高校檔案信息資源的整合與開發(fā)利用探討

■黃 偉/海南大學(xué)

一、高校檔案信息資源的整合與開發(fā)的現(xiàn)狀

（一）缺乏檔案管理意識

學(xué)校檔案管理是十分重要的，但在檔案管理過程中，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對檔案管理工作缺乏認(rèn)識。他們普遍認(rèn)為檔案信息資源的整合是一個(gè)十分簡單的工作，不需要投入大量的人力和物力。翻閱者只要依據(jù)相關(guān)的信息，找到相應(yīng)的書籍和卷宗，就可以完成工作任務(wù)了。隨著高校教育事業(yè)的發(fā)展，教學(xué)檔案的應(yīng)用已變得日益普遍，一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校管理檔案工作出現(xiàn)了另一種認(rèn)知。他們認(rèn)為教育工作才是學(xué)校發(fā)展的主體，檔案管理工作充其量只能起到一個(gè)輔助作用，根本發(fā)揮不出更高的價(jià)值。隨著教育改革的推進(jìn)，教學(xué)檔案的需求越來越大。由于相關(guān)管理人員沒有對相應(yīng)的信息資源進(jìn)行有效的整合，致使有關(guān)人員無法及時(shí)找到所需要的書籍。這不僅破壞了學(xué)校正常工作的運(yùn)行，在一定程度上制約了檔案工作的效率性，更加損害了學(xué)校的公眾形象，遏制了學(xué)校的全方面發(fā)展。另一方面，管理人員檔案管理意識差，不只體現(xiàn)在管理的質(zhì)量上，也體現(xiàn)在對信息技術(shù)的利用程度上。一些高校沒有貫徹國家的政策，沒有及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，仍停留在傳統(tǒng)的管理方式上，致使高校管理效率低，管理水平差，從而使日常檔案管理工作變得混亂不堪。

（二）整合和開發(fā)制度不夠完善

在信息資源整合與開發(fā)上，高校存在明顯不足，由于內(nèi)部資源的圖書相對較多，有關(guān)人員需要耗費(fèi)大量的時(shí)間才能完成整合與開發(fā)工作。因?yàn)橄鄳?yīng)的制度不夠完善和健全，一些工作人員難以進(jìn)行相互配合、相互協(xié)同的工作，致使工作效率變得十分低下。久而久之，形成了惡性的管理方法。這種管理方法有很多弊端，給學(xué)校帶來了諸多方面的損失。例如，在搜尋相應(yīng)檔案時(shí)，有關(guān)人員沒有對使用者進(jìn)行及時(shí)有效的登記。當(dāng)使用者有意或無意未還書籍時(shí)，有關(guān)人員不能在第一時(shí)間內(nèi)掌握未還書籍的使用者的信息，沒有辦法索要書籍或?qū)ξ催€書籍的使用者進(jìn)行懲罰，致使檔案資源受到損失，給學(xué)校的發(fā)展帶來嚴(yán)重的影響。另外，有關(guān)人員缺乏管理經(jīng)驗(yàn)和技巧，沒有對相應(yīng)的檔案資源進(jìn)行有效的分區(qū)與歸類，這就使得這些檔案資源的效用很難得到充分的發(fā)揮。例如，相關(guān)人員沒有很好地分區(qū)和歸類圖書資源，當(dāng)使用者來搜尋相關(guān)檔案時(shí)，有關(guān)人員就不能在第一時(shí)間內(nèi)找到所需要的檔案。這不僅浪費(fèi)了使用者的時(shí)間，也給學(xué)校檔案管理帶來很多的負(fù)面影響。一些高校沒有完善和健全整合開發(fā)制度，致使一些工作人員出現(xiàn)惰性的工作心態(tài)，嚴(yán)重?fù)p害了學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。

（三）現(xiàn)代化圖書管理質(zhì)量差

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)的內(nèi)部管理都走向了現(xiàn)代化。在大環(huán)境、大趨勢的影響下，學(xué)校也應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部管理的現(xiàn)代化建設(shè)。但在實(shí)際工作中，一些高校對現(xiàn)代化管理缺乏認(rèn)識，沒有認(rèn)真貫徹國家政策，沒有從實(shí)際出發(fā)，滿足社會市場需求，致使這些現(xiàn)代化檔案管理水平仍處于低級階段。還有一些高校意識守舊，為了節(jié)省成本，仍用人力整合開發(fā)檔案資源。尤其是在學(xué)校發(fā)展史、學(xué)校各類財(cái)會證據(jù)、學(xué)校的各類人事、基建等檔案的管理上，學(xué)校沒有給予更多的重視，甚至在相關(guān)的管理工作上都存在人手不足的情況。使用人力來管理檔案，由于對人的依賴程度過高，一旦沒有做好對人的管理，就會使工作人員在管理工作中出現(xiàn)了很多問題。例如檔案的擺放方式不合理，擺放空間混亂，這都大大加大了日常工作的難度，也給使用者帶來諸多不便。除此之外，還有一些骨干工作人員，他們思想守舊，不能接受高新的信息技術(shù)。在領(lǐng)導(dǎo)的要求下，他們最后妥協(xié)了。但由于受自身計(jì)算機(jī)水平的影響，在引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)后，他們不能很好地融入到計(jì)算機(jī)工作中，致使得現(xiàn)代化檔案管理工作難以有效地實(shí)行。這不僅損害了學(xué)校的利益，也大大降低了學(xué)校其他工作的效率。從本質(zhì)上講，這些工作人員已成為學(xué)校發(fā)展的最大障礙。

二、高校檔案信息資源的整合與開發(fā)的有效措施

（一）提升全員的檔案管理意識

提升全員的檔案管理意識并不是空談，但需要有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員能夠認(rèn)識自身存在的錯(cuò)誤，通過不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方式，不斷提升自身的眼界和意識。首先，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要做好學(xué)校發(fā)展決策工作。通過與其他院校進(jìn)行合作，不斷引進(jìn)其他院校優(yōu)質(zhì)的管理模式，以求實(shí)現(xiàn)全面的合作共贏。例如，加強(qiáng)校校合作，加強(qiáng)檔案工作宣傳，不斷吸收和總結(jié)其他學(xué)校的優(yōu)質(zhì)管理方法。其次，有關(guān)管理人員必須要對領(lǐng)導(dǎo)多提一些建設(shè)性意見，通過在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)問題，向上級進(jìn)行及時(shí)的匯報(bào)，從而在最短的時(shí)間內(nèi)解決問題，充分保證檔案管理的環(huán)境。再次，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，積極轉(zhuǎn)變管理觀念。通過用發(fā)展的眼光看問題，把提升管理人員素質(zhì)和檔案管理能力放在第一位。不斷為學(xué)校發(fā)展創(chuàng)造條件。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要轉(zhuǎn)變管理觀念，嚴(yán)抓管理工作質(zhì)量，使管理人員能夠跟隨時(shí)代發(fā)展的腳步，積極適應(yīng)現(xiàn)代化管理方式。管理人員通過不斷的學(xué)習(xí)，不斷提升管理水平。例如，管理人員在實(shí)際工作中，應(yīng)依據(jù)信息技術(shù)，對檔案書籍進(jìn)行分類與編排，明確整合的工作任務(wù)。通過利用相關(guān)的執(zhí)行準(zhǔn)則，保證檔案信息處理的有效性。最后，管理人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)管理技巧和管理方法。學(xué)習(xí)是提高專業(yè)技能水平的有效途徑。管理人員的管理水平低下，就是因?yàn)槿狈I(yè)技能知識，或?qū)I(yè)技能知識不過硬造成的。因此，在學(xué)習(xí)管理方面，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要給予足夠的重視。

（二）完善檔案管理制度

完善檔案管理制度并不只針對學(xué)校自身的發(fā)展，它也要建立在滿足學(xué)校發(fā)展需求的基礎(chǔ)上。一直以來，學(xué)校對檔案信息資源管理沒有給予足夠的重視，致使其制度始終不夠完善?；谶@種不完善的制度下，許多工作人員都在工作上開小差，從而使管理質(zhì)量一落千丈，這都嚴(yán)重?fù)p害了學(xué)校的正面形象。因此，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要完善和健全檔案管理制度。首先，建立嚴(yán)格的獎罰機(jī)制和晉升機(jī)制。通過利用獎罰機(jī)制，不斷提升管理人員的工作意識和競爭意識。對相關(guān)的管理人員的晉升實(shí)行能者上，不能者下的原則，從而保障學(xué)校內(nèi)部人力資源的有效配置。其次，建立嚴(yán)格的培訓(xùn)機(jī)制。眾所周知，培訓(xùn)是職工提升專業(yè)技能的有效途徑。學(xué)校必須要給予檔案管理人員一定的技能培訓(xùn)和素質(zhì)培訓(xùn)。通過將技能與素質(zhì)相結(jié)合，使檔案管理人員能夠成為學(xué)校發(fā)展所需要的綜合性人才。再次，學(xué)校應(yīng)積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)制度與效用的同步。一直以來，學(xué)校沒有從長遠(yuǎn)的角度出發(fā)，為了節(jié)約成本，拒絕對信息技術(shù)的使用，從而使自身的發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)落在市場的身后。在國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢下，任何沒有走入現(xiàn)代化進(jìn)程的行業(yè)都會被歷史所淘汰，學(xué)校也不例外。因此，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須要對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)劃，通過完善檔案管理制度，不斷制定近期、中期、遠(yuǎn)期目標(biāo)，以先進(jìn)技術(shù)設(shè)備為依托，實(shí)現(xiàn)制度與效用的同步，充分帶動學(xué)校的效益發(fā)展。最后，堅(jiān)持可持續(xù)發(fā)展，創(chuàng)新和拓展制度內(nèi)容。制度是死的，人是活的。一種制度只適用于一個(gè)時(shí)代，一種制度只能在一種局勢下發(fā)揮作用。在新時(shí)代的今天，學(xué)校必須要抓住發(fā)展機(jī)遇。通過不斷創(chuàng)新和改良檔案管理制度，不斷提升檔案信息技術(shù)的管理能力。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享

檔案資源共享工作不是一蹴而就的，它是一個(gè)循序漸進(jìn)的工作過程。實(shí)現(xiàn)信息資源共享，能夠使用者使用學(xué)校檔案，也能夠有效提升學(xué)校內(nèi)部管理的透明度。透明化是一種監(jiān)督的手段，也是保證管理工作質(zhì)量的有效途徑。為了實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以從兩個(gè)方面對管理人員進(jìn)行要求。一方面，加強(qiáng)管理人員的理論知識學(xué)習(xí)。通過聘請一些專業(yè)學(xué)者，有經(jīng)驗(yàn)的技術(shù)人才，開展知識講座，為管理人員提供理論知識和工作方向，從而不斷提升管理人員的共享意識，促進(jìn)管理人員之間的密切合作，進(jìn)而使管理人員能夠在一個(gè)和諧的、輕松的環(huán)境下進(jìn)行有質(zhì)量的工作。另一方面，加強(qiáng)管理人員的實(shí)踐知識學(xué)習(xí)。實(shí)踐知識是工作技能的源泉力量。通過聘請專家，為管理人員提供實(shí)踐方向，使管理人員能夠通過動手實(shí)踐，學(xué)會合理布局檔案資源，從而保證學(xué)校各項(xiàng)工作的有效進(jìn)行。

在實(shí)現(xiàn)檔案資源共享方面，有關(guān)人員必須要嚴(yán)格規(guī)范工作內(nèi)容，切不可因一己私利或工作失誤，給學(xué)校帶來損失。例如，在使用者借讀檔案時(shí)，有關(guān)人員必須要尊重使用者的個(gè)人隱私，嚴(yán)格把關(guān)登記工作。有關(guān)人員在實(shí)際工作中，不僅要對使用者進(jìn)行登記，也要登記使用者借書訴求。一旦發(fā)生問題時(shí)，有關(guān)人員能夠在第一時(shí)間內(nèi)，找到受損失的檔案籍，以及出現(xiàn)問題的使用者，從而減少借書風(fēng)險(xiǎn)隱患和提升管理質(zhì)量。

三、結(jié)語

總而言之，檔案部門不僅是高校的服務(wù)部門，它更是體現(xiàn)學(xué)校運(yùn)作能力的重要場所?；谄渌l(fā)揮的作用，有關(guān)人員必須要重視檔案管理工作。為了給使用者提供一個(gè)良好的檔案管理環(huán)境，滿足使用者的各種需求，學(xué)校必須要嚴(yán)抓檔案管理工作，通過完善制度規(guī)范，規(guī)劃和健全相應(yīng)的體系，不斷方便使用者搜尋檔案，不斷為信息資源的整合與開發(fā)尋找方向和創(chuàng)造條件。