檔案工作電子化管理研究

文/郴州市第十五中學(xué) 曾黎

檔案工作的電子化管理產(chǎn)生了大量的電子檔案。電子檔案的內(nèi)容涵蓋了各個(gè)歷史階段工作的成果，與一般文獻(xiàn)一樣也具有重要的歷史價(jià)值。特別是檔案工作電子化管理的正式實(shí)施，讓電子檔案也具有了法律效力，眾多工作者也開始探索檔案管理工作中的電子檔案管理的實(shí)踐策略。

一、電子檔案管理現(xiàn)狀

近年來，檔案管理工作受到了越來越多單位和組織的重視，在硬件設(shè)備上更是加大投入，信息化基礎(chǔ)設(shè)施明顯改善，辦公自動(dòng)化應(yīng)用逐漸成為一種普遍的現(xiàn)象。在電子檔案管理工作中開發(fā)了一系列辦公自動(dòng)化軟件，輔助文件的收發(fā)文處理和電子歸檔等工作，基本上實(shí)現(xiàn)公文的網(wǎng)上傳遞、辦理和內(nèi)網(wǎng)的移動(dòng)辦公。在檔案管理人才方面，通過積極組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，檔案工作者的信息化應(yīng)用水平有所提升，通過對(duì)各種辦公信息化系統(tǒng)的使用培訓(xùn)，讓檔案工作者可以熟悉使用各種計(jì)算機(jī)軟件，這些都為我國(guó)檔案電子化管理工作的開展打下了基礎(chǔ)。

二、檔案信息電子化的優(yōu)勢(shì)與不足

檔案信息電子化，意味著檔案工作者基于特定的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，在計(jì)算機(jī)上就能夠完成電子文件的起草、修改、排版、定稿、印發(fā)工作，節(jié)省了整個(gè)文件的制作流程，再加上所有的信息是以電子形式顯示在計(jì)算機(jī)上的，只需要輕輕點(diǎn)擊鼠標(biāo)和鍵盤就可以進(jìn)行修改、復(fù)制、多個(gè)版本的儲(chǔ)存的特性，節(jié)省了工作者的時(shí)間和精力。檔案信息的電子化工作只需要一臺(tái)電腦，減少了對(duì)紙張、筆等的使用，減少對(duì)寶貴自然資源的消耗，為檔案管理工作節(jié)省了大量的開支。檔案電子化具有眾多優(yōu)勢(shì)，也很容易實(shí)現(xiàn)，但在具體的工作中仍舊出現(xiàn)了一系列的問題：首先，電子檔案的保存缺乏歷史延續(xù)性，電子檔案管理作為一種新興事物開展時(shí)間晚，在這之前的工作缺乏責(zé)任主體，大多是誰的資料誰保存，在長(zhǎng)期的機(jī)構(gòu)改革、崗位調(diào)整和工作移交過程中資料部分丟失。其次，電子檔案應(yīng)用沒有科學(xué)的共享機(jī)制，在單位的不同部門中由于工作需要經(jīng)常要共用到某些文件和資料，但是因?yàn)槿鄙倏茖W(xué)的共享機(jī)制，導(dǎo)致各個(gè)部門檔案資料散存在各處，一旦需要就大范圍地進(jìn)行借閱和查找，影響工作效率與質(zhì)量。最后，電子檔案的儲(chǔ)存格式不統(tǒng)一，這樣就導(dǎo)致工作人員在使用檔案時(shí)出現(xiàn)“文件打不開”“文件已損壞”“格式不支持”等問題，影響電子資料的使用。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的實(shí)踐策略

（一）實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，應(yīng)做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。針對(duì)檔案電子化工作市場(chǎng)上開發(fā)出了不同種類的軟件系統(tǒng)，不同的單位由于工作性質(zhì)和自身實(shí)力等因素，可能使用了不同的工作系統(tǒng)，由于軟件工作服務(wù)不一致為當(dāng)下的檔案管理工作帶來了一系列的不便。為此，檔案工作應(yīng)該建立起一套標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作模式，規(guī)范、有序地應(yīng)用軟件，在具體工作中多考慮工作細(xì)節(jié)內(nèi)容

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，要逐步建設(shè)和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。逐步建設(shè)和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這是檔案電子化管理的核心，也是這項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)。通過建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)的資料信息進(jìn)行相互關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)了檔案信息數(shù)據(jù)的集合，為工作者檔案信息的查找、登記、更改提供了極大的便利。為此，部門內(nèi)部一定要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，軟件開發(fā)人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā)時(shí)應(yīng)該充分了解本部門工作的內(nèi)容和特點(diǎn)，做好與檔案工作者的交流工作，明確檔案數(shù)據(jù)的收集來源和類型，進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入和數(shù)字化處理、歸檔，為之后的工作打下基礎(chǔ)。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，要加強(qiáng)管理、做好安全工作。安全工作是檔案信息電子化管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，檔案工作者要充分做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，采取如加密、備份等具體措施，保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保護(hù)重要文件內(nèi)容的保密性。特別是在電子文件的保存方面，注意不同存儲(chǔ)介質(zhì)的特點(diǎn)，電子文件一般要遠(yuǎn)離水分、灰塵、磁場(chǎng)等，定期進(jìn)行檢查、備份，以保證電子文件的完整和安全。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化，應(yīng)該加強(qiáng)人才管理和培訓(xùn)工作。人才是一個(gè)組織的靈魂，工作者素質(zhì)水平的高低直接影響了工作最終成果。對(duì)于檔案信息電子化工作也是這樣，要想推動(dòng)這項(xiàng)工作的開展，就需要加強(qiáng)人才管理和培訓(xùn)工作。首先，為檔案管理工作積極引進(jìn)專業(yè)性人才，更新部門的人才結(jié)構(gòu)。再者，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部員工的領(lǐng)導(dǎo)和培訓(xùn)工作，定期傳授一些檔案管理、信息技術(shù)基礎(chǔ)技能、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的知識(shí)，提高他們的整體素質(zhì)，以適應(yīng)信息時(shí)代檔案事業(yè)的發(fā)展要求。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案信息電子化管理要充分考慮單位的實(shí)際情況，統(tǒng)籌兼顧，循序漸進(jìn)，充分利用技術(shù)成果完善現(xiàn)有工作模式，提高檔案管理水平。