優(yōu)化事業(yè)單位檔案圖書資料管理的措施探討

宋輝

事業(yè)單位檔案圖書資料的優(yōu)化管理對(duì)于事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展具有重要作用，可以為事業(yè)單位的發(fā)展提供參考依據(jù)，在新時(shí)代檔案圖書資料管理逐漸向電子化發(fā)展的過(guò)程中，圖書資料的管理面臨新的挑戰(zhàn)，如何優(yōu)化檔案圖書資料管理工作，提高圖書檔案管理的規(guī)范化和高效化，是事業(yè)單位檔案管理需要解決的問(wèn)題。

事業(yè)單位檔案圖書資料記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，對(duì)于事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展具有重要參考意義。要實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案圖書資料的優(yōu)化管理，滿足事業(yè)單位對(duì)圖書資料使用、保存和管理的需求，就要在事業(yè)單位轉(zhuǎn)型階段，改善事業(yè)單位檔案圖書資料管理工作方式，滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求，了解到當(dāng)今事業(yè)單位對(duì)檔案管理的需求，積極創(chuàng)新管理工作方式。

一、事業(yè)單位檔案圖書資料管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏完善的檔案圖書資料管理制度

事業(yè)單位缺乏科學(xué)完善的檔案圖書資料管理制度，檔案圖書資料管理不夠規(guī)范化，缺乏規(guī)范管理的依據(jù)，導(dǎo)致收集、整理和歸檔工作不能及時(shí)進(jìn)行，影響到檔案圖書資料管理的效果，部分事業(yè)單位存在檔案管理制度，但是缺乏規(guī)范性和科學(xué)性，檔案管理制度的執(zhí)行力不足，導(dǎo)致執(zhí)行效果不佳。

（二）缺乏計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用

近年來(lái)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，大大提高了檔案管理的效率，但是在事業(yè)單位檔案圖書資料管理中，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有得到廣泛的應(yīng)用，許多檔案圖書資料的整理仍然采用人工方式，錯(cuò)誤率較高，許多應(yīng)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)的事業(yè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)的軟硬件設(shè)施也比較簡(jiǎn)陋，設(shè)備陳舊，缺乏對(duì)檔案圖書資料的完善的保存設(shè)施，對(duì)于檔案的收集、整理和保存工作都不利。

（三）檔案管理人員缺乏一定的專業(yè)素養(yǎng)

由于許多事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作重視力度不足，檔案管理工作的專業(yè)性不強(qiáng)，檔案圖書資料管理人員缺乏專業(yè)的管理素養(yǎng)，影響到檔案管理技術(shù)水平，檔案管理人員對(duì)于檔案專業(yè)知識(shí)了解不深，工作態(tài)度不佳，檔案管理效率下降，人員變動(dòng)頻繁，影響到檔案圖書資料管理的穩(wěn)定性。

二、事業(yè)單位檔案圖書資料管理優(yōu)化策略

（一）提高對(duì)檔案圖書資料管理的重視，完善檔案圖書資料管理制度

要優(yōu)化事業(yè)單位檔案圖書資料管理制度，提高檔案圖書資料管理的高效化和科學(xué)化，就要提高對(duì)檔案圖書資料管理的重視，將檔案圖書資料管理列入事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃中去，明確由一名領(lǐng)導(dǎo)分管，責(zé)任到人的制度，針對(duì)性解決事業(yè)單位檔案圖書資料管理中遇到的問(wèn)題。建立綜合性檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)于事業(yè)單位的各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，建立事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將圖書資料的收集、整理和歸檔都記入相關(guān)人員崗位責(zé)任制，并納入考核中。形成單位實(shí)行予立卷制度，制定文件的保存范圍和管理標(biāo)準(zhǔn)，全面優(yōu)化檔案管理各環(huán)節(jié)。做好圖書資料借閱登記制度，資料出庫(kù)入庫(kù)都要進(jìn)行登記，防止圖書資料丟失。

（二）引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理制度和設(shè)備

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的高度發(fā)展，檔案管理工作也逐漸開始使用信息技術(shù)來(lái)提高工作效率和減少錯(cuò)誤率，現(xiàn)代化的檔案管理制度可以減少員工工作量，應(yīng)用信息化的檔案管理方式，建立信息化的檔案管理模式，將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案圖書資料管理制度中，引進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)施，改進(jìn)工作方式，由人工操作向計(jì)算機(jī)操作，從而提升管理效率。在檔案圖書資料管理過(guò)程中，配備復(fù)印設(shè)備，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息檢索、查閱和分析，將圖書資料電子化，從而提升圖書資料利用率，提高檔案管理工作效率。開展多項(xiàng)檔案信息咨詢服務(wù)，配合事業(yè)單位其它部門，開展檔案管理優(yōu)化宣傳工作。

（三）提升檔案圖書資料管理人員工作水平

檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)對(duì)于事業(yè)單位檔案圖書資料管理工作具有嚴(yán)重影響，檔案管理人員是事業(yè)單位檔案圖書資料管理優(yōu)化工作的主體。事業(yè)單位要通過(guò)檔案圖書資料管理工作的實(shí)際需求配備專業(yè)人員，并使其具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，全員都要經(jīng)過(guò)檔案專業(yè)培訓(xùn)和考核合格后才能上崗。檔案管理人員要得到與其他部門人員相同的待遇，激勵(lì)檔案管理人員的積極性，減少消極怠工、錯(cuò)誤率高的現(xiàn)象，提高檔案管理人員的職業(yè)道德。定期做好管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，使管理人員可以了解前沿管理技術(shù)，提升檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)等設(shè)備的應(yīng)用水平。

（四）建立良好的檔案圖書資料管理工作環(huán)境

由于事業(yè)單位對(duì)于圖書資料的保存管理工作并不十分重視，導(dǎo)致圖書資料在保存過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)丟失、損毀等等問(wèn)題。要優(yōu)化事業(yè)單位檔案圖書資料管理工作，就要建立環(huán)境優(yōu)良的檔案管理室，保證管理室干凈整潔，建立專用的圖書資料庫(kù)房和閱覽室，引進(jìn)符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具和設(shè)備，并做好防火防盜工作，保證庫(kù)房?jī)?nèi)合適的溫度、濕度，減少陽(yáng)光照射，安裝消防設(shè)備，適當(dāng)通風(fēng)，并做到隨時(shí)調(diào)節(jié)庫(kù)房?jī)?nèi)環(huán)境。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案圖書資料管理工作是事業(yè)單位檔案管理中的重要內(nèi)容，對(duì)于事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展具有重要意義，要優(yōu)化事業(yè)單位檔案圖書資料管理工作，就要首先提高對(duì)檔案圖書資料管理的重視程度，完善檔案管理機(jī)制，提高檔案圖書資料管理人員的專業(yè)技術(shù)水平，引進(jìn)先進(jìn)的軟硬件設(shè)施，為事業(yè)單位檔案圖書資料管理人員提供優(yōu)良的工作環(huán)境和氛圍，從而促進(jìn)事業(yè)單位當(dāng)圖書資料管理工作的優(yōu)化。（作者單位：松原市教育局教育裝備中心）