有效提升初中學(xué)校檔案管理工作研究

文/泰安市泰山學(xué)院附屬中學(xué) 馬紅霞

初中學(xué)校的教學(xué)研究與學(xué)生管理都會(huì)形成檔案，檔案主要功能是保存圖片與文字等資料信息，在初中學(xué)校發(fā)展中起到了極其重要重要的作用。初中學(xué)校的檔案管理工作主要內(nèi)容為學(xué)校各種信息的收集、整理、歸檔等，為學(xué)校老師與學(xué)生提供檔案信息服務(wù)。

一、初中學(xué)校檔案管理存在的問題

（一）初中學(xué)校檔案管理規(guī)章制度不夠完善。初中學(xué)校檔案管理工作還不夠完善，還有許多學(xué)校不重視檔案管理工作，檔案管理方法比較陳舊，缺乏科學(xué)合理的管理規(guī)章制度，甚至有些學(xué)校根本沒有相關(guān)制度，檔案管理工作效力不能有效發(fā)揮。由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的不重視，部分學(xué)校雖說(shuō)也有檔案管理規(guī)范制度，但是政策并未切實(shí)落實(shí)下去，形同虛設(shè)。

（二）檔案管理工作人員水平不高。目前我國(guó)許多初中學(xué)校檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平不高，職業(yè)素質(zhì)不高。其主要原因是我國(guó)初中學(xué)校檔案管理工作設(shè)置的比較晚，檔案管理工作人員缺乏，其業(yè)務(wù)水平不高。再加上學(xué)校的生源激增，師資力量薄弱，有些學(xué)校不愿意聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理工作人員，常常會(huì)讓副課老師來(lái)兼職，或聘請(qǐng)專業(yè)水平低的人來(lái)?yè)?dān)任，其檔案管理工作素養(yǎng)缺乏，也意識(shí)不到檔案管理工作的重要，進(jìn)而影響到初中學(xué)校檔案管理工作的開展。

（三）檔案管理信息化程度不夠。目前我國(guó)許多初中學(xué)校，檔案管理工作采取的依然是人工方式。檔案資料的收集、整理與存儲(chǔ)等工作，用的依舊是紙質(zhì)，信息化程度不夠。因此檔案管理工作量比較大，紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)環(huán)境要求較高，需要花費(fèi)的資金較多，成本增加但工作效率也不高。所以，要引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，并不斷完善，來(lái)提高檔案管理水平。

二、有效提高初中學(xué)習(xí)檔案管理工作的措施

（一）重視檔案管理工作。要想提高學(xué)校檔案管理工作水平，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)一定要重視檔案管理工作，要能意識(shí)到學(xué)校檔案管理工作的重要性，檔案管理工作并非可有可無(wú)。初中學(xué)校檔案管理工作人員，要加強(qiáng)檔案工作監(jiān)管力度，學(xué)習(xí)如何管理檔案資料，熟悉檔案文件管理工作，及時(shí)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，使檔案管理工作更加科學(xué)合理。

（二）建立完善的初中學(xué)校檔案管理規(guī)章制度。要想做好初中學(xué)校檔案管理工作，一定要建立完善的相關(guān)規(guī)章制度。相關(guān)人員要根據(jù)學(xué)校實(shí)際情況，科學(xué)合理地建立檔案管理規(guī)范制度，來(lái)約束檔案管理工作人員的行為規(guī)范，進(jìn)而避免學(xué)生檔案造假，濫用職權(quán)現(xiàn)象。要想有效提高學(xué)校檔案管理工作水平，一定要落實(shí)好相關(guān)管理規(guī)章制度，責(zé)任落實(shí)到人，進(jìn)而提高檔案管理工作水平。不單提高了檔案管理工作效率，還有效提高檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)。學(xué)校還要完善獎(jiǎng)懲機(jī)制，來(lái)提高工作人員的工作積極性。

（三）不斷提高學(xué)校檔案管理工作水平。新時(shí)代學(xué)校檔案管理工作也發(fā)生了本質(zhì)轉(zhuǎn)變，檔案管理工作只有專業(yè)人才才能勝任，進(jìn)而保證初中學(xué)校檔案管理工作更加規(guī)范。初中學(xué)校要不斷提高檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水平與職業(yè)素養(yǎng)，建立高水平、高質(zhì)量的檔案管理工作人員隊(duì)伍。初中學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層要意識(shí)到檔案管理工作的重要性，增加資金投入，聘用優(yōu)秀、專業(yè)的檔案管理工作人員。新入職的檔案管理工作人員要進(jìn)行入職培訓(xùn)，老員工也要定期進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，來(lái)提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平與職業(yè)素養(yǎng)，開展檔案管理工作座談會(huì)，交流工作經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而有效提高其自身工作效率。

（四）信息化檔案管理。信息化時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)的應(yīng)用越發(fā)普及，在人們工作與生活方方面面，檔案管理工作也不例外。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，積極利用先進(jìn)的科技水平，創(chuàng)新檔案管理工作方法，做好信息化檔案管理工作，這也是檔案管理工作健康發(fā)展的趨勢(shì)，是提高檔案服務(wù)效率與質(zhì)量的重要途徑。信息化檔案管理的主要目的是利用信息技術(shù)，輔助檔案管理工作，使之更加合理、更加科學(xué)，并有效減少重復(fù)勞動(dòng)，提高檔案管理工作效率。傳統(tǒng)檔案管理的工作量比較大，勞動(dòng)力度強(qiáng)，工作重復(fù)枯燥乏味。信息技術(shù)的應(yīng)用可以解決這個(gè)問題，確保信息的準(zhǔn)確性與時(shí)效性。信息技術(shù)可以將檔案信息儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，有需要的話，可以繼續(xù)轉(zhuǎn)換，方便使用者查閱與利用。信息化學(xué)校檔案管理有效降低了成本和工作量，檔案信息存儲(chǔ)與查閱更加便捷，有效提高了初中學(xué)校檔案管理水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，新時(shí)期初中學(xué)校的檔案管理工作也要跟得上時(shí)代發(fā)展，改變管理理念，提高管理人員技術(shù)水平，完善檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理模式，提高檔案工作效率，為學(xué)校老師與學(xué)生提供檔案信息服務(wù)，進(jìn)而促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展。