財務(wù)檔案信息失真管理與控制要點研究

文/海南醫(yī)學(xué)院 林祝娥

在財務(wù)檔案管理過程中，會計信息失真也比較常見，究其原因主要表現(xiàn)在以下幾個方面：工作人員對財務(wù)工作的重要性認(rèn)識不足，平時工作馬虎不注意財務(wù)檔案的細(xì)致收集和整理；從業(yè)人員的素質(zhì)較低，不注重業(yè)務(wù)水平的學(xué)習(xí)和提高；主管部門的監(jiān)察力度不夠。財務(wù)檔案的真實性十分重要，一份財務(wù)檔案是否具有科學(xué)性在一定程度上體現(xiàn)在檔案的真實性上，為預(yù)防財務(wù)檔案信息失真，一定要積極采取管理和控制。一份合理的財務(wù)檔案可以保證高校正常運營和接下來的良好發(fā)展，可以為工作提供重要信息以及材料基礎(chǔ)。而現(xiàn)如今很多事業(yè)單位的財務(wù)檔案存在失真現(xiàn)象，內(nèi)容信息真實性不高，出現(xiàn)問題范圍較廣程度較深，嚴(yán)重影響工作進(jìn)程，帶來很大危害造成嚴(yán)重后果，如何控制財務(wù)信息失真，提高財務(wù)檔案管理質(zhì)量問題，直接關(guān)乎學(xué)校自身的發(fā)展。在高校財務(wù)檔案管理工程中，信息失真將誤導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)層決策和資源的有效合理配置，要及時加以管理分析信息失真原因和問題，制定控制方案并采取相應(yīng)措施。

一、財務(wù)檔案管理信息失真的主要原因

（一）管理層認(rèn)識不夠深刻。高校財務(wù)的整體運營離不開每一位在職員工，而在職員工的行為任務(wù)等全部來自于管理層下達(dá)，很多高校的管理層忽視財務(wù)檔案管理。沒有理解到財務(wù)檔案的重要作用和價值，在財務(wù)檔案管理方面投入過少資金以及人力，不對管理技術(shù)進(jìn)行革新，疏于管理，導(dǎo)致財務(wù)工作質(zhì)量降低，財務(wù)信息檔案質(zhì)量失去保障，導(dǎo)致財務(wù)檔案管理信息失真。認(rèn)為會計基礎(chǔ)工作就是做好收支賬本和憑證，不重視會計人員的繼續(xù)教育，專業(yè)知識也不能隨社會發(fā)展及時更新，導(dǎo)致單位會計人員不能真正了解會計基礎(chǔ)工作和基礎(chǔ)知識，會計核算的各個環(huán)節(jié)和會計制度之間存在矛盾。另外，高校管理層對財務(wù)檔案管理員工管理松懈，在聘用財務(wù)檔案管理人員時過于松懈，讓很多非專業(yè)人員擔(dān)任這一職位，而且任職期間沒有定時對員工進(jìn)行培訓(xùn)，導(dǎo)致財務(wù)檔案管理員工認(rèn)識不到自己工作的重要性，嚴(yán)重影響財務(wù)檔案管理工作的進(jìn)行，導(dǎo)致檔案失真。

（二）員工素質(zhì)水平差異過大，專業(yè)素養(yǎng)不過關(guān)。企業(yè)中的財務(wù)檔案管理人員大多出身于會計，近幾年，會計上崗證被取消，考證環(huán)節(jié)的第一步變成了《會計師初級證書》，這一難度提升直接篩選掉很多專業(yè)水平不高的人?？缮鐣嫀熜枨罅繕O大，很多企業(yè)缺少專業(yè)的會計出納人員，這一社會需求又拉動了社會人士考取會計初級證，很多大學(xué)專業(yè)不對口的學(xué)生考取會計證是為了畢業(yè)后可以快速找到一份工作，高校財務(wù)應(yīng)聘時卻忽略了應(yīng)聘人員的專業(yè)與高校財務(wù)所需職位的對接程度是否吻合的問題。這直接導(dǎo)致高校財務(wù)檔案管理人員的專業(yè)水平參差不齊，員工對崗位需求了解過少，對于相關(guān)專業(yè)知識和法律知識理解程度不夠，嚴(yán)重影響高校財務(wù)檔案管理工作。

（三）高校內(nèi)部為了利益制造虛假財務(wù)信息。為了逃避國家的稅收虛報業(yè)績等目的，謀取自己的利益，違反財經(jīng)制度將虛假的業(yè)績資料裝入財務(wù)檔案中，制造一個假的賬簿，出現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)假賬真算、真賬假算來逃避相關(guān)稅收，導(dǎo)致賬實不符。有些單位財務(wù)管理混亂，出現(xiàn)收支失控兩本賬等現(xiàn)象，甚至個別領(lǐng)導(dǎo)濫用職權(quán)以權(quán)謀私，不按照財務(wù)單位規(guī)定建賬或者財務(wù)賬目混亂根本不執(zhí)行財務(wù)制度等，這都直接影響了財務(wù)檔案的真實性，也影響了高校財務(wù)的正常發(fā)展，賬目審核時對不上，高校財務(wù)收支不平衡，賬目外還存在一些外部賬款，這些原因都可能導(dǎo)致高校財務(wù)檔案失真。

（四）高校對財會工作管理力度不夠。我國對于會計出納工作有著很嚴(yán)格明確的法律規(guī)定，可很多高校置若罔聞，并不在內(nèi)部進(jìn)行監(jiān)督管理。缺乏管理的工作部分如同敞開的大門，毫無保密性可言。管理層對員工的管理約束也不夠，比如專項檢查，有些領(lǐng)導(dǎo)走馬觀花應(yīng)付了事并不能深入進(jìn)去，沒有起到全面的監(jiān)督檢查和指導(dǎo)的作用。另外有些會計從業(yè)員工紀(jì)律散漫，工作態(tài)度不端正，對財務(wù)信息的審核工作不夠重視，耽誤了工作的及時進(jìn)行，很難保證財務(wù)檔案的真實性與科學(xué)性，更加影響檔案管理工作，加重問題的后果程度。

二、財務(wù)檔案信息的管理和控制要點

（一）提升員工整體素質(zhì)。工作是由人去完成的，一份工作做得好壞完全取決于員工的工作水平和工作態(tài)度。高校財務(wù)檔案是由高校會計人員進(jìn)行管理的，而員工素質(zhì)和專業(yè)知識決定了工作質(zhì)量，高校管理層應(yīng)從多方面對員工進(jìn)行培養(yǎng)，提升員工的專業(yè)素養(yǎng)，讓他們?yōu)楣ぷ鞅M最大力量，做到更專業(yè)地對待工作，完成工作的每一個細(xì)節(jié)，保證企業(yè)財務(wù)檔案信息的真實性，提高工作效率。同時加強教育宣傳，適當(dāng)披露失信違法典型，起到警鐘長鳴，敲響警鐘樹立誠信制度，認(rèn)識到誠實守信的重要性，認(rèn)真做好每一份財務(wù)工作，建好每一份財務(wù)檔案，確保真實性。

（二）對高校內(nèi)部嚴(yán)格管理分工明確，增強高校財務(wù)員工的法律意識。一個院校的發(fā)展并不全由管理者決定，每一位員工的力量都不容小覷，都會對學(xué)校發(fā)展帶來不同程度的影響。建立科學(xué)的財務(wù)管理模式，財務(wù)人員和檔案管理人員分工明確責(zé)任劃分到位，必須做到科學(xué)管理使從業(yè)人員具有強烈的責(zé)任感和遵守職業(yè)道德，使財務(wù)人員和檔案管理人員形成相互協(xié)作相互監(jiān)督相互制約的運行機制，以此來保護(hù)單位資產(chǎn)的安全性和真實性，使財務(wù)檔案經(jīng)得起歷史的考驗。對于個別高校偷稅漏稅的行為，要嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)處理，加大糾察力度，為財務(wù)檔案管理工作排除一切阻礙，保證檔案真實性，時刻做好預(yù)防措施。不管是單位從業(yè)人員還是單位個別領(lǐng)導(dǎo)的原因?qū)е赂鞣N原因造假而造成的損失，一經(jīng)核實都應(yīng)按照責(zé)任大小承擔(dān)相關(guān)的民事或者刑事責(zé)任，對于出現(xiàn)的違規(guī)違法行為要加以嚴(yán)厲的警告與懲罰，追究其相關(guān)負(fù)責(zé)人的法律責(zé)任，以此達(dá)到保護(hù)財務(wù)檔案的純潔性真實性。

（三）加強檔案管理技術(shù)，及時更新發(fā)展防控信息失真的方式方法。應(yīng)用技術(shù)是如今企事業(yè)單位發(fā)展的一大重要突破，技術(shù)可以代替人進(jìn)行工作。如今的科學(xué)技術(shù)有著更高效、更專業(yè)、更精準(zhǔn)的特性，實現(xiàn)了機械化智能化電子化。由于高校管理層對財務(wù)檔案工作的忽視，導(dǎo)致技術(shù)滯留，長期得不到創(chuàng)新，工作進(jìn)程越拖越慢，嚴(yán)重影響檔案管理工作的進(jìn)行。為了加強財務(wù)檔案的管理，避免檔案失真問題愈演愈烈，高校應(yīng)及時更新科學(xué)技術(shù)水平加強計算機軟件管理，尤其是軟件的正確使用管理和維護(hù)，及時創(chuàng)新工作技術(shù)，對于出現(xiàn)失真問題的檔案文件及時核對修補保障網(wǎng)絡(luò)安全，在出現(xiàn)更大的損失前用最高效的處理方案，保證好財務(wù)檔案信息的真實性。

三、結(jié)語

通過對財務(wù)檔案信息失真問題的分析，嚴(yán)格按照“對癥下藥”的原則，制定出合理的解決方案。加強高校財務(wù)檔案信息的管理是影響未來發(fā)展的關(guān)鍵，不論是從業(yè)人員，還是管理層領(lǐng)導(dǎo)，都應(yīng)更加重視檔案信息失真問題，嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律，對濫用職權(quán)謀取私利的行為嚴(yán)加處理，加大懲罰力度，保證高校財務(wù)檔案信息的真實性。高校財務(wù)信息真實可引導(dǎo)推動社會更好更快的向前發(fā)展，保證市場經(jīng)濟健康穩(wěn)定發(fā)展。