新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及對策解析

馬殿丹

隨新醫(yī)改進(jìn)程的不斷深化，醫(yī)院檔案管理工作的重要性日趨提高。本文針對新形勢下，我國醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀和普遍存在的問題，提出相應(yīng)解決策略，以期為我國醫(yī)院檔案管理事業(yè)的發(fā)展提供有利參考。

一、引言

現(xiàn)階段，隨時代的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，檔案資料內(nèi)容也由過去單一文字的形式向圖片、視頻發(fā)展。由此可見，醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容正在不斷向復(fù)雜化、規(guī)模化發(fā)展，對現(xiàn)行管理模式中存在的種種不足加以現(xiàn)實改革具有較高的必要性。

二、新形勢下，醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）缺乏健全完善的檔案管理體制和統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)階段，我國大量醫(yī)院普遍存在醫(yī)療檔案管理制度健全度不足的現(xiàn)象，并且同時伴有操作缺乏標(biāo)準(zhǔn)、不夠規(guī)范的問題。醫(yī)院檔案管理工作涉及部門較多，其中包括檔案使用部門、職能部門以及醫(yī)院檔案室等，然而，在現(xiàn)實當(dāng)中，各個部門的分工與責(zé)任劃分并不明確，工作協(xié)調(diào)性也較為不足，難以從根本上發(fā)揮出各個科室應(yīng)有的功能，檔案管理部門的設(shè)置也相對分散和混亂，并且每一個部門檔案均由醫(yī)院不同部門的人員進(jìn)行分開式管理，這對檔案資料李應(yīng)具備的信息連貫性和信息完整性構(gòu)成一定程度的負(fù)面影響。并且，在資料收集的過程中，由于各部門分散檔案管理的現(xiàn)象，導(dǎo)致信息收集出現(xiàn)大量重復(fù)性內(nèi)容，不僅浪費人員的時間和精力，而且也提升了檔案管理工作的成本。

（二）醫(yī)院檔案管理人員缺少專業(yè)檔案管理精神和技能

我國部門醫(yī)院檔案管理專職人員缺少相應(yīng)的專業(yè)技能和專業(yè)素養(yǎng)，并且一些醫(yī)院檔案管理工作并非由專業(yè)檔案管理人員來做，而是由行政人員、醫(yī)護(hù)人員以監(jiān)管的方式進(jìn)行檔案管理。一方面，此類非專業(yè)人員在檔案管理的過程中，即使工作態(tài)度、熱情均較為端正，但是受其專業(yè)性欠缺、理論基礎(chǔ)匱乏影響，檔案管理效果并不明顯。另一方面，非專業(yè)人員沒有經(jīng)歷過正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理培訓(xùn)，在實際工作的過程中缺乏相應(yīng)的職業(yè)素養(yǎng)和創(chuàng)新精神，導(dǎo)致檔案管理工作長期停滯不前。

（三）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足

醫(yī)院作為為人民群眾提供醫(yī)療服務(wù)的重要社會組織，普遍將醫(yī)療工作視為醫(yī)院發(fā)展的最重要內(nèi)容，院內(nèi)會議、人員培訓(xùn)的主要話題也多為醫(yī)療、醫(yī)患關(guān)系等方面，很少有領(lǐng)導(dǎo)在會議中深層強(qiáng)調(diào)檔案管理工作，檔案管理工作相應(yīng)培訓(xùn)開展也不夠積極。同時，在新醫(yī)療改革取消藥品利潤的背景下，醫(yī)院為謀求長期的可持續(xù)發(fā)展，就必須尋找其他經(jīng)濟(jì)渠道，如成本控制、成本管理等，導(dǎo)致謀求經(jīng)濟(jì)發(fā)展也成為醫(yī)院運行過程中的重要工作事務(wù)。由此可見，現(xiàn)階段我國醫(yī)院檔案管理存在院內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視的現(xiàn)象。

三、新形勢下，解決醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)存問題的對策和思路

（一）制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的模式

完善、健全的檔案管理制度，是確保醫(yī)院檔案管理工作有序進(jìn)行的基礎(chǔ)和前提。首先，應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式中存在的諸多不足，實現(xiàn)一體化的電子檔案管理體系，充分利用現(xiàn)代計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，有效開展檔案采集、分析、整理等。利用計算機(jī)從根本解決檔案收集重復(fù)、易丟失、連貫性不足的問題，逐漸形成一個標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式。其次，統(tǒng)一各個部門的檔案，將檔案管理工作全部交付于醫(yī)院專項檔案管理部門，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建院內(nèi)資料檔案查詢系統(tǒng)，當(dāng)其他部門人員需要用檔案時，可以隨時隨地登錄院內(nèi)檔案系統(tǒng)，通過關(guān)鍵詞檢索獲取相應(yīng)資料，不僅有效改善檔案分散、重復(fù)的問題，更能提高檔案調(diào)取的速度，為醫(yī)院科研、病歷管理等方面奠定強(qiáng)有力的發(fā)展基礎(chǔ)。

（二）提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)

檔案管理人員作為醫(yī)院檔案管理實質(zhì)性工作的主體，不僅是檔案管理工作的落實者，也是檔案管理工作的組織者，其專業(yè)素養(yǎng)、技能素養(yǎng)的優(yōu)劣決定著檔案管理工作的質(zhì)量。因此，醫(yī)院有必要對其盡心綜合素質(zhì)方面的強(qiáng)化。首先，應(yīng)建立一條常態(tài)化、正規(guī)化的培訓(xùn)體制，積極聘請社會檔案管理領(lǐng)域精英人才，對院內(nèi)檔案管理人員進(jìn)行理論教育和技能培訓(xùn)。其次，將對檔案管理人員的考核、評價、培訓(xùn)內(nèi)容納為醫(yī)院年度工作重點內(nèi)容。在日常工作中，對檔案管理人員的培訓(xùn)成果進(jìn)行實時檢驗。再次，檔案管理人員應(yīng)具備良好的創(chuàng)新精神，因此醫(yī)院在對其進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)的過程中，應(yīng)兼顧創(chuàng)新精神、創(chuàng)新意識方面的培養(yǎng)。例如，利用柔性管理方法，激發(fā)員工的工作熱情和創(chuàng)新欲望。最后，傳統(tǒng)檔案管理方式正在不斷向電子檔案管理方式發(fā)展，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)相關(guān)人員信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，培養(yǎng)其計算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，進(jìn)而從根本上提升檔案管理工作的質(zhì)量、效率和安全性。

（三）更新醫(yī)院檔案管理理念

針對我國大量醫(yī)院對檔案管理工作重視度不足的局面，首先，我們必須樹立一個正確的檔案管理價值觀。充分認(rèn)識檔案管理工作是提高醫(yī)院生產(chǎn)力的重要內(nèi)容，如果檔案管理工作能夠發(fā)揮出其應(yīng)有作用，將使醫(yī)院服務(wù)社會、服務(wù)人民的功能得以全方位拓展，也能促使廣大人民群眾對醫(yī)院增加信賴感，解決日趨白熱化的醫(yī)患關(guān)系。其次，應(yīng)樹立動態(tài)性的檔案管理意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作模式下，將檔案管理看作檔案保管的思維，將被動式的檔案管理向主動化、動態(tài)化發(fā)展，使檔案內(nèi)容和信息更加富有新形勢下的時代特征。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理作為醫(yī)院運行、發(fā)展過程中的重要工作內(nèi)容，檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)劣決定著醫(yī)院的發(fā)展程度。因此，醫(yī)院必須提高檔案管理工作的重視度，立足于現(xiàn)階段檔案管理工作存在的不足和問題，制定與之相應(yīng)的解決對策，構(gòu)建完善的標(biāo)準(zhǔn)化模式、人才培養(yǎng)體系，更新傳統(tǒng)檔案管理理念，進(jìn)而改善當(dāng)前局面，為我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展奠定有力基礎(chǔ)。（作者單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)國際蒙醫(yī)醫(yī)院）