現(xiàn)代行政文秘寫作技巧研究

王煥民

【摘要】隨著現(xiàn)代行政管理水平的逐漸提高，社會(huì)對(duì)行政人員的要求越來越嚴(yán)格，尤其是對(duì)于行政文秘的職業(yè)要求也明顯提高了。行政文秘工作主要是書寫行政文書，所以本文主要探討行政文書的書寫技巧。

【關(guān)鍵詞】行政文秘;寫作;技巧;研究

隨著現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展越來越趨于信息化，人們對(duì)行政文秘的工作要求也越來越高。從原來的紙質(zhì)文書轉(zhuǎn)變成電子文書，文秘的文本寫作是工作的重要內(nèi)容之一，行政文秘所寫的公文一般格式都是應(yīng)用文，而應(yīng)用文在平常的一些文章中很少用到，但是公文很多都會(huì)用到這種文體。同時(shí)，應(yīng)用文的格式也很嚴(yán)謹(jǐn)，因?yàn)樗兄渌募鶝]有的權(quán)威，有特定的權(quán)利限制，一般對(duì)閱讀者也是有限制的。國(guó)務(wù)院辦公廳頒布過關(guān)于行政文書撰寫的工作條例，所以行政文秘工作人員一定要了解這個(gè)條例，必須要掌握一些格式和寫作技巧，才能做好這項(xiàng)工作。下面主要講一下行政文秘寫作的一些技巧。

一、條理清晰，主題明確

做行政工作的人本身就要很嚴(yán)謹(jǐn)，關(guān)于文本的寫作，條理一定要清晰，思路要清晰嚴(yán)謹(jǐn)，把整個(gè)想要表達(dá)的主題，一定要明確表現(xiàn)出來。讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)等讀者能夠清晰看出主題。行政公文是以應(yīng)用文來寫的，所以撰寫者大多都要明確主旨，層次清晰地去表達(dá)要表達(dá)的主要內(nèi)容。一般通常會(huì)標(biāo)用序號(hào)來進(jìn)行章節(jié)分理。清理讀者的思緒，更具有條理性，讓文章一目了然。行政公文一定要整齊明確，不能一會(huì)兒寫這個(gè)問題，還沒表達(dá)清楚就摻和到下一個(gè)問題。行政文書之所以運(yùn)用應(yīng)用文，就是因?yàn)閼?yīng)用文是表達(dá)思想最直接明確的。

二、長(zhǎng)話短說，言簡(jiǎn)意賅

行政寫作跟其他文本的寫作方式不太一樣，它不需要多么深刻的形容詞，只需要以最簡(jiǎn)單最明了的語(yǔ)言去表達(dá)出最重要直接的內(nèi)容。文章中重要的內(nèi)容要仔細(xì)去說明，表達(dá)出利害關(guān)系。而相對(duì)不太重要的內(nèi)容，就可以一筆帶過，簡(jiǎn)略去表達(dá)。行政文書一般開篇就直接點(diǎn)明主題，比如常用的開頭用語(yǔ)是“根

據(jù)……”“目的是……”;再如一些新聞中常見的宣傳內(nèi)容：“為了全面建設(shè)小康社會(huì)，我國(guó)……”。其次，行政文書開篇后的過渡用語(yǔ)也很有講究，都要直接明了說問題的因果關(guān)系。比如一些過渡詞“因此”“所以”“綜上所述”等等。還有一些嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕?jīng)辦用語(yǔ)，比如“已經(jīng)”“現(xiàn)經(jīng)”“在執(zhí)行貫徹執(zhí)行”等等。

三、配更直觀的圖表

在書寫行政文書時(shí)，有一些情況不能直觀地表達(dá)清楚，可以想辦法插入一些圖表，更加直觀地去表達(dá)文字表達(dá)不出來的情況。比如，某個(gè)大型事故的發(fā)生點(diǎn)、附近的環(huán)境、準(zhǔn)確的坐標(biāo)等等，都可以用一張清楚的圖插入文章中，使上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一眼就能了解到準(zhǔn)確的情況。所以現(xiàn)代行政文秘人員必須要具備的能力是要掌握許多辦公軟件，比如說photoshop軟件、coreldraw軟件、高德地圖、電腦屏幕打印等等，重要的細(xì)節(jié)最好還能標(biāo)出來，比如可以用紅色圈出重要的關(guān)注點(diǎn)等等。用文字表述不夠準(zhǔn)確直觀的，可以插入一幅簡(jiǎn)單示意圖，這樣就能讓領(lǐng)導(dǎo)更加直觀地看到主題思想。

行政文秘書寫文書時(shí)用到最多的表達(dá)方式還有表格，因?yàn)楝F(xiàn)實(shí)中有許多變化的數(shù)據(jù)趨勢(shì)用表格和折線圖的方式較好，比如表達(dá)某公司的年銷量變化、不需要多少表達(dá)不清的文字，一張圖就能人看的很清楚。所以，行政文員接觸的文本中會(huì)用到許多圖表，要插入圖片和表格等一些辦公軟件，都要靈活去掌握。關(guān)于數(shù)據(jù)的變化，采用報(bào)表更加明了，因此，行政文秘人員對(duì)excel也要熟練掌握。

四、格式排版符合規(guī)定

行政文秘人員應(yīng)當(dāng)好好閱讀并了解掌握關(guān)于我國(guó)2012年7月1日起施行的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的相關(guān)規(guī)定。比如行政文書的格式，必須非常嚴(yán)謹(jǐn)，統(tǒng)一規(guī)范格式中的字體大小、段落排版、開頭、落款等等。行政文秘人員在寫完行政文書后，準(zhǔn)備發(fā)文稿的時(shí)候一定要再三檢查格式和排版等問題，避免領(lǐng)導(dǎo)審核時(shí)被打回來。

五、語(yǔ)言嚴(yán)謹(jǐn)，多用書面詞

書寫行政文書和寫抒情文、記敘文等的文章不一樣，不能應(yīng)用太多的口頭語(yǔ)去表達(dá)，因?yàn)槲恼乱蟮谋容^嚴(yán)謹(jǐn)，所以語(yǔ)言表達(dá)也要嚴(yán)肅。一般我們?cè)陔娨曅侣劺锟吹筋I(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)，都是行政文本里那些嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼Z(yǔ)句，不能有不確定的因素?？傊?，語(yǔ)言的意思要果斷明確，不能拖拖拉拉。比如說“為了繼續(xù)增強(qiáng)……的能力”“為了發(fā)展……的目標(biāo)”“為了推動(dòng)……的發(fā)展”等等，都需要用官方的書面語(yǔ)。

六、用詞講究要對(duì)稱

行政文本的文稿跟其他的文稿不一樣。行政文稿根據(jù)時(shí)間的逐步發(fā)展，已經(jīng)慢慢研究出了自己的一套公文用詞，在每一段的標(biāo)題、開頭、結(jié)尾等都要語(yǔ)句對(duì)稱。所謂對(duì)稱，就像排比句一樣，要詞語(yǔ)、語(yǔ)句對(duì)稱。比如在黨的十八大報(bào)告里，第二章節(jié)就連續(xù)用了8個(gè)“必須堅(jiān)持”。這樣的目的就是用詞對(duì)稱，而且起了強(qiáng)調(diào)的作用。

七、平時(shí)注意積累相關(guān)知識(shí)

行政文秘撰寫文書是他們工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。常見的行政文書有許多的形式，但不管是什么樣的材料、表格，都要符合行政文書的規(guī)則和格式，內(nèi)容要直接明確。有一些文書需要用到以前的材料總結(jié)撰寫。這時(shí)就需要行政文秘人員用心去保存原來的各種文件，即使不去保存，也要各個(gè)文件都去看一遍記一下，在腦海中有瀏覽過的印象。這樣在他們寫文稿時(shí)，也是有幫助的。在需要某個(gè)相關(guān)的文件時(shí)，可以立即調(diào)出來看看里面重要的信息，并摘取。在碰到一些格式上很簡(jiǎn)單明了但表達(dá)的主題很明確的文件時(shí)，還可以借鑒一下圖表形式等等。

八、結(jié)束語(yǔ)

行政文秘的工作需要掌握許多的能力，格式排版用詞等等也很講究，由于行政文書不同于其他文書，所以對(duì)行政文秘人員的要求比其他職業(yè)的要求多一點(diǎn)，要更加嚴(yán)謹(jǐn)。希望在此分享的一些寫作行政文本的技巧可以幫助到文秘人員。

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