街道辦事處檔案管理存在的問題及對策

文/駐馬店驛城區(qū)人民街辦事處 鄧蕾

由于政府管理模式的改革和城市化進程的加速，大量的街道辦事處開始出現(xiàn)。它的基本職能包括上情下達和下情上傳，即將黨的路線、方針、政策傳達給社區(qū)居民，再將居民的意見要求向有關部門反映；注重社區(qū)文化建設，組織居民開展文化、娛樂活動；開展便利便民社區(qū)服務與教育；調解居民矛盾，保障婦女兒童的合法權益；做好普法宣傳，搞好社區(qū)衛(wèi)生等工作。而目前的街道辦事處由于設立時間短，屬于摸著石頭過河，沒有實際經驗和可供參考的案例，再加上人員組成不夠專業(yè)，存在很多現(xiàn)實問題，無法真正解決居民實際問題。街道辦事處有些崗位甚至形同虛設，因人設崗的現(xiàn)象也時有發(fā)生。檔案室經常出現(xiàn)檔案混亂丟失現(xiàn)象。街道辦事處的檔案管理工作可以算作行政管理工作的一部分。部分社區(qū)居民和街道集體企業(yè)職工的檔案都保留在街道辦事處的檔案室保存，而且這些檔案可以作為街道辦事處再一次決策和開展相關活動的依據(jù)，具有十分重要的參考意義。檔案中詳細記載了各種重要信息，可以給街道辦事處提供各種管理數(shù)據(jù)，同時它也詳細記載著街道社區(qū)的發(fā)展歷程。從另一個重要方面來講，它還可以作為重要的法律證據(jù)，可以使涉事雙方的權責更加明確，減少社區(qū)內不必要的紛爭。因此對社區(qū)街道辦事處進行檔案管理是十分有必要的。

一、街道辦事處檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理不夠重視。前文提到街道辦事處檔案管理的重要性，但是現(xiàn)實中很多地方對檔案管理并不重視，這也從另一個側面反映出街道辦事處管理理念的落后。在很多辦事處，檔案連最基本的分類都沒有做到，一般都放在陳舊的檔案袋里，很長時間都不會去翻閱也不會重新歸檔。不重視或者說沒有認識到檔案管理的重要性，這些都需要加強對辦事處工作人員的學習教育，并由上級督促他們做好檔案歸類工作，建立完善的檔案管理。

（二）檔案管理信息化程度不高。美國未來學家托夫勒在他的著作《第三次浪潮》中指出，目前人類社會正在迎來以信息革命為代表的三次浪潮。在這次浪潮中，信息化的重要性被擺在了首要位置，信息爆炸等概念在檔案管理學中也成為熱門詞匯。信息爆炸指的是媒介發(fā)達帶來的社會信息絕對量的增加，它主要體現(xiàn)為人類擁有的信息量以指數(shù)函數(shù)的速度急劇增加，倍增的時間周期越來越短的現(xiàn)象。信息爆炸的直接結果是其所產生的信息洪流以前所未有的力量沖擊著社會的政治、經濟和文化，改變著人類社會的結構和形態(tài)，并推動著信息社會的到來。信息化社會已經到來，但是目前很多街道辦事處并沒有適應新的形勢，仍然采用人工記錄的方式，檔案也主要以檔案袋為主。檔案袋種類繁多、沉重、不易查找，而且需要一個很大的空間來容納足夠多的檔案，這種方式早已不適應現(xiàn)代社會的發(fā)展，因此建立信息化的檔案管理迫在眉睫。

（三）管理人員的專業(yè)化程度不高。管理層人員受傳統(tǒng)建筑管理經驗的制約，大多按照傳統(tǒng)經驗去進行操作，而忽視了科學系統(tǒng)的學習。對于國外先進管理經驗的引進也只是拾人牙慧，并沒有學到精髓。同時管理的體系也不健全，一些街道辦事處沒有適應經濟形勢的發(fā)展，無法根據(jù)市場的需要來調節(jié)自身的實際情況。各部門之間的配合不連貫不科學，缺乏總體調度，使之無法集中全部能力來應對共同的檔案管理目標，從而影響了整個街道辦事處的工作效率。在知識經濟時代，人才已經成為重要的資源，是企業(yè)和國家發(fā)展的最強動力，然而優(yōu)秀的創(chuàng)新和管理人才的缺乏限制了街道辦事處向著更加現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

二、街道辦事處檔案管理對策分析

（一）建立完善的檔案管理制度。建立制度是一個企業(yè)甚至是一個行業(yè)開始工作時必須要重視的工作。行業(yè)內的一些亂象有時可以通過建立制度而倒逼改革。建立制度時首先要明確行為規(guī)范，要規(guī)定好不能隨意泄露居民和職工個人信息，并寫清楚提倡定期對檔案進行重新歸檔和分類等內容。其次就是建立激勵機制，明確寫出什么樣的行為和表現(xiàn)能得到報酬和晉升，并在實際操作過程中，明確按照定好的制度來執(zhí)行，不給任何人特殊權利。同時寫明如果出現(xiàn)工作失誤會有何種懲罰，以此來警醒工作人員按規(guī)定辦事。建立一套完整的制度是保障辦事處工作效率的很重要的一點，街道辦事處的檔案管理規(guī)章制度是全體工作人員的行為準則，是檔案管理的管理理念、管理思想和管理方式的體現(xiàn)，而只有系統(tǒng)、完善的監(jiān)督機制才是街道檔案管理規(guī)章制度有效執(zhí)行的有力保障。

（二）做好檔案管理者的培訓工作。要提升業(yè)務能力，就要進行專業(yè)技能培訓，而對于一些檔案管理的技術人員需要的則是技術層面的培訓，各不相同。當然，也有一些通用能力的提升培訓，比如書面表達、情緒管理、時間管理、辦公技能培訓等等，這類的培訓頗受街道辦事處工作人員的歡迎，也有利于辦事處內部的溝通、管理和效率提升。其次，選擇合適的培訓形式，主要有現(xiàn)場培訓和線上培訓兩種方式?，F(xiàn)場培訓受人數(shù)、時間和空間的限制都比較大，培訓成本也比較高；線上培訓則越來越受到辦事處的歡迎，選擇一個好的企業(yè)在線培訓平臺，購置或自制一些合適的課程，也不失為一種不錯的選擇，更是突破了時間、空間和人數(shù)的限制。不過有時候一些課程還是得線下面對面比較好，這時候可有意識地將培訓課程錄制下來，上傳到辦事處內部的在線培訓學習平臺上，對于后來加入的成員也可以快速學習。

三、結束語

本文主要探討了街道辦事處檔案管理存在的問題，以及這些問題的解決方法。希望可以為相關研究提供借鑒。