淺析如何加強檔案規(guī)范化管理

（國網(wǎng)湖北省電力有限公司黃岡供電公司，湖北黃岡 428000）

檔案工作制度化、標準化是實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的一項關鍵環(huán)節(jié)，在保證足夠的硬件條件的同時，加強文件處理工作是確保檔案規(guī)范化的一個重要措施。隨著社會發(fā)展，人們對于管理工作的關注日益密切，檔案管理作為各中小企業(yè)管理工作中極其重要的一部分，關系到整個企業(yè)的發(fā)展，并且隨著社會信息化發(fā)展程度的不斷推進，檔案管理工作的性質以及工作方式都發(fā)生了顯著變化，將信息化技術應用到檔案管理工作之中，能夠提升檔案管理水平，提高工作效率，保證工作質量，為實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的目標提供有效保障。

1 檔案管理的重要性

檔案具有極高的收藏保存價值，而且還能夠為各項數(shù)據(jù)的收集、查閱提供可靠依據(jù)。以文書檔案為例，文書檔案是企業(yè)非常重要的一個文件，它關系到企業(yè)下一階段的發(fā)展以及日常運轉，優(yōu)秀的文書檔案管理工作甚至會對企業(yè)的活動具有指導意義，并結合實際及時對當前工作進行調整，從而更好地為企業(yè)發(fā)展服務。所以企業(yè)需要加大對文書檔案管理工作的管理力度，并且經(jīng)過不斷的改革創(chuàng)新，使得文書檔案管理工作更加到位，從而能夠更好地協(xié)助其他部門的工作。對檔案進行系統(tǒng)化、制度化、規(guī)范化管理，借助軟件及硬件資源，建立一套科學、系統(tǒng)的企業(yè)管理方案，有效解決傳統(tǒng)檔案管理弊端，不僅能夠提高企業(yè)的社會競爭力，還能夠確保檔案管理的準確性，并且省略了很多不必要的環(huán)節(jié)，有效提高工作效率。除此之外，傳統(tǒng)紙質文檔不易搜索、保存，當需要調取信息時，往往需要花費大量的時間、人力搜索，隨著近代無紙化辦公的流行，借助數(shù)字信息化技術對檔案進行信息化處理，不僅能夠節(jié)約時間，還能夠確保各項數(shù)據(jù)資料的完整，加強數(shù)據(jù)資料的私密性，無紙化辦公逐漸成為當代管理的發(fā)展趨勢，減少辦公用紙的消耗，顯著降低管理成本。

2 目前檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理工作重視程度不足

隨著社會的發(fā)展以及信息化水平的提升，以電子信息化技術為支撐的檔案管理已經(jīng)融入到各個領域之中，能夠顯著提升檔案管理工作的效率以及工作質量。就當前檔案管理工作而言，工作內容比較繁瑣，并且對于工作質量的要求非常高，所以對于相關管理人員的要求也就比較嚴苛，即使長時間重復同樣的工作，也難以確保工作過程中不出現(xiàn)任何錯誤。除此之外，由于領導缺乏遠見，長期沿襲傳統(tǒng)的檔案管理模式進行工作，不愿意并且沒有能力對檔案管理模式進行創(chuàng)新改革，從而導致檔案管理方式出現(xiàn)問題。正是由于領導的不重視，導致一些規(guī)范、先進的管理模式?jīng)]有被引入，檔案管理工作的效率以及質量也就遲遲無法提升，制約企業(yè)的發(fā)展。

2.2 管理人員素質偏低

檔案管理人員直接參與到檔案管理工作之中，這一群體的素質將會直接影響到檔案管理工作的質量以及效率，并且會對檔案規(guī)范化改革的程度造成一定的影響。從整體水平來看，目前我國從事檔案管理工作的人員素質普遍偏低，且這一群體年齡普遍偏大，對于新事物、新理念的接受程度比較差，工作效率比較低，將會對新制度的的推行造成一定的阻礙。除此之外，由于檔案管理的工作節(jié)奏比較慢，長期以來大部分管理人員養(yǎng)成不好的工作習慣，對于工作懷抱得過且過的態(tài)度，不會主動發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，而是等到問題堆積過多時才會選擇解決或是上報，這種對待日常工作不主動熱情的工作態(tài)度是導致檔案管理工作效率始終無法得到明顯提升的關鍵因素。

2.3 檔案處理速度慢，信息化程度低

檔案管理工作量比較大，并且在處理檔案時需要保持極高的注意力，導致檔案處理速度較慢，除此之外，隨著工作節(jié)奏的加快，檔案的產(chǎn)出速度也在不斷地提升，這也在一定程度上加大了檔案管理工作的難度。傳統(tǒng)紙質文檔不易搜索、保存，當需要調取信息時，往往需要花費大量的時間、人力搜索，雖然已經(jīng)有的企業(yè)已經(jīng)引入了信息化檔案管理模式，但是檔案的收集、錄入過程也需要花費大量的人力，并且由于目前檔案信息化管理程度還不夠高，大多數(shù)企業(yè)仍舊處于起步階段，部門之間無法實現(xiàn)檔案資源的互聯(lián)互通，檔案信息無法共享，導致檔案的價值無法完全發(fā)揮，這也是制約檔案規(guī)范化管理的一個重要因素。

3 加強檔案管理工作規(guī)范化的具體實施方法

3.1 健全管理制度建設

將數(shù)字信息化技術融入到檔案管理工作之中，加強員工對于檔案管理工作的重視程度，充分貫徹落實信息化管理理念。根據(jù)當前企業(yè)對于下一階段的發(fā)展規(guī)劃，制訂一套與企業(yè)當前發(fā)展相一致的檔案管理方案，深化企業(yè)改革。就目前檔案管理工作中出現(xiàn)的一系列問題，進行科學、系統(tǒng)、全面的分析，在人事檔案調取、查閱的時候，需要嚴格按照相關制度進行。建立健全檔案管理制度，能夠有效預防檔案數(shù)據(jù)遺漏、丟失，確保相關檔案的準確性，除此之外，還需要對相關檔案管理工作流程進行完善，建立更加系統(tǒng)性和科學性的檔案管理工作制度。除此之外，建立相關制度規(guī)范檔案整理的流程，能夠提高檔案整理歸檔的效率，提升檔案管理現(xiàn)代化水平，尤其注意在對檔案進行整理的過程中，并不是簡單的收集分析，需要對整合的檔案材料有一個完整的認知，更重要的是檔案完整性的保障。

3.2 構建數(shù)字化檔案

在建立數(shù)字化檔案前首先需要建立電子版檔案，因此首要任務就是將有關信息提前收集并整理到計算機之中，并確保錄入的人事信息是正確的，有關工作人員在需要打印檔案時，可以通過在計算機上搜索尋找到打印目標，找到目標檔案信息之后直接進行打印，這樣能夠明顯提升工作效率，檔案管理人員不需要再浪費大量的時間尋找檔案。其次，當電子檔案完善后，由于檔案資料已經(jīng)全部儲存在電腦或是移動硬盤上面，便于攜帶，并且不容易丟失，具有極高的私密性。最后，由于數(shù)字化人事檔案的成功建立，在接下來的時間內只需要每隔一段時間對其中的檔案信息進行更新，能夠最大程度地保證檔案信息與實際變更的一致性。另一方面，為了確保各項資料的私密性以及準確性，需要對檔案管理人員隊伍進行優(yōu)化調整，提高整個管理隊伍的人員素質，雖然現(xiàn)在已經(jīng)有大部分企業(yè)都引入了數(shù)字檔案，但由于管理隊伍的素質參差不齊，導致沒有取得應有的效果，所以需要引入計算機方面的人才，并且定期組織進行培訓，提升檔案管理隊伍的整體計算機水平，從而使檔案信息管理的工作效率能夠得到進一步提升。

3.3 建立網(wǎng)絡檔案管理

在檔案數(shù)字信息化的管理過程中一定要尤其重要網(wǎng)絡人格化檔案管理工作的創(chuàng)建，從而能夠借助網(wǎng)絡計算機實現(xiàn)計算機管理網(wǎng)絡的實施和建立，對局域網(wǎng)進行合理引用，并將各個部門作為主要依據(jù)，展開相關的整理工作，從而推動企業(yè)整體的發(fā)展?？傊?，隨著社會科技信息的進步，企業(yè)想要得到發(fā)展，不被時代淘汰，就要緊隨時代潮流，與時代接軌，將數(shù)字信息化技術融入到檔案管理工作之中，對檔案管理進行優(yōu)化調整，最終提升檔案的使用率。網(wǎng)絡信息檔案管理工作的建立和開展，不僅可以更好的促進企業(yè)管理工作方面工作效率及工作質量的提升，還能夠更好地滿足當前時代對檔案管理工作的要求。

3.4 加強檔案信息化管理

在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理信息化成為檔案管理工作的重心，檔案管理信息化有助于實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，提高檔案管理效率和水平，檔案工作部門一定要對檔案管理工作的開展給予一定程度的重視，在此前提下建立健全的管理體制，選拔具備各方面不同知識層次的人才加入檔案管理隊伍當中，并加大財力與物力投入力度，使信息資源得到合理充分的運用，從整體上對檔案管理團隊進行優(yōu)化；除選拔人才以外，檔案工作部門還需重視對檔案信息化管理人才的培養(yǎng)與強化，制定完善的教育培訓方案，優(yōu)化系統(tǒng)的知識結構體系，同時在大數(shù)據(jù)時代下，部門還需重視檔案管理人員各方面綜合素質的培養(yǎng)，例如科技檔案管理、信息工程等方面的相關內容，使檔案管理人員更多地去接觸、觀摩學習相關領域的專業(yè)技能知識，打造復合型人才。

4 結語

總而言之，在檔案管理工作中融入信息化技術，實現(xiàn)檔案價值的充分利用，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、制度化，不僅能夠有效解決傳統(tǒng)檔案管理弊端，還能夠確保檔案管理的準確性，在檔案管理工作中省略了很多不必要的環(huán)節(jié)，顯著節(jié)約資源，降低管理成本，減少不必要的時間，從而能夠有效提升檔案管理的工作效率以及工作質量，并且還能夠借助檔案優(yōu)化企業(yè)人力資源配置，實現(xiàn)檔案價值的充分利用，最終提升企業(yè)的社會競爭力，推動企業(yè)的進一步發(fā)展。