論如何提升事業(yè)單位人事檔案管理水平

鄒麗

摘 要：人事檔案涵蓋了大量人才信息，其中如實(shí)記錄了事業(yè)單位員工學(xué)習(xí)情況、工作經(jīng)歷、工作態(tài)度、工作業(yè)績(jī)、職業(yè)道德和性格特點(diǎn)等信息，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位人才選撥提供可靠的依據(jù)。隨著我國(guó)事業(yè)單位人事制度改革的深入推進(jìn)，人事檔案管理中頻繁發(fā)生各種問(wèn)題，只有加強(qiáng)人事檔案管理工作，才能有效解決這些問(wèn)題。本文將簡(jiǎn)述提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的重要性，并提出了具體可行的策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理

事業(yè)單位人事管理活動(dòng)中會(huì)形成大量檔案資料，主要內(nèi)容包括個(gè)人經(jīng)歷、德才能績(jī)、業(yè)務(wù)業(yè)績(jī)、個(gè)性特征及專長(zhǎng)愛(ài)好等情況。事業(yè)單位利用人事檔案，能夠保證人才選拔、任用的正確性與合理性，真正做到知人善任和選賢舉能。因此，事業(yè)單位要高度重視人事檔案管理工作，不斷創(chuàng)新工作方法，提升人事檔案管理水平，為自身的穩(wěn)定長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的重要性

人事檔案可以為事業(yè)單位人事管理工作提供可靠依據(jù)，有利于維護(hù)員工的合法權(quán)益。當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式轉(zhuǎn)變很快，各種社會(huì)活動(dòng)也從傳統(tǒng)單一形式發(fā)展的更加多元化，在此期間難免出現(xiàn)了員工和單位發(fā)生利益糾紛的情況。因?yàn)樽匪輹r(shí)間跨度較大，如果只依靠個(gè)人記憶是不能明確的，也無(wú)法律依據(jù)。人事檔案中準(zhǔn)確記錄了當(dāng)事人的各項(xiàng)信息，需要涉及學(xué)習(xí)、工作等方面的情況，存在著很多原始記錄，有利于妥善解決矛盾與沖突，在保護(hù)員工合法權(quán)益上發(fā)揮著巨大作用[1]。現(xiàn)階段社會(huì)環(huán)境非常復(fù)雜，事業(yè)更迭也越來(lái)越頻繁，事業(yè)單位只要提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，遵循國(guó)家法規(guī)政策，認(rèn)真開(kāi)展人事檔案收集、整理、歸檔、保管及利用等工作，不斷提升其科學(xué)化和規(guī)范化水平，才能實(shí)現(xiàn)自身的進(jìn)一步發(fā)展。同時(shí)也有利于事業(yè)單位解決矛盾、化解沖突，維持正常的工作秩序，在單位內(nèi)部形成良好的社會(huì)氛圍。

2 提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的策略

（一）樹(shù)立先進(jìn)的管理理念

目前事業(yè)單位人事檔案管理理念還非常落后，需要盡快對(duì)思維方式進(jìn)行創(chuàng)新，形成科學(xué)、先進(jìn)的管理理念，確保人事檔案管理工作正常開(kāi)展。事業(yè)單位要重視提升人事檔案的現(xiàn)代化水平，突破以往固有的檔案管理模式，為單位人力資源開(kāi)發(fā)提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。事業(yè)單位要重視現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，提升人事檔案管理的信息化與網(wǎng)絡(luò)化水平，在多媒體技術(shù)的支持下，讓信息得到有效整合，確保人事檔案管理更加全面、有效，除了要有員工成長(zhǎng)信息以外，還要有歷史經(jīng)驗(yàn)與現(xiàn)實(shí)能力拓展結(jié)合的信息，確保現(xiàn)階段人力資源需求得到滿足。

（二）建立科學(xué)合理的管理制度

自我國(guó)實(shí)施《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等規(guī)章制度以后，通過(guò)長(zhǎng)期的運(yùn)行，已經(jīng)變得非常成熟。不過(guò)這些制度是按照當(dāng)時(shí)情況進(jìn)行制定的，且以人事檔案收集、整理等基礎(chǔ)工作為主，與現(xiàn)階段形勢(shì)還存在很大差異，尤其是信息化內(nèi)容顯得過(guò)于較少，比較滯后。對(duì)此事業(yè)單位要重視對(duì)現(xiàn)行人事檔案管理制度進(jìn)行補(bǔ)充與完善，根據(jù)人事檔案轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出、收集歸檔等工作實(shí)際情況，建立起相應(yīng)的管理制度，避免出現(xiàn)虛假材料進(jìn)檔的問(wèn)題。此外，事業(yè)單位要從人事檔案實(shí)際工作情況出發(fā)，不斷對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行完善，明確案卷整理工作細(xì)則，讓人事檔案案卷更加全面和科學(xué)。

（三）改進(jìn)人事檔案管理方法

隨著我國(guó)事業(yè)單位意識(shí)、觀念等改革的快速推進(jìn)，人事檔案也從以往單位分散式管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橄蛏鐣?huì)化集中統(tǒng)一管理。與社會(huì)化人事檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)人事檔案、信息資源進(jìn)行整合，能夠集中保管和開(kāi)發(fā)人事檔案、信息資源，讓管理得到統(tǒng)一。各級(jí)組織、人事、勞動(dòng)以及檔案部門(mén)也要對(duì)相關(guān)條例、方法進(jìn)行完善，同時(shí)加強(qiáng)指導(dǎo)與監(jiān)督工作，為人事檔案管理制度改革創(chuàng)造良好的條件，這樣面對(duì)著當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境，可以更好的促進(jìn)政府職能轉(zhuǎn)變，保證檔案管理水平得到提升[2]。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要安排專人負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，確保保管、出借等有序進(jìn)行，并發(fā)揮出先進(jìn)管理技術(shù)與方法的作用。

（四）加快人事檔案管理信息化建設(shè)

人事檔案可以看成是人才信息資料庫(kù)，事業(yè)單位要將其中的各項(xiàng)資源利用起來(lái)，最大限度發(fā)揮出其應(yīng)有的作用與價(jià)值。事業(yè)單位要在人事檔案管理中應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不僅要提升工作效率，還要保證人事檔案壽命得到延長(zhǎng)。為提升人事檔案管理效率，必須應(yīng)用好計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化技術(shù)與設(shè)備，在計(jì)算機(jī)中輸入整理好的人事檔案信息，并進(jìn)行相應(yīng)的技術(shù)處理。要把文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，讓人事檔案紙質(zhì)和數(shù)據(jù)格式并存。這樣可以通過(guò)微機(jī)檢索與聯(lián)網(wǎng)查詢的方式獲得個(gè)人信息，讓檔案信息第一時(shí)間得到更新，為事業(yè)單位育才、用才、激才和留才提供服務(wù)，促進(jìn)事業(yè)單位的和諧、穩(wěn)定發(fā)展。

（五）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代以后，現(xiàn)代化水平日益提升，傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)顯得過(guò)于落后，對(duì)新時(shí)期人力資源管理要求不適應(yīng)。事業(yè)單位不僅要引起更多高素質(zhì)檔案管理人才，還要加強(qiáng)對(duì)已有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，確保他們的素質(zhì)與能力得到提升，真正做好人事檔案管理工作。通過(guò)教育工作，讓檔案管理人員端正思想，充分認(rèn)識(shí)到自己肩負(fù)的責(zé)任，提升服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變以往被動(dòng)服務(wù)的方式，主動(dòng)和其他部門(mén)加強(qiáng)合作[3]。這樣事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)可以及時(shí)獲得所需人力資源信息，制定更加科學(xué)、合理的人力戰(zhàn)略規(guī)劃。對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，也要主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案相關(guān)知識(shí)，做好檔案法宣傳工作，切實(shí)提升單位全體職工的檔案意識(shí)，發(fā)動(dòng)更多人參與到檔案管理工作中，這樣事業(yè)單位人事檔案管理水平才能真正獲得提升。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位處于快速改革的階段，也為人事檔案管理工作提出了更高的要求。這要求事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員提高重視程度，盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，不僅要制定完善的檔案管理制度，還要用好各種先進(jìn)技術(shù)，保證人事檔案管理效率得到提升。這樣才有利于人事檔案的開(kāi)發(fā)與利用，發(fā)揮出人才信息的作用，保證事業(yè)單位人事工作順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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[3]孫偉.淺析事業(yè)單位人事檔案管理特征與作用[J].黑龍江史志，2014，（05）：107-108.endprint