事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理探討

孫晶

摘 要：伴隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，電子科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了突飛猛進(jìn)的發(fā)展，這極大的沖擊了人們的日常生活，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作也造成了一定的沖擊，只有實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化，才可以和時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值。文章通過(guò)結(jié)合筆者自身工作經(jīng)驗(yàn)，分析了事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理，為相關(guān)的事業(yè)單位檔案管理人員提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；數(shù)字化管理

伴隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理逐漸成為社會(huì)關(guān)注熱點(diǎn)。事實(shí)上，數(shù)字化檔案管理的基礎(chǔ)就是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，通過(guò)數(shù)字化檔案管理可以更好的篩選檔案和文件，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理水平的提高。在現(xiàn)在的社會(huì)上，怎樣實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化是必須要研究的問(wèn)題。下面是筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行的具體分析。

1 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理所帶來(lái)的影響分析

1.1 提高檔案的使用效率。

通過(guò)事業(yè)單位檔案信息的數(shù)字化管理有利于更好的傳播信息，可以借助于搜索項(xiàng)目快速得到需要的檔案信息，一方面節(jié)約了時(shí)間，另一方面也提高了準(zhǔn)確性。數(shù)字化檔案管理方式與傳統(tǒng)的檔案管理方式不同，傳統(tǒng)的檔案管理需要大量的時(shí)間進(jìn)行整理、篩選和查閱，在一定程度上提高了工作量，降低了檔案的使用效率。

1.2 促進(jìn)單位管理工作的順利進(jìn)行。

在電子信息技術(shù)的時(shí)代，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的數(shù)字化有利于更好的建管理工作，讓檔案可以及時(shí)的歸檔，另外，事業(yè)單位的檔案管理出了要管理員工，還要管理文件和基礎(chǔ)設(shè)備。數(shù)字化的管理發(fā)揮了這些信息的經(jīng)濟(jì)效益，讓資源得到共享，促進(jìn)了事業(yè)單位管理工作的順利進(jìn)行。

2 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)容

2.1 提供開(kāi)放服務(wù)

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位自身可以借助于網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)，向社會(huì)公眾展示必要的檔案管理信息，這樣一來(lái)公司的員工可以充分利用檔案，社會(huì)上其他人員也獲得了開(kāi)放性的服務(wù)，拓寬了事業(yè)單位的發(fā)展渠道和范圍，也對(duì)事業(yè)單位的宣傳創(chuàng)造了有利條件。

2.2 數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化必須要做好數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作，通過(guò)多樣化的數(shù)據(jù)庫(kù)可以更好的管理檔案，舉例來(lái)看，通過(guò)一些綜合性質(zhì)的數(shù)據(jù)庫(kù)和專題數(shù)據(jù)庫(kù)有利于更好的存放文件，由于數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)據(jù)管理工作中工作量比較龐大的一項(xiàng)工作，因此事業(yè)單位需要嚴(yán)肅對(duì)待數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，以便有利于各種檔案的管理和使用。

2.3 檔案的安全管理

要做好事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理工作，首先要防止出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)詐騙，加大安全管理力度，具體來(lái)看，要從以下幾個(gè)方面出發(fā)：首先，要保證信息的安全性，也就是說(shuō)檔案的保密工作要做好，涉及商業(yè)機(jī)密的檔案資料不能放在網(wǎng)上提供開(kāi)放服務(wù)；其次，要保證數(shù)據(jù)的安全性，做好權(quán)限的控制工作，設(shè)置專門的工作人員進(jìn)行安全管理；另外，要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)電子信息技術(shù)，積極引進(jìn)擁有較高計(jì)算機(jī)水平的人才，優(yōu)化自身的人才資源體系，更準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)檔案信息管理工作，加強(qiáng)電子信息技術(shù)與檔案管理工作的融合，確保檔案的安全性。

3 事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的改進(jìn)對(duì)策分析

事實(shí)上，現(xiàn)在的事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理中依然存在很大的問(wèn)題，必須重視這些問(wèn)題，做好事業(yè)單位的檔案數(shù)字化管理，下面是筆者進(jìn)行的具體措施分析。

3.1 創(chuàng)建事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理可以更好的開(kāi)展工作，不過(guò)我們必須意識(shí)到的是，數(shù)字化發(fā)展趨勢(shì)需要才開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中進(jìn)行綜合考慮，考慮到多方面的檔案管理內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)全面的管理。在完善整體的事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)時(shí)，要注重從總體的角度出發(fā)，選擇合適的設(shè)備和管理的軟件，有效借助電子設(shè)備以及相關(guān)檔案處理軟件進(jìn)行檔案整理、掃描，同時(shí)也要做好對(duì)系統(tǒng)的安全管理和光盤備份，同時(shí)也要設(shè)計(jì)相應(yīng)的系統(tǒng)安全管理措施，確保檔案管理的便利性和安全性。事業(yè)單位在日常的檔案管理中，需要對(duì)文字檔案進(jìn)行定期更新，同時(shí)也需要對(duì)信息進(jìn)行及時(shí)的錄入和保管，那么在建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中，要靈活地選擇雙服務(wù)器，采用磁盤陳列存儲(chǔ)，并選用高速掃描儀進(jìn)行集中性掃描。

3.2 做好文書處理工作

在整個(gè)事業(yè)單位檔案管理工作里，文書處理工作非常重要，而文書的質(zhì)量會(huì)影響整個(gè)事業(yè)單位的檔案管理工作，對(duì)于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的價(jià)值具有重要意義。所以，事業(yè)單位必須加大對(duì)于文書處理工作的改革力度，要及時(shí)根據(jù)單位內(nèi)檔案的變動(dòng)情況，有效借助計(jì)算機(jī)對(duì)收到文件進(jìn)行登記和處理，同時(shí)也要按照批辦次序?qū)⑹盏降奈募M(jìn)行事業(yè)單位局域網(wǎng)內(nèi)部的傳閱，同時(shí)也要設(shè)定好催辦以及傳閱的時(shí)間，確保文書處理效率。數(shù)字化的文書處理需要在特殊情況處理方面加大重視程度，及時(shí)清理和解決瑣碎的檔案管理問(wèn)題，保障檔案管理的有效性。過(guò)去對(duì)于文書的處理方式必須要耗費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間，而計(jì)算機(jī)數(shù)字化背景下可以更好的解決這一問(wèn)題，更好的處理檔案信息和文稿，對(duì)于工作效率提高具有重要意義。

3.3 不斷優(yōu)化性能

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)其數(shù)字化檔案管理可以促進(jìn)整個(gè)檔案管理工作高效率的進(jìn)行，所以必須不斷的優(yōu)化這個(gè)系統(tǒng)的性能，具體來(lái)看，要從以下幾個(gè)角度出發(fā)：首先要提高數(shù)字化檔案的升級(jí)能力，在實(shí)際工作過(guò)程里全面的了解這一系統(tǒng)，發(fā)揮其性能的作用，提高整個(gè)數(shù)字化檔案管理的水平，可以通過(guò)擴(kuò)展模塊以及優(yōu)化磁盤陣列的形式，增強(qiáng)系統(tǒng)性能和存儲(chǔ)容量，提高整體檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)能力。其次，要注重提高其可靠性。在實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的過(guò)程里要選擇最佳磁盤，這樣可以保證硬件設(shè)施到位，提高整個(gè)系統(tǒng)的可靠性，有利于下一步的升級(jí)工作。對(duì)于磁盤陣列來(lái)說(shuō)，要選擇不同形式的RAID保護(hù)級(jí)別，這樣可以獲得良好的處理效果。對(duì)于硬件來(lái)說(shuō)，要支持熱插拔，確保系統(tǒng)作用的有效發(fā)揮，在具體使用中可以根據(jù)事業(yè)單位處理檔案信息的實(shí)際需要對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行協(xié)調(diào)處理。

3.4 做好完善銜接工作

在新的歷史發(fā)展階段，事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理時(shí)，要和辦公自動(dòng)化結(jié)合起來(lái)，在設(shè)計(jì)具體的方案時(shí)要讓信息需求者更快的獲得信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源之間的有效銜接。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，必須全面了解進(jìn)行數(shù)字化檔案管理的實(shí)際需求，及時(shí)更新現(xiàn)在的規(guī)章制度，與此同時(shí)，還要保障數(shù)字化檔案管理體系的合理性，電子文檔安全管理制度是推進(jìn)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容，這是由檔案的特殊性決定的，檔案資料信息只有少部分是公開(kāi)的而大部分需要保密。數(shù)字化檔案管理制度的貫徹落實(shí)能夠有效保障檔案信息，資源的安全，最大化地發(fā)揮檔案信息價(jià)值。事業(yè)單位要不斷完善辦公自動(dòng)化和檔案管理，通過(guò)這樣的銜接工作可以更好地進(jìn)行管理，有利于提高其保密性，防止系統(tǒng)被破壞或者黑客入侵。

4 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)上面對(duì)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的分析可以得知，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展，過(guò)去的檔案管理模式逐漸被時(shí)代淘汰，只有和時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，不斷提高檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值。文章通過(guò)結(jié)合筆者自身工作經(jīng)驗(yàn)，分析了現(xiàn)在的事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理所帶來(lái)的影響，研究了事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)容，提出了事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的改進(jìn)對(duì)策，為相關(guān)的工作人員提供參考和借鑒。

參考文獻(xiàn)

[1]張巍.談事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理[J].黑龍江檔案，2014（2）：134.

[2]鄭勇.淺談新時(shí)期事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理[J].中國(guó)管理信息化，2015，18（21）：199.

[3]毛羽豐.試析事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（1）：104.

[4]趙光躍.數(shù)字化是檔案管理工作的必由之路[J].科技資訊，2015，（17）：89-90.

[5]王立寧.淺談事業(yè)單位檔案工作的創(chuàng)新.青海師范大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2012，（7）：53-54.