事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策探討

李壯飛

摘 要 本文以事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀為切入點(diǎn)，對(duì)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作展開(kāi)具體分析，并以此為依據(jù)，提出合理增加檔案管理預(yù)算，構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理體系，提升事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理人員的綜合素養(yǎng)等幾方面的對(duì)策。希望在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)水平不斷提升的影響下，事業(yè)單位在未來(lái)開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作時(shí)，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理問(wèn)題，采取科學(xué)有效的方式，促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位健康長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 數(shù)字化 檔案管理 現(xiàn)狀及對(duì)策

一、引言

無(wú)論是事業(yè)單位還是其他企業(yè)的發(fā)展，都與檔案管理工作息息相關(guān)，尤其是在事業(yè)單位開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作時(shí)，檔案管理人員要充分利用信息技術(shù)開(kāi)展相應(yīng)工作。本文從事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀入手，緊緊圍繞提升數(shù)字化檔案管理效率的方式展開(kāi)闡述。希望我國(guó)事業(yè)單位在未來(lái)發(fā)展過(guò)程中，能夠勇敢面對(duì)困難，積極尋求突破瓶頸的方式，并解決問(wèn)題。

二、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏專業(yè)的檔案管理人才

數(shù)字化檔案管理與其他形式的檔案管理模式相比，存在著較大的差異。事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理工作，對(duì)管理人員的專業(yè)性要求比較高，要求檔案管理人員不僅要懂得業(yè)務(wù)管理的流程，還要在實(shí)際工作中將檔案管理的內(nèi)容與數(shù)字化進(jìn)行有效結(jié)合?，F(xiàn)階段，我國(guó)一些事業(yè)單位，在人力資源的配置方面還存在一些問(wèn)題。例如，檔案管理部門缺乏專業(yè)的管理人才。工作人員不具備將實(shí)際管理內(nèi)容與信息化相結(jié)合的能力，甚至有一部分工作人員在實(shí)際工作中，除了履行檔案管理工作的職能以外，還要負(fù)責(zé)其他方面的工作內(nèi)容，這樣不利于員工對(duì)數(shù)字化檔案管理工作進(jìn)行深入研究，在一定程度上會(huì)影響數(shù)字化管理技術(shù)水平的提升。

（二）檔案管理技術(shù)水平有待提升

目前，很多事業(yè)單位在正常運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中，更加注重整體的服務(wù)質(zhì)量，忽視檔案員工的檔案管理技術(shù)。事業(yè)單位在建設(shè)數(shù)字化檔案管理體系的過(guò)程中，要科學(xué)準(zhǔn)確地運(yùn)用檔案管理技術(shù)。但是，結(jié)合現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的狀態(tài)來(lái)看，數(shù)字化管理技術(shù)的運(yùn)用還不夠成熟，有待加強(qiáng)。[1]具體表現(xiàn)為：?jiǎn)T工在實(shí)際運(yùn)用數(shù)字化管理技術(shù)開(kāi)展管理工作時(shí)，并沒(méi)有緊跟時(shí)代前進(jìn)的腳步，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)技術(shù)水平與實(shí)際狀況嚴(yán)重脫節(jié)的現(xiàn)象。除此之外，有一些企業(yè)在資金投入上比較節(jié)制，運(yùn)用的硬件設(shè)備都比較落后，無(wú)法及時(shí)開(kāi)展相關(guān)工作。因此，現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理技術(shù)水平急需提升，為今后檔案管理人員順利開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。

三、解決事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理問(wèn)題的重要舉措

（一）合理增加檔案管理預(yù)算

數(shù)字化檔案管理模式與傳統(tǒng)的管理模式相比，對(duì)經(jīng)濟(jì)預(yù)算的需求較大。因此，事業(yè)單位為了能夠有效解決檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，應(yīng)合理地增加檔案管理的預(yù)算。事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的預(yù)算人員在編制整體預(yù)算的過(guò)程中，要嚴(yán)格按照具體的規(guī)章制度進(jìn)行編制，要適當(dāng)?shù)丶哟筚Y金投入的力度，將主要的資金運(yùn)用到數(shù)字化技術(shù)的開(kāi)發(fā)與研究上，還要積極引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備等。除此之外，事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)預(yù)算的工作人員，將預(yù)算的實(shí)際內(nèi)容與財(cái)務(wù)狀況有效結(jié)合，積極聽(tīng)取財(cái)務(wù)人員的建議，及時(shí)對(duì)數(shù)字化檔案管理的狀況進(jìn)行調(diào)節(jié)。這樣既能做到有法可依，又能增強(qiáng)預(yù)算管理的力度，為今后提升事業(yè)單位整體管理質(zhì)量具有重要的促進(jìn)作用。

（二）構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理體系

在未來(lái)的數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，會(huì)將紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行有效結(jié)合，這樣對(duì)于構(gòu)建完善的數(shù)字化檔案管理體系具有重要的推動(dòng)作用。[2]因此，有很多事業(yè)單位都在積極運(yùn)用信息技術(shù)，不斷優(yōu)化數(shù)字化檔案管理體系。

例如，事業(yè)單位檔案的管理人員，根據(jù)不同工作的工作性質(zhì)和工作內(nèi)容，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化管理;管理人員根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際的發(fā)展?fàn)顩r，合理設(shè)置檔案管理的權(quán)限，根據(jù)員工的工作能力具體劃分每一個(gè)員工的工作職能，將工作職能落實(shí)到每一位員工身上;充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將檔案管理的工作內(nèi)容與先進(jìn)的檔案管理軟件進(jìn)行有效結(jié)合，這樣既能增強(qiáng)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)性，又能及時(shí)發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位在數(shù)字化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，為今后提升事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的效率創(chuàng)造條件。

（三）提升事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

數(shù)字化檔案管理工作涉及的內(nèi)容多種多樣，事業(yè)單位在不斷發(fā)展的過(guò)程中，要注重開(kāi)展培養(yǎng)員工綜合素養(yǎng)的工作，這對(duì)于提升事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的質(zhì)量具有重要意義。因此，我國(guó)事業(yè)單位要在員工空閑的時(shí)間，積極開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)。事業(yè)單位要組織檔案管理人員參加科學(xué)培訓(xùn)活動(dòng)，在此過(guò)程中各個(gè)事業(yè)單位的員工能夠相互交流、相互分享，員工通過(guò)參加科學(xué)培訓(xùn)活動(dòng)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，為今后員工順利開(kāi)展數(shù)字化檔案管理工作提供重要保障。此外，事業(yè)單位也要將理論知識(shí)與實(shí)踐活動(dòng)進(jìn)行全面結(jié)合，這樣不僅能夠提高員工的實(shí)踐能力，還能加深員工對(duì)理論知識(shí)的理解，對(duì)今后提升事業(yè)單位員工的綜合素養(yǎng)具有重要的推動(dòng)作用。

四、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化檔案管理技術(shù)，是現(xiàn)階段我國(guó)新型管理技術(shù)中的一種關(guān)鍵技術(shù)。目前，事業(yè)單位越來(lái)越注重?cái)?shù)字化檔案管理模式的應(yīng)用，但在實(shí)際開(kāi)展工作中，還是存在一些不足，例如，缺乏專業(yè)的檔案管理人才、檔案管理技術(shù)水平有待提升等。鑒于此，事業(yè)單位在構(gòu)建和完善數(shù)字化檔案管理體系的過(guò)程中，要注重培養(yǎng)專業(yè)管理人才，進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（作者單位為漢川市公共就業(yè)和人才服務(wù)局）

參考文獻(xiàn)

[1] 滕秀茹.數(shù)字化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的優(yōu)化[J].黑龍江科學(xué)，2019，10（15）：84-85.

[2] 王清云.事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前期準(zhǔn)備與實(shí)踐策略分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（21）：38-39.