淺談對(duì)新修訂《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的理解與思考

文/太原市第四十八中學(xué)校 張蓓

一、關(guān)于對(duì)“會(huì)計(jì)檔案管理”的定義

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案的概念重新做了修訂，在原會(huì)計(jì)檔案概念的基礎(chǔ)上除了單位進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料外，增加了包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等在內(nèi)的電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案作為單位財(cái)務(wù)預(yù)算、收支計(jì)劃和財(cái)務(wù)決算的重要依據(jù)，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供了不可或缺非常寶貴的信息資源。完整、真實(shí)的會(huì)計(jì)檔案既能為本單位經(jīng)營(yíng)管理決策提供高效有用的財(cái)務(wù)信息資料，也是驗(yàn)證本單位經(jīng)營(yíng)管理效果的綜合體現(xiàn)。會(huì)計(jì)檔案可以為國(guó)家提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國(guó)家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策提供參考依據(jù)。因此，社會(huì)各界都應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展的需求，高度重視會(huì)計(jì)檔案的管理工作，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在現(xiàn)實(shí)工作中的效能。

二、在原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》制度下會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和電子科技技術(shù)的普遍應(yīng)用，會(huì)計(jì)信息的產(chǎn)生和傳遞方式都發(fā)生了質(zhì)的飛越，進(jìn)而使會(huì)計(jì)檔案的承載形式、管理方法也發(fā)生了翻天覆地的變化。原《辦法》已不再適應(yīng)現(xiàn)代科技飛速發(fā)展的需求。隨著各企業(yè)信息化發(fā)展程度的不斷提高，電子信息技術(shù)在企業(yè)會(huì)計(jì)工作中普及的應(yīng)用，進(jìn)而產(chǎn)生的大量電子數(shù)據(jù)和文件，在賦予了會(huì)計(jì)檔案管理許多新時(shí)代特點(diǎn)的同時(shí)也凸顯出了在原《辦法》制度下會(huì)計(jì)檔案在管理過(guò)程中存著的諸多問(wèn)題。

（一）對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視度不夠、重要性認(rèn)識(shí)不足。由于會(huì)計(jì)檔案信息的收集和管理是財(cái)務(wù)管理工作的最終環(huán)節(jié)，大多單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏管理意識(shí)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)工作與會(huì)計(jì)檔案管理工作無(wú)法有序銜接，相互脫節(jié)，從而嚴(yán)重影響了各單位財(cái)務(wù)管理工作的質(zhì)量水平。大多單位基本不設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，沒(méi)有專(zhuān)職的會(huì)計(jì)檔案管理人員，會(huì)計(jì)檔案基本由本單位的財(cái)務(wù)人員兼職管理，由于非專(zhuān)業(yè)人員缺乏對(duì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，導(dǎo)致整理出來(lái)的會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)范要求，更談不上什么科學(xué)的管理。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)既是各單位會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理的需求，也是為社會(huì)各方面提供真實(shí)、準(zhǔn)確財(cái)務(wù)信息資源的需要。但在現(xiàn)實(shí)中，由于大多數(shù)單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理不規(guī)范，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，不懂得會(huì)計(jì)檔案最基本的歸檔范圍、標(biāo)準(zhǔn)和流程，甚至好多單位的會(huì)計(jì)檔案都是被隨意擺放、翻動(dòng)的，會(huì)計(jì)憑證、賬簿等會(huì)計(jì)資料，只歸檔，不鑒定，也不銷(xiāo)毀。會(huì)計(jì)檔案的保管、移交及銷(xiāo)毀制度不完善，導(dǎo)致責(zé)任不清，造成了企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)資料和會(huì)計(jì)信息的丟失和泄密，從而影響了整體會(huì)計(jì)檔案工作的效能。許多企業(yè)隨著生產(chǎn)規(guī)模和業(yè)務(wù)量的不斷擴(kuò)大，信息技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了越來(lái)越多的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案以及大量的會(huì)計(jì)電子文檔和文件等新的信息載體，需要保存的會(huì)計(jì)檔案資料大幅增多，而原《辦法》的管理對(duì)象主要是針對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿等紙質(zhì)會(huì)計(jì)資料的相關(guān)的規(guī)定，并未對(duì)電子檔案這一塊制定具體的管理制度。導(dǎo)致了許多應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)電子文件無(wú)法及時(shí)歸檔，從而造成了會(huì)計(jì)檔案的歸檔不完整。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理工作的進(jìn)程適應(yīng)不了現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的需求。隨著電子商務(wù)和信息技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)信息的產(chǎn)生逐步向電子化、數(shù)字化的方向邁進(jìn)，現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)將會(huì)大大提高會(huì)計(jì)檔案的利用效率。但因?qū)?huì)計(jì)檔案的現(xiàn)代化管理重視程度不夠，不愿意多投入、管理手段落后等現(xiàn)象比比皆是。有的甚至在檢索工具上都做不到應(yīng)用現(xiàn)代化的電子信息技術(shù)，仍停留在手工檢索階段，這種落后的管理現(xiàn)象嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

三、新出臺(tái)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》與原《辦法》相比所具有的優(yōu)勢(shì)

自原《辦法》實(shí)施以來(lái)，對(duì)規(guī)范我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理、促進(jìn)會(huì)計(jì)工作更好地為我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展服務(wù)起到了強(qiáng)有力的推進(jìn)作用。但隨著社會(huì)信息化水平的不斷發(fā)展，更多的會(huì)計(jì)資料都是以電子信息形式產(chǎn)生、存儲(chǔ)的，大量的電子會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生勢(shì)必需要一個(gè)更加完善的制度來(lái)加以管理和規(guī)范。另外，隨著我國(guó)近幾年檔案管理制度的不斷修訂和規(guī)范以及我國(guó)法律法規(guī)制度的不斷健全，原《辦法》的相關(guān)規(guī)范和制度已經(jīng)無(wú)法再適應(yīng)于現(xiàn)代化管理新形勢(shì)的需求。會(huì)計(jì)檔案管理工作正面臨著一個(gè)全新的挑戰(zhàn)，急需出臺(tái)一個(gè)新的管理辦法去做出相應(yīng)的調(diào)整和完善。為此，財(cái)政部、國(guó)家檔案局從2012年開(kāi)始，在部分企業(yè)、地區(qū)展開(kāi)了會(huì)計(jì)電子檔案現(xiàn)代化管理的試點(diǎn)工作。2014年起，財(cái)政部、國(guó)家檔案局著手開(kāi)始了對(duì)原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的修訂工作，并于2014年12月、2015年5月兩次向社會(huì)公開(kāi)征集意見(jiàn)，2015年9月經(jīng)過(guò)專(zhuān)家組記載研討，最終修訂出臺(tái)了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，這無(wú)疑是解決了會(huì)計(jì)檔案管理在新形勢(shì)下遇到的很多問(wèn)題，與原《辦法》相比，主要在以下幾個(gè)方面做出了相應(yīng)的調(diào)整：

（一）新《辦法》重新修訂了會(huì)計(jì)檔案的定義、范圍。新《辦法》中所定義的會(huì)計(jì)檔案是在原《會(huì)計(jì)辦法》定義范圍的基礎(chǔ)上增加了通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸、存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。填補(bǔ)了原《辦法》缺乏針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案具體規(guī)定的空白。

（二）明確了會(huì)計(jì)電子檔案的管理要求。新《辦法》提出了允許利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)管理會(huì)計(jì)檔案的現(xiàn)代化管理手段，實(shí)現(xiàn)了對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化、全生命周期電子化及儲(chǔ)存方式多樣化等的特點(diǎn)。對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、保管要求、移交、銷(xiāo)毀程序等方面也做了相應(yīng)的調(diào)整。

（三）進(jìn)一步完善了會(huì)計(jì)檔案管理中的鑒定、銷(xiāo)毀的工作程序。會(huì)計(jì)檔案鑒定是其銷(xiāo)毀工作的前提，而會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀又是會(huì)計(jì)檔案管理工作中一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)。由于在原《辦法》中對(duì)會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀程序并未明確做出銷(xiāo)毀前的鑒定程序和責(zé)任，單位負(fù)責(zé)人大多因不愿承擔(dān)責(zé)任而不去主動(dòng)銷(xiāo)毀，從而導(dǎo)致大量毫無(wú)保留價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案長(zhǎng)期存放，浪費(fèi)了大量的空間資源和物資資源。因此，新《辦法》在鑒定銷(xiāo)毀這一管理環(huán)節(jié)也做了調(diào)整，實(shí)現(xiàn)了“定期鑒定，劃定期限、確定銷(xiāo)毀”責(zé)任分明的工作程序，明確了銷(xiāo)毀前的鑒定工作和責(zé)任，促進(jìn)了鑒定銷(xiāo)毀工作合理有序地進(jìn)行，從而減少了國(guó)家資源的浪費(fèi)。

（四）明確了會(huì)計(jì)檔案出境的管理要求。各單位的會(huì)計(jì)檔案及復(fù)制件需要出境的，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定根據(jù)其等級(jí)不同，由不同級(jí)別的檔案行政管理部門(mén)、保密行政管理部門(mén)及海關(guān)審查批準(zhǔn)方可出境。

（五）對(duì)會(huì)計(jì)檔案向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交的時(shí)間做了更加靈活的規(guī)定。會(huì)計(jì)檔案在實(shí)際工作應(yīng)用中，由于各企業(yè)單位經(jīng)常要接受上級(jí)單位、稅務(wù)、審計(jì)等各部門(mén)的檢查，近三年的會(huì)計(jì)檔案資料都需要經(jīng)常調(diào)閱，原《辦法》規(guī)定保存移交時(shí)間較短。為了減少繁瑣的審批手續(xù)，提高工作效率，新《辦法》對(duì)保管、移交期限都做了修訂，如因工作需要確需要推遲移交的，最長(zhǎng)不能超過(guò)會(huì)計(jì)文件形成年度終了后的三年。

（六）新《辦法》在會(huì)計(jì)檔案保管期限上也做出了一些調(diào)整。在現(xiàn)實(shí)中，會(huì)計(jì)檔案作為許多法律案件中的重要依據(jù)，其最低保管期限普遍低于各類(lèi)案件訴訟的最長(zhǎng)時(shí)效，從而影響了會(huì)計(jì)檔案的有效利用。另外，隨著近幾年我們國(guó)家檔案局對(duì)企事業(yè)機(jī)關(guān)單位的管理類(lèi)、文書(shū)類(lèi)檔案的保管期限做出的新的調(diào)整和修訂。為了提高會(huì)計(jì)檔案在實(shí)際工作中的利用效率，新《辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管期限重新做了劃分，由原來(lái)的3年、5年、10年、15年、25年五類(lèi)定期保管期限調(diào)整為現(xiàn)在的10年、30年兩類(lèi)，從而大大提高了會(huì)計(jì)檔案利用的時(shí)效性。

四、新《辦法》的實(shí)施對(duì)推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程具有深遠(yuǎn)的意義

1.近些年，基于我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，為了跟上新時(shí)代、新形勢(shì)的發(fā)展需求。新《管理辦法》對(duì)各單位會(huì)計(jì)憑證的取得、入賬、歸檔等均實(shí)現(xiàn)了電子信息化管理，肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力，這將大大推動(dòng)會(huì)計(jì)電子憑證在線上的傳遞和應(yīng)用，為互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了強(qiáng)有力的支持和保障。2.會(huì)計(jì)檔案實(shí)行信息化管理以后，新《辦法》允許符合條件的會(huì)計(jì)資料以電子形式存在及管理。除了保管期限定為永久的會(huì)計(jì)資料，不再?gòu)?qiáng)求會(huì)計(jì)資料一定要以紙質(zhì)形式存在，會(huì)計(jì)檔案將迎來(lái)一個(gè)無(wú)紙化的時(shí)代。電子檔案相對(duì)紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)具有更多優(yōu)勢(shì)，其庫(kù)房等物理空間占用少、保管成本低，為延長(zhǎng)會(huì)計(jì)檔案保管期限和提高會(huì)計(jì)信息利用都提供了強(qiáng)有力的保證。新《辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷(xiāo)毀流程和制度所做出的調(diào)整，推動(dòng)了會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀工作的有序展開(kāi)。這些新規(guī)定的實(shí)施都大幅減少了國(guó)家資源的浪費(fèi)，符合我國(guó)新時(shí)代所推行的綠色低碳的環(huán)保理念。3.新《辦法》的出臺(tái)有利于推進(jìn)我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中整體治理能力的現(xiàn)代化進(jìn)程。新《辦法》引入的會(huì)計(jì)檔案信息化管理，大大推動(dòng)電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的高效利用，為我國(guó)政府部門(mén)做出的各種決策和方案提供了更多具有參考價(jià)值的資料。為維護(hù)國(guó)家及人民群眾利益，促進(jìn)我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)現(xiàn)代化展進(jìn)程提供了重要的依據(jù)。