高校年鑒編纂規(guī)范化思考研究

文/武漢理工大學檔案館 楊雪婷

年鑒是以全面、系統(tǒng)、準確地記述一年內(nèi)事物運動、單位發(fā)展狀況為主要內(nèi)容并按年度連續(xù)出版（或內(nèi)部發(fā)行）的資料性文獻。高校年鑒作為年鑒的一種，反映了高校年度內(nèi)人才培養(yǎng)、教學科研、社會服務、文化傳承與創(chuàng)新等各方面的工作和成績。除具備一般年鑒的工具書性質(zhì)外，高校年鑒還具有服務教育的屬性，是高校發(fā)展的信息資源寶庫，是編寫校史校志的重要資料來源，可為學校領導層面的決策提供依據(jù)，促進學校文化建設。提高高校年鑒的編纂質(zhì)量，才能更好地發(fā)揮高校年鑒存史、資政、教化、育人的功能。加強高校年鑒編纂的規(guī)范化工作，“構(gòu)建年鑒質(zhì)量標準體系”，是提高高校年鑒編纂質(zhì)量的基礎。規(guī)范高校年鑒編纂，可從兩個層面來考慮，一是編纂機制，二是編纂程序。前者包括編纂工作責任制度、工作隊伍專業(yè)化制度、多級審校制度，是從宏觀層面為高校年鑒編纂提供制度保障；后者包括資料收集、資料整理，是從具體工作程序上規(guī)范高校年鑒編纂。

一、建立高校年鑒編纂機制

（一）建立高校年鑒編纂工作責任制。各高?？稍O立年鑒編纂委員會，以分管校領導為編纂委員會主任，以各二級單位分管領導為編纂委員會成員，即“學校建立由分管校領導負責，學院、部處建立由分管領導負責的兩級領導體制?！睂⒛觇b編纂工作納入各二級單位年度工作范圍，通過校、院（部/處）兩級領導體制使各二級單位重視年鑒編纂工作，并對本單位稿件的完整性、準確性、權威性負責。編纂委員會下設辦公室或編輯部，設專職人員具體負責年鑒的組稿與編纂。年鑒編纂委員會應定期召開全校年鑒編纂工作會議，總結(jié)工作經(jīng)驗，提出改進建議，促進年鑒編纂質(zhì)量的提高。在工作會議上，綜合各二級單位意見，確定新一年度年鑒編纂工作的撰寫人員與工作進度，使年鑒編纂工作得以有條不紊、保質(zhì)保量地進行。目前，國內(nèi)高校年鑒的編纂單位以各高校年鑒編纂委員會或年鑒編輯部為主，具體負責編纂工作的單位或為黨政辦公室、校長辦公室，或為檔案館（校史館），或為黨史校史研究室。

（二）加強工作隊伍專業(yè)化制度。在校、院（部/處）兩級領導體制之下，各二級單位指派專人負責本單位年鑒撰寫工作。這些撰寫人員大多為各二級單位黨政辦公室人員兼任，并非專職、專業(yè)人員。另外，高校人員流動性較大，導致年鑒編纂隊伍不穩(wěn)定。人員崗位變動后，編輯部專職編纂人員需重新與各二級單位撰寫人員溝通，新的撰寫人員需重新熟悉年鑒編纂要求，這增大了年鑒編纂工作的難度?，F(xiàn)有條件下，如何將欠專業(yè)、欠穩(wěn)定的年鑒編纂隊伍組織好，調(diào)動其最大工作能力，達到其最佳工作狀態(tài)，是高校年鑒編纂工作需要思考的。從制度上加強高校年鑒編纂隊伍的專業(yè)化建設，或可作為一種嘗試。應當注意的是，“高校年鑒編纂隊伍的專業(yè)化不是求其崗位、職責的專業(yè)化，而是指其能力和水平的專業(yè)化，簡單來說就是要努力達到雖是‘業(yè)余隊伍’，但有‘專業(yè)水平’?！笔紫龋咝Ｄ觇b編纂委員會辦公室或編輯部人員，需是專職、專業(yè)人員。編委會辦公室或編輯部有組稿、編纂之責，對年鑒的框架設計、體例、內(nèi)容等方面需有專業(yè)性意見，由專職、專業(yè)人員負責最為恰當。其次，鑒于高校人員流動性大的實際，需整體提高各二級單位撰寫人員的綜合能力，尤以溝通能力、學術研究能力最為重要。除學校層面組織的教職工培訓外，年鑒編纂委員會還應定期對各二級單位撰寫人員進行業(yè)務培訓，明確年鑒編纂工作的流程、職責與要求。再次，由年鑒編纂委員會制定年鑒編纂工作手冊，以文本的形式明確工作細則，對編纂過程中常見的問題進行集中說明，以便撰寫人員隨時參考，規(guī)范年鑒編纂。最后，為年鑒編纂人員提供專業(yè)學習的機會。目前，一些高校年鑒研究學術性團體業(yè)已成立，高校年鑒的學術交流活動也日益廣泛。年鑒編纂人員可選擇參加高質(zhì)量的學術交流活動與業(yè)務培訓。通過行業(yè)交流與業(yè)務學習，獲取業(yè)界新動態(tài)，提升年鑒編纂與研究能力，推進高校年鑒編纂工作。

（三）堅持多級審校制度。高校年鑒是資料性文獻，或公開出版，或內(nèi)部發(fā)行，其對主體內(nèi)容和各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確性有較高要求。又因其編纂過程涉及高校各個二級單位，內(nèi)容龐雜，信息量大，容易出錯。因此，建立多級審校制度十分必要。各二級單位對報送的年鑒原始材料負責；編輯部根據(jù)原始材料進行編纂，在編纂過程中，結(jié)合各二級單位網(wǎng)站信息對原始材料進行校驗，存疑處及時與相關單位核實，再將初稿發(fā)還原二級單位；各二級單位審核本單位初稿，由本單位年鑒工作分管領導簽署意見，再將意見稿發(fā)給編輯部；編輯部進行組稿、編纂，工作人員之間互校、通讀，將全稿交編輯部領導審校；編輯部領導審校后，報校領導審定；編輯部根據(jù)校領導意見進行修改，符合要求后，交付出版社；出版社執(zhí)行“三審三?！敝贫?。以年鑒編纂委員會為基礎，將審校制度貫穿年鑒編纂的供稿、編纂、出版全過程。

高校年鑒編纂實行多級審校制度，過程復雜，若以傳統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)形式進行，將延長編纂工作時限。若能依托學校OA（辦公自動化）系統(tǒng)，通過公文流轉(zhuǎn)的形式加快年鑒稿件的流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)編輯部與供稿部門的及時溝通，將縮短年鑒編纂時限，且保留修改痕跡，提高年鑒編纂工作的效率與質(zhì)量。

二、完善高校年鑒編纂程序

（一）資料收集。1.選材依據(jù)。高校年鑒全面、系統(tǒng)、準確地記載了高校年度內(nèi)各方面工作的情況，但年鑒并不是事無巨細“照單全收”。相對于作為原始記錄保存的檔案材料，高校年鑒所記載的內(nèi)容是經(jīng)選取的反映高校發(fā)展變化的“大事”“新事”“特事”“要事”，其更能體現(xiàn)高校的辦學特色、辦學理念、教育理念及發(fā)展水平，是對高校檔案材料的生動提煉。因此，在收集年鑒材料時，當以能反映高校年度內(nèi)變化、特色與新成績的材料為佳，當是具有“現(xiàn)實價值、指導價值、存史價值”的資料。2.資料來源與收集途徑。高校年鑒內(nèi)容涉及校內(nèi)各二級單位，欲及時、有效地獲取學校層面、學院（部/處）層面的重要活動及事件的相關文字與圖片材料，需建構(gòu)起資源建設機制。首先，“樹立全校一盤棋的觀念。”年鑒編委會辦公室當與學校各二級單位建立密切聯(lián)系，及時溝通以獲取各單位教學、科研、管理及師生活動的相關材料；各二級單位積極配合年鑒編委會辦公室，及時、主動提供本單位相關材料。其次，加強校友會工作。拓寬選材范圍，增加關于校友的內(nèi)容，是近年來創(chuàng)新高校年鑒編纂的一個趨勢。通過建立廣泛的校友會網(wǎng)絡，可及時獲取年度內(nèi)校友獲得重大成就的信息，豐富年鑒內(nèi)容。信息化背景下，高校的網(wǎng)站建設日臻完善。年鑒編委會辦公室可定期關注學校及各二級單位官方網(wǎng)站的動態(tài)，及時上網(wǎng)抓取近期學校發(fā)生的重大事件的相關材料，以備日后之需，避免后期收集材料時有所遺漏。3.圖片的收集。圖片生動、形象地記錄了高校年度內(nèi)的重大活動與事件，展現(xiàn)了師生的精神風貌和豐富多彩的校園生活，是高校年鑒不可或缺的部分。高校年鑒中的圖片可向?qū)W校宣傳部、各二級單位及師生征集。在對圖片的選擇上，當以“重大”“全面”和“清晰”為原則。即收錄的圖片是能反映學校年度內(nèi)重要事件的；所有的圖片整體上能涵蓋學校人才培養(yǎng)、教學科研、社會服務、文化傳承與創(chuàng)新的方方面面，且比例恰當，避免出現(xiàn)類似于大部分圖片均是與領導活動相關的情況；圖片分辨率高，出版印刷時清晰。在年鑒圖片中適當選用當年具有代表性的對學校教學與科研有重大影響的人物圖片，將激勵在校師生奮發(fā)努力，實現(xiàn)年鑒的文化育人功能。

（二）資料整理。1.優(yōu)化年鑒框架設計。如果把一部年鑒比作一間房子，各種材料是磚和瓦，框架便是粱，其決定房子的形態(tài)?？茖W、合理的框架設計能夠清晰地展現(xiàn)高校年度發(fā)展的全貌與特色，提高年鑒的整體質(zhì)量。高校年鑒的框架設計當遵循以下原則：一是全面系統(tǒng)，能夠體現(xiàn)學校各方面工作的開展狀況。二是突出特色，在框架結(jié)構(gòu)中體現(xiàn)學校特色、年度特色。三是結(jié)構(gòu)嚴謹，符合高校工作的實際情況和運行規(guī)律，避免重復、遺漏。四是分類科學，從屬關系得當，恰如其分地體現(xiàn)高校的四大職能。五是內(nèi)容均衡，卷首、正文、附錄各部分篇幅比例合理。在遵循框架設計原則的基礎之上，高校年鑒的框架設計既應保持相對穩(wěn)定，又應適時進行調(diào)整。高校年鑒是連續(xù)出版（或內(nèi)部發(fā)行）的資料性文獻，其本身具有連續(xù)性和穩(wěn)定性，相對穩(wěn)定的框架結(jié)構(gòu)，清晰地記錄了學校同一項事業(yè)前后的發(fā)展變化，有助于讀者縱向?qū)Ρ认嚓P資料和數(shù)據(jù)。這主要體現(xiàn)在一級標題的設計上。同時，框架結(jié)構(gòu)也應隨學校各項事業(yè)的發(fā)展變化做出相應的調(diào)整，記錄學校的新發(fā)展、新成績，使之更能體現(xiàn)學校的辦學特色、年度特色和時代特色。這主要體現(xiàn)在二級標題的設計上，也可通過調(diào)整“專題”“特載”下的內(nèi)容來實現(xiàn)。如秩年校慶時，可設專題“XX學校XX年校慶”。2.統(tǒng)一年鑒體例。年鑒的體例對年鑒的編纂提出統(tǒng)一要求，規(guī)定文體的風格、條目編寫的標準、文字語言的要求等。年鑒的文體應為說明文或記敘文。高校年鑒是客觀記述學校年度內(nèi)發(fā)展變化的資料性文獻，當“采用紀實性較強的說明文體和記敘文體”。行文過程中，避免使用修飾性語句，力求客觀、準確、簡潔。高校年鑒主體部分的材料來自各二級單位的年終總結(jié)，質(zhì)量高低不一，有些材料內(nèi)容細碎，套話、空話較多，缺乏年度特色。在編纂過程中，當精簡各部門常規(guī)工作部分的內(nèi)容，突出各部門年度特色工作，去除議論與評價性內(nèi)容，對同類內(nèi)容進行提煉，修改以部門為主體的論述，編“總結(jié)稿”為“年鑒稿”。規(guī)范條目編寫。高校年鑒一般設置類目、分目、條目三個層次，條目是高校年鑒的基本單位，構(gòu)成年鑒的主體內(nèi)容。規(guī)范條目編寫，是提高年鑒編纂質(zhì)量的重中之重。條目分為綜合性條目、常規(guī)性條目和專題性條目。綜合性條目多為“概況”，綜述本單位全年各項工作的進展及總體概況；常規(guī)性條目多為記述工作的一個方面，具有連續(xù)性；專題性條目，突出本單位工作的新發(fā)展和年度特色。專題性條目的設置當選擇反映學校年度內(nèi)重大事件、活動、成績、特色的材料，并對材料進行深加工，提高年鑒的信息含量。同時，一個條目只列一事。條目標題的編寫，當簡明扼要，直接反映條目內(nèi)容。規(guī)范文字語言。年鑒資料多來源于各二級單位，語言表述不盡規(guī)范。如“截至”與“截止”混用，在稱謂上出現(xiàn)“我?！薄拔以骸薄拔茵^”，在時間表達上出現(xiàn)“今年”“目前”。高校年鑒當使用第三人稱，以“學校”或?qū)W校全稱代替“我?！保黾岸墕挝粫r，也應用學院全稱。且應當從學校或?qū)W院（部/處）層面進行表述，避免以某部門或某辦公室代替學校、學院（部/處）。如“組織召開學校第三次黨代會”，“組織”一詞似蘊含此會議為某部門/辦公室召開，弱化了學校這個整體，更為精確的表述當為“學校第三次黨代會召開”。全球化背景下，各高校開展的國際交流與合作活動越來越多，高校年鑒中這部分內(nèi)容隨之日漸豐富，如教師在頂級國際期刊發(fā)表學術論文，學校召開國際學術會議，著名國際學者來訪，年鑒行文中不可避免會出現(xiàn)英文。規(guī)范地處理中英文混合出現(xiàn)的文稿，是年鑒編纂過程中應當注意的一個細節(jié)?；蚩勺鲞@樣的嘗試：對外文期刊，期刊英文名在前，后以括號注明其中文名稱；對學校召開的國際學術會議，會議中文名稱在前，后以括號注明其英文名稱；對外國學者，外文名在前，后以括號注明其中文名稱（無中文名者不注，日韓學者直接以中文名稱呼）。需特別注意的是英文書刊的標點符號，避免如“《Nature》”類的不規(guī)范行文。在整理過程中，要時刻對收集到的資料進行甄別，剔除無關緊要的、不能反映高校年度發(fā)展成績與特色的材料。此外，還需注意同一事件不同部門提供的信息不一致的情況，特別是有些重大活動與事件所屬年份需細致判別。如2017年1月9日，中共中央、國務院召開2016年度國家科學技術獎勵大會，某高校某教授項目組獲得獎項。雖是對2016年度科研成果的獎勵，但此活動發(fā)生在2017年度，應歸屬于2017年年鑒。另一方面，某高?？瓢l(fā)院統(tǒng)計2016年度學?？萍汲晒@獎情況時，將此教授項目組所獲獎項統(tǒng)計在內(nèi)，這似與上文所述相矛盾。此種情況當是因為獎勵的決定先下（獎狀落款時間為2016年12月），而公開的獎勵大會延后召開。為避免讀者感覺年鑒內(nèi)容前后齟齬，當在此事件條目下出注加以說明。

三、結(jié)語

高校年鑒編纂工作涉及學校各部門、學院及科研院所，在學校和各二級單位的重視之下，建立編纂制度，完善編纂程序，有望推進高校年鑒編纂工作。而作為高校年鑒工作者，唯有不斷加強理論學習與實踐鍛煉，才能編纂出較高質(zhì)量的年鑒，更好地實現(xiàn)高校年鑒的價值。