高校教務(wù)秘書現(xiàn)狀與技能提升建議

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一、教務(wù)部門在高職學(xué)校的定位與近況

教務(wù)部門是學(xué)校的管理部門，負(fù)責(zé)日常教學(xué)工作，監(jiān)管課程改革，實(shí)施課程、教材、教學(xué)質(zhì)量、教師業(yè)務(wù)水平等管理。學(xué)校的正常運(yùn)作，離不開教務(wù)處的保障工作。教務(wù)部門的執(zhí)行效率、服務(wù)質(zhì)量、教改能力關(guān)系著在校的每位師生，其運(yùn)行機(jī)制與管理水平是高等院校辦學(xué)優(yōu)劣的直接體現(xiàn)。

近年，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)持續(xù)的深化改革，對(duì)技能人才數(shù)量及水平的需求逐步擴(kuò)大，高職院校辦學(xué)規(guī)模持續(xù)性增長(zhǎng)。招生數(shù)量擴(kuò)大，開辦專業(yè)增加，新的校企聯(lián)合培養(yǎng)模式，都對(duì)高職院校的日常運(yùn)行管理提出了新的挑戰(zhàn)。為了適應(yīng)學(xué)校發(fā)展，優(yōu)化學(xué)校管理制度，高職院校下放管理權(quán)限，成立二級(jí)學(xué)院并設(shè)立教務(wù)室。目前，眾多院校已經(jīng)從學(xué)校一級(jí)管理模式過渡到二級(jí)管理模式，教務(wù)管理也形成了學(xué)校教務(wù)處與二級(jí)學(xué)院教務(wù)室分職管理的模式。

二、教學(xué)秘書的職責(zé)與必要性

教學(xué)秘書是二級(jí)學(xué)院教務(wù)工作助理，協(xié)助二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施教學(xué)行政政策及學(xué)籍管理工作，教務(wù)秘書業(yè)務(wù)上受二級(jí)學(xué)院與教務(wù)處的雙重領(lǐng)導(dǎo)。具體負(fù)責(zé)本部門的學(xué)籍管理，教務(wù)管理，考務(wù)，成績(jī)及試卷管理，教材管理，選修及輔修管理，畢業(yè)生工作等工作，同時(shí)肩負(fù)著學(xué)校與二級(jí)學(xué)院溝通，教師與學(xué)生溝通的橋梁。此外，現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)，由于高職院校二級(jí)學(xué)院規(guī)模限制，部分教學(xué)秘書還承擔(dān)科研、財(cái)務(wù)、檔案管理等部分工作。

教學(xué)秘書是一級(jí)學(xué)院與二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理的銜接者，是教學(xué)政策落實(shí)的踐行者，是教師與學(xué)生信息交流的傳遞者，是教學(xué)工作不可或缺的環(huán)節(jié)。

三、教務(wù)秘書工作目前存在問題

(一)教務(wù)管理人員較少

目前，二級(jí)學(xué)院設(shè)專職教務(wù)工作者1—2名，而在冊(cè)學(xué)生超過千人，信息處理量大，同時(shí)，由于銜接部門多，評(píng)估、檢查、匯報(bào)名目多，再加之排課、選課時(shí)間節(jié)點(diǎn)性強(qiáng)，從業(yè)人員往往需要加班加點(diǎn)才能完成任務(wù)，人力資源匱乏。

(二)技能要求差異性大

因從業(yè)人員少，缺乏統(tǒng)一的學(xué)科教育，教務(wù)秘書通常來自不同的學(xué)科背景，工作對(duì)接困難，例如，利用基于自動(dòng)排課算法的應(yīng)用，優(yōu)化本部門的教學(xué)資源；再例如，根據(jù)檔案管理規(guī)定及校準(zhǔn)化編碼方案將教學(xué)文檔存檔，方便后續(xù)對(duì)接工作與調(diào)取。不同專業(yè)性的應(yīng)用場(chǎng)景切換，導(dǎo)致從業(yè)者工作能力欠佳。

(三)信息化程度低

教務(wù)秘書服務(wù)教學(xué)日常管理及保障教學(xué)活動(dòng)運(yùn)行，其中，教學(xué)文件的復(fù)雜，變更頻繁，需要信息交流與公告，但目前，信息化平臺(tái)搭建扔不完善，而在信息化平臺(tái)優(yōu)化的過程中，必定存在著平臺(tái)版本多，受眾面積小，信息交流存在盲點(diǎn)，只有通過面對(duì)面的答疑與解讀才能消除盲點(diǎn)，這種解決方案也會(huì)導(dǎo)致工作效率降低。

(四)職責(zé)劃分不清晰

由于二級(jí)學(xué)院相對(duì)規(guī)模小，教務(wù)秘書與辦公室人員混淆，導(dǎo)致職責(zé)劃分不明確。由于工作范疇混亂龐雜，工作完成量無(wú)法量化，更沒有激勵(lì)政策與質(zhì)量管理方案，從而挫傷了教務(wù)秘書的工作主動(dòng)性，直接影響工作質(zhì)量與服務(wù)意識(shí)。

(五)進(jìn)修資源少

學(xué)校師資與行政管理部門，均建設(shè)有相應(yīng)的交流與提升途徑，卻缺乏教務(wù)秘書信息交流與培訓(xùn)平臺(tái)，教務(wù)秘書的辦公技能與經(jīng)驗(yàn)只能靠日常探索與積累，大幅降低了教務(wù)業(yè)務(wù)水平的增長(zhǎng)速度。此外，缺乏交流將限制教務(wù)秘書人員視野，工作方案與模式很難有所實(shí)質(zhì)性突破。

四、教務(wù)秘書能力提升建議

(一)建設(shè)檔案管理機(jī)制，提高檔案管理水平

高校評(píng)估是鑒定高校辦學(xué)水平的重要手段，評(píng)估部門根據(jù)培養(yǎng)目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行信息收集與鑒定，掌握具體實(shí)施環(huán)節(jié)與實(shí)施效果，科學(xué)的進(jìn)行分析，對(duì)評(píng)估院校的教學(xué)質(zhì)量給以從何性評(píng)價(jià)，其中，評(píng)估種類繁多，教育主管部門合格評(píng)估、水平評(píng)估、學(xué)科評(píng)估、專業(yè)評(píng)估等，針對(duì)高職教育，行業(yè)認(rèn)證相對(duì)也較多，校企校企合作認(rèn)證、工程教育認(rèn)證、職業(yè)鑒定認(rèn)證等。

學(xué)校的評(píng)估與認(rèn)證離不開檔案的資料的查閱，其檔案的管理水平與保存質(zhì)量對(duì)能否客觀真實(shí)的反應(yīng)人才培養(yǎng)過程，起決定性作用。此外，存檔文件不僅僅是評(píng)估依據(jù)，更是反映學(xué)科改革、人才培養(yǎng)變更的分析儀。教育的改革是一個(gè)持續(xù)探索的過程，諸多教學(xué)理念無(wú)法立竿見影，而針對(duì)性強(qiáng)、數(shù)據(jù)清晰檔案可以為改革提供素材支撐。

2012年，由國(guó)家教育委員會(huì)、國(guó)家檔案局發(fā)布了《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》明確了歸檔內(nèi)容，并指出，增設(shè)綜合檔案室編制人員。目前，在實(shí)現(xiàn)二級(jí)學(xué)院相對(duì)自主的管理辦法之后，部分檔案管理工作相繼由教務(wù)秘書承擔(dān)，然而，檔案是一門集收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用學(xué)科管理。檔案管理者缺乏極其鑒定、統(tǒng)計(jì)等學(xué)科知識(shí)，學(xué)校層面未出臺(tái)具體的歸檔管理辦法，在各項(xiàng)評(píng)估認(rèn)證過程中，造成責(zé)任不清、質(zhì)量把控不嚴(yán)、追溯困難的局面，從而最終影響學(xué)校發(fā)展。

出臺(tái)檔案管理辦法，明確責(zé)任劃分與獎(jiǎng)罰機(jī)制，提供檔案學(xué)習(xí)資源與培訓(xùn)方案，加強(qiáng)二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書檔案管理能力，是提高高校管理水平的重要舉措。

(二)提供學(xué)習(xí)交流平臺(tái)，提升數(shù)據(jù)算法專業(yè)能力

在教學(xué)管理的工作中，課程計(jì)劃是培養(yǎng)目標(biāo)的重要體現(xiàn)，課程安排的科學(xué)性直接影響教學(xué)效果。排課工作受教學(xué)資源、師資力量、學(xué)生課程作息表等多重因素制約，其極高的復(fù)雜程序，極大的工作量以及極短的時(shí)間制約一直是高校教務(wù)管理的棘手問題。

目前，有學(xué)院教務(wù)部門制定公共課的排課，二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)專業(yè)課的排課，其教學(xué)資源貢獻(xiàn)與課程安排沖突又給排課工作提出了新難題，加之高職學(xué)院實(shí)訓(xùn)周，校企合作模式培養(yǎng)，選修課程資源分配不均，公選課，專業(yè)選修課分級(jí)管理，各二級(jí)部門基礎(chǔ)實(shí)驗(yàn)室享等諸多問題，無(wú)意給使排課工作更加困難重重。然而，雖然有借助教學(xué)資源貢獻(xiàn)應(yīng)用服務(wù)程序進(jìn)行排課，但是從排課方法上仍然是手工排課思路。

在自然科學(xué)領(lǐng)域，將排課的任務(wù)歸結(jié)為時(shí)間表(Timetable)問題，Even論證了時(shí)間表是一個(gè)NP-完全類問題，雖然沒有得到有效的解決，但后續(xù)的研究中，提出了很多優(yōu)化解決方案，其中，具有代表性的方案有，遺傳算法(Genetic Algorithm)、貪婪算法(Greedy Algorithm)、回溯算法(Back-Track Algorithm)，由于條件復(fù)雜，三種算法均不能得出最優(yōu)解，但是在算法的應(yīng)用下，華西師范大學(xué)應(yīng)用貪婪算法可以得到最優(yōu)解的近似解，提高了工作效率，也將排課的科學(xué)性提上了歸納及應(yīng)用層面。

自動(dòng)排課算法與實(shí)現(xiàn)手段是解決排課難題的技術(shù)手段，與其他院校建立訪問計(jì)劃及相互學(xué)習(xí)平臺(tái)，開通進(jìn)修渠道是提升工作效率有效途徑。

(三)優(yōu)化信息化手段，提升網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)能力

學(xué)校各級(jí)，各部門都有相應(yīng)的管理辦法與執(zhí)行文件，如教學(xué)教學(xué)檢查要求，教師工作考核辦法等，諸多文件是保障教學(xué)工作正常運(yùn)行的有效手段。教務(wù)秘書是各級(jí)信息傳遞的橋梁，文件的傳輸及收集是工作的重要部分，目前，信息的傳輸通道多樣，例如各高校均有自己?jiǎn)挝坏腛A系統(tǒng)，同時(shí)，QQ平臺(tái)工作群，微信工作群都是重要交流渠道的在線交流平臺(tái)，縮減了辦公環(huán)節(jié)，極大的提高了效率。但仍然有諸多問題，例如收集的文件，因種種問題需要修改，新舊文件交錯(cuò)導(dǎo)致混亂，再例如，績(jī)效文件龐大煩雜，經(jīng)常有教師需要了解細(xì)節(jié)，頻繁為不同人群分發(fā)相同文件，再如，由于教學(xué)工作交替，往屆文件無(wú)法追溯，需要教務(wù)秘書協(xié)調(diào)。

現(xiàn)有的技術(shù)手段可以更高質(zhì)量的為信息交流提供平臺(tái)，其中網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)可以解決遠(yuǎn)端資源存儲(chǔ)，貢獻(xiàn)的目的。網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)(WEB數(shù)據(jù)庫(kù))是一種基于數(shù)據(jù)與資源共享相結(jié)合的產(chǎn)物，它是以后臺(tái)(遠(yuǎn)程)數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，加上一定的前臺(tái)(本地計(jì)算機(jī))程序，通過瀏覽器或客戶端完成數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、查詢等操作系統(tǒng)。

網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的優(yōu)勢(shì)可以應(yīng)用在檔案管理、文件編輯存儲(chǔ)、文件分類查詢等多中場(chǎng)合，可以為教務(wù)工作更加便捷，必要的技能掌握以及硬件的組建與使用可以作為教務(wù)秘書工作能力的提升方向。

五、結(jié)語(yǔ)

教務(wù)秘書工作范圍廣，處理信息量大，責(zé)任劃分難等諸多問題，本文分析了高?，F(xiàn)有辦學(xué)條件下，教務(wù)秘書工作的具體困難，同時(shí)，從提升工作效率與質(zhì)量的角度出發(fā)，分析并給出了提升能力的幾點(diǎn)建議，為提升教學(xué)管理質(zhì)量提供參考。