探析學(xué)校檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及其優(yōu)化

黃劍蕓

【摘 要】學(xué)校檔案的管理是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，隨著科技的發(fā)展，學(xué)校的檔案管理也越來(lái)越現(xiàn)代化，但檔案管理水平依然存在一些問(wèn)題，本文分析探究學(xué)校檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀以及問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;發(fā)展現(xiàn)狀;優(yōu)化

【中圖分類(lèi)號(hào)】G712 ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】2095-3089（2019）22-0278-02

一、引言

檔案管理需要經(jīng)過(guò)幾個(gè)必不可少的程序，才可讓檔案的管理有條不紊的進(jìn)行：（1）需要對(duì)檔案進(jìn)行收集，不只是將各個(gè)科室的資料進(jìn)行歸納，還需要把各個(gè)檔案館之間的資料進(jìn)行移交和接收等事宜。（2）搜集的資料需要將其分門(mén)別類(lèi)的進(jìn)行整理，使其更好地進(jìn)行管理。（3）對(duì)于整理好的檔案，還要定時(shí)達(dá)將那些已經(jīng)過(guò)期沒(méi)有用的資料進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案館能夠有更多的空間保存有用的資料。（4）完善對(duì)檔案的集中保管。學(xué)校的檔案管理是學(xué)校各項(xiàng)事宜開(kāi)展的前提和關(guān)鍵，必須將其完善好，避免資料以及信息丟失或是損毀。

二、學(xué)校檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

1.檔案信息化認(rèn)識(shí)存在不足。

現(xiàn)階段很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)觀念落后，沒(méi)有從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，沒(méi)有從資源的角度來(lái)認(rèn)識(shí)檔案信息，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理長(zhǎng)期停留在查檔、管檔以及建檔水平上，常將一些很有利用價(jià)值的檔案信息遺忘在角落里，在很大程度上忽視了對(duì)檔案信息資源的合理開(kāi)發(fā)利用，嚴(yán)重影響了學(xué)校檔案管理。

2.信息數(shù)字化進(jìn)程較為緩慢。

一般來(lái)說(shuō)，實(shí)際的學(xué)校教學(xué)活動(dòng)過(guò)程中所生成的日常管理信息、教學(xué)信息等檔案，學(xué)校的信息管理工作人員在整理好信息之后，將信息通過(guò)電子文件的方式上傳到學(xué)校的信息庫(kù)之中，便于信息使用者通過(guò)模塊進(jìn)行信息查閱，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理的便捷以及高效。而檔案信息則和日常的教學(xué)信息不一樣，傳統(tǒng)的檔案管理主要是通過(guò)紙質(zhì)的形式來(lái)進(jìn)行保存或是記錄的，倘若我們要將學(xué)校所有的檔案信息進(jìn)行錄入，并未為這些信息構(gòu)建一個(gè)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，是非常具有難度的，并且還會(huì)耗費(fèi)大力的精力時(shí)間，故而，學(xué)校檔案數(shù)字化進(jìn)程還比較緩慢。

3.缺乏標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)。

為了更好的完成學(xué)校檔案資源的共享，就必須要完成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)的信息化檔案，該標(biāo)準(zhǔn)需要有一定的流程，但又不是獨(dú)立的，這為學(xué)校實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理提高了難度，一方面學(xué)校將檔案信息的軟件、硬件設(shè)備進(jìn)行完善與補(bǔ)充，確保相關(guān)設(shè)備的應(yīng)用功能能夠達(dá)到信息化標(biāo)準(zhǔn);另一方面，還需改變以往的紙質(zhì)檔案保存，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代的數(shù)字化信息管理，同時(shí)還要規(guī)范相關(guān)電子文檔管理，并與本地檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的工作標(biāo)準(zhǔn)保持一致。現(xiàn)階段，我國(guó)還形成一個(gè)全面且系統(tǒng)檔案信息化管理內(nèi)容，這樣一來(lái)，學(xué)校檔案信息化建設(shè)和管理就表現(xiàn)出多元化、多樣化的特點(diǎn)，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理發(fā)展具有一定的滯后性和片面性，嚴(yán)重影響了檔案信息共享平臺(tái)的建設(shè)。

4.網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題較為突出。

因?yàn)闄n案信息存在特殊性，管理檔案的工作人員需將知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)和檔案信息之間的關(guān)系準(zhǔn)確無(wú)誤的進(jìn)行處理，同時(shí)還需做到嚴(yán)格保密和合理開(kāi)放的有機(jī)結(jié)合。在信息時(shí)代下，學(xué)校檔案信息化，有助于提高檔案利用效率，促使檔案管理部門(mén)與學(xué)校其他工作部門(mén)的交流溝通，使檔案獲取和保管成本得以降低。但是也帶來(lái)諸多信息技術(shù)方面的問(wèn)題，嚴(yán)重威脅檔案的安全性，比如非法訪問(wèn)、電腦病毒或是黑客破壞等。

三、優(yōu)化學(xué)校檔案管理策略

針對(duì)學(xué)校檔案管理內(nèi)容及特點(diǎn)，以及當(dāng)前學(xué)校檔案管理面臨的問(wèn)題，應(yīng)著重從以下幾個(gè)方面做好學(xué)校檔案管理。

1.思想上高度重視。

學(xué)校檔案管理工作思想是行為的向?qū)?。學(xué)校檔案作為學(xué)校發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，對(duì)打造特色型、專(zhuān)業(yè)型學(xué)校具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。因此，學(xué)校管理者以及廣大檔案管理人員要在思想上高度重視學(xué)校檔案管理工作，充分認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義，結(jié)合學(xué)校自身實(shí)際，從頂層設(shè)計(jì)好學(xué)校自身檔案管理方案及短、中、長(zhǎng)期規(guī)劃，為學(xué)校檔案管理工作作出科學(xué)的安排和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

2.制度上完善學(xué)校檔案管理體制機(jī)制。

要在《高校檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，立足學(xué)校自身實(shí)際，制定學(xué)校檔案收集范圍、分類(lèi)方案等規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。此外，要注重加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制的設(shè)立，統(tǒng)籌做好學(xué)校檔案管理的參與人員及其分工，學(xué)校檔案的收集、整理、查詢(xún)、利用等規(guī)章制度。要高度重視體現(xiàn)學(xué)校特色的體育專(zhuān)業(yè)類(lèi)檔案資料的收集和管理，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)。此外，要建立教師、學(xué)生以及教學(xué)管理人員共同參與的學(xué)校檔案管理機(jī)制，確保學(xué)校檔案管理機(jī)制運(yùn)行順暢。

3.推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程，構(gòu)建管理系統(tǒng)。

資源建設(shè)是學(xué)校檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，學(xué)校所有的業(yè)務(wù)都必須要圍繞資源建設(shè)來(lái)開(kāi)展。在信息化時(shí)代，學(xué)校檔案管理工作，需將重點(diǎn)放置在檔案資源共享和檔案數(shù)字化兩方面，首先學(xué)校要投入人力財(cái)力推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，同時(shí)還需嚴(yán)格遵守相應(yīng)原則，科學(xué)合理編制數(shù)字化建設(shè)工作計(jì)劃，重點(diǎn)加強(qiáng)監(jiān)督管理，以便有效保障檔案數(shù)字化工作的順利有序開(kāi)展。同時(shí)，還需基于最大化滿(mǎn)足廣大用戶(hù)使用需求基礎(chǔ)上，構(gòu)建完整檔案數(shù)字化目錄，形成各個(gè)單位協(xié)同努力的局面。

4.強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，提升標(biāo)準(zhǔn)化程度。

在信息時(shí)代下，加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，需做到幾點(diǎn)：第一，必須要加強(qiáng)學(xué)校檔案信息化方面規(guī)章制度和原則的建設(shè)，明確學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中的相關(guān)理念、定義以及方法等，同時(shí)還可以通過(guò)制定檔案收集整理鑒定標(biāo)準(zhǔn)、專(zhuān)業(yè)名詞術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)以及庫(kù)房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等，進(jìn)而規(guī)范化的管理檔案。第二，加強(qiáng)軟件、硬件的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，學(xué)校在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，——定要全面考慮數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)格式、軟件的配置標(biāo)準(zhǔn)、硬件選擇標(biāo)準(zhǔn)等，同時(shí)還必須要加強(qiáng)電子產(chǎn)品的更新和維護(hù)，根據(jù)當(dāng)前學(xué)校檔案管理的實(shí)際情況，引入信息化設(shè)備，比如掃描復(fù)印儀、數(shù)碼相機(jī)等。

5.隊(duì)伍上注重檔案專(zhuān)業(yè)管理人才培育。

根據(jù)學(xué)校檔案管理工作的實(shí)際，把專(zhuān)業(yè)化、職業(yè)化作為學(xué)校檔案管理的核心戰(zhàn)斗力來(lái)抓。一方面，要加大專(zhuān)業(yè)人才的引進(jìn)力度，注重招聘檔案專(zhuān)業(yè)背景，又掌握一定計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的復(fù)合型，以及熱愛(ài)檔案管理工作的人才。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，學(xué)校檔案是學(xué)校日常教學(xué)、管理的重要組成部分，也是學(xué)校檔案管理的重要內(nèi)容。隨著教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，對(duì)于學(xué)校學(xué)生的綜合素質(zhì)要求越來(lái)越高。通過(guò)完善學(xué)校檔案管理，可以為學(xué)校的日常教學(xué)和學(xué)生的綜合素能的培育提供參考，不斷提升學(xué)校的綜合辦學(xué)能力，營(yíng)造出良好的人才培養(yǎng)環(huán)境，提升學(xué)生專(zhuān)業(yè)知識(shí)和綜合素質(zhì)，更好地在服務(wù)于社會(huì)貢獻(xiàn)其智慧和力量，推動(dòng)我國(guó)體育事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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