加強(qiáng)人力資源檔案管理 為國(guó)有企業(yè)發(fā)展提供保障

田岳海 韓秀英

【摘要】人力資源檔案管理是上世紀(jì)七十年代末形成一個(gè)學(xué)科，主要是通過制定出臺(tái)系列人力資源政策，來加強(qiáng)對(duì)企業(yè)潛在人才的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、選拔任用等管理活動(dòng)，從而規(guī)范企業(yè)用人導(dǎo)向，為企業(yè)的發(fā)展提供助力。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，建立規(guī)范的人才管理、使用、考核評(píng)價(jià)體系和激勵(lì)機(jī)制，充分發(fā)揮人才戰(zhàn)略的主觀能動(dòng)性，成為企業(yè)生存和發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)。

【關(guān)鍵詞】國(guó)有企業(yè)資源管理;人才檔案開發(fā)利用

改革開放以來，我國(guó)也打破了傳統(tǒng)單一的經(jīng)濟(jì)體制，大力發(fā)展工商業(yè)，各種各樣的公司如雨后春筍一般層出不窮。這些不同體制、規(guī)模、行業(yè)的公司，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的浪潮中或迅速成長(zhǎng)為上市公司利稅大戶，或一蹶不振逐漸消亡。究其原因，除了全球經(jīng)濟(jì)放緩、國(guó)民經(jīng)濟(jì)下滑等客觀因素外，主觀上國(guó)有企業(yè)對(duì)于人才戰(zhàn)略的重視性不夠、人才開發(fā)利用效能陳腐、市場(chǎng)化激勵(lì)機(jī)制不足有很大關(guān)系。因此，加強(qiáng)人力資源的管理，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)就顯得尤為重要。人力資源檔案是人才信息的重要載體，是甄選人才的主要參考信息源，建好用好人力資源檔案，對(duì)人才資源開發(fā)起著重要作用。

一、人力資源檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性

檔案是社會(huì)公共信息非常重要的組成部分，是人力資源部門按照國(guó)家相關(guān)政策法規(guī)在培養(yǎng)、選拔和使用人才等工作中形成并記錄在案的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、職稱、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲等情況的歷史記錄，是客觀全面考察任用人才的衡量標(biāo)尺。從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人力資源檔案可以為企業(yè)求才、個(gè)人求職提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。因此管好用好人力資源檔案，可以使企業(yè)的管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、高效化，為各項(xiàng)事業(yè)產(chǎn)業(yè)的持續(xù)、健康、穩(wěn)健發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、現(xiàn)行人力資源檔案管理弊端

我國(guó)人力資源檔案制度始于上世紀(jì)50年代，受當(dāng)時(shí)所處年代的影響，盡管存在著許多不規(guī)范、不完善的地方，但作為一項(xiàng)常規(guī)性公共管理工具，對(duì)我國(guó)社會(huì)發(fā)展、政治安全、人事管理、個(gè)人誠(chéng)信、福利分配等方面都發(fā)揮了不可替代的作用。但隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入，經(jīng)濟(jì)全球化、信息快速化，人才流動(dòng)化，傳統(tǒng)的人力資源管理辦法已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)代的需求，特別是“虛假檔案”“死檔棄檔”“人檔脫節(jié)”等現(xiàn)象日益泛濫，內(nèi)部人事管理體制所造成的“人才封閉”“身份限制”“扣押檔案”等也對(duì)當(dāng)下的檔案管理制度提出了挑戰(zhàn)。因此，改革現(xiàn)有檔案管理制度，打破人才流動(dòng)壁壘限制，推動(dòng)人事代理行業(yè)發(fā)展，探索建立社會(huì)化的人力資源檔案管理服務(wù)體系已刻不容緩。

（一）忽視檔案管理。長(zhǎng)期以來，一些企業(yè)管理人員普遍對(duì)人力資源檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)待人力資源檔案管理工作存在著認(rèn)知誤區(qū)，以為人力資源檔案僅是一般事務(wù)性工作，只要不丟失，不泄密，能查閱就行了。有些領(lǐng)導(dǎo)缺乏基礎(chǔ)的管理常識(shí)，只重視企業(yè)經(jīng)營(yíng)創(chuàng)收，忽視人力資源檔案管理，人員、場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)沒保障，缺乏必要的硬件設(shè)備，檔案工作自然就做不好。

（二）管理手段落后。現(xiàn)代人力資源管理要求人事檔案管理必須精細(xì)化、嚴(yán)謹(jǐn)化、科學(xué)化，特別是在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)的今天，各種獵頭公司隨時(shí)會(huì)以優(yōu)厚的條件在關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)挖走企業(yè)培養(yǎng)多年的專業(yè)人才。這就要求我們的管理人員必須時(shí)刻能夠掌握人才市場(chǎng)行情變化，及時(shí)調(diào)整薪酬待遇，留住和吸納更多有用人才為企業(yè)服務(wù)。但現(xiàn)階段的人力資源檔案管理服務(wù)體系仍處于傳統(tǒng)的運(yùn)作模式，由于檔案管理人員大多數(shù)是兼職，變動(dòng)頻繁，沒有受過專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足、檔案管理技能的欠缺，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。在檔案整理過程中大部分依靠人工操作，僅能提供基礎(chǔ)的檢索服務(wù)，耗時(shí)費(fèi)力差錯(cuò)率高，而且由于反復(fù)調(diào)用原件，缺乏必要的硬件防護(hù)措施，易出現(xiàn)因陽光照射造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平不相適應(yīng)。

（三）立卷質(zhì)量參差不齊。一是檔案內(nèi)容填寫前后矛盾，姓名、出生日期、參加工作時(shí)間以及學(xué)歷等記載不一致，甚至出現(xiàn)涂改痕跡和替換現(xiàn)象，使檔案喪失了嚴(yán)肅性。二是檔案用紙規(guī)格不一。紙張大小不同，致使有的表格內(nèi)容超過裝訂線，在立卷歸檔時(shí)必須進(jìn)行二次剪裁。三是歸檔收集力度不夠。由于制度不健全，導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格、不及時(shí)，檔案缺乏連貫性。四是檔案材料不完善。如獎(jiǎng)懲、考核、晉級(jí)、薪資審批等插入性材料散亂，檔案缺乏完整性。五是缺乏實(shí)用性。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方而的內(nèi)容少，這些都會(huì)直接影響到檔案利用質(zhì)量。

三、破解弊端的幾點(diǎn)思考

（一）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人力資源檔案管理工作，將其納入議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。檔案工作人員也要增強(qiáng)責(zé)任心，主動(dòng)作為，積極向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案管理政策，及時(shí)溝通匯報(bào)，爭(zhēng)取上級(jí)支持。

（二）增加投入，筑牢檔案工作根基。企業(yè)要將檔案經(jīng)費(fèi)列入預(yù)算，特別是對(duì)檔案的維護(hù)、利用、檔案信息化建設(shè)等方面要予以重點(diǎn)保障，各部門要配置政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的專（兼）職檔案管理人員，定期組織業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，豐富專業(yè)技術(shù)能力。要按標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)好規(guī)范化的檔案室，購置堅(jiān)固的檔案柜、恒溫恒濕空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，做好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲蛀等配套保護(hù)措施，不丟失、不損壞、不泄密，確保檔案安全利用。

（三）準(zhǔn)確采集，確保檔案原始材料的完整性。正確收集、補(bǔ)充、鑒別檔案材料是人力資源檔案工作的基礎(chǔ)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷壯大，企業(yè)尤其是國(guó)有企業(yè)人力資源管理與服務(wù)必須齊頭并進(jìn)，不斷深化優(yōu)化，尤其是企業(yè)高管之間的崗位流動(dòng)，對(duì)于高管的德能勤績(jī)廉考核評(píng)價(jià)體系必須規(guī)范、全面、準(zhǔn)確，經(jīng)得起歷史的檢驗(yàn)，這就要求我們的檔案管理人員必須及時(shí)收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求的材料要及時(shí)進(jìn)行處理，手續(xù)不全的材料要退回原制作部門進(jìn)行補(bǔ)辦，不屬于歸檔范圍的要及時(shí)退回，做到不積壓、不散失。

（四）科學(xué)編排，提高檔案管理的信息化程度。對(duì)于人事檔案的檢索，可考慮采取以英文字母的順序號(hào)進(jìn)行編排，便于記憶和查找，提高檢索效率。還可以創(chuàng)新管理手段，通過自主開發(fā)或購買商業(yè)人事檔案管理軟件，實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，如利用計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)形成企業(yè)內(nèi)部人才交流數(shù)據(jù)庫，建立360度績(jī)效考核評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)庫等，也可安裝干部人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員在不接觸人事檔案原件的前提下查閱企業(yè)高管檔案電子原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時(shí)也有利于干部人事檔案的保密和安全。

（五）分類管理，提升檔案管理效能。按照國(guó)企干部任免權(quán)限以及《公司法》對(duì)于“董高監(jiān)”管理要求，國(guó)企高管或企業(yè)專業(yè)技術(shù)流動(dòng)人員檔案由省市一級(jí)人事部門按管理權(quán)限建立并管理。下屬企業(yè)單位聘用人員的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種限制，結(jié)合社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系委托政府人事部門所屬的人才交流機(jī)構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。

（六）健全制度，確保檔案資料安全規(guī)范。實(shí)踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。因此企業(yè)人力資源管理部門必須建立相應(yīng)的檔案管理制度，對(duì)產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔、移交入庫以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度和規(guī)范的操作流程，對(duì)永久、長(zhǎng)期保存的檔案應(yīng)定期向上級(jí)檔案主管部門進(jìn)行移交;為了避免檔案的丟失、改動(dòng)，必須建立健全檔案管理目標(biāo)考核制度和責(zé)任追究制度，嚴(yán)格手續(xù)，做到轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，嚴(yán)防人為因素造成檔案泄密、涂改，對(duì)檔案管理中出現(xiàn)問題的，實(shí)行責(zé)任追究，保證檔案管理規(guī)范有序。

四、結(jié)語

總之，在人力資源檔案管理活動(dòng)中，要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，在材料收集上必須做到及時(shí)完整;在材料的鑒別上必須做到去偽存真，在歸檔內(nèi)容上必須做到分類準(zhǔn)確，裝訂整齊，在利用檔案時(shí)必須做到遵章辦理，在提供周到熱情的服務(wù)時(shí)，更要確保檔案的安全和保密。唯有如此，才能逐步建立更加科學(xué)合理的檔案管理體系。