聲像檔案管理編目問(wèn)題研究

文/廣州市檔案發(fā)展中心（廣州市音像資料館） 陳健惠

習(xí)近平總書(shū)記在廣州永慶坊參觀時(shí)說(shuō)道：“讓城市留下記憶，讓人們記住鄉(xiāng)愁?！蔽覈?guó)已經(jīng)進(jìn)入了文化高速發(fā)展新時(shí)代，城市面貌、自然風(fēng)光、人文民俗等無(wú)時(shí)無(wú)刻不在發(fā)生巨變，聲像檔案以其內(nèi)容豐富、形象生動(dòng)的特點(diǎn)，真實(shí)記錄著城市的歷史變遷，直觀展現(xiàn)了城市的歷史記憶和發(fā)展脈絡(luò)，對(duì)開(kāi)展歷史研究提供了重要的史料依據(jù)，具有獨(dú)特的歷史文化價(jià)值。

一、面臨的難題

（一）缺少實(shí)用性強(qiáng)的參照標(biāo)準(zhǔn)。編目標(biāo)準(zhǔn)是開(kāi)展編目工作的主要參考，在已經(jīng)頒布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中如《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T62-2017）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）、《錄音錄像類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T63-2017），均無(wú)涉及聲像檔案編目工作的相關(guān)內(nèi)容。2017年開(kāi)始實(shí)施的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）新增了“業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)”這一章，規(guī)定了電子檔案編目流程及檔號(hào)編制規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)過(guò)于簡(jiǎn)單，并無(wú)規(guī)定編目層次和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，若不進(jìn)行有層次、有秩序的分類和著錄，會(huì)使描述信息雜亂無(wú)章，內(nèi)容無(wú)法完全呈現(xiàn)，大量有價(jià)值的場(chǎng)景和鏡頭被淹沒(méi)在文件名中，降低檢索利用的準(zhǔn)確率，延長(zhǎng)找到準(zhǔn)確信息的時(shí)間，加大鑒定和審查難度，在長(zhǎng)期保存中轉(zhuǎn)換、備份、遷移的工作難以實(shí)現(xiàn)。

（二）聲像檔案數(shù)量龐大，編目系統(tǒng)不夠完善。聲像檔案的高速產(chǎn)出，生成了大量的原始素材，以廣州市檔案發(fā)展中心為例，自1988年成立以來(lái)，館內(nèi)自行采集拍攝了大量的原始音像資料，其中有全市重要政務(wù)活動(dòng)、重要會(huì)議、城市建設(shè)以及反映社會(huì)民風(fēng)、民俗活動(dòng)等音像資料，有在外購(gòu)買(mǎi)、交換、捐贈(zèng)的音像資料，總片目數(shù)2萬(wàn)條以上，時(shí)長(zhǎng)超過(guò)3萬(wàn)小時(shí)。若不經(jīng)過(guò)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)木幠烤瓦M(jìn)入媒資管理系統(tǒng)，其后果可能是需要利用某個(gè)場(chǎng)景或清理某些鏡頭時(shí)，耗費(fèi)更多時(shí)間和資源去檢索，或再也找不到該資料，無(wú)法利用的檔案便失去了它的歷史研究?jī)r(jià)值。

（三）人員不足，缺乏專人專管機(jī)制。聲像檔案存在太多不同的載體形式，編目受上載時(shí)間、速度受限制，工序繁雜且工作強(qiáng)度大，參與編目的人員少且不固定；大多編目人員非檔案專業(yè)出身，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的檔案理論知識(shí)學(xué)習(xí)，檔案意識(shí)薄弱；絕大部分編目人員沒(méi)有受過(guò)專業(yè)訓(xùn)練，專業(yè)性不強(qiáng)，導(dǎo)致著錄信息不完整、不規(guī)范、不詳細(xì)，需要利用時(shí)，難以檢索到相關(guān)片段和鏡頭；領(lǐng)導(dǎo)對(duì)編目重視程度不高，認(rèn)為編目費(fèi)力耗時(shí)，缺乏有效管理機(jī)制，許多編目人員身兼數(shù)職，需要整理同期聲、上載數(shù)據(jù)、管理片庫(kù)等，對(duì)編目工作要求不高，工作進(jìn)展緩慢，效率低。

二、相關(guān)舉措

檔案發(fā)展中心聲像檔案編目工作所面臨的難題，需不斷創(chuàng)新舉措、多次試驗(yàn)、交流討論，從編目細(xì)則、媒體資源管理、人才培養(yǎng)等方面入手，確保本中心的編目工作能夠順利開(kāi)展，為今后檢索和利用提供便利。

（一）優(yōu)化編目細(xì)則，制定適用的編目辦法。中華人民共和國(guó)廣播電影電視行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《廣播電視音像資料編目規(guī)范》（GY/T202.2-2007）確定了編目的基本元數(shù)據(jù)項(xiàng)、制定了統(tǒng)一廣播資料元數(shù)據(jù)的編目結(jié)構(gòu)、層次及著錄項(xiàng)目，主要適用于廣播電視資料節(jié)目采編、制作、播出、存儲(chǔ)、交換、共享等環(huán)節(jié)的音像資料的編目?！吨醒腚娨暸_(tái)音像資料編目細(xì)則3.0版（試用稿）》結(jié)合了廣電行業(yè)節(jié)目制作播出的實(shí)際需要，從新聞、專題、影視劇、綜藝、體育、紀(jì)錄片、素材7個(gè)不同類型的音像資料編目出發(fā)，進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范化著錄，能夠直接應(yīng)用于編目生產(chǎn)、數(shù)據(jù)審核、崗位培訓(xùn)等各個(gè)環(huán)節(jié)。這是檔案發(fā)展中心目前參照的編目規(guī)范和細(xì)則，可以借鑒其中的編目數(shù)據(jù)層次、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及其相互關(guān)系、編目原則、編目思路和流程，但不能生搬硬套，因?yàn)槁曄駲n案也具有檔案的性質(zhì)，要保證檔案的客觀性、完整性和規(guī)范性。因此，在進(jìn)行編目應(yīng)遵循這幾個(gè)原則：1.客觀性原則。對(duì)聲像檔案數(shù)據(jù)文件的編目應(yīng)科學(xué)、客觀，忠實(shí)紀(jì)錄數(shù)據(jù)文件中的音、視頻內(nèi)容、字幕和各項(xiàng)其他信息，客觀準(zhǔn)確反映主題內(nèi)容、責(zé)任主體等，例如從基本的“關(guān)鍵詞”選詞上出發(fā)，如何標(biāo)引“關(guān)鍵詞”是編目工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到后續(xù)檢索的便捷程度，選取“關(guān)鍵詞”要具有客觀性，應(yīng)言簡(jiǎn)意賅、詞義清晰，能表明主題內(nèi)容的名詞術(shù)語(yǔ)，能反映主題內(nèi)容的使用頻率高、為大眾熟知的詞語(yǔ)，不選取模棱兩可、抽象主觀的詞。2.完整性原則。聲像檔案數(shù)據(jù)的編目不僅要符合多角度、多層次檢索的實(shí)際需要，盡可能地從利用者的角度出發(fā)，充分考慮利用者的檢索特點(diǎn)，多增加交互渠道，為利用者提供多途徑的檢索方式，還應(yīng)適應(yīng)自身編目需求，制定完整、實(shí)用的編目細(xì)則，根據(jù)實(shí)際需求，本中心制定了一些細(xì)則作為補(bǔ)充，如讓編目人員設(shè)計(jì)相關(guān)元數(shù)據(jù)表格，采集人員需要在采訪完成后填寫(xiě)著錄表，雙方及時(shí)進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，避免采集和編目之間脫節(jié)，確保著錄元數(shù)據(jù)的正確性和完整性。3.規(guī)范性原則。對(duì)聲像檔案數(shù)據(jù)文件的編目應(yīng)嚴(yán)格按照編目層次劃分，確定編目層次結(jié)構(gòu)的相互關(guān)系，在進(jìn)行不同層次的編目時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行規(guī)范化操作，保持各層次數(shù)據(jù)之間邏輯關(guān)系的正確性，真實(shí)反映實(shí)際內(nèi)容，不生編亂造。同時(shí)要對(duì)編目工作流程進(jìn)行規(guī)范化管理，尤其是要建立“敏感事件”“敏感人物”資料庫(kù)，對(duì)出現(xiàn)的每個(gè)鏡頭都要做相應(yīng)的標(biāo)識(shí)，在需要采取相關(guān)處理時(shí)能夠第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)某個(gè)敏感事件或人物的鏡頭，并做出相應(yīng)處理，以免耗費(fèi)更多的人力物力和時(shí)間再重新一一查找。

（二）建設(shè)媒資系統(tǒng)，完善編目子系統(tǒng)的應(yīng)用。檔案發(fā)展中心的數(shù)字化信息管理系統(tǒng)是要建設(shè)成為一個(gè)媒體音像資料的內(nèi)容管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資料上下載、素材挑選、編目、存儲(chǔ)管理、資料檢索的功能，以滿足對(duì)歷史及現(xiàn)實(shí)的具有保存價(jià)值的資料進(jìn)行搜集、整理、存儲(chǔ)和再利用，編目是媒資系統(tǒng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它能夠?qū)⒚襟w資源依據(jù)其形式和內(nèi)容分類、選擇和記錄，再按一定的方法及規(guī)則進(jìn)行編制，提取、整理后形成目錄，方便后續(xù)利用。在上載數(shù)據(jù)信息后，要對(duì)如何著錄和分層做出判斷和規(guī)定。1.著錄信息。編目子系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的工作崗位（一次編目、二次編目、編目審查等），按工作職責(zé)劃分，靈活方便地配置工作流程，方便管理，編目員領(lǐng)取工作任務(wù)后主要從以下五方面的內(nèi)容進(jìn)行著錄：（1）題名/主題。涉及視頻文件的正題名、并列正題名、副題名等。（2）描述。主要是關(guān)于視頻文件的內(nèi)容描述、主題人物、事件發(fā)生日期等信息的介紹。（3）責(zé)任者。涉及視頻文件的責(zé)任者、聲道語(yǔ)種、字幕語(yǔ)種、節(jié)目類型等信息。（4）版權(quán)。視頻文件的版權(quán)問(wèn)題。（5）碼流信息。視頻文件的詳細(xì)信息，如畫(huà)面寬高比、制式、字幕形式等。2.分層編目。按規(guī)定上載后的數(shù)據(jù)文件應(yīng)分為四個(gè)層次：節(jié)目層、片段層、場(chǎng)景層、鏡頭層進(jìn)行編目，節(jié)目層數(shù)據(jù)一般是一個(gè)完整的數(shù)據(jù)文件，是編目結(jié)構(gòu)中最大的數(shù)據(jù)文件單元，一個(gè)節(jié)目層可以分解為若干個(gè)片段、場(chǎng)景、鏡頭等隸屬層次，從不同層次、多側(cè)面、多角度、全方位地著錄信息，根據(jù)聲像檔案不同的內(nèi)容、形式和特點(diǎn)，采用規(guī)范化的編目標(biāo)準(zhǔn)，全面、深入和準(zhǔn)確地揭示其內(nèi)在的檢索信息，充分利用音像資料數(shù)據(jù)的四層結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，靈活切分?jǐn)?shù)據(jù)層次，配置編目元素項(xiàng)，提煉主題信息。聲像檔案編目應(yīng)從節(jié)目層開(kāi)始著錄，根據(jù)實(shí)際需求按片段層、場(chǎng)景層、鏡頭層的層次隸屬關(guān)系逐層著錄，初級(jí)編目或以對(duì)編目數(shù)據(jù)的二次編目可跳過(guò)任意中間層次直接進(jìn)行下一層的著錄。

（三）加強(qiáng)規(guī)范化管理，提高編目人員的專業(yè)素養(yǎng)。聲像檔案作為一種特殊的檔案載體，具有直觀、鮮活、生動(dòng)和形象的特點(diǎn)，是檔案管理中的重要內(nèi)容，具有藝術(shù)價(jià)值和參考憑證作用?？茖W(xué)有序的編目發(fā)展需要增強(qiáng)人員的檔案意識(shí)、建立一支專業(yè)人才隊(duì)伍和加強(qiáng)有效管理。1.增強(qiáng)編目人員的檔案意識(shí)，建立一支專業(yè)精干的編目人才隊(duì)伍。聲像檔案編目人員的工作要求更高一些，他們的綜合素質(zhì)的高低直接影響到媒資編目的質(zhì)量和檢索利用的效果，檔案意識(shí)薄弱和專業(yè)技術(shù)不過(guò)關(guān)都難以滿足當(dāng)前聲像檔案編目的工作要求和標(biāo)準(zhǔn)。第一，應(yīng)通過(guò)宣傳展覽、專題講座、職業(yè)崗位培訓(xùn)等多種方式，加大檔案知識(shí)和法律法規(guī)的宣傳力度，學(xué)習(xí)《檔案概論》《檔案工作實(shí)務(wù)》等專業(yè)知識(shí)，了解檔案的基礎(chǔ)理論知識(shí)，提高編目人員對(duì)檔案的理解。第二，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)編目人員的技能性培養(yǎng)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)編目規(guī)范和細(xì)則，對(duì)各類專題、紀(jì)錄片、口述歷史等有一定的了解，要有一定的文字功底和文學(xué)素養(yǎng)，對(duì)提煉關(guān)鍵詞、描述內(nèi)容、歸納總結(jié)等進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)。第三，應(yīng)將編目人員與采集人員進(jìn)行整合，在采集的同時(shí)就要考慮到編目的需要，在編目時(shí)能及時(shí)補(bǔ)正缺漏信息，避免采集和編目之間的信息脫節(jié)，確保著錄元數(shù)據(jù)的齊全有效。2.加強(qiáng)有效管理，提高編目效率。面對(duì)日益嚴(yán)峻的編目問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)層需要增強(qiáng)意識(shí)，認(rèn)識(shí)到編目的重要性，加強(qiáng)有效管理，提高編目效率，這就需要我們根據(jù)自身實(shí)際情況，制定與編目人員相關(guān)的規(guī)章制度，明確編目流程、工作范疇、工作量等，設(shè)定考核指標(biāo)，并將考核結(jié)果作為個(gè)人評(píng)優(yōu)評(píng)先的主要依據(jù)；配備專職人才，除了配有專職編目人員，還需要專職的聲像檔案編目的管理人員，指導(dǎo)和督促編目工作有序進(jìn)行；給予編目人員充足的學(xué)習(xí)時(shí)間和空間，采取“走出去”模式，定期安排專業(yè)培訓(xùn)，選派編目人員到專業(yè)的編目公司學(xué)習(xí)媒資編目，提高編目工作的效率和質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

要想實(shí)現(xiàn)“媒資”資源共享，服務(wù)社會(huì)，則聲像檔案編目尤為重要。收而不編資源無(wú)法得到有效利用和研究，資源的浪費(fèi)不利于今后研究城市文化傳承和根脈延續(xù)。身為聲像檔案工作者的我們肩負(fù)著“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民”的重要使命，我們要以高度的歷史責(zé)任感來(lái)保護(hù)和應(yīng)用好它們。