重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐與思索

文/陜西龍門(mén)鋼鐵有限責(zé)任公司 樊亞妮

一、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主要特點(diǎn)

一是重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的數(shù)量比較多，且文件邏輯關(guān)系較為復(fù)雜，專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，需嚴(yán)格按照項(xiàng)目所在行業(yè)檔案分類(lèi)辦法，并結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)的主要內(nèi)容，積極明確項(xiàng)目檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，以此進(jìn)一步保障檔案移交后科學(xué)且合理地組成完成的項(xiàng)目檔案。二是重大建設(shè)項(xiàng)目需要依賴(lài)于檔案，對(duì)其材料要求較高，其中不管是項(xiàng)目的安全建設(shè)、人員培訓(xùn)還是其他，均需要依據(jù)項(xiàng)目檔案而完成，所以可以肯定的一點(diǎn)是項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性以及及時(shí)性比較高。三是重大建設(shè)項(xiàng)目的周期長(zhǎng)，甚至出現(xiàn)數(shù)年才竣工的現(xiàn)象，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理的周期比較長(zhǎng)，這在一定程度上要求檔案管理人員需要有耐心與毅力，并且掌握各項(xiàng)技能，如此才能滿(mǎn)足檔案管理的要求。

二、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)。在新時(shí)期需要積極做好領(lǐng)導(dǎo)重視與管理工作，尤其是要及時(shí)將重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作提到日程之上，并納入到考核機(jī)制之中。此外，在做好總結(jié)、檢查、布置等重大建設(shè)項(xiàng)目工作的時(shí)候需要做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集、整理以及歸檔等各項(xiàng)工作，甚至還可以將重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與領(lǐng)導(dǎo)干部的政績(jī)、經(jīng)濟(jì)利益相互關(guān)聯(lián)，真正做到責(zé)任到人、獎(jiǎng)懲分明，打破傳統(tǒng)模式下檔案管理中的表面現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的全面性與有效性。

（二）構(gòu)建重大建設(shè)項(xiàng)目檔案分類(lèi)管理。做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案分類(lèi)與組卷的時(shí)候需要從實(shí)際角度出發(fā)，尤其是需要根據(jù)單位的實(shí)際情況，遵循項(xiàng)目文件的規(guī)律以及特點(diǎn)，按照要求進(jìn)行分類(lèi)。與此同時(shí)，為提高其有效性，還需要編制項(xiàng)目檔案檢索工具，這是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的重要基礎(chǔ)，要及時(shí)且準(zhǔn)確地提供檔案基礎(chǔ)，在制定的檢索目錄中要包含總目錄、分類(lèi)目錄以及專(zhuān)題目錄，這樣一來(lái)不僅可以做到手工檢索，并且還能夠?qū)崿F(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索，促使重大建設(shè)項(xiàng)目檔案的科學(xué)性與完善性。

（三）制定完善的項(xiàng)目檔案管理制度。制度決定一切，完善的項(xiàng)目檔案管理制度可有效提高檔案管理的可行性，第一需要對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作加以規(guī)范，針對(duì)實(shí)際情況制定完善的規(guī)章制度，進(jìn)一步明確相關(guān)單位在項(xiàng)目承建過(guò)程中的責(zé)任，并要從施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)備管理單位等出發(fā)，提出資料歸檔的范圍以及要求，真正落實(shí)到個(gè)人。第二是要從源頭上出發(fā)，做好合同的簽訂關(guān)，對(duì)于檔案部門(mén)人員而言，要參與合同簽訂工作，或采取合同契約的方式明確各個(gè)單位所承擔(dān)的職責(zé)與義務(wù)，憑借著合同的規(guī)定將檔案歸檔，并做好移交工作。第三是要積極做好項(xiàng)目檔案自檢制度，在等到項(xiàng)目結(jié)束之后，要組織人員做好項(xiàng)目檔案自檢工作，嚴(yán)格遵循完整性、準(zhǔn)確性以及系統(tǒng)性的要求，對(duì)工程前期的文件、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件等加以驗(yàn)收，以此保證項(xiàng)目檔案的整體質(zhì)量。

（四）做好規(guī)范管理與同步控制。第一，每一位檔案管理人員均需要對(duì)檔案資源建設(shè)的重要性加以重視，明確做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案資源收集、整理等工作的現(xiàn)實(shí)意義，并根據(jù)實(shí)際情況不斷拓寬檔案的收集范圍以及渠道，不斷提高工作效率。在時(shí)代的不斷發(fā)展下，還需要應(yīng)用電子技術(shù)，做好電子文件與電子檔案的收集、管理工作。第二，檔案人員要積極了解工程的進(jìn)展情況，并與相關(guān)管理部門(mén)加強(qiáng)溝通與聯(lián)系，其中值得注意的一點(diǎn)是，重大建設(shè)項(xiàng)目以及相關(guān)的文件材料在形成中會(huì)貫穿建設(shè)項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程之中，要保證與項(xiàng)目建設(shè)、施工階段同步進(jìn)行。與此同時(shí)，對(duì)于檔案部門(mén)而言也要做好提前介入的工作，要避免等到竣工之后再收集資料，這樣無(wú)法保證工程項(xiàng)目資料的完整性。第三，每一個(gè)部門(mén)可以安排兼職或者專(zhuān)職的檔案人員，使其做好檔案收集與歸檔，充分發(fā)揮其作用與價(jià)值，必要的時(shí)候還可以構(gòu)建重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理業(yè)務(wù)聯(lián)系單，對(duì)各個(gè)階段文件材料的形成加以掌握，并不斷提出質(zhì)控要點(diǎn)。第四，檔案管理人員要做好相關(guān)設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收工作，只有在開(kāi)箱之后才能充分了解設(shè)備的出廠資料以及合格情況，保證其完整性。

（五）提高檔案管理人員素養(yǎng)。只有不斷提高檔案管理人員素養(yǎng)才能使其發(fā)揮作用與價(jià)值，在新時(shí)期相關(guān)部門(mén)需要根據(jù)檔案管理人員的實(shí)際情況進(jìn)行知識(shí)的培訓(xùn)，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平，從本質(zhì)上保障重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量。其中可以采取講座的方式，讓檔案管理人員對(duì)檔案的收集范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求加以重視，并且在建設(shè)項(xiàng)目工程開(kāi)工之前召開(kāi)相應(yīng)的部分，部署重大建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的收集工作，明確檔案的管理方法，或者采取短期培訓(xùn)的方式，邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員為檔案人員講解新理論與新知識(shí)，使其能夠明確每一道工序，保證在日后工作中提高積極性，保障檔案的真實(shí)性以及可靠性。