辦公室文秘工作水平的提升策略初探

國(guó)有企業(yè)辦公室是整個(gè)企業(yè)行政管理工作開(kāi)展的主要陣地，涉及的工作量很大，需要文秘及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)現(xiàn)有工作實(shí)際情況。辦公室工作職責(zé)意味著文秘工作水平與組織內(nèi)部管理有效性存在著較大的關(guān)系。低效的辦公室文秘工作，必然會(huì)降低組織機(jī)構(gòu)的辦事效率。因此，必須充分重視辦公室文秘工作，并通過(guò)有效的措施，提升文秘工作的綜合水平。

一、不斷強(qiáng)化辦公室文秘人員的服務(wù)意識(shí)

辦公室文秘人員處于組織機(jī)構(gòu)與管理機(jī)構(gòu)的重要位置，因此要求文秘人員能夠?qū)⒎?wù)意識(shí)內(nèi)化并有效踐行，從而真正發(fā)揮文秘工作固有的促進(jìn)作用。在辦公室文秘工作實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中，身為文秘人員應(yīng)當(dāng)從有利于組織長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度去看待工作，進(jìn)而最大限度保障組織內(nèi)部能夠保持良性的溝通，并對(duì)組織內(nèi)部不同的部門(mén)進(jìn)行系統(tǒng)性協(xié)調(diào)，秉持高效率服務(wù)理念，更加科學(xué)地開(kāi)展工作。身為國(guó)有企業(yè)辦公室文秘人員，在工作開(kāi)展過(guò)程中，會(huì)與民眾、政府以及社會(huì)進(jìn)行頻繁的接觸，可以說(shuō)辦公室文秘就是國(guó)有企業(yè)的形象代表。所以，面對(duì)外部的溝通工作，要樹(shù)立“服務(wù)社會(huì)、服務(wù)大眾”的正確理念，進(jìn)而在社會(huì)層面樹(shù)立一個(gè)良好的國(guó)有企業(yè)形象。一方面，能夠讓社會(huì)大眾進(jìn)一步了解國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)理念與服務(wù)宗旨；另一方面，則可以建立一個(gè)良性的認(rèn)知體系，有利于擴(kuò)大國(guó)有企業(yè)的感染力、影響力。

二、不斷改進(jìn)辦公室文秘工作的方法

國(guó)有企業(yè)辦公室文秘工作必然會(huì)涉及國(guó)有企業(yè)相關(guān)政策的制定以及執(zhí)行，同時(shí)，關(guān)于政策執(zhí)行的情況以及所帶來(lái)的效果都需要辦公室文秘進(jìn)行跟蹤負(fù)責(zé)，可見(jiàn)，文秘工作與國(guó)有企業(yè)健康發(fā)展有著非常密切的關(guān)系?；诖?，要求國(guó)有企業(yè)辦公室文秘對(duì)其工作進(jìn)行不斷改進(jìn)，主要是根據(jù)部門(mén)的實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)有工作的不足進(jìn)行總結(jié)，從而實(shí)現(xiàn)優(yōu)化與創(chuàng)新。在提升工作能力的基礎(chǔ)上，建立一個(gè)與國(guó)有企業(yè)特點(diǎn)相符合的工作體系，使企業(yè)、辦公室以及文秘人員能夠?qū)崿F(xiàn)良性運(yùn)作。具體來(lái)講，一方面，文秘工作者要結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)自己在辦公室的位置進(jìn)行審視，從而掌握工作的特點(diǎn)以及規(guī)律，并堅(jiān)持在工作中不斷摸索與總結(jié)，這樣就可以在眾多工作中迅速分析主次，明確輕重緩急，在高強(qiáng)度、高時(shí)效要求的工作環(huán)境之中也可以做到穩(wěn)步推進(jìn)，保障文秘工作能夠適應(yīng)國(guó)有企業(yè)的需求；另一方面，辦公室文秘人員要堅(jiān)持自我提升與調(diào)整，善于抓住各種機(jī)遇，養(yǎng)成自我總結(jié)的良好習(xí)慣，有計(jì)劃、有步驟地完善自己。此外，因?yàn)槿粘９ぷ鞯木壒剩拿毓ぷ魅藛T還應(yīng)該對(duì)身體、情緒、心理等內(nèi)在因素進(jìn)行不斷協(xié)調(diào)，確保保持良好的工作狀態(tài)，靈活應(yīng)對(duì)組織下達(dá)的各種任務(wù)。

三、加強(qiáng)關(guān)注辦公室文秘工作的細(xì)節(jié)處理

“細(xì)節(jié)決定成敗”是對(duì)辦公室文秘工作最直接的描述，因?yàn)槲拿毓ぷ魍ǔ６急容^繁瑣與復(fù)雜，而身為文秘工作者，無(wú)論面對(duì)多么復(fù)雜、多么急切的問(wèn)題一定要保持良好的心態(tài)，這樣才能以最佳的狀態(tài)應(yīng)對(duì)各種問(wèn)題，并將各個(gè)細(xì)節(jié)做好。首先，要樹(shù)立正確的工作態(tài)度，在謙虛謹(jǐn)慎的作風(fēng)下扎扎實(shí)實(shí)做好本職工作，面對(duì)多樣化的文秘工作也要正確對(duì)待，在此基礎(chǔ)上還要加強(qiáng)對(duì)細(xì)節(jié)的關(guān)注，這樣才能發(fā)揮文秘工作的先決性保障作用。其次，堅(jiān)持“身體力行”的理念，對(duì)文秘工作的細(xì)節(jié)、過(guò)程進(jìn)行剖析，一方面是能夠快速地抓住關(guān)鍵問(wèn)題；另一方面則產(chǎn)生示范效益，帶動(dòng)其他同事參與進(jìn)來(lái)，養(yǎng)成從細(xì)節(jié)入手做好工作的良好習(xí)慣，在辦公室內(nèi)部建立務(wù)實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，為國(guó)有企業(yè)健康發(fā)展提供基礎(chǔ)性支持并進(jìn)行細(xì)節(jié)方面的完善。最后，倘若要當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)，那么面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的每一個(gè)任務(wù)都必須認(rèn)真對(duì)待：一是拿到任務(wù)，要認(rèn)真分析，從細(xì)節(jié)之處找到工作能夠有效開(kāi)展的切入點(diǎn)。二是堅(jiān)持在細(xì)節(jié)上細(xì)心琢磨，加強(qiáng)對(duì)過(guò)程的控制，力求工作盡善盡美，從而高效率完成領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)。

四、善于抓住辦公室文秘工作的核心

“主動(dòng)為組織服務(wù)”的理念是辦公室文秘人員必須具備的素質(zhì)，在實(shí)際工作中，要對(duì)工作進(jìn)行及時(shí)分析，并有效進(jìn)行整理，然后通過(guò)系統(tǒng)加工，最后對(duì)其進(jìn)行快速、準(zhǔn)確的傳遞，保障文秘工作的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性以及準(zhǔn)確性，從而為國(guó)有企業(yè)管理、決策提供基礎(chǔ)性的保障與支持。第一，確定信息準(zhǔn)確的核心要素，以確保其他環(huán)節(jié)，例如，收集、整理以及分析等等能夠系統(tǒng)地開(kāi)展，要站在組織長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度對(duì)各類(lèi)信息、數(shù)據(jù)、資料進(jìn)行分析，并將內(nèi)在的邏輯關(guān)系梳理清楚，從而將其中潛在的問(wèn)題準(zhǔn)確找出來(lái)，為領(lǐng)導(dǎo)了解真實(shí)情況以及提出解決辦法奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。第二，辦公室文秘人員要特別注重上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)忽視的問(wèn)題，從而及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)做好補(bǔ)充，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠做出正確的決策。第三，辦公室文秘工作要有自己的特色，從其工作的特點(diǎn)與規(guī)律入手，培養(yǎng)自身的良好素養(yǎng)，從而真正發(fā)揮文秘人員在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作開(kāi)展過(guò)程中的科學(xué)性、系統(tǒng)性作用。

綜上所述，辦公室文秘人員要從思想、工作、細(xì)節(jié)上入手，不斷提升辦公室文秘的水平和能力，系統(tǒng)地進(jìn)行辦公室文秘專(zhuān)業(yè)的再認(rèn)知、再學(xué)習(xí)、再創(chuàng)新，真正讓辦公室文秘工作達(dá)到高效率、高質(zhì)量的目標(biāo)，從而保障組織健康發(fā)展。