當(dāng)前檔案工作的主要矛盾及其破解對(duì)策

文/寧德市市婦幼保健院 劉曉菁

檔案工作記錄著國(guó)民的工作歷史，服務(wù)于社會(huì)，通過檔案工作可以分析與調(diào)整相關(guān)政策，使其更好造福國(guó)民。檔案室收集的資料是國(guó)家檔案資源的來源之一，對(duì)政府機(jī)構(gòu)的建立與工作發(fā)揮著重要的作用，是一個(gè)基本的行政工具。檔案工作可以提升機(jī)關(guān)單位決策與管理的科學(xué)性與合理性，是提升政府行政水平的重要工具。對(duì)我國(guó)當(dāng)前檔案工作進(jìn)行研究，可以為規(guī)范我國(guó)檔案工作提供參考，從而提高檔案工作的現(xiàn)代化管理水平，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、當(dāng)前檔案工作的主要矛盾

（一）工作人員工作效率低。部分檔案工作人員受傳統(tǒng)思想與體制的影響，缺乏對(duì)檔案工作的重視，不能積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念與管理方法，提高檔案管理水平，導(dǎo)致檔案管理工作存在缺陷。與此同時(shí)，大部分人員對(duì)檔案工作存在偏見，認(rèn)為檔案工作較為清閑。同時(shí)檔案管理工作沒有專業(yè)管理人員，大多數(shù)檔案管理人員都是兼職，且流動(dòng)性大，造成每次換崗后新人適應(yīng)工作崗位需要時(shí)間，導(dǎo)致檔案工作效率低下。另外檔案工作還安排年齡較大的人員負(fù)責(zé)檔案工作，而這類工作人員掌握的信息知識(shí)有限，難以熟練使用計(jì)算機(jī)以及其他電子設(shè)備，這在一定程度上降低了檔案工作的效率。也有部分的檔案工作人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，工作態(tài)度不積極，工作懶散，思想不端正，這也導(dǎo)致檔案管理工作效率低。

（二）檔案人員身份編制的矛盾。一般情況下，負(fù)責(zé)檔案工作的工作人員分為正式編制人員以及非正式編制人員，而正式編制人員的基本工資、職工福利都要好于非正式編制工作人員。對(duì)于非正式編制人員而言，上級(jí)管理人員工作量較大，對(duì)非正式編制工作人員的關(guān)注度不夠，也容易輕視檔案工作。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不夠重視，非正式編制人員難以有機(jī)會(huì)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作以及管理情況等，嚴(yán)重影響了檔案工作。非正式編制的檔案工作人員因?yàn)榉ǘㄉ矸莶幻?，?dǎo)致其自身定位不準(zhǔn)確，在檔案工作中容易被輕視，既要處理一些基礎(chǔ)的工作，還要應(yīng)對(duì)來自上級(jí)的壓力。在檔案工作中遇到困難時(shí)也難以憑借個(gè)人力量解決問題，難以堅(jiān)持工作原則。由于非正式編制檔案人員與正式編制人員在基本工資、職工福利、工作環(huán)境等方面存在較大的差異，長(zhǎng)時(shí)間工作后容易安于現(xiàn)狀、敷衍的態(tài)度，出現(xiàn)職業(yè)倦怠。這一情況不利于推動(dòng)我國(guó)檔案工作的進(jìn)步，不利于提高檔案工作水平，不利于檔案工作發(fā)展，使檔案工作難以滿足時(shí)代發(fā)展的需求。

（三）檔案收集、整理矛盾突出。首先，部分單位在檔案收集、整理工作中缺乏制度指導(dǎo)，檔案工作人員責(zé)任意識(shí)淡薄，職責(zé)不清，導(dǎo)致檔案收集不全，甚至出現(xiàn)檔案遺失的情況。其次，兼職檔案人員對(duì)工作業(yè)務(wù)不熟悉，工作并非本人直接參與，對(duì)檔案文件的處理過程等內(nèi)容不清楚。在整理過程中，部分工作人員特別是兼職人員對(duì)檔案整理工作不熟悉，整理效率較低，在整理完畢后不能立即歸檔處理，不能及時(shí)清理不需要的材料。同時(shí)，檔案人員工作繁忙，管理檔案的時(shí)間有限，需要花費(fèi)大量的時(shí)間與精力在檔案整理、錄入工作，工作量大。而且部分檔案人員還需要對(duì)下級(jí)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，需要耗費(fèi)更多的時(shí)間，導(dǎo)致檔案收集、整理工作效率低下。由于檔案工作人員的工作量大，沒有足夠的時(shí)間進(jìn)行年末歸檔工作，因此會(huì)聘請(qǐng)其他人員完成檔案整理工作，而這些人員因?yàn)槔婊蚱渌蛩兀y以應(yīng)對(duì)復(fù)雜的工作，不僅增加了檔案工作的費(fèi)用支出，而且也影響了檔案工作的質(zhì)量，甚至可能出現(xiàn)檔案信息泄露的問題。除此之外，檔案人員對(duì)其他部門的工作了解有限，特別是部分專業(yè)性較強(qiáng)的工作流程，由檔案人員整理部門文件，溝通不暢，檔案人員有時(shí)并不了解部分工作的前因后果，不能高效處理特殊檔案，并且在檔案工作中，其他人也有可能接觸到檔案，檔案具有遺失、信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

（四）檔案利用工作的問題。機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過電話查詢檔案時(shí)，由于電話查詢無法自動(dòng)留下查詢記錄，只能依靠檔案人員進(jìn)行手工登記，檔案人員工作繁忙時(shí)可能會(huì)遺漏登記。部分民眾不了解檔案查詢的步驟，也不能及時(shí)聯(lián)系到檔案管理部門，往往因?yàn)槿鄙僮C明材料或證明材料的格式問題導(dǎo)致審批不過關(guān)。同時(shí)，雖然檔案工作已將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案工作中，但是檔案人員一般只能通過計(jì)算機(jī)檢索檔案的是否接收以及存放檔案的位置，查找檔案的內(nèi)容還需要通過人工的方式，檔案利用效率低。

二、破解檔案工作主要矛盾的對(duì)策

（一）強(qiáng)化檔案收集、整理工作。檔案工作人員應(yīng)該根據(jù)以往的工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合實(shí)際情況判斷檔案是否歸檔，及時(shí)收集檔案資料，并且要主動(dòng)、積極地完成檔案文件的收集工作。檔案人員還需要具有全局意識(shí)，積極了解各個(gè)部門的工作流程，特別是專業(yè)性較強(qiáng)的工作，了解各個(gè)部門、科室的職能。如果檔案人員工作任務(wù)繁重時(shí)，可以嘗試由各個(gè)科室自行整理相關(guān)文件，并交由檔案人員，由檔案人員進(jìn)一步整理，這樣既可以在一定程度上減輕檔案人員的工作負(fù)擔(dān)，還可以加強(qiáng)各個(gè)部門的溝通，提高檔案收集、整理的工作效率。對(duì)于與本單位職能關(guān)系密切的文件，檔案人員需要對(duì)文件的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果再收集，同時(shí)也應(yīng)該收集光盤、視頻等電子文件。部分部門處于臨時(shí)性的工作需要會(huì)產(chǎn)生臨時(shí)性文件，檔案人員也應(yīng)該收集這類文件。

（二）加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。首先，必須配備正式編制的檔案人員，并加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)。正式編制的檔案人員是檔案工作有效開展的基礎(chǔ)，因此必須配備正式編制的檔案人員。在對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)教學(xué)、培訓(xùn)會(huì)議等形式講解政治理論知識(shí)、基礎(chǔ)的信息技術(shù)、檔案學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)，使檔案人員能夠適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展下檔案工作的新形勢(shì)，提升檔案人員的信息技術(shù)水平、專業(yè)理論知識(shí)以及職業(yè)素養(yǎng)與政治素養(yǎng)，從而促進(jìn)檔案工作進(jìn)步。其次，要合理提升檔案人員的薪資水平，特別是非正式編制的檔案工作人員。檔案工作的時(shí)間長(zhǎng)、工作量大，由于基本工資、職工福利等不理想，檔案人員長(zhǎng)時(shí)間工作后容易出現(xiàn)職業(yè)倦怠。因此，必須要逐步提高檔案工作的人員薪資待遇，合理規(guī)劃職務(wù)級(jí)別以及編制。對(duì)于工作出色的員工及時(shí)表?yè)P(yáng)，為檔案人員提供足夠的成長(zhǎng)空間，提高檔案人員的工作熱情，從而提高檔案工作的效率與質(zhì)量。

（三）強(qiáng)化檔案利用工作。1.合理擴(kuò)大檔案信息的公開范圍。國(guó)家要積極研究相關(guān)法律制度，從法律層面為檔案利用工作提供參考，使檔案人員能夠根據(jù)法律擴(kuò)大檔案信息的公開范圍，在工作過程中自覺接受人民的監(jiān)督，真正為人民群眾提供便利。2.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。加強(qiáng)防火防盜等基礎(chǔ)的設(shè)施，為檔案人員工作以及檔案保管提供良好的環(huán)境。加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件的研究力度，建立計(jì)算機(jī)目錄數(shù)字化檢索系統(tǒng)，同時(shí)提供電子查詢與人工查詢服務(wù)，提高服務(wù)水平。3.向社會(huì)公眾主動(dòng)公開檔案查詢電話。通過微信等多渠道發(fā)布查詢檔案的基本流程以及需要準(zhǔn)備的文件、證明等，創(chuàng)新服務(wù)方式，改善檔案利用效果。此外，還需要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，更新觀念，提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)軟件和硬件建設(shè)力度。