術(shù)中快速冰凍標(biāo)本信息系統(tǒng)構(gòu)建與應(yīng)用研究*

□ 朱玲珠 ZHU Ling-zhu 丁珠華 DING Zhu-hua 周青華 ZHOU Qing-hua 許曉紅 XU Xiao-hong

我院為一所三級(jí)甲等醫(yī)院，有21 個(gè)手術(shù)間，年手術(shù)量26000 余臺(tái)。年手術(shù)病理標(biāo)本約16590 例，其中快速冰凍標(biāo)本約3850 例，占比為23%。由于建院年限久遠(yuǎn)，醫(yī)院的物流設(shè)施不完善，結(jié)構(gòu)布局存在局限性，標(biāo)本主要靠人工傳送，所以不同程度地存在病理標(biāo)本流程不合理、運(yùn)送效率低及快速病理標(biāo)本結(jié)果反饋信息不直觀等問(wèn)題[1-2]。2013 年10 月至2014 年1 月期間，我院共發(fā)生11 例術(shù)中快速冰凍標(biāo)本從離體到報(bào)告接收等待平均時(shí)間達(dá)56 分鐘，其中標(biāo)本報(bào)告時(shí)間平均為29 分鐘，而標(biāo)本傳遞送檢時(shí)間為27 分鐘。如何提高快速冰凍標(biāo)本的送檢效率、及時(shí)準(zhǔn)確獲得標(biāo)本報(bào)告顯得尤為重要。筆者探索在我院原有成熟的手術(shù)病理標(biāo)本條碼管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，搭建術(shù)中快速冰凍標(biāo)本信息管理系統(tǒng)，通過(guò)相關(guān)數(shù)據(jù)分析反饋，合理控制標(biāo)本送檢流程，建立質(zhì)量環(huán)節(jié)追溯，減少了冰凍標(biāo)本結(jié)果等待時(shí)間。

術(shù)中快速冰凍標(biāo)本管理背景

1.管理現(xiàn)狀?；谖以旱睦辖ㄖ季?，手術(shù)室分為兩個(gè)相隔較遠(yuǎn)的區(qū)域，與距離較遠(yuǎn)的病理科標(biāo)本接收處形成一個(gè)三角形式的路途，送檢快速冰凍標(biāo)本靠人工步行傳輸，無(wú)現(xiàn)代化設(shè)備支持。標(biāo)本登記實(shí)行手工登記，存在信息單一、字跡不清、遺漏登記等現(xiàn)象。術(shù)中快速冰凍病理申請(qǐng)單為手工填寫(xiě)，術(shù)中快速冰凍病理標(biāo)本報(bào)告采用傳真發(fā)送形式完成。

2.存在問(wèn)題。原標(biāo)本管理模式操作方便，但管理粗糙，不符合當(dāng)今醫(yī)院信息化管理的大趨勢(shì)。由于缺少送檢流程、質(zhì)量的監(jiān)控，造成了快速冰凍標(biāo)本的具體流向不明確，導(dǎo)致巡回護(hù)士常反復(fù)打電話(huà)催促病理科出報(bào)告，造成了部門(mén)之間的相互埋怨；傳真發(fā)送報(bào)告的形式存在耗時(shí)、傳送的潛在風(fēng)險(xiǎn)，不利于醫(yī)務(wù)人員之間的有效溝通。

改進(jìn)原則

1.信息化原則?；卺t(yī)院已有信息系統(tǒng)如HIS、手術(shù)室麻醉、病理信息等系統(tǒng)進(jìn)行相互關(guān)聯(lián)，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)術(shù)中快速冰凍標(biāo)本信息管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)術(shù)中快速冰凍病理申請(qǐng)單及病理結(jié)果報(bào)告單均采用電子信息形式傳送，做到信息實(shí)時(shí)傳遞。

2.追溯性原則。信息系統(tǒng)能直接追溯到每例標(biāo)本從離體、標(biāo)簽打印、送檢、標(biāo)本接收、出具報(bào)告、接收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量問(wèn)題反饋等各環(huán)節(jié)信息，直觀可視化，便于查詢(xún)相關(guān)信息狀態(tài)。

3.防呆設(shè)計(jì)原則。標(biāo)本申請(qǐng)到報(bào)告接收存在8 個(gè)環(huán)節(jié)，考慮每個(gè)環(huán)節(jié)關(guān)系到報(bào)告及時(shí)送達(dá)，故需進(jìn)行防呆設(shè)計(jì)，否則易出現(xiàn)病理單信息漏登、傳送環(huán)節(jié)不明確現(xiàn)象，不利于質(zhì)量控制。

4.責(zé)任到人原則。系統(tǒng)每個(gè)環(huán)節(jié)完成后需進(jìn)行工號(hào)密碼確認(rèn)，記錄相應(yīng)的責(zé)任人姓名，責(zé)任到人。

術(shù)中快速冰凍標(biāo)本信息管理系統(tǒng)

1.操作步驟。(1)手術(shù)室巡回護(hù)士在手術(shù)患者麻醉前核查醫(yī)生術(shù)前遞交的術(shù)中快速冰凍病理標(biāo)本電子申請(qǐng)單，標(biāo)本名稱(chēng)可預(yù)先保存；(2)打印標(biāo)簽。標(biāo)本離體后由巡回護(hù)士再次核查快切標(biāo)本名稱(chēng)、病人信息后，完成打印標(biāo)簽，工號(hào)密碼確認(rèn)；(3)粘貼標(biāo)簽。由巡回護(hù)士將標(biāo)簽張貼在手術(shù)標(biāo)本專(zhuān)用封口袋中上方，與主刀醫(yī)生再次核查標(biāo)本名稱(chēng)、左右側(cè)、病人姓名、住院號(hào)等信息；(4)送檢標(biāo)本。巡回護(hù)士將標(biāo)本送至手術(shù)室病人入口處掃描標(biāo)本，完成標(biāo)本登記；(5)傳遞標(biāo)本。巡回護(hù)士將標(biāo)本交接給手術(shù)室標(biāo)本專(zhuān)職人員，后者對(duì)標(biāo)本進(jìn)行掃描完成標(biāo)本傳遞登記；(6)交接標(biāo)本。標(biāo)本專(zhuān)職人員傳送標(biāo)本，在病理科接收臺(tái)與病理科接收人員通過(guò)掃描條形碼交接，病理科接收人員需進(jìn)行工號(hào)密碼確認(rèn)；(7)發(fā)送報(bào)告。病理科報(bào)告結(jié)果一旦經(jīng)過(guò)雙人審核電子簽名后，系統(tǒng)自動(dòng)將結(jié)果傳送至快速冰凍標(biāo)本管理界面；(8)接收?qǐng)?bào)告。巡回護(hù)士審核并報(bào)告信息，報(bào)告主刀醫(yī)生到電腦前雙人審閱標(biāo)本結(jié)果，護(hù)士當(dāng)即打印結(jié)果存放病歷，系統(tǒng)后臺(tái)會(huì)自動(dòng)記錄接收護(hù)士、醫(yī)生姓名、報(bào)告接收及打印時(shí)間；(9)質(zhì)量反饋。如遇標(biāo)本留取、標(biāo)簽打印等質(zhì)量問(wèn)題，病理科接收人員輸入相應(yīng)信息傳遞給快速冰凍標(biāo)本管理界面，巡回護(hù)士負(fù)責(zé)接收確認(rèn)并作相應(yīng)處理。

2.快速冰凍標(biāo)本信息管理系統(tǒng)界面。術(shù)中快速標(biāo)本信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)功能的界面分為：信息狀態(tài)查詢(xún)、快速冰凍標(biāo)本報(bào)告查詢(xún)、送檢流程各環(huán)節(jié)耗時(shí)查詢(xún)、標(biāo)本報(bào)告接收、報(bào)告打印、標(biāo)本質(zhì)量反饋等。

2.1 標(biāo)本信息狀態(tài)查詢(xún)(見(jiàn)圖1、圖2)。手術(shù)、病理標(biāo)本的信息登記；條形碼的打??；標(biāo)本狀態(tài)追蹤；標(biāo)本數(shù)目查詢(xún)、核對(duì)；標(biāo)本診斷結(jié)果錄入；標(biāo)本診斷結(jié)果查詢(xún)；系統(tǒng)維護(hù)[3]；各節(jié)點(diǎn)時(shí)間及責(zé)任人體現(xiàn)等。

圖1 標(biāo)本信息狀態(tài)查詢(xún)

圖2 標(biāo)本結(jié)果信息查詢(xún)

2.2 送檢流程中各環(huán)節(jié)耗時(shí)查詢(xún)(見(jiàn)圖3)。體現(xiàn)標(biāo)本條碼打印時(shí)間、護(hù)士送檢時(shí)間、核查時(shí)間、工友送檢時(shí)間、標(biāo)本等候信息、工友傳遞時(shí)間、病理科接收時(shí)間、快切報(bào)告時(shí)間及手術(shù)室獲得報(bào)告時(shí)間及快切報(bào)告從送檢到報(bào)告的總時(shí)間。便于及時(shí)追蹤查詢(xún)，實(shí)現(xiàn)傳送標(biāo)本質(zhì)量實(shí)時(shí)監(jiān)控，提高工作效率。

圖3 送檢流程中各環(huán)節(jié)耗時(shí)查詢(xún)

2.3 標(biāo)本報(bào)告接收功能(見(jiàn)圖4、圖5)。快速冰凍標(biāo)本報(bào)告結(jié)果一旦經(jīng)過(guò)病理科檢驗(yàn)、雙人審核電子簽名后，系統(tǒng)自動(dòng)將報(bào)告結(jié)果推送至病理報(bào)告界面，跳出對(duì)話(huà)框，經(jīng)過(guò)巡回護(hù)士查詢(xún)、接收、打印、通知醫(yī)生審核后，系統(tǒng)就能清楚顯示接收時(shí)間、報(bào)告人與接收人信息，做到有據(jù)可查。

圖4 快切標(biāo)本報(bào)告接收界面

圖5 快切病理報(bào)告單打印界面

2.4 標(biāo)本質(zhì)量反饋。系統(tǒng)設(shè)計(jì)有標(biāo)本質(zhì)量監(jiān)控內(nèi)容，對(duì)任何可影響標(biāo)本檢測(cè)結(jié)果、有質(zhì)量問(wèn)題的標(biāo)本可通過(guò)界面進(jìn)行實(shí)時(shí)反饋，巡回護(hù)士接收并及時(shí)處理。

結(jié)果

1.術(shù)中快速冰凍標(biāo)本信息管理系統(tǒng)于2014 年4 月正式使用。現(xiàn)收集系統(tǒng)使用前后數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，結(jié)果顯示，快速冰凍標(biāo)本離體到病理科接收標(biāo)本時(shí)間發(fā)生了明顯改變，具體見(jiàn)表1。

2.術(shù)中快速冰凍標(biāo)本信息管理系統(tǒng)的搭建，取消了繁瑣的手工登記環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了申請(qǐng)單電子化及病理報(bào)告結(jié)果信息實(shí)時(shí)傳遞、打印等功能，外科醫(yī)生及病理科反饋使用方便，滿(mǎn)意度高。2014 年12 月此系統(tǒng)已成功復(fù)制到集團(tuán)內(nèi)其他三家醫(yī)院使用。2015 年12 月19 日在中國(guó)患者安全大會(huì)上，本項(xiàng)目作為我院遞交的《利用信息技術(shù)建立各類(lèi)手術(shù)標(biāo)本追溯系統(tǒng)》中的一項(xiàng)，被評(píng)為2015 中國(guó)患者安全典型案例收入庫(kù)。

表1 信息管理系統(tǒng)使用前后標(biāo)本送檢時(shí)間分布(分鐘)

討論

1.實(shí)現(xiàn)了術(shù)中快速冰凍標(biāo)本的精細(xì)化管理，提高了醫(yī)務(wù)人員的工作效率與管理質(zhì)量。系統(tǒng)投入使用后，減少了手工操作出錯(cuò)的情況，方便對(duì)標(biāo)本送檢的整個(gè)過(guò)程及流程進(jìn)行追溯、監(jiān)控，有利于標(biāo)本信息的統(tǒng)籌管理及原因分析，實(shí)現(xiàn)病理標(biāo)本“零缺陷”管理的目標(biāo)，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)護(hù)質(zhì)量高效、優(yōu)質(zhì)、安全提供保障[4]，提高了手術(shù)室病理標(biāo)本的管理水平和工作效率。

2.創(chuàng)建了術(shù)中快速冰凍標(biāo)本的質(zhì)量管理平臺(tái)。術(shù)中快速冰凍標(biāo)本從標(biāo)本申請(qǐng)、離體、核對(duì)、送檢、接收、報(bào)告等信息均實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上共享。如當(dāng)天已申請(qǐng)術(shù)中快速冰凍標(biāo)本數(shù)、已送檢標(biāo)本數(shù)、已核對(duì)標(biāo)本數(shù)、已接收標(biāo)本等及報(bào)告結(jié)果等各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，可以準(zhǔn)確查詢(xún)某一個(gè)標(biāo)本的全部處理信息，所有數(shù)據(jù)提供可視化，可供分析及持續(xù)質(zhì)量整改。

3.嚴(yán)格執(zhí)行了書(shū)面診斷報(bào)告制度。認(rèn)真落實(shí)患者、職工安全目標(biāo)，加強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員有效溝通，完善醫(yī)療環(huán)節(jié)交接制度，正確及時(shí)傳遞信息，使手術(shù)治療更加精準(zhǔn)。術(shù)中快速冰凍標(biāo)本結(jié)果的病理診斷，對(duì)手術(shù)及后續(xù)治療決策的影響具有決定性作用。電腦書(shū)面直觀的診斷報(bào)告避免了電話(huà)報(bào)告導(dǎo)致的信息接收差錯(cuò)。

4.進(jìn)一步提高了科室之間的溝通效率。術(shù)中快速冰凍標(biāo)本送檢過(guò)程由手術(shù)醫(yī)生、手術(shù)室護(hù)士、送檢人員和病理科人員共同參與完成，期間涉及各類(lèi)手術(shù)病理標(biāo)本的批量轉(zhuǎn)移及不同科室醫(yī)護(hù)人員之間關(guān)于手術(shù)病理標(biāo)本信息的傳遞，較其他標(biāo)本更容易出錯(cuò)[5-7]。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行采集、核對(duì)、送檢、接收、診斷、查詢(xún)，改變了傳統(tǒng)的信息傳遞方式，減少了信息傳遞錯(cuò)誤，提高了科室之間的溝通效率，提升了臨床服務(wù)滿(mǎn)意度。建立術(shù)中冰凍快速標(biāo)本信息管理系統(tǒng)，每個(gè)環(huán)節(jié)直接責(zé)任到人，使工作人員責(zé)任心顯著提高，進(jìn)一步提高了標(biāo)本管理的質(zhì)量。