事業(yè)單位文書(shū)檔案管理信息電子化應(yīng)用研究

文/廣州市道路養(yǎng)護(hù)中心南城養(yǎng)護(hù)所 張婧怡

一、事業(yè)單位文書(shū)檔案電子化的優(yōu)勢(shì)

（一）有利于提高文書(shū)檔案管理效率。一般而言，事業(yè)單位目前實(shí)現(xiàn)了電子化的文書(shū)檔案管理方式，主要實(shí)現(xiàn)手段是：通過(guò)電子化手段如磁盤(pán)和硬盤(pán)等對(duì)文書(shū)檔案的相關(guān)信息進(jìn)行收集，并將其磁盤(pán)化處理，后續(xù)可用電腦等直接對(duì)其進(jìn)行閱覽、修改等各類(lèi)操作，便于相關(guān)信息的快速分類(lèi)和處理，同時(shí)方便相關(guān)人員對(duì)文書(shū)檔案的查找、查閱等。

（二）有利于提高文書(shū)檔案管理的安全性。在以前的傳統(tǒng)模式下，事業(yè)單位的文書(shū)檔案都是采用紙質(zhì)材料保存的方式進(jìn)行管理，而紙質(zhì)材料極容易受到溫濕度等環(huán)境因素改變的影響，而導(dǎo)致質(zhì)量受損。而使用電子化檔案管理模式，通過(guò)將紙質(zhì)材料輸入到像磁盤(pán)或硬盤(pán)等電子化設(shè)備上，可以降低紙張的使用量，更重要的是可以更好地保證文書(shū)檔案的安全性。此外，傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料管理模式下，在檔案材料傳送過(guò)程中會(huì)經(jīng)過(guò)多道手續(xù)，涉及多種人員，不但不利于其保存，更是加大了檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，造成檔案管理的不確定性。而電子化的文書(shū)檔案管理，避免了多余人員參與，并且檔案信息借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及設(shè)備進(jìn)行實(shí)時(shí)送達(dá)。

（三）網(wǎng)絡(luò)資源共享性。文書(shū)檔案從紙質(zhì)化過(guò)渡到電子化管理的過(guò)程中，首先檔案管理者要運(yùn)用計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)立一個(gè)單位內(nèi)部的、具有資源共享功能的數(shù)據(jù)庫(kù)，并根據(jù)數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限分別創(chuàng)建公共和私密數(shù)據(jù)兩種數(shù)據(jù)訪問(wèn)端口，然后根據(jù)文書(shū)檔案的具體屬性將其錄入到對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)終端，此后相關(guān)人員要對(duì)部門(mén)或其他關(guān)聯(lián)部門(mén)的文書(shū)檔案閱覽時(shí)，可直接通過(guò)計(jì)算機(jī)登錄審閱，同時(shí)，也可以通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行傳輸文件，極大程度提高了事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的效率。

二、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理目前存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員工作水平較低。從實(shí)踐看，事業(yè)單位所存的各類(lèi)文書(shū)檔案對(duì)本單位的事業(yè)發(fā)展具有重要的參考價(jià)值，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)層需要對(duì)某些情境進(jìn)行決策判斷時(shí)，通常需要查閱以往的檔案記錄情況，以輔助其作出正確決策，最大化的降低決策風(fēng)險(xiǎn)。但實(shí)際情況是，檔案管理人員對(duì)于檔案管理的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，平時(shí)工作不夠主動(dòng)，造成管理漏洞。

（二）檔案管理人員管理方式單一?，F(xiàn)階段，大多數(shù)事業(yè)單位還是采用紙質(zhì)化的文書(shū)檔案管理方式，而現(xiàn)實(shí)情況是，我國(guó)目前已全面步入互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位隨著工作量的增加，日常工作中涉及的信息數(shù)據(jù)等日益增多，傳統(tǒng)模式下的檔案收集、歸檔等變得愈發(fā)困難，導(dǎo)致檔案管理人員工作量加大、出錯(cuò)率增多。

（三）事業(yè)單位缺少完善的管理機(jī)制。檔案管理工作一直以來(lái)受重視程度不夠，大家的普遍印象是檔案管理就是一個(gè)收集資料、保存資料的枯燥、簡(jiǎn)單工作，由于意識(shí)松懈，造成相關(guān)檔案數(shù)據(jù)難以及時(shí)歸集、保存，一些單位對(duì)檔案管理沒(méi)有明確的職責(zé)說(shuō)明，經(jīng)常導(dǎo)致檔案借閱中出現(xiàn)丟失等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理工作的隨意性很強(qiáng)。

三、事業(yè)單位文書(shū)檔案電子化未來(lái)的發(fā)展方向

（一）事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)文書(shū)檔案電子化的重視程度。事業(yè)單位從領(lǐng)導(dǎo)層到普通職員都應(yīng)該意識(shí)到檔案管理工作的重要性，在這方面加大人力、資金等的投入，及時(shí)更新?lián)Q代相關(guān)設(shè)備、技術(shù)等，積極推動(dòng)檔案管理的電子化進(jìn)程。

（二）加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)力度。首先，增強(qiáng)檔案管理人員（主要是檔案室工作人員以及各部門(mén)負(fù)責(zé)檔案收集、整理的專(zhuān)業(yè)人員）專(zhuān)業(yè)技能，將檔案管理電子化所需要的專(zhuān)業(yè)技術(shù)、知識(shí)等宣貫給相關(guān)人員；通過(guò)培訓(xùn)使得參與檔案管理的所有員工掌握必需的計(jì)算機(jī)操作技能、檔案電子化操作手法等等，提高其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)其對(duì)檔案管理的重視。其次，明確崗位職責(zé)，建立電子化檔案管理模式下的員工考核機(jī)制。這是適應(yīng)整個(gè)市場(chǎng)環(huán)境變化和檔案管理方式、方法創(chuàng)新要求的必備措施。最后，強(qiáng)化檔案管理人員樹(shù)立極強(qiáng)的安全意識(shí)。可以從三個(gè)方面入手：一是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)及專(zhuān)業(yè)分類(lèi)，強(qiáng)調(diào)檔案訪問(wèn)權(quán)限管理。二是對(duì)于一些過(guò)時(shí)的、陳舊的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的清理、銷(xiāo)毀，保持檔案數(shù)據(jù)的權(quán)威性、實(shí)時(shí)性。三是注重文書(shū)檔案?jìng)鬏斶^(guò)程管理，在檔案?jìng)鬏斍跋韧ㄟ^(guò)病毒查殺等工具對(duì)個(gè)人電腦進(jìn)行全力掃毒，保證文書(shū)檔案?jìng)鬏斖ǖ赖陌踩?，避免因惡意軟件或攻擊等造成檔案信息泄露或丟失。

（三）完善監(jiān)督管理體制。首先，事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理工作，將其列入單位年度工作目標(biāo)責(zé)任中，同時(shí)注重檔案管理的規(guī)范性，可設(shè)立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)察小組監(jiān)督日常的檔案管理工作。其次，監(jiān)察小組明確責(zé)任，確保檔案管理的全流程均處于其監(jiān)控之下。最后，提升檔案管理部門(mén)在事業(yè)單位中的地位，給予其所需的權(quán)力。這主要體現(xiàn)在：一是充分確保檔案管理部門(mén)向其他部門(mén)索要相關(guān)文書(shū)檔案進(jìn)行核實(shí)、歸集、整理、錄入的權(quán)力。二是規(guī)范檔案借閱流程管理，相關(guān)部門(mén)要閱讀有關(guān)檔案文件，必須首先取得單位高層審批蓋章的申請(qǐng)文件，以提高檔案管理的安全性和規(guī)范化。三是相關(guān)部門(mén)借閱文件后，應(yīng)按照要求及時(shí)歸還檔案文件，若逾期未還，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)追回，若檔案借閱過(guò)程中出現(xiàn)文件損毀、丟失或信息泄露等惡性事件，則有關(guān)借閱部門(mén)需承擔(dān)全責(zé)。