設計單位技術檔案管理工作探討

阮潔

摘 要：工程設計技術檔案是設計單位的直接成果，也是工程項目現(xiàn)代化建設發(fā)展過程的重要依據(jù)，因此需要妥善完成工程設計技術檔案的收集、管理工作，使工程項目建設有據(jù)可循，同時工程設計技術檔案也是工程項目竣工驗收時非常重要的資料。

關鍵詞：設計單位 技術檔案管理

一、設計單位技術檔案管理的研究背景

工程設計技術檔案是工程項目開工建設前和建設過程中形成的具備一定保存價值的文字、圖表、圖像等材料，是設計單位的直接成果，凝聚著工程技術人員的智慧和汗水，也是工程現(xiàn)代化建設發(fā)展過程中的重要依據(jù)。

管理好、利用好工程設計技術檔案，不僅能夠提供詳實的第一手資料以指導項目建設，對于后期投入運營以及將來的改擴建也是最為珍貴的技術資料。另外，在設計單位的日常工作中，通過借閱利用，也能夠?qū)こ淘O計人員提升技術水平起到一定的促進作用。

二、工程設計單位技術檔案的特征

（一）分段形成

依據(jù)工程項目勘察設計工作基本程序，一般情況下每個投入建設的工程項目都會按照可行性研究、初步設計以及施工圖設計等幾個階段順序推進。特殊的項目還會有立項報告、預可行性研究和擴大初步設計等階段。理論上，在前一個階段的工作尚且沒有完成的情況之下，后續(xù)一個階段的工作就不可以開展。

在每一個階段設計工作正式開始之前，一般都是需要有相應工程項目詳實的地質(zhì)勘察資料，將測繪和勘察結(jié)果作為咨詢和設計的依據(jù)。前后不同階段的咨詢、設計工作之間，在設計依據(jù)上有十分密切的關系，在設計深度上又有十分明顯的區(qū)別。所以各個設計階段的工作成果構成既獨立又相互有聯(lián)系的有機整體。最終形成的工程設計技術資料是分階段、按照每個階段不同的要求、深度形成的咨詢、設計文件。

（二）內(nèi)容專業(yè)性強

工程勘察設計工作一般是由建筑、結(jié)構、給排水、消防、暖通、電氣等不同專業(yè)的技術人員依據(jù)自身專業(yè)需求開展具體的設計工作，并且在實際工作的過程中協(xié)調(diào)配合，某一工程項目勘察設計技術資料形成的過程，實際上也是多學科、多專業(yè)的協(xié)同過程。

所以在工程項目勘察設計檔案分類、編號、編制檢索工作進行的過程中，不同專業(yè)技術文件材料不可以相互混淆，在確定分類、編號結(jié)構層級的過程中，除了應當詳細地對各專業(yè)的設計技術資料進行分析之外，還應當分析圖紙文件隸屬的專業(yè)及各專業(yè)之間的相互關系，使之形成一套完整的設計技術文件。

三、加強工程設計技術檔案管理的策略

（一）切實提升宣傳教育力度

在積極開展各項宣傳教育工作的背景下，使得工程項目建設單位和設計單位的人員對于工程設計技術檔案的重要性形成清晰、明確的認識，促使檔案管理人員在實際工作的過程中養(yǎng)成一定的責任感和使命感，認識到技術檔案管理工作占據(jù)的地位十分重要，從而使檔案管理人員在實際工作的過程中，切實依據(jù)技術檔案管理規(guī)章制度中提出的要求，科學合理地完成技術檔案管理工作，并妥善解決以往檔案管理工作過程中存在的問題，促使設計單位技術檔案管理效率和水平得到一定程度的提升。

（二）規(guī)范化處理檔案管理機制，強化管理職責

在構建科學合理檔案管理機制的背景下，形成完善的檔案管理規(guī)章制度，是技術檔案管理工作進行的過程中，應充分重視的問題。在當今世界各項科學技術發(fā)展和應用速度得到大幅度提升的背景之下，檔案管理效率、水平和方式也呈現(xiàn)出一種不斷提升的態(tài)勢，在此背景下一定是需要構建出適應性比較強的檔案管理機制，明確各個崗位上工作人員的職責，讓不同類型和不同載體的檔案處于統(tǒng)一的管理之下，并且還應當定期對檔案管理情況進行考核，對過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行深入地探討和優(yōu)化。

（三）科學地完成檔案開發(fā)利用工作

怎樣才可以將企業(yè)檔案利用好，積極開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，是技術檔案管理工作進行的過程中，應充分重視的一個問題，也是檔案管理人員應承擔起來的一項重要任務。檔案管理人員在實際工作的過程中，應當在企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)有情況下，積極采用比較先進的檢索工具，積極使用更為現(xiàn)代化和高效的管理模式，將以往的被動服務模式轉(zhuǎn)換為主動服務模式，促使技術檔案利用率和工作效率得到大幅度提升，為工程項目建設工作的順利進行提供保證，最終為我國現(xiàn)階段工程建設事業(yè)的發(fā)展做出相應的貢獻。

四、結(jié)語

建筑工程項目種類和內(nèi)容較多，并且工程周期較長。在工程項目投入建設之后，工程設計技術檔案是項目建設過程中和后期運營維護以及對于今后的改擴建都具有十分重要的依據(jù)，所以做好檔案管理工作自然也就顯得十分必要和重要。現(xiàn)階段工程設計單位技術檔案管理工作中仍然存在一些問題，因此，應當把切實提升檔案管理人員的意識水平和檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)當成一項重要的工作來抓，推動管理制度逐漸向著規(guī)范化的方向發(fā)展，促使檔案管理的現(xiàn)代化水平得到大幅度提升，最終為我國工程建設事業(yè)做出相應的貢獻。

參考文獻

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