淺談企業(yè)管理中電子檔案管理方法和途徑

摘? 要：本文首先介紹了強化企業(yè)電子檔案管理的重要價值和意義，之后從五個方面提出了強化企業(yè)電子檔案管理的方法和途徑。

關鍵詞：電子檔案;價值和意義;管理方法和途徑

檔案對一個企業(yè)而言，具有非常重要的經濟價值，能為企業(yè)管理工作提供決策依據。隨著信息技術的迅猛發(fā)展，在企業(yè)檔案管理工作當中，電子檔案呈現出逐年遞增的態(tài)勢。然而在隨著電子檔案的快速發(fā)展，卻因為企業(yè)管理的觀念、方法以及方式和手段等因素逐漸凸顯出各種各樣的問題。為了更好的對企業(yè)電子檔案進行準確完整的保存、可靠的加以利用，強化企業(yè)電子檔案管理具有重要的意義和價值。

一、強化企業(yè)電子檔案管理的重要價值和意義

（一）有助于滿足企業(yè)多樣化的檔案管理需求

當前，企業(yè)檔案使用者的需求呈現出了多樣化的特征，傳統(tǒng)的紙質檔案保存和管理方式已經無法滿足使用者的多樣化需求。而電子檔案由于可以多樣化的保存信息，越來越成為對企業(yè)使用者多樣化需求加以滿足的主要解決方案。

（二）有助于節(jié)省企業(yè)檔案管理的相關人力物力

傳統(tǒng)的檔案管理方式，通常需要大量的人力、物力和財力，同時還要無法避免的存在受到一定損壞的風險。但是，電子檔案管理的方式，不但使企業(yè)的歸檔方式變得十分的便捷，同時還給信息的利用提供了途徑，減少了企業(yè)對傳統(tǒng)檔案進行整理、歸檔和檢索查找的困難，不僅降低了檔案人員的勞動強度，而且節(jié)省了大量的人力、物力和財力。

（三）有助于促進企業(yè)檔案管理服務質量的提高

電子檔案具有實物資料信息化的特點。大量的原始檔案能夠在計算機存儲介質中存儲，檔案利用者通過企業(yè)內部網絡就能快速準確的查找所需信息，大大提高了檔案的利用率和檔案服務的質量。

二、強化電子檔案管理的方法和途徑

由于企業(yè)電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術的多樣化，導致利用工作的復雜性。因此，加強企業(yè)電子檔案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并從多個角度展開工作。

（一）基于實際通過雙套制管理模式保證重要信息的完整性

雙套制是指通過紙質檔案與電子檔案兩種方式對資料進行保存歸檔。雙套制管理模式對企業(yè)檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求企業(yè)檔案工作者與時俱進，對現代信息技術進行掌握，對計算機以及現代通信技術熟練運用，否則無法做到對文件檔案的保存與利用。但是，在雙套制管理模式的開展中，應該結合每個檔案的實際內容和特點，采取適當的管理方法，有選擇地實施不同的管理方式，從而不造成企業(yè)人力、財力和物力的浪費，確保重要信息的完整性。

（二）通過完善各種檔案制度，促進企業(yè)電子檔案管理質量的提升

健全的檔案管理制度，有助于為企業(yè)電子檔案的管理提供依據，使其做到依法、依規(guī)管理，促進其質量的提升?；诖耍紫纫獎?chuàng)建企業(yè)電子檔案利用審批制度，利用人員要對電子檔案進行查閱利用，要先辦理借閱利用審批手續(xù)，才能查閱。其次，要建立企業(yè)電子檔案收集管理制度。檔案收集部門通過對網絡技術的利用實現對檔案的收集與管理工作，讓檔案收集可以做到更加的及時，確保及時收集與更新電子檔案，進而使其能夠更好地滿足用戶的需求;再次，通過對電子檔案與紙質檔案互補性的利用，實現對檔案資源的整合，促進企業(yè)電子檔案管理和使用質量的提升。

（三）通過完備的硬件管理設備和管理系統(tǒng)，確保電子檔案管理的安全性

完備的硬件管理設備和管理系統(tǒng)是企業(yè)電子檔案能夠更好的實現管理和利用的必備基礎。因此，第一，對于電子檔案管理運行系統(tǒng)的客戶端或者服務器，應該對其進行及時的補丁與升級，同時安裝較強的殺毒軟件，保證企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)沒有后門和漏洞，在沒有木馬病毒的環(huán)境中能夠正常的運行。第二，對防火墻和惡意訪問進行設置，防止黑客的入侵，防止出現大量訪問請求的惡意提交，防止服務器出現崩潰，保證管理系統(tǒng)能夠運行正常。第三，創(chuàng)建完善的企業(yè)電子檔案備份管理制度，通過專用的備份載體實現本地和異地對電子檔案的同步備份，防止服務器被黑客入侵而遭到破壞無法運行，及時的對數據進行恢復。第四，通過對專線網絡的搭建，使外部訪問得到有效阻擋而防止病毒的入侵。第五，構建完善的電子檔案管理系統(tǒng)，對企業(yè)電子檔案實現生成、處理、轉移和傳輸，通過對檔案的讀取與利用等程序對電子檔案管理實施實時監(jiān)控，做好日志記錄。

（四）強化對工作人員的管理，促進其檔案保護意識的提高

重視強化對檔案管理工作人員的管理，使其可以從思想上意識強化電子檔案管理具有的重要價值，進而從技術上保證電子檔案管理工作的安全性，使電子檔案信息一方面可以得到最大程度的加以利用，同時還可以讓這些資源受到有效、安全和可靠的保護。所以，一定要增強企業(yè)電子文件保存與管理人員的責任意識，讓他們可以在工作中做到精益求精、認真負責，確保電子文件的真實與原始性。

（五）對檔案利用的方式進行規(guī)范，防止造成不可挽回的損失

保存電子檔案的最終目的就是發(fā)揮其利用價值。但是在對其利用上不能沒有原則，而是要結合利用者的情況加以確定，同時結合電子檔案所涉及的內容加以有效的管理。通常情況下，對不同內容的電子檔案要設置不同的利用權限，對涉密電子檔案不能采取拷貝的方法進行使用，在瀏覽這類文件過程中也一定使其處在有效的監(jiān)控范圍當中。而通過網絡方式對電子檔案進行利用時，要加密處理有密級的相關信息內容，同時定期或不定期的對所使用的“密鑰”加以更換，防止因為操作錯誤而造成不可挽回的損失。

參考文獻：

1. 田超.電子檔案與紙質檔案并存期管理工作的有機結合[J]. 蘭臺內外，2019，（7）.

2. 康效龍.大數據時代企業(yè)檔案管理探析[J].石油化工管理干部學院學報，2019，（6）.

作者簡介：

晏彩霞（1968.6-），女，漢族;籍貫：陜西西安市;?？?，館員，從事工作檔案管理。