信息化時(shí)代下基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來，農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)的全面覆蓋，這些新形勢(shì)對(duì)當(dāng)前檔案管理方式提出了新的要求。目前 ，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的新矛盾和舊問題日益突出，原有的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需求。加強(qiáng)和完善當(dāng)前檔案管理方式已是農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)工作的新任務(wù)。本文從闡述鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案現(xiàn)狀入手，分析鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案新的特點(diǎn)，找出存在的問題及其原因，并探究了加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；信息化；鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)；檔案管理

根據(jù)黨的十八大精神和十八屆三中全會(huì)關(guān)于整合城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的要求，總結(jié)新型農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)和城鎮(zhèn)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，國(guó)務(wù)院決定，將兩項(xiàng)制度合并實(shí)施，在全國(guó)范圍內(nèi)建立統(tǒng)一的城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)制度。養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的改變，加之社會(huì)經(jīng)濟(jì)科技的不斷進(jìn)步，這種新形勢(shì)必然引起養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作產(chǎn)生新變化。而我國(guó)農(nóng)村人口占總?cè)丝诘慕?0%， 鄉(xiāng)鎮(zhèn)的養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作顯得日益突出和緊迫。

1 新時(shí)期鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的現(xiàn)狀

隨著社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)的全面覆蓋及社會(huì)信息化進(jìn)程的不斷加快，原有的農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作出現(xiàn)了適應(yīng)新形勢(shì)的新特點(diǎn)。

1.1 涉及范圍更廣，內(nèi)容更復(fù)雜

鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)的管理和服務(wù)對(duì)象多數(shù)是農(nóng)民，這就決定了其檔案具有廣泛性，內(nèi)容也較為復(fù)雜。在之前傳統(tǒng)的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理工作中，主要針對(duì)的是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位離退休員工，相對(duì)來說，管理的來源較為單一，后期檔案的處理也顯得比較簡(jiǎn)單。新農(nóng)保與城鎮(zhèn)保險(xiǎn)制度合并后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)管理涉及個(gè)人、企業(yè)和社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)及財(cái)務(wù)部門，凡是戶籍在鄉(xiāng)鎮(zhèn)無論農(nóng)業(yè)非農(nóng)業(yè)，與養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)有關(guān)的都納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理范疇。然而鄉(xiāng)鎮(zhèn)所在地農(nóng)村人口流動(dòng)性大，這就更增加了檔案管理的復(fù)雜性。

1.2 參保人數(shù)更多，年齡年輕化

2010年新農(nóng)保開始實(shí)施時(shí)，參保人數(shù)相對(duì)較少，年齡基本都是接近領(lǐng)取養(yǎng)老金的老年人開始繳納養(yǎng)老金，組參保檔案。但是，自2014年養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革后，繳納檔次的增多，補(bǔ)貼相應(yīng)提高，特別是2015年全國(guó)城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)基礎(chǔ)養(yǎng)老金最低標(biāo)準(zhǔn)提高至每人每月70元，提高幅度為27.3%，參保檔案迅速增多，其中中青年參保比例明顯提高。

1.3 數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化要求更高，保管期限更長(zhǎng)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)的養(yǎng)老保險(xiǎn)很多業(yè)務(wù)都要通過網(wǎng)絡(luò)來完成，如養(yǎng)老保險(xiǎn)金的繳納、計(jì)算、發(fā)放；向縣一級(jí)報(bào)表。檔案數(shù)字化需要通過利用現(xiàn)代化先進(jìn)的信息手段，將檔案部門的各種不同物質(zhì)載體形式處理轉(zhuǎn)變成數(shù)字化信息，便于提供服務(wù)①。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案既要高度信息化以滿足現(xiàn)代化管理形式的要求，又要保證參保人原始檔案的完整。新政策下參保人年齡更小，人的壽命更長(zhǎng)，與參保人員個(gè)人有關(guān)的記載要長(zhǎng)達(dá)幾十年，只要養(yǎng)老保險(xiǎn)管理工作存在，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的記錄工作就會(huì)繼續(xù)，所以養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的保管期限變得更長(zhǎng)。

2 新時(shí)期鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案存在的問題

新形勢(shì)下鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，使得檔案業(yè)務(wù)便于管理；便于查閱，但在實(shí)施中還存在幾個(gè)方面的問題。

2.1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案缺乏規(guī)范性和統(tǒng)一性

在2009年《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》頒布實(shí)施前，我國(guó)無一部有關(guān)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的法規(guī)，也沒有權(quán)威性的制度約束②。加之養(yǎng)老保險(xiǎn)制度幾經(jīng)變革，使得養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的制度不夠完善。檔案分類不清，格式不規(guī)范，檔案內(nèi)容各異，裝訂不規(guī)范，使得檔案遺失或歸類產(chǎn)生錯(cuò)誤，從而給檔案的查閱帶來許多麻煩。

由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)服務(wù)對(duì)象的范圍廣，流動(dòng)性強(qiáng)，一大部分人由于自身原因，或是工作需要，需要對(duì)參保人員檔案進(jìn)行調(diào)動(dòng)，沒有規(guī)范統(tǒng)一的檔案，對(duì)檔案的調(diào)閱、新入存檔造成困難。

2.2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理環(huán)境設(shè)施存在問題

檔案管理的首要條件，就是檔案室的設(shè)施建設(shè)，由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)部門受其辦公的地點(diǎn)以及經(jīng)費(fèi)的制約，很多養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)部門沒有專用檔案室，參保人員的檔案被分散保管、分割保管、分室存放。有些部門雖有檔案室，但是面積狹小，由于檔案多，出現(xiàn)潮濕和“六防”設(shè)備配套欠缺問題，使養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案出現(xiàn)蟲蛀、霉變，影響檔案的完整性和美觀性。

2.3 鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理水平存在問題

目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)的養(yǎng)老保險(xiǎn)工作主要是一人多職，沒有專職或兼職的檔案人員管理了，而業(yè)務(wù)人員大部分都沒有經(jīng)過檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)基本不了解，日常檔案管理只是把檔案放進(jìn)盒，不及時(shí)整理，嚴(yán)重影響了社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理。另外一部分歸檔資料欠缺準(zhǔn)確與真實(shí)性，電腦錄入時(shí)由于信息多、人員少，基本信息填寫錯(cuò)誤難以發(fā)現(xiàn)，最終導(dǎo)致了一部分人不能參?；蛘呤セ拘畔?。

3 加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的信息化建設(shè)的途徑

3.1 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，注重規(guī)范，構(gòu)建完善的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理制度

無規(guī)矩不成方圓，做好農(nóng)村養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案必須有完善的制度作保證。鄉(xiāng)鎮(zhèn)在開展養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作中，嚴(yán)格按照《檔案法》的規(guī)定，建立起檔案工作約束機(jī)制?？h檔案局與縣勞動(dòng)和社會(huì)保障局聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于規(guī)范農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的通知》，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作有據(jù)可依，有章可循，為確保城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案資料的完整、齊全、準(zhǔn)確，并保證質(zhì)量符合國(guó)家規(guī)范提供依據(jù)，促進(jìn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化。

3.2 齊抓共管，健全網(wǎng)絡(luò)，加大政府的物力、財(cái)力投入

鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理資金問題是最大的瓶頸，針對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案涉及面廣、保管時(shí)間長(zhǎng)、網(wǎng)絡(luò)化要求高的特點(diǎn)，政府應(yīng)加強(qiáng)資金扶持，推動(dòng)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，為農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作提高必要的資金保障，切實(shí)解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作中存在的人員少、資金少、設(shè)備少等實(shí)際問題。

3.3 開展培訓(xùn)，提高水平，加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案工作者綜合素質(zhì)的高低，直接影響到檔案信息化的建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，才能更好地適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理工作。此外，還要認(rèn)真做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用的技能培訓(xùn)，以便形成的電子表、單、卡等材料收集完整、裝訂規(guī)范，從而提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)代化水平，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，更好的為參保單位和參保個(gè)人提供優(yōu)質(zhì)便捷的服務(wù)。

城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的管理是養(yǎng)老保險(xiǎn)工作開展的一個(gè)重點(diǎn)，也是檔案管理工作得以規(guī)范、科學(xué)發(fā)展的重要前提③。檔案的信息化是高科技時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)。在檔案的管理工作中，既要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，又要結(jié)合當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的特點(diǎn)，采取有效的方式，制定合理科學(xué)的檔案管理工作方法，為養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的管理工作做好保障，推動(dòng)養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

①孫艷梅.淺析如何做好社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2013（06）：32-34。

②鄭夕云.淺談城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的收集整理工作[J].就業(yè)與保障，2013（6）：45-46。

③陳越男.中國(guó)農(nóng)村社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)制度研究綜述[J].新西部，2010（02）：42-44。

作者簡(jiǎn)介

王英新，女，河北省承德市隆化縣湯頭溝鎮(zhèn)勞動(dòng)保障站職員，初級(jí)職稱，助理館員。