公共資源交易項目檔案管理研究

王太春

（彝良縣政務(wù)服務(wù)管理局(彝良縣公共資源交易局)，云南昭通 657600）

1 規(guī)范公共資源交易項目檔案管理的必要性

新時代以來，政府更加重視對公共資源交易平臺的建立和統(tǒng)一。公共資源交易平臺整合工作正在全國范圍內(nèi)積極展開，在“公共資源交易進(jìn)平臺，平臺之外無交易”的要求下，將來會有更多的招標(biāo)項目進(jìn)場交易，項目檔案的數(shù)量也會變得更加龐大。

當(dāng)前來看，雖說有國家出臺的相關(guān)法律法規(guī)對招標(biāo)采購的檔案保存提出了相應(yīng)要求，如有《招標(biāo)投標(biāo)法》、《招標(biāo)投標(biāo)法實施條例》、《政府采購法》、《政府采購法實施條例》等，但在項目檔案管理方面卻沒有做出具體的規(guī)定，這就使得全國各地在針對公共資源交易項目的檔案管理和標(biāo)準(zhǔn)方面多式多樣。在如今整合公共資源交易平臺工作進(jìn)行之時，若不能對交易項目檔案的管理統(tǒng)一規(guī)范化并建立健全項目檔案管理辦法等制度建設(shè)，會對未來的管理和利用造成巨大的困難和隱患。另外，項目檔案管理工作對項目交易過程進(jìn)行真實記錄，在以后各方研究，考察交易情況時，可以幫助其判斷項目交易是否完全合法合規(guī)，并為有關(guān)行政執(zhí)法機關(guān)調(diào)查取證提供有效的法律證據(jù)。所以，為了保證項目交易運行的規(guī)范性，交易項目檔案管理必不可少，而且它還是公共資源交易工作的重要組成部分。

2 當(dāng)前項目檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 對項目檔案管理的三種操作方式

（1）實行購買服務(wù)方法，對項目檔案進(jìn)行招標(biāo)采購服務(wù)外包。具體指公共資源交易管理部門將其檔案業(yè)務(wù)外包給外部專業(yè)化團(tuán)隊來承接其檔案相關(guān)業(yè)務(wù)工作。這種方法目前是一些企、事業(yè)單位常用管理模式，這種方式可以解決因缺乏檔案管理工作者而需聘用人員再培訓(xùn)的經(jīng)濟(jì)成本。另外，這種方式在國內(nèi)相對來說比較成熟，且有越來越多的專業(yè)化團(tuán)隊出現(xiàn)，可以保證其專業(yè)性。但是這種方式也帶來一些問題，比如不能明確外包數(shù)據(jù)的安全性和保密性等。（2）進(jìn)行檔案設(shè)備招標(biāo)采購，比如采購項目檔案電子化用到的硬件設(shè)備。再由單位的檔案管理員掃描項目檔案的紙質(zhì)版并進(jìn)行制作。這種管理操作方式的安全性較高，因為是由單位內(nèi)部的檔案管理員來對檔案進(jìn)行操作，這樣可以避免數(shù)據(jù)被泄密的奉獻(xiàn)。而且這種方式可以節(jié)省將檔案業(yè)務(wù)外包給外部團(tuán)隊的費用。但是這種方式也會帶來一些問題：有些檔案管理員不是學(xué)專業(yè)檔案管理出身，可能缺乏專業(yè)的檔案管理知識；由于項目檔案數(shù)量龐大，帶來的工作量也大，人員不足也加重了任務(wù)管理。（3）檔案管理員對各招標(biāo)代理機構(gòu)指定兼職檔案員，并對其進(jìn)行設(shè)備操作培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。這種方式是檔案員+代理機構(gòu)配合的管理模式，減輕了交易管理部門項目檔案管理的工作量。同樣不用進(jìn)行檔案服務(wù)外包，可以節(jié)約外包經(jīng)濟(jì)成本。但是該種方式需要培養(yǎng)有扎實檔案管理理論知識和高管理水平的專職檔案員。

2.2 項目檔案的操作流程

（1）招標(biāo)代理機構(gòu)在招標(biāo)項目完成后，應(yīng)當(dāng)立即對項目招標(biāo)中的各類資料進(jìn)行收集。（2）將招標(biāo)項目資料收集齊全后，向檔案員申請進(jìn)行招標(biāo)項目檔案的電子化存檔。（3）招標(biāo)代理機構(gòu)的兼職檔案員必須在公共資源交易管理部門檔案員的監(jiān)督和指導(dǎo)下對招標(biāo)的紙質(zhì)資料進(jìn)行掃描傳送等工作。（4）按照電子項目檔案的網(wǎng)上審批流程結(jié)束后，由檔案員驗收。

3 關(guān)于當(dāng)前項目檔案管理的分析

3.1 完善項目檔案管理制度并明確其責(zé)任

“沒有規(guī)矩不成方圓”，任何工作都要有所制約和監(jiān)督才能更好開展，公共資源交易項目檔案管理也是一樣，需要制度和規(guī)則來約束，保障并指導(dǎo)管理工作順利進(jìn)行。在管理項目檔案時，應(yīng)對檔案的可歸納范圍作出明確的要求，還應(yīng)說明歸檔時間等。從項目檔案的歸納整理、調(diào)閱過程、項目檔案保密工作等多個工作業(yè)務(wù)中，對各個部門應(yīng)盡的職責(zé)做出明確規(guī)定，同時其他相關(guān)部門也應(yīng)做好指導(dǎo)和監(jiān)督工作，這樣可以督促各部門人員做好自己的本職工作。

3.2 抓住重點，提高效率

檔案工作內(nèi)容繁重，需要在工作中分清主次，提高檔案管理工作的效率和利用價值。檔案資料需要保持完整性、有效性和可用性，這樣在以后從檔案資料中取證時，所獲取的資料才有可信度。

3.3 加強硬件建設(shè)，提高管理條件

為了更好的保存項目檔案資料，應(yīng)建立項目檔案專用檔案室。檔案室應(yīng)能防盜、防潮、防火、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠這些要求，并通過“人防、物防、技防”強化安全防護(hù)能力。檔案室內(nèi)應(yīng)配有降溫設(shè)備，安裝監(jiān)控報警裝置等。同時，還要配備完備的管理設(shè)施，硬件設(shè)施的建設(shè)是檔案資料安全存放避免風(fēng)險的重要保證。

3.4 加強人才隊伍建設(shè)

人是檔案管理工作任務(wù)的最終落實者，項目檔案管理工作的順利開展需要一支業(yè)務(wù)能力過硬、責(zé)任感強的專業(yè)隊伍，所以人這一關(guān)鍵因素需要引起高度重視。在選擇專職或兼職檔案資料管理人員時對于責(zé)任心強、熟知現(xiàn)代信息技術(shù)且有業(yè)務(wù)能力的人員應(yīng)優(yōu)先考慮，而且在人員選定后，為了能夠使檔案管理工作正常運行，應(yīng)避免頻繁更換檔案資料管理人員。在人員確定后，交易管理部門應(yīng)加強對這些人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)能力。另外，交易管理部門應(yīng)引導(dǎo)并鼓勵這些檔案管理人員對自己的學(xué)習(xí)能力的培養(yǎng)，可以運用多種交流工具或方式來對業(yè)務(wù)進(jìn)行交流。同時，交易管理部門也應(yīng)注意多引進(jìn)有檔案管理專業(yè)能力的專業(yè)人才，因為相對來說，他們有更多的檔案管理經(jīng)驗。

3.5 嚴(yán)抓項目檔案保密工作，確保檔案絕對安全

為確保檔案安全，于項目檔案工作相關(guān)的工作人員應(yīng)參加保密培訓(xùn)并簽訂保密協(xié)議。由于在原則上，項目檔案不能隨意外借，所以，當(dāng)有相關(guān)部門要借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵循項目檔案借閱審批制度下的借閱流程借閱檔案，同時，檔案管理人員應(yīng)做好記錄。另外，應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案室進(jìn)出登記制度，允許進(jìn)入檔案室的只有指定的工作人員才可以，并應(yīng)注意將隨時攜帶的具有拍攝功能或存儲功能的用品交由指定人員暫時保管，這樣能進(jìn)一步保證檔案信息不被泄露。

4 項目檔案“互聯(lián)網(wǎng)+”項目檔案管理發(fā)展

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展及應(yīng)用，也推動了公共資源交易行業(yè)的信息化發(fā)展。現(xiàn)如今，社會公共資源交易平臺整合工作正在全國范圍內(nèi)積極展開，未來會增加更多的項目，也會有更多的項目檔案產(chǎn)生，這將會是一個龐大的數(shù)量，使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化項目檔案存儲和管理將會耗費巨大的存儲資源，包括紙質(zhì)、空間、人員等，那么在無紙化辦公發(fā)展趨勢下，項目檔案電子化迫在眉睫。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，公共資源交易監(jiān)管部門可以實現(xiàn)對項目檔案管理的電子化管理，而且，在向電子化管理轉(zhuǎn)變的過程中，應(yīng)在同級檔案行政管理部門的指導(dǎo)下進(jìn)行。由于電子化管理系統(tǒng)存在數(shù)據(jù)易失的情況，所以在購買存放電子檔案的設(shè)備時，應(yīng)選擇性能很好的專用設(shè)備，能使數(shù)據(jù)不易失。同時應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份相關(guān)工作，避免一份數(shù)據(jù)損壞或丟失就無法找回的這種情況。借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對項目檔案進(jìn)行管理，可以提高對項目檔案的利用效率，比如對項目檔案的借閱過程，可以直接網(wǎng)上辦理，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理方式，大大簡化了借閱的流程，而且可以節(jié)約各方面的經(jīng)濟(jì)成本。

5 結(jié)語

據(jù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計來看，在全國范圍內(nèi)公共資源交易監(jiān)管部門所擁有的交易項目檔案非常之多，高達(dá)千萬，交易項目檔案更不占少數(shù)，加快建立和統(tǒng)一公共資源交易平臺、健全交易項目檔案管理辦法和有關(guān)規(guī)定是非常迫在眉睫的。統(tǒng)一公共資源交易平臺的整合建設(shè)，也在促使項目檔案管理方式發(fā)生改變，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)化辦公到電子化辦公的轉(zhuǎn)變也將會帶來多種優(yōu)勢。緊跟新時代的步伐，與時俱進(jìn)才能更好地加快公共資源交易市場的深入改革，挖掘出公共資源交易潛在的能量。