探討辦公自動化環(huán)境下如何進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作

孫廣欣

摘 要：現(xiàn)階段醫(yī)院醫(yī)療水平的不斷上升使其各項(xiàng)工作都開始向著辦公自動化的方向發(fā)展，尤其是在檔案管理工作之中，自動化的發(fā)展有效地幫助了其管理質(zhì)量的提升。基于此，本文就將重點(diǎn)分析自動化辦公下該項(xiàng)管理工作面臨的問題，并給出對應(yīng)的解決措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理;辦公自動化;管理策略

引言：

在醫(yī)院之中其檔案管理除了包含人事檔案管理之外，還包含醫(yī)療事件、就診記錄等內(nèi)容，不管是哪種檔案，都是醫(yī)院未來發(fā)展的重要憑證和依據(jù)?，F(xiàn)階段一些大型的綜合性醫(yī)院每一天都有成千上萬的工作量，如果依舊使用傳統(tǒng)的管理方式就勢必會影響到醫(yī)院的工作進(jìn)度，所以運(yùn)用信息技術(shù)達(dá)到檔案管理自動化就是醫(yī)院未來發(fā)展的必由之路。所以重點(diǎn)對其具體管理工作的開展進(jìn)行分析是具有極大現(xiàn)實(shí)意義的。

一、管理問題

（一）檔案有泄密的可能性

在信息技術(shù)不斷應(yīng)用和普及之下使得醫(yī)院的檔案管理工作現(xiàn)代化程度有所上升，但是這卻也面臨著非常嚴(yán)重的檔案資源泄露問題。在所有的檔案信息之中包含有患者就醫(yī)的一些隱私，還包含一些醫(yī)學(xué)研究的成果，所以只要受到不法分子的入侵之后就會出現(xiàn)信息泄露的情況，由此給醫(yī)院的信譽(yù)等帶來很大的損害，同時(shí)這也不利于醫(yī)院進(jìn)行專利保護(hù)[1]。在醫(yī)院檔案管理的時(shí)候，因?yàn)樽陨砣狈n案信息加密的基本意識，導(dǎo)致其信息就存在著被偷盜的風(fēng)險(xiǎn)，這就將網(wǎng)絡(luò)存儲檔案的不穩(wěn)定性提升到了最大。電子文件通常體積比較小，存儲量非常大，保存的時(shí)間也都非常長，甚至能夠?qū)崿F(xiàn)永久性的保存，但是如果沒有穩(wěn)固系統(tǒng)的存儲方式就會被不法分子盜取，給其管理工作帶來非常大的安全隱患。因?yàn)獒t(yī)院本身檔案涉及面非常廣泛，包含了醫(yī)院工作的各個(gè)方面，如果出現(xiàn)信息泄露就會直接引起相關(guān)的連鎖反應(yīng)，最終出現(xiàn)不良后果，比如醫(yī)療糾紛等等。

（二）規(guī)范體系缺乏完善性

該項(xiàng)管理工作的自動化有效減少了相關(guān)人員的工作量，但是由于缺乏相應(yīng)的規(guī)范體系，所以這就使得該項(xiàng)管理工作目前還沒有一種相對比較統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，最終的管理質(zhì)量也都參差不齊。絕大多數(shù)醫(yī)務(wù)工作者在打印患者的病歷時(shí)也常常出現(xiàn)重復(fù)打印或者是因?yàn)樽陨聿僮鞑徽_導(dǎo)致紙質(zhì)病歷的質(zhì)量不佳等等，出現(xiàn)了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)現(xiàn)象，這些質(zhì)量不過關(guān)的病歷在被隨意丟棄之后又有可能會導(dǎo)致出現(xiàn)患者個(gè)人隱私的泄露。除此以外，其管理者在運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備去備份檔案信息的時(shí)候，也都缺乏基本的保密意識，并未對其病歷底稿實(shí)施有效的銷毀，從而使得患者隱私被泄露的風(fēng)險(xiǎn)加大[2]。換句話來說，在實(shí)現(xiàn)其管理工作的自動化以后，沒有及時(shí)對其管理制度進(jìn)行更新，就導(dǎo)致在實(shí)際工作的過程中缺乏相應(yīng)的規(guī)范制度，也沒有統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)，繼而無法促進(jìn)該項(xiàng)工作質(zhì)量的提升。

（三）管理人員工作能力弱

在醫(yī)院大范圍實(shí)施電子化辦公的過程中，其檔案存在的方式也都從原先的紙質(zhì)版存儲轉(zhuǎn)變成了電子存儲，其相關(guān)的存儲標(biāo)準(zhǔn)也都產(chǎn)生了非常大的變化，這與原先的管理方式就產(chǎn)生了非常大的差距。絕大多數(shù)的管理者其管理水平都還停留在原先的基礎(chǔ)上，缺乏相應(yīng)的電子管理知識，信息技術(shù)水平也比較低，同時(shí)沒有廣泛知曉數(shù)據(jù)傳輸?shù)钠渌R，所以根本無法有效勝任目前的這項(xiàng)管理工作。

二、管理對策

（一）強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，降低安全隱患

在辦公自動化的背景之喜愛，確保電子檔案信息的安全，排除各種安全隱患，提升檔案信息的真實(shí)性與客觀性是非常重要的。所以，這就要求院方必須要加強(qiáng)自身網(wǎng)絡(luò)安全體系的建設(shè)，構(gòu)建一個(gè)安全完整的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。詳細(xì)來講，醫(yī)院可以運(yùn)用防火墻、加密系統(tǒng)以及權(quán)限設(shè)置等方式降低安全問題的發(fā)生率，給檔案存儲提供一個(gè)良好的環(huán)境[3]。比如，在其管理工作之中，為了避免有人惡意修改而使檔案信息被破壞或者被盜用等情況，管理者就可以給其文檔實(shí)施加密處理，或者是直接設(shè)置權(quán)限，把不符合查閱的人群排除在外，由此降低安全隱患的發(fā)生。另外，院方還必須要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督。一般網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督的形式非常多，醫(yī)院應(yīng)該要選擇適合自己的方式去進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，比如對其系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)去設(shè)置，如果不法分子要想訪問的網(wǎng)頁的時(shí)候可以直接將其攔截下來。

（二）強(qiáng)化制度統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理

為了將這一項(xiàng)管理工作的效率提升上去，其整體管理工作就必須要達(dá)到規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。詳細(xì)來講需要達(dá)到這幾點(diǎn)：其一，電子檔案與文書的管理工作其標(biāo)準(zhǔn)必須要統(tǒng)一。這兩項(xiàng)管理工作是分屬不同的部門的，其中前者是檔案部門，主要負(fù)責(zé)進(jìn)行檔案的接收、整理以及管理等后期性的工作;而后者的文書部門則是主要負(fù)責(zé)文檔的前期工作。這兩者在管理上其體制必須要規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一，這樣一來才可以實(shí)現(xiàn)兩者的有效配合與協(xié)調(diào)，以此為醫(yī)院的管理工作進(jìn)行服務(wù)。其二，編制出統(tǒng)一規(guī)范的業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)。在目前的自動化背景之下，其管理工作的開展一定要有規(guī)范嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)和流程，從而指引工作者進(jìn)一步規(guī)范，以此提升檔案管理效率[4]。其三，將具體的技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一。電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理工作存在一定差異，所以這就需要有統(tǒng)一的技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)。比如在進(jìn)行流程設(shè)計(jì)的過程中，就需要運(yùn)用性能比較好，兼容性比較強(qiáng)的系統(tǒng)，并將相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)予以規(guī)范，包含有數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)接口以及數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化等標(biāo)準(zhǔn)。

（三）強(qiáng)化人員培訓(xùn)，提升管理水平

最近幾年我們國家整個(gè)醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)發(fā)展迅速，在這一過程中，各種新內(nèi)容和新技術(shù)都被運(yùn)用到了其醫(yī)療檔案的管理工作之中，所以在這樣的基礎(chǔ)上就給管理者的工作能力提出了更高的要求與挑戰(zhàn)。所以根據(jù)當(dāng)下管理者素質(zhì)比較低下的情況，院方必須要進(jìn)一步強(qiáng)化對工作人員的培訓(xùn)，漸漸提升其綜合能力。一般需要院方做到這幾點(diǎn)：其一，將人才招聘關(guān)把握好。招聘是進(jìn)行人才管理的第一步，招聘者必須要嚴(yán)格地以其招聘流程為準(zhǔn)，選拔出來經(jīng)驗(yàn)豐富、理論基礎(chǔ)扎實(shí)以及信息化水平非常高的優(yōu)秀人才去加入檔案管理工作之中。在招聘的過程中一定要嚴(yán)厲禁止出現(xiàn)裙帶關(guān)系，必須要以合格的人才為標(biāo)準(zhǔn)。其二，必須要強(qiáng)化對老人與新人培訓(xùn)與教育。在新人入職之前需要進(jìn)行入職培訓(xùn)，使其能夠快速上手，以此更加輕松地投身到工作里面。在進(jìn)行人員培訓(xùn)的過程中必須要將對現(xiàn)代檔案管理內(nèi)容的教育，比如包含有信息化的管理方式、在電子檔案管理過程中必須要嚴(yán)格注意的各種事項(xiàng)等等，從而有效地提升所有管理者的綜合能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

三、結(jié)束語

通過上述分析能夠發(fā)現(xiàn)，在辦公自動化的背景之下實(shí)施醫(yī)院檔案管理工作是非常復(fù)雜且緩慢的系統(tǒng)性工程，因此決不能一蹴而就。對于院方一定要加強(qiáng)對其管理信息化的重視度，并給其加大成本投入，以此完善相關(guān)的硬件設(shè)施;另外還必須要構(gòu)建一套相對比較完善統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，給其工作提供更好的外在條件。同時(shí)，相關(guān)人員也都必須要加強(qiáng)自身素養(yǎng)的提升，運(yùn)用扎實(shí)的理論技術(shù)與工作能力進(jìn)行醫(yī)院檔案管理，以此提升檔案管理的質(zhì)量和效率。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 陳潔. 基于辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院的檔案管理[J]. 中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)， 2017， 14（25）：57-58.

[2] 吳冬冬， 宋洪偉. 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性研究[J]. 中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)， 2017， 14（7）：95-96.

[3] 侯靜. 醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率改善策略分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（8）：145-145.

[4] 代安. 醫(yī)院檔案管理在辦公自動化環(huán)境下的探討[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（2）：119-119.

（作者單位：煙臺市煙臺山醫(yī)院，山東 煙臺? 264008）