ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的問(wèn)題和對(duì)策

[摘 要]ERP系統(tǒng)簡(jiǎn)單來(lái)講就是集成企業(yè)內(nèi)部的所有資源，并應(yīng)用計(jì)算機(jī)執(zhí)行來(lái)處理所有人工的操作流程，從而增進(jìn)處理效率，最終達(dá)到加強(qiáng)企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)力的目的。ERP系統(tǒng)在我國(guó)的各個(gè)行業(yè)均有應(yīng)用，大致能將這些應(yīng)用分為會(huì)計(jì)核算，財(cái)務(wù)管理以及其他。針對(duì)現(xiàn)階段ERP應(yīng)用中存在的一些問(wèn)題，如應(yīng)用成本高昂;系統(tǒng)類型繁多，企業(yè)選型困難，缺乏普適性、通用性、標(biāo)準(zhǔn)性;對(duì)企業(yè)自身發(fā)展和員工自身素質(zhì)要求較高;系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和更新的正確率難以保證;建設(shè)周期長(zhǎng)等，需要尋求有效的解決對(duì)策，以促進(jìn)ERP財(cái)務(wù)管理工作的順利發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]ERP系統(tǒng);財(cái)務(wù)管理;數(shù)據(jù)信息

[中圖分類號(hào)]F275

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，自動(dòng)化處理問(wèn)題越發(fā)普及。為了應(yīng)對(duì)外部環(huán)境的變化及社會(huì)發(fā)展大趨勢(shì)，越來(lái)越多的企業(yè)選擇應(yīng)用ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)給企業(yè)帶來(lái)了數(shù)據(jù)電子化、信息自動(dòng)化、數(shù)據(jù)共享化等便利，但是也帶來(lái)了財(cái)務(wù)信息的泄露、管理模式的挑戰(zhàn)、員工素質(zhì)的質(zhì)疑、資金的外流等一系列問(wèn)題。

1 ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

在企業(yè)中，邏輯清晰的財(cái)務(wù)管理是相當(dāng)重要的。作為自動(dòng)化的ERP財(cái)務(wù)管理模塊在整個(gè)系統(tǒng)中的作用不容小覷。財(cái)務(wù)模塊和其他模塊存在接口，整體高度集成，能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)生產(chǎn)物流一體化。它可以把在采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售過(guò)程中產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)自動(dòng)計(jì)入財(cái)務(wù)模塊，并進(jìn)一步生成總賬和會(huì)計(jì)報(bào)表等。在這個(gè)過(guò)程中，絕大部分的操作都是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。

財(cái)務(wù)管理內(nèi)部各子系統(tǒng)相互集成，對(duì)外財(cái)務(wù)管理模塊也和生產(chǎn)制造、供應(yīng)鏈等系統(tǒng)達(dá)到了高度的集成。有效地節(jié)省了人工成本并提高了輸入的正確性，在一定程度上實(shí)現(xiàn)了信息流、資金流、物流的統(tǒng)一;實(shí)現(xiàn)了對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的成本控制。模塊的集成使得財(cái)務(wù)信息反饋更加快捷，加強(qiáng)了企業(yè)對(duì)資金流的控制和全局管理。ERP財(cái)務(wù)管理是真正意義上整合了企業(yè)各方面包括人力、物力、財(cái)力以及公司管理思想，對(duì)企業(yè)的可利用的全部?jī)?nèi)外部資源進(jìn)行了綜合的運(yùn)營(yíng)管理。

現(xiàn)如今，ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理的應(yīng)用方面已經(jīng)能夠做到整合企業(yè)所有資源，合理分配資源并能夠使得各部門協(xié)調(diào)進(jìn)行。基本上實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)化、及時(shí)化以及集成化，數(shù)據(jù)輸入和儲(chǔ)存電子化，操作管理職責(zé)權(quán)限化，風(fēng)險(xiǎn)管控系統(tǒng)化等功能。

經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展，ERP行業(yè)已經(jīng)發(fā)展比較成熟了，逐步實(shí)現(xiàn)了軟件產(chǎn)品、實(shí)施服務(wù)以及系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)一條龍。對(duì)于軟件產(chǎn)品，目前的情況是：產(chǎn)品種類繁多，并且越來(lái)越個(gè)性化、人性化。廠商也更加考慮到企業(yè)的具體情況，例如企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、管理思想、企業(yè)規(guī)模等，來(lái)更加詳細(xì)的設(shè)計(jì)系統(tǒng)。這樣一來(lái)，大大提高了系統(tǒng)實(shí)施的成功率。另外，售后的運(yùn)維服務(wù)則表現(xiàn)得更加主動(dòng)，他們時(shí)刻保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，盡量的滿足用戶的不同需求。

目前，ERP環(huán)境下的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)物流、資金流以及信息流的綜合集成管理，具有綜合性強(qiáng)、信息處理及時(shí)等優(yōu)點(diǎn)。通過(guò)ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用為整個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理帶來(lái)了便利，實(shí)施后的效果不僅體現(xiàn)在工作效率的提高，更多的是體現(xiàn)員工的意識(shí)理念上跟上了現(xiàn)代企業(yè)的管理模式，為企業(yè)升級(jí)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

但是任何事物都有其兩面性，在ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)為企業(yè)帶來(lái)便利的同時(shí)，也要密切注意應(yīng)用過(guò)程中存在的問(wèn)題，保證ERP財(cái)務(wù)系統(tǒng)發(fā)揮其最大效用。

2 ERP在財(cái)務(wù)管理應(yīng)用中存在的問(wèn)題

雖然ERP給企業(yè)帶來(lái)了前所未有的便捷，但因?yàn)閷?duì)該系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)不足導(dǎo)致許多企業(yè)對(duì)ERP的應(yīng)用仍然帶有很多盲目性，特別是對(duì)ERP的管理思想認(rèn)識(shí)不夠明確，這也是ERP系統(tǒng)實(shí)施失敗率高的原因之一。基于ERP應(yīng)用現(xiàn)狀分析了ERP所存在的一些問(wèn)題

2.1 企業(yè)管理模式不符合ERP管理模式

ERP不僅是一個(gè)簡(jiǎn)單購(gòu)買信息工具的問(wèn)題，而且是一個(gè)重新改造企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重要決策。想要實(shí)施ERP必須要經(jīng)歷嚴(yán)格的企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式和員工工作習(xí)慣的巨大變革，ERP是一個(gè)與所有參與方有關(guān)的管理思想。ERP系統(tǒng)要求企業(yè)事先梳理清楚自身的業(yè)務(wù)流程，繼而進(jìn)行簡(jiǎn)化重組，到最后實(shí)現(xiàn)操作自動(dòng)化。

2.2 ERP建設(shè)周期長(zhǎng)，實(shí)施成本高

ERP系統(tǒng)的實(shí)施和應(yīng)用是一個(gè)相當(dāng)漫長(zhǎng)的過(guò)程，從安裝軟件開(kāi)始算起到正式投入運(yùn)營(yíng)為止，通常大多數(shù)企業(yè)需要3～5年的時(shí)間，但是專家分析，這個(gè)周期為18個(gè)月最佳，實(shí)施工程拖期最直接的后果就是：設(shè)備和軟件系統(tǒng)會(huì)很快的更新?lián)Q代，系統(tǒng)的貶值速度也很快，資產(chǎn)損失相當(dāng)嚴(yán)重，效益更加無(wú)從談及;ERP系統(tǒng)不能夠及時(shí)對(duì)客戶所發(fā)出的指令進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的運(yùn)行，從而額外增加了管理的工作量，個(gè)別企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理陷入混亂狀態(tài)。

較長(zhǎng)的建設(shè)周期意味著長(zhǎng)線的投資。實(shí)際上，無(wú)論是前期的系統(tǒng)購(gòu)買還是后期的持續(xù)建設(shè)投資，ERP系統(tǒng)的投資都是一個(gè)相當(dāng)大的項(xiàng)目。購(gòu)買ERP并不僅僅是一個(gè)簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的軟件的購(gòu)買，也并不是一個(gè)一次付費(fèi)就能夠成功的項(xiàng)目。軟件購(gòu)買的費(fèi)用僅是實(shí)施ERP系統(tǒng)總費(fèi)用中的一部分，而支付給咨詢公司或者服務(wù)上的費(fèi)用將會(huì)是一筆很大的開(kāi)銷，在此之后，維護(hù)、升級(jí)、二次開(kāi)發(fā)都將會(huì)花費(fèi)掉大量的金錢。

2.3 ERP系統(tǒng)種類繁多，企業(yè)選型困難

目前各個(gè)軟件公司爭(zhēng)相涌起，雖然各家ERP系統(tǒng)模塊大致相同，但是具體項(xiàng)目細(xì)節(jié)卻大相徑庭，導(dǎo)致整個(gè)ERP系統(tǒng)并不能有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有很大一部分企業(yè)在實(shí)施ERP之前的選型階段就失敗了，他們沒(méi)有意識(shí)到ERP系統(tǒng)是為企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)服務(wù)的。

2.4 員工自身職業(yè)素質(zhì)低，不利于ERP的應(yīng)用

員工對(duì)計(jì)算機(jī)操作能力的掌握也是考驗(yàn)ERP系統(tǒng)是否能夠成功實(shí)施的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)。ERP系統(tǒng)的實(shí)施工作和運(yùn)維工作，需要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和熟悉ERP系統(tǒng)以及企業(yè)管理的全方位復(fù)合型人才的推動(dòng)。

2.5 ERP系統(tǒng)應(yīng)用缺乏靈活性

隨著外部環(huán)境的變化，企業(yè)的組織管理不是一成不變的。企業(yè)的組織流程甚至資源戰(zhàn)略需要不定時(shí)調(diào)整，這就要求ERP系統(tǒng)的應(yīng)用流程能夠靈活修改。

2.6 缺乏對(duì)高新技術(shù)實(shí)施過(guò)程中的防腐敗技術(shù)

不少企業(yè)由于腐敗的影響，從而導(dǎo)致ERP系統(tǒng)實(shí)施的失敗。更有人利用企業(yè)和企業(yè)家對(duì)新技術(shù)和對(duì)提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的追求，將明知不成熟的系統(tǒng)或者是已經(jīng)多次失敗的系統(tǒng)推廣給企業(yè)。甚至出現(xiàn)了勾結(jié)所謂“專家”炒作“一盤棋”戰(zhàn)略，公然實(shí)施失敗復(fù)制和失敗輪回。種種不良風(fēng)氣造成了ERP系統(tǒng)背后企業(yè)資金大量流失，最終造成ERP系統(tǒng)應(yīng)用失敗。

2.7 ERP系統(tǒng)存在信息安全隱患

伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展壯大，越來(lái)越多的信息以電子文件的形式貯存。伴隨著數(shù)據(jù)電子化、數(shù)據(jù)共享的進(jìn)步，信息的泄露所帶來(lái)的問(wèn)題越來(lái)越尖銳。一旦應(yīng)用ERP系統(tǒng)的企業(yè)的業(yè)績(jī)、資產(chǎn)、負(fù)債等一系列本屬于公司機(jī)密文件被競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手掌握，這將很大程度上增加競(jìng)爭(zhēng)壓力。

2.8 缺乏對(duì)ERP系統(tǒng)實(shí)施中風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避研究

很多人只宣揚(yáng)ERP系統(tǒng)體現(xiàn)的先進(jìn)管理理念，不披露ERP實(shí)施中所存在的巨大風(fēng)險(xiǎn)。因?yàn)閷?duì)ERP缺乏認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致許多企業(yè)家盲目投資，中國(guó)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)差是造成ERP失敗率高的其中一個(gè)重要原因。在西歐，大量中小型企業(yè)在應(yīng)用ERP時(shí)會(huì)按照BS7799標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)度測(cè)量與風(fēng)險(xiǎn)度分析。制定出規(guī)避實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的戰(zhàn)略警戒線與警戒點(diǎn)，這一定程度上對(duì)規(guī)避ERP風(fēng)險(xiǎn)起到了重要的作用。

3 解決問(wèn)題的對(duì)策

3.1 完善ERP系統(tǒng)的實(shí)施基礎(chǔ)

企業(yè)在進(jìn)行ERP系統(tǒng)建設(shè)時(shí)需要具備一個(gè)較高水準(zhǔn)的管理模式，在進(jìn)行ERP系統(tǒng)建立時(shí)為系統(tǒng)提供有效的數(shù)據(jù)支持，可以為建立ERP系統(tǒng)提供基礎(chǔ)。

3.2 加強(qiáng)ERP系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)的結(jié)合

ERP已經(jīng)基本能做到進(jìn)行物流和資金鏈的統(tǒng)一，但是如果要將較為全面的企業(yè)經(jīng)營(yíng)信息囊括在內(nèi)會(huì)導(dǎo)致ERP這一系統(tǒng)的數(shù)據(jù)過(guò)于龐大，成本大大增加。在以ERP系統(tǒng)為主的總體框架中加強(qiáng)結(jié)合其他的信息系統(tǒng)，以達(dá)到簡(jiǎn)化系統(tǒng)從而降低系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)的難度。

3.3 加強(qiáng)對(duì)ERP系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)

讓員工充分學(xué)習(xí)吸收ERP這個(gè)系統(tǒng)并不僅僅是進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的一個(gè)工具，其中更代表了一種先進(jìn)的管理理念的觀點(diǎn)。企業(yè)管理者在企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)時(shí)需要制定企業(yè)總體的戰(zhàn)略目標(biāo)及發(fā)展方向。企業(yè)在選擇ERP系統(tǒng)類型時(shí)需要分析產(chǎn)品的特性與企業(yè)的自身需求，選擇能夠使得企業(yè)順利運(yùn)營(yíng)的ERP系統(tǒng)。

3.4 提高企業(yè)財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)

負(fù)責(zé)操作ERP系統(tǒng)的相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)人才需要掌握一定的財(cái)務(wù)管理知識(shí)，財(cái)務(wù)部門需要將企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理中相關(guān)的信息以及管理需求及時(shí)地反饋給ERP系統(tǒng)的運(yùn)維部門。企業(yè)財(cái)務(wù)管理部門的員工需要學(xué)習(xí)一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，充分與ERP系統(tǒng)的操作人員進(jìn)行有效的溝通，提高ERP系統(tǒng)實(shí)施的效率并發(fā)揮在企業(yè)管理中的作用。

3.5 供應(yīng)商與企業(yè)雙管齊下，打造動(dòng)態(tài)系統(tǒng)

供應(yīng)商需要根據(jù)企業(yè)流程打造出適合于企業(yè)的個(gè)性化系統(tǒng)，針對(duì)企業(yè)突出特定板塊與功能，而不僅僅把各個(gè)板塊、功能堆砌起來(lái)。還要對(duì)企業(yè)流程進(jìn)行確認(rèn)，詳細(xì)全面地調(diào)查企業(yè)的管理與生產(chǎn)流程，打造出動(dòng)態(tài)系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)的普適性與針對(duì)性并進(jìn)，才會(huì)有一款長(zhǎng)盛不衰的ERP系統(tǒng)。

企業(yè)要篩選出有實(shí)力，適合于自身的供應(yīng)商，對(duì)供應(yīng)商的口碑、系統(tǒng)的質(zhì)量及后期運(yùn)營(yíng)維護(hù)與升級(jí)的態(tài)度有充分了解。還要調(diào)查其系統(tǒng)，弄清楚該系統(tǒng)的突出板塊、強(qiáng)大功能及后續(xù)運(yùn)維與拓展能力。做好總體規(guī)劃，對(duì)自身流程劃出重點(diǎn)，確定公司未來(lái)發(fā)展與路徑，與系統(tǒng)做出對(duì)比，選出一個(gè)不僅適合于當(dāng)下還有利于未來(lái)發(fā)展的系統(tǒng)供應(yīng)商。

3.6 實(shí)行集成化、透明化的全自動(dòng)管理制度

增強(qiáng)企業(yè)ERP系統(tǒng)智能自動(dòng)化可以實(shí)現(xiàn)公司對(duì)財(cái)務(wù)管理進(jìn)行全面的智能操作，以達(dá)到防腐的目的，打造更完善的不同系統(tǒng)間的集成。系統(tǒng)集成的關(guān)鍵功能體現(xiàn)在分享數(shù)據(jù)，當(dāng)集成建立時(shí)，需重點(diǎn)監(jiān)測(cè)企業(yè)數(shù)據(jù)，以防信息發(fā)生紊亂或者更新落后的現(xiàn)象，讓公司可以更加高效地對(duì)采購(gòu)銷等工作進(jìn)行具體分配。企業(yè)需要充分考慮供應(yīng)商以及客戶的影響因素，實(shí)行“透明化”管理，杜絕“吃回扣”，以良好的形象贏得競(jìng)爭(zhēng)能力。

3.7 提高信息的準(zhǔn)確性，保障信息安全

系統(tǒng)需要將輸入的數(shù)據(jù)提供給多個(gè)組織部門進(jìn)行使用，采用集成數(shù)據(jù)應(yīng)用的系統(tǒng)可以減少進(jìn)行信息輸入的次數(shù)。要維持企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠，需要增加企業(yè)內(nèi)部交流，隨時(shí)關(guān)注信息的實(shí)時(shí)狀況，來(lái)達(dá)到消除錯(cuò)誤現(xiàn)象的目的。

供應(yīng)商在為企業(yè)打造系統(tǒng)時(shí)，在功能與功能之間、板塊與板塊之間要更關(guān)注邏輯的嚴(yán)謹(jǐn)性與關(guān)聯(lián)性，以減少系統(tǒng)漏洞出現(xiàn)的可能性，讓“黑客”無(wú)可乘之機(jī)。對(duì)于企業(yè)，要提高相關(guān)人員的安全意識(shí)，要加強(qiáng)信息安全體系管理，建立完善的管理體制。

3.8 進(jìn)行慎重的可行性研究

要想規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)在決定實(shí)施ERP時(shí)，要先進(jìn)行全面的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。ERP項(xiàng)目前期應(yīng)該進(jìn)行慎重的可行性研究。還要制定出實(shí)施ERP規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的警戒線和風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)前的防御措施以及出現(xiàn)后的高效急救措施。

4 結(jié) 語(yǔ)

ERP系統(tǒng)綜合了信息科技以及企業(yè)流程再造，推動(dòng)企業(yè)的信息化建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)的不斷發(fā)展進(jìn)步。ERP最重要的功能便是為企業(yè)提供一個(gè)集成的信息化業(yè)務(wù)平臺(tái)，能夠讓包括采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售、庫(kù)存、財(cái)務(wù)、人力資源、運(yùn)輸、分銷、研發(fā)等各項(xiàng)子系統(tǒng)集成在統(tǒng)一的運(yùn)行環(huán)境中。 當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展推動(dòng)企業(yè)進(jìn)步，要求企業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變管理思想，ERP系統(tǒng)也需要不斷地進(jìn)行完善，發(fā)揮自身更加全面的業(yè)務(wù)，不斷推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)步，為提高我國(guó)企業(yè)在全球市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[作者簡(jiǎn)介]楊濱（1973—），女，河南南陽(yáng)人，黃河交通學(xué)院經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院講師，研究方向：財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)信息化。