中，管理人員處于主導(dǎo)地位，高素質(zhì)的管理人員成為制約檔案管理工作的重要因素。因此，要重視提升管理人員自身素質(zhì)，制定科學(xué)的選拔制度。另外，要積極開展繼續(xù)教育，組織專業(yè)化培訓(xùn)，尤其重視電子檔案管理方面的教育，加快思維轉(zhuǎn)變，拓展與更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)信息技術(shù)，掌握操作技巧，更快適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理新模式，滿足時(shí)代新需求，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)。

（二）構(gòu)建科學(xué)高效的文書檔案管理制度，提升管理的規(guī)范性。對(duì)于文書檔案管理工作，完善的管理制度是根本，是影響管理效果的重要因素，強(qiáng)化制度性保障作用的發(fā)揮。因此，要以事業(yè)單位發(fā)展實(shí)際為基礎(chǔ)，積極建立健全的檔案管理機(jī)制，力求高效性與合理性，增強(qiáng)檔案管理人員對(duì)文書檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí)，保證責(zé)任劃分明確，職責(zé)清晰。另外，要重視激勵(lì)機(jī)制的構(gòu)建，以便有效提升管理人員工作積極性與熱情，端正工作態(tài)度，以飽滿的激情投入新時(shí)期檔案管理實(shí)踐之中。

（三）加快文書檔案信息化建設(shè)，積極構(gòu)建檔案信息管理平臺(tái)。在信息技術(shù)的影響下，事業(yè)單位文書檔案管理工作也積極參與其中，信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)滲透在管理行為中，以信息化建設(shè)為方向，加快檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程。為此，要將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮在文書檔案管理實(shí)踐中。首先，以電子檔案為主導(dǎo)，加快紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變，結(jié)合實(shí)際，構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫，保證檔案信息的完整性與可靠性。其次，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托，提高檔案收集與整理的效率全面提升整體自動(dòng)化應(yīng)用水平。除此之外，要加快構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，吸納更多檔案信息，為檔案利用與開發(fā)創(chuàng)造有利條件。

四、結(jié)束語

綜上，在信息飛速發(fā)展的時(shí)代，事業(yè)單位文書檔案管理工作與行業(yè)發(fā)展息息相關(guān)，事關(guān)整體管理水平的高低。新時(shí)代，文書檔案管理工作不同以往，面臨新背景，遇到新問題，對(duì)行業(yè)穩(wěn)定發(fā)展影響巨大。因此，要以信息發(fā)展為依托，對(duì)文書檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義進(jìn)行深入分析，對(duì)面臨的新問題進(jìn)行探討，形成有效應(yīng)對(duì)策略，積極組建高素質(zhì)管理團(tuán)隊(duì)，依托科學(xué)管理制度，全面滲透信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，切實(shí)提升文書檔案管理水平，為事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的保障。