淺析檔案歸檔管理存在的問題與對策

吳敏

摘 要：隨著我國經(jīng)濟和科技的不斷發(fā)展，各個行業(yè)在其發(fā)展道路上有了顯著提高。在面對各種經(jīng)營發(fā)展問題，企業(yè)的規(guī)范化管理是必不可少的，而檔案歸檔管理是一種由專業(yè)人員對企業(yè)各項信息的收集與處理，它為企業(yè)的發(fā)展提供了有力地保障。對于企業(yè)檔案的科學管理是提高我國經(jīng)濟水平的重要舉措。本文主要分析了我國企業(yè)檔案歸檔管理現(xiàn)存的問題，提出相應的科學對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問題;對策

我國各項企業(yè)能發(fā)展到現(xiàn)在的水平，離不開檔案管理的幫助。為了幫助其更好的發(fā)展，企業(yè)的檔案管理工作必須落實到位。企業(yè)檔案主要是利用文字、圖片等形式對企業(yè)的發(fā)展情況、經(jīng)營管理等相關(guān)資料進行記錄，它對提高服務質(zhì)量，增加服務效率，為后期有關(guān)研究都具有非常大的價值。現(xiàn)階段我國的企業(yè)檔案管理發(fā)展較好，但是仍舊存在許多缺點，現(xiàn)在是一個信息化的社會，如何運用有效手段加強企業(yè)檔案管理，是一個重要的研究方向，本文通過對企業(yè)檔案管理存在問題的解決措施進行合理分析，希望可以幫助我國各類型更上一層樓。

1 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)存問題

1.1 重視程度不足

企業(yè)對檔案管理重視程度不夠，導致檔案管理工作滯后。企業(yè)的發(fā)展本應該是和檔案管理工作同步發(fā)展的，兩者相輔相成才能促進更好發(fā)展。但是在規(guī)劃企業(yè)的發(fā)展時，只提到了擴展規(guī)模、人員配置還有技術(shù)方面的問題，導致大部分人員忽視了檔案管理的重要性，在工作中只在意專業(yè)工作，忘記了對各種材料進行收集，歸檔，在以后發(fā)生勞務糾紛時，不能拿出相關(guān)記錄證實清白，導致敗訴。還有一些人認為檔案的管理工作與自己無關(guān)，在對于檔案的審核、交接手續(xù)把關(guān)不講究等等，這些問題都是由于企業(yè)對檔案管理不夠重視引起的，在一定程度上阻礙了檔案管理的發(fā)展。

1.2 管理體系不健全

企業(yè)檔案管理跟不上企業(yè)的發(fā)展速度，有的企業(yè)早已運行成熟，但是在檔案管理上卻停滯不前，有關(guān)的檔案管理制度也只是為了敷衍上級檢查或者是挪用其他機構(gòu)的管理體系，并沒有針對性的去制定，不能很好的發(fā)揮管理作用。管理體系不健全主要表現(xiàn)在兩個方面：一是沒有明確的管理標準。對檔案管理的要求只是對資料進行收集、歸檔、整合，但是要做到一個什么程度并沒有規(guī)范標準，有的工作人員不能嚴格要求自己，對于資料的填寫會出現(xiàn)錯誤或者缺漏的情況，在以后的查看中會在成嚴重不便;二是企業(yè)檔案管理部門不明確，有的企業(yè)沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，而是讓一些工作人員兼職管理，這必然會造成檔案的管理出現(xiàn)混亂和紕漏。

1.3 缺少專業(yè)檔案管理人才

長期以來，我國企業(yè)檔案管理容易受到忽視，對于相關(guān)檔案管理工作人員的挑選更是不受重視，一些檔案管理專員缺乏系統(tǒng)的理論知識導致業(yè)務不熟練，工作中頻頻出錯，缺少專業(yè)知識和判斷力，這就會產(chǎn)生一種弊端，就是盡管工作人員花費了大量的時間和精力，但是因為對于具體工作業(yè)務和環(huán)節(jié)不熟練，很難保證工作質(zhì)量，極大地降低了檔案管理的工作效率。在管理人員的培養(yǎng)上也存在一定問題，企業(yè)缺少嚴格的管理制度，導致管理人員素質(zhì)低下，對于管理工作認識不足，工作中存在偷懶行為，這些都是企業(yè)檔案管理前進路上的絆腳石。

2 解決企業(yè)檔案歸檔管理的對策

2.1 提高對檔案管理的重視程度

每一個在企業(yè)工作的工作人員，都應該把企業(yè)檔案管理工作當成一件重要的事情。企業(yè)的檔案管理工作是不僅僅是一個人，一個部門就能完成的，它涉及企業(yè)各個層面、各部門、生產(chǎn)經(jīng)營工作各個環(huán)節(jié)的系統(tǒng)工程，需要通過共同的努力做好這件事，而不是相互推脫。通過講座，匯報等各種宣傳方式，讓人們了解到企業(yè)檔案管理的作用，提出企業(yè)檔案是擺脫各項糾紛的重要依據(jù)，是衡量企業(yè)管理的重要指標，是未來研究的重要資料，將檔案管理擺在重要的位置上。

2.2 完善檔案管理制度和工作標準

我國雖然有《企業(yè)法》等法律，但是對于企業(yè)的檔案管理工作政策較少，缺乏一定的約束性。隨著時代的發(fā)展，企業(yè)管理體系也應該與時俱進，在未來的檔案管理中，應該加強相關(guān)管理制度，制定一套適合企業(yè)自身特點的工作標準。在制度中應該，每個企業(yè)都應該設(shè)立專門的檔案管理部門，明確分工，將責任細化，避免出現(xiàn)工作混亂的情況發(fā)生。制定一個明確的工作標準，讓所有管理人員按標準執(zhí)行，減少偷懶、敷衍的心理。

2.3 建立專業(yè)化團隊

企業(yè)管理工作的進步離不開工作人員的專業(yè)水平，所以，我們應該設(shè)立完善的考核制度，在招聘時就嚴格篩選，設(shè)立完善的考核制度，招聘檔案管理專業(yè)人才，壯大企業(yè)檔案管理人才隊伍;對已經(jīng)入職的員工，提供專門的崗后培訓，加強他們的理論知識和操作能力。檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)也非常重要，在職期間，定期開展素質(zhì)講座，制定相關(guān)規(guī)定，提高他們的工作積極性和工作注意力，促使檔案管理工作高效完成。

3 結(jié)束語

企業(yè)檔案歸檔管理工作是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的重要組成部分，企業(yè)的發(fā)展與其有著密不可分的關(guān)系，現(xiàn)我國企業(yè)檔案歸檔管理在重視程度、管理體系、人才培養(yǎng)上都存在不足，這要求企業(yè)必須加強對檔案管理的重視程度，加大檔案管理宣傳力;制定完善的法律體系和工作標準，彌補之前的漏洞;對于檔案管理專員，不僅要進行專業(yè)上的培養(yǎng)，更要重視素質(zhì)的提高，在政府、企業(yè)、個人的共同努力下，保證企業(yè)檔案管理工作儲蓄穩(wěn)定的前進。

參考文獻

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