大型礦業(yè)集團(tuán)管控型企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的探索與實(shí)踐

文/紫金礦業(yè)集團(tuán)股份有限公司 邱巧艷

數(shù)字檔案館有著館藏資源數(shù)字化、信息組織網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、信息檢索便捷化的優(yōu)勢(shì)，為信息資源提供廣闊存儲(chǔ)空間和利用空間，由眾多檔案庫(kù)群、資源處理中心、用戶群體組成，是內(nèi)容管理系統(tǒng)、信息保存系統(tǒng)以及集成系統(tǒng)的結(jié)合，為大型礦業(yè)集團(tuán)管控型企業(yè)提供資源信息收集、創(chuàng)建、管理、存儲(chǔ)、發(fā)布功能，優(yōu)化檔案信息的真實(shí)性與完整性，為集團(tuán)管控型企業(yè)提供集成服務(wù)。

一、數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）傳統(tǒng)數(shù)字檔案館建設(shè)不充分。從傳統(tǒng)礦業(yè)企業(yè)為例分析，數(shù)字檔案建設(shè)不夠充分，企業(yè)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，由于礦業(yè)集團(tuán)管控型企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)量與日俱增，檔案管理難度加大，現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)無(wú)法與科研生產(chǎn)和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)集成，導(dǎo)致系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)不能在第一時(shí)間內(nèi)歸檔。有的企業(yè)在檔案館設(shè)計(jì)階段忽視了檔案管理工作的重要性，導(dǎo)致電子文件和相關(guān)數(shù)據(jù)無(wú)法被同步歸檔到檔案管理系統(tǒng)。而且，集團(tuán)管控型企業(yè)電子文件管理不夠規(guī)范化，電子文件沒(méi)有成功變?yōu)殡娮訖n案，管理方式不成熟，信息錄入不準(zhǔn)確，缺乏有效控制手段，無(wú)法對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確性進(jìn)行檢測(cè)。

（二）數(shù)據(jù)交互存在障礙。傳統(tǒng)礦業(yè)企業(yè)檔案館建設(shè)中，數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)交互，有的企業(yè)在經(jīng)營(yíng)中會(huì)產(chǎn)生很多技術(shù)性文件，這些技術(shù)性文件面臨著分發(fā)問(wèn)題。數(shù)字檔案館可以實(shí)現(xiàn)技術(shù)數(shù)據(jù)的傳遞，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)管控型企業(yè)聯(lián)合設(shè)計(jì)與開發(fā)。信息數(shù)據(jù)在交互的時(shí)候會(huì)受到工作標(biāo)準(zhǔn)的影響，數(shù)據(jù)接收和數(shù)據(jù)處理面臨不同解決方式，無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，部分集團(tuán)管控型企業(yè)要求所有人按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，但是缺乏信息化建設(shè)規(guī)劃，數(shù)據(jù)依然不能在線交互。

（三）缺乏統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。礦業(yè)集團(tuán)管控型企業(yè)缺乏統(tǒng)一的數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致各個(gè)單位使用不同的管理系統(tǒng)，雖然應(yīng)用的是相同的軟件，但是各單位會(huì)結(jié)合自身實(shí)際情況對(duì)系統(tǒng)二次開發(fā)，導(dǎo)致各個(gè)單位之間的檔案管理系統(tǒng)無(wú)法互通互聯(lián)，信息平臺(tái)無(wú)法實(shí)現(xiàn)交互，資源互通存在難度。

二、加強(qiáng)集團(tuán)管控型企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的有效途徑

（一）把握數(shù)字檔案館建設(shè)的重點(diǎn)，搭建統(tǒng)一框架模式。信息化背景下，數(shù)據(jù)是集團(tuán)管控型企業(yè)的重要資源，檔案數(shù)據(jù)是檔案館建設(shè)的核心，業(yè)務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中原生電子數(shù)據(jù)的管理已經(jīng)成為數(shù)字檔案管理的重點(diǎn)，企業(yè)進(jìn)行檔案館建設(shè)時(shí)需要擴(kuò)大收集管理范圍，完善數(shù)據(jù)歸檔工作。做好數(shù)據(jù)資源的分類，科學(xué)類數(shù)據(jù)包含自然科學(xué)和工程技術(shù)科學(xué)，開發(fā)出來(lái)的數(shù)據(jù)通過(guò)檢測(cè)后可以用于科學(xué)活動(dòng)的原始數(shù)據(jù)。集團(tuán)管控型企業(yè)在進(jìn)行檔案資源建設(shè)時(shí)，需要關(guān)注業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)變化情況，做好數(shù)據(jù)管理與調(diào)試工作，確保管理質(zhì)量與售后服務(wù)。1.大型礦業(yè)集團(tuán)管控企業(yè)統(tǒng)一規(guī)劃管理檔案資源建設(shè)工作。特別是對(duì)于地域分布廣闊的礦業(yè)集團(tuán)要實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離管控遍布世界各地的企業(yè)，想要實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，需要從集團(tuán)頂層高度出發(fā)，對(duì)數(shù)字檔案館管理體制、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、運(yùn)行模式以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一規(guī)劃，確定頂層框架，部署集團(tuán)數(shù)字檔案館的具體實(shí)施步驟。集團(tuán)管控企業(yè)有必要設(shè)置專門機(jī)構(gòu)。集團(tuán)管控型企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)十分復(fù)雜且漫長(zhǎng)，要求在集團(tuán)總部設(shè)立專門管理機(jī)構(gòu)，長(zhǎng)期統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)監(jiān)督檔案館的建設(shè)工作，確保集團(tuán)檔案館建設(shè)有計(jì)劃有層次。2.搭建統(tǒng)一框架模式。集團(tuán)可以從頂層入手，根據(jù)總體框架搭建出集團(tuán)管控型企業(yè)數(shù)字檔案館總體架構(gòu)模式，以此引導(dǎo)下屬企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)工作。礦業(yè)集團(tuán)管控型企業(yè)內(nèi)部加強(qiáng)信息資源的高效整合，使用信息管理技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，以滿足數(shù)字化設(shè)計(jì)歸檔需求為目的，完成數(shù)字檔案館系統(tǒng)開發(fā)，從企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)和信息服務(wù)平臺(tái)入手，做好信息服務(wù)架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案、圖書以及情報(bào)的資源集成檢索，提高信息管理能力。建議企業(yè)搭建資源協(xié)同平臺(tái)，完成資源交互，實(shí)現(xiàn)各種型號(hào)產(chǎn)品之間的電子數(shù)據(jù)共享，推進(jìn)PDM系統(tǒng)在異地的協(xié)同管理功能，使用時(shí)數(shù)據(jù)不用單獨(dú)導(dǎo)出導(dǎo)入，保證數(shù)據(jù)的完整性，提高工作效率。建議企業(yè)建立資源共享平臺(tái)，利用集體數(shù)據(jù)中心建設(shè)，推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)，完成各單位檔案管理系統(tǒng)和集團(tuán)檔案管理系統(tǒng)之間的聯(lián)通，建立接口標(biāo)準(zhǔn)，搭建集團(tuán)層面的數(shù)字檔案資源共享平臺(tái)，形成矩陣式檔案館建設(shè)模式。結(jié)合企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，整合各單位檔案資源，做好異地備份工作，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供基礎(chǔ)條件。

（二）借助“云計(jì)算”以及“物聯(lián)網(wǎng)”等技術(shù)建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館。1.礦業(yè)企業(yè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)是借助“云計(jì)算”以及“物聯(lián)網(wǎng)”等先進(jìn)技術(shù)形成的數(shù)字檔案館系列產(chǎn)品。礦業(yè)集團(tuán)檔案系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)檔案安全保管基地、企業(yè)文化宣傳和歷史教育基地、檔案利用中心、檔案知識(shí)中心和電子文件（檔案）備份中心為目標(biāo)，以建立檔案數(shù)據(jù)信息的全集成、全管控、全服務(wù)、全覆蓋、一體化、智能化、虛擬化為基礎(chǔ)，從管理體制、業(yè)務(wù)工作、制度規(guī)范和設(shè)施設(shè)備等方面進(jìn)行建設(shè)的全方位的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。2.系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)與ERP、財(cái)務(wù)、人資、OA、合同、項(xiàng)目管理平臺(tái)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫集成。與基礎(chǔ)平臺(tái)，包括統(tǒng)一身份認(rèn)證、單點(diǎn)登陸、消息平臺(tái)等系統(tǒng)的集成；與其他廠商舊檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)遷移。系統(tǒng)通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)組織的管理；通過(guò)總部集中的數(shù)據(jù)目錄，可對(duì)全公司范圍內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案展廳以及展廳的虛擬化；與庫(kù)房設(shè)施進(jìn)行集成，實(shí)現(xiàn)智能庫(kù)房管理。此外，系統(tǒng)通過(guò)挖掘和推送等技術(shù)將數(shù)字檔案資源主動(dòng)推送到利用者任何需要的地方，使得利用者可在權(quán)限控制范圍內(nèi)享有查詢和閱覽服務(wù)。系統(tǒng)建立了檔案資源庫(kù)，其內(nèi)容不僅涵蓋了原來(lái)的檔案信息資源，而且進(jìn)一步擴(kuò)大到文件、資料、語(yǔ)音、視頻、圖形圖像等更為廣闊的領(lǐng)域，從而使檔案信息資源庫(kù)通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接成超大規(guī)模的知識(shí)庫(kù)。

（三）提供知識(shí)服務(wù)與主動(dòng)服務(wù)。從礦業(yè)管理各業(yè)務(wù)需求的角度出發(fā)，實(shí)現(xiàn)服務(wù)內(nèi)容的專業(yè)化和服務(wù)手段的人性化，進(jìn)一步開發(fā)數(shù)字檔案館的系統(tǒng)知識(shí)管理功能，推送知識(shí)標(biāo)簽和檔案信息，深入挖掘檔案資源的知識(shí)價(jià)值，尋找基本研發(fā)和工藝知識(shí)，推動(dòng)業(yè)務(wù)的發(fā)展。主動(dòng)提供服務(wù)，深入發(fā)掘原生電子數(shù)據(jù)，尋找隱性數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)隱性數(shù)據(jù)的顯性化，將雜亂的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行整理，分析海量資源數(shù)據(jù)，尋找數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，把數(shù)據(jù)變成可利用的信息，再將信息變成知識(shí)，將檔案服務(wù)嵌入數(shù)字檔案館建設(shè)工作全過(guò)程，讓企業(yè)開展各項(xiàng)工作更加順利。近年來(lái)，越來(lái)越多的大型礦業(yè)集團(tuán)依托集團(tuán)內(nèi)部專線網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，與軟件公司共同研制了“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”，該系統(tǒng)初步解決了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整合和分層共享，基本實(shí)現(xiàn)文檔一體化、館室一體化。企業(yè)遵循整體性、開放性、穩(wěn)定性原則，不斷對(duì)檔案管理系統(tǒng)“收、管、存、用”各功能模塊進(jìn)行擴(kuò)展升級(jí)，成功將電子簽章技術(shù)引入檔案管理系統(tǒng)。還開發(fā)建設(shè)了若干數(shù)字檔案館管理子系統(tǒng)，包括檔案資源總庫(kù)管理系統(tǒng)、自助查檔系統(tǒng)、遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)、智能編研系統(tǒng)等。該數(shù)字資源總庫(kù)管理系統(tǒng)確保信息資源的長(zhǎng)期使用，保證信息資源的安全可靠，使用多個(gè)子系統(tǒng)通過(guò)不同的渠道，真正實(shí)現(xiàn)了資源分層共享，滿足不同專業(yè)用戶對(duì)檔案資源的需求。

三、總結(jié)

總而言之，我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)已經(jīng)被列入全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃中，各企業(yè)利用數(shù)字化技術(shù)與信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)，礦業(yè)集團(tuán)管控型企業(yè)通過(guò)數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)信息化發(fā)展需求，滿足信息資源共享，在共享平臺(tái)下實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)距離各單位的交流與互通，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)利益最大化。