PDCA循環(huán)在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用分析

傅鴻飛

摘要：在任何企業(yè)和單位中人事檔案管理都是人力資源管理的重點工作內(nèi)容，對于公立醫(yī)院的人事檔案管理來說也是如此。現(xiàn)階段隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展與革新，以往傳統(tǒng)落后的人事檔案管理方法已經(jīng)無法滿足于當(dāng)前人力資源管理的要求，因此，筆者提出應(yīng)當(dāng)充分利用PDCA質(zhì)量改進(jìn)工具，對醫(yī)院當(dāng)前的人事檔案管理模式進(jìn)行完善和優(yōu)化，提升醫(yī)院人事檔案管理的信息化和管理效率。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;人事檔案;PDCA循環(huán)

隨著科學(xué)技術(shù)的革新，到現(xiàn)在我國已全面邁入信息化和科技化的時代。為了跟上時代潮流，不被時代所拋棄，不斷的提升工作效率和工作質(zhì)量，順應(yīng)時代的發(fā)展，筆者基于PACA循環(huán)原理對人事檔案信息化開展的一系列的優(yōu)化工作，以期能夠找出現(xiàn)階段人事資源管理存在的問題，并給出有效的工作措施，進(jìn)而提升檔案管理的質(zhì)量和效率。

一、現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理存在的不足之處

1.醫(yī)院管理層對于人事檔案管理工作不夠重視，沒有充分意識到檔案管理的重要性，而是將其當(dāng)做醫(yī)院管理工作的輔助手段，且對檔案信息化的優(yōu)勢不了解，在日常的管理工作中沒有將其擺到正確的位置。檔案管理的需要的相關(guān)設(shè)施也比較落后，醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)程度不高，無法充分發(fā)揮人事檔案信息化應(yīng)有的作用，沒有充分體現(xiàn)出信息資源的價值，檔案的相關(guān)利用率較差。

2.檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)不高。這主要體現(xiàn)在管理意識薄弱，在日常的工作中管理人員將人事檔案工作當(dāng)做是日常的輔助工作，僅僅完成對檔案的收集管理工作，沒有從根本上形成檔案管理信息化的理念，檔案信息化和高效化過于空泛而且流于表面，沒有充分發(fā)揮出人事檔案對于人力資源管理工作的積極影響。

二、PDCA循環(huán)在提升人事檔案信息化建設(shè)的應(yīng)用

2.1 Plan階段

運用PDCA循環(huán)管理工具分析，現(xiàn)階段我院的人事檔案管理工作中存在著思想誤差、人事檔案信息化管理尚未建立完全且缺乏相應(yīng)的高素質(zhì)人才，針對上述問題，我們可以從以下幾個方面來提升人事檔案信息化的管理水平：1.提高對檔案管理的重視程度。要想讓醫(yī)院管理層認(rèn)識到檔案管理的重要性，首先就需要做好相應(yīng)的宣傳工作，向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)充分闡述和解釋人事檔案信息化對于醫(yī)院管理工作的優(yōu)勢，以及其提高管理效率的迫切性。其次針對員工我們需要向相關(guān)在職人員宣傳人事檔案信息對于其個人未來發(fā)展的重要性和優(yōu)點，提高科室人員的積極性，以便后期更好的開展相關(guān)的工作。2.建立完善的人事檔案信息化管理制度，解決人事檔案的技術(shù)難題，制定相關(guān)的工作制度，將檔案管理各個環(huán)節(jié)的工作流程具體到個人頭上，降低檔案管理的隨意性。

2.2 Do階段

1.提升相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)和意識。（1）將檔案管理中容易出錯的環(huán)節(jié)和問題向相關(guān)工作人員準(zhǔn)確的傳達(dá)下去，不斷的強化相關(guān)工作人員的專業(yè)素質(zhì)，引起他們對于檔案管理的重要性，提升其專業(yè)素質(zhì)。（2）細(xì)化工作流程，明確工作責(zé)任。明確檔案管理人員的工作責(zé)任，在開展采集、裝訂和驗收工作時需要委派專門工作人員去進(jìn)行檢查，減少信息錯誤情況的發(fā)生。

2.多手段提升信息化的正確性和高效性。（1）為了提升工作效率，方便日后對人事信息的審核和查閱工作，在改版審核工作當(dāng)中一旦發(fā)現(xiàn)了特殊情況，需要及時的將其制作成電子檔，如缺少相應(yīng)的學(xué)籍資料、任免材料或者是員工個人信息填寫不規(guī)范的問題。（2）目錄編輯和檔案掃描的工作責(zé)任由一人來獨自承擔(dān)，掃描檔案是對檔案目標(biāo)編輯情況的檢查和核對，由一個人承擔(dān)這兩種工作責(zé)任，當(dāng)出現(xiàn)目錄編輯情況不準(zhǔn)確時，其可以錯誤情況及時的反饋給系統(tǒng)并進(jìn)行及時修改，提升了工作效率。（3）建立可視的圖片處理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，圖像處理的同時對檔案漏掃、圖像偏斜、清晰度和圖片失真度進(jìn)行調(diào)整，對于不符合標(biāo)準(zhǔn)的圖片要及時的進(jìn)行處理，以免遺漏。

3.完善檔案立卷歸檔制度。（1）根據(jù)檔案材料形成的規(guī)律，規(guī)定收集歸檔材料的固定時間，對于缺少的資料應(yīng)當(dāng)及時的進(jìn)行登記，并積極的提升職員進(jìn)行補充，確保資料的完成性和無誤性。（2）做好檔案的驗真工作。管理責(zé)任是應(yīng)當(dāng)對呈遞上來的人檔材料進(jìn)行真?zhèn)伪鎰e，確保認(rèn)識檔案的真實性和權(quán)威性，同時應(yīng)及時處理不符合條件的材料，對于信息失真的材料嚴(yán)禁其進(jìn)行入檔。

2.3 Check階段

針對優(yōu)化措施實行的效果，通過工作量抽查、人事信息質(zhì)量、小組成員及歸檔人員的實際評價來看，發(fā)現(xiàn)使用了PDCA工具有效的提升了人事檔案管理的工作效率和信息錄入的質(zhì)量。通過和上一個月的工作量進(jìn)行比對后我們發(fā)現(xiàn)，完成檔案信息化的速率提升了百分之12左右，圖像的采集質(zhì)量也在不斷的提升，檔案類缺失材料也基本得到了補充，保證了檔案庫信息的完整性。

2.4 Action階段

在本階段出現(xiàn)了缺少人事檔案動態(tài)管理機制的問題。人事檔案具備了很強的動態(tài)性是處在不斷的變動當(dāng)中，在日常的工作當(dāng)中出現(xiàn)的一些新的檔案材料需管理人員進(jìn)行補充，這需要委派專門的管理人員去維護(hù)和檢查認(rèn)識檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，來確保人事檔案信息的真實性和時效性，為干部選拔提供真實的數(shù)據(jù)參照。這個問題將在下一個PDCA循環(huán)中被不斷的改進(jìn)和完善。

三、結(jié)語

將PDCA循環(huán)理論應(yīng)用到人事檔案管理的優(yōu)化改革過程當(dāng)中去，實現(xiàn)了檔案管理的持續(xù)改進(jìn)，為提升人事資源管理的效率和質(zhì)量，起到了很好的引導(dǎo)作用。

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