加快我國(guó)檔案信息化建設(shè)的思考

余翥

摘 要：想加快檔案信息化建設(shè)的腳步，就要努力解決檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中所遇到的問(wèn)題，克服重重阻力，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，樹(shù)立意識(shí);統(tǒng)籌規(guī)劃，加大投入;提高素質(zhì)，培養(yǎng)人才;制定措施，防范風(fēng)險(xiǎn);只有做到這些，才能真正加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);重要意義;有效途徑

2002年11月25日，國(guó)家檔案局中央檔案館頒布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，提出了檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略，召開(kāi)了檔案信息化建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)演示會(huì)，標(biāo)志著檔案信息化建設(shè)在我國(guó)檔案界正式啟動(dòng)。至今，我國(guó)檔案化信息建設(shè)初見(jiàn)成效，全新的信息化檔案管理模式也得到了廣大檔案工作者乃至全社會(huì)的普遍認(rèn)可。但是對(duì)于檔案工作整體而言，檔案工作進(jìn)行信息化管理還屬于一種新的管理方式。隨著社會(huì)信息化發(fā)展的需要，檔案信息化建設(shè)是全面提升檔案工作服務(wù)社會(huì)能力的必然選擇。

1 檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

檔案信息化，就是把現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中來(lái)，對(duì)實(shí)體檔案資源按照信息化的方式進(jìn)行收集、整理、開(kāi)發(fā)、管理和利用，為公眾提供數(shù)字化的檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式由實(shí)體檔案保管為重點(diǎn)轉(zhuǎn)向以數(shù)字化檔案和提供社會(huì)服務(wù)為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變過(guò)程。具體來(lái)說(shuō)就是通過(guò)各種數(shù)據(jù)庫(kù)及信息網(wǎng)絡(luò)，把文字、圖像、聲像、實(shí)物等檔案信息存儲(chǔ)在光盤(pán)、磁盤(pán)、硬盤(pán)燈數(shù)字化載體中，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)和電子終端設(shè)備達(dá)到檔案資源的有效利用和共享。

檔案信息化建設(shè)的組成：根據(jù)《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的主要內(nèi)容，檔案信息化建設(shè)主要由信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、信息資源建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、安全保障體系建設(shè)六個(gè)方面組成。

2 檔案信息化建設(shè)的重要意義

習(xí)近平同志曾指出：檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開(kāi)檔案。檔案信息化是檔案管理適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求，是對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理和優(yōu)化配置的必要手段。首先對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)大大減輕了工作量，提高了檔案的利用率。實(shí)現(xiàn)了檔案信息化管理之后，檔案管理人員可以更多地運(yùn)用現(xiàn)代信息化手段進(jìn)行收集、查詢檔案的工作，通過(guò)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時(shí)化的現(xiàn)代管理途徑來(lái)提高檔案管理效率，檔案管理工作人員可以更好的從事檔案的收集工作和編研工作。

3 存在的問(wèn)題

1）信息化意識(shí)不夠。信息化意識(shí)不夠，主要指我國(guó)現(xiàn)有的檔案工作人員和管理人員對(duì)于檔案信息化工作的不理解、不支持乃至于消極怠工現(xiàn)象。由于文化程度、年齡差距、工作經(jīng)歷等原因，檔案工作管理人員都或多或少存在著墨守成規(guī)的思想。而且檔案信息化建設(shè)花費(fèi)大、效果不明顯且檔案安全還得不到有效保障。因此存在很多檔案管理人員對(duì)檔案信息化不理解、不支持甚至抵觸的現(xiàn)象。我國(guó)目前從事檔案管理工作的人員大部分都是非檔案專業(yè)畢業(yè)，專業(yè)的檔案管理人員少之又少。

2）對(duì)信息化理解不夠。檔案工作管理工作人員要正確理解檔案信息化和檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的區(qū)別。檔案信息管理化并不等同于檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，檔案數(shù)字化、信息化只是檔案信息化建設(shè)的一方面。而檔案信息化建設(shè)包括對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、信息資源建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、安全保障體系建等方面，它是一項(xiàng)涉及多方面內(nèi)容的系統(tǒng)工程，需要檔案管理部門(mén)統(tǒng)籌規(guī)劃，結(jié)合實(shí)際有計(jì)劃、有步驟、分階段地進(jìn)行，逐步實(shí)施完成。目前存在對(duì)于檔案信息化建設(shè)的片面理解，認(rèn)為檔案信息化就等同于檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。在實(shí)際中，即使實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，實(shí)現(xiàn)的程度也是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，達(dá)不到檔案信息化的效果，最后造成檔案信息化建設(shè)的不完全現(xiàn)象。

3）信息化安全度不高。隨著社會(huì)信息化發(fā)展的程度越來(lái)越高，檔案管理信息化建設(shè)勢(shì)在必行。雖然檔案信息化管理相比傳統(tǒng)的管理模式而言既方便又高效，但是也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，是擺在我們面前的頭號(hào)問(wèn)題?！皺n案信息存儲(chǔ)安全”和“檔案信息利用安全”是檔案信息安全保障體系的主要內(nèi)容，比如網(wǎng)絡(luò)安全隱患等等方面。而檔案本身就具有保密性，怎樣堅(jiān)持利用和保密并重的原則，更加大了對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的考驗(yàn)。

4 解決問(wèn)題的有效途徑

1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，樹(shù)立意識(shí)。檔案工作是對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，為未來(lái)著想。要想讓檔案更好地服務(wù)于社會(huì)，首先就是要提高檔案管理工作人員的自身水平。檔案信息化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)者如果自身沒(méi)有清晰的認(rèn)識(shí)，那么檔案信息化建設(shè)必然會(huì)變成一句空話，落不到實(shí)處。因此，要從源頭上改變現(xiàn)狀。加強(qiáng)對(duì)檔案工作管理人員自上而下的領(lǐng)導(dǎo)，組織培訓(xùn)，幫助他們樹(shù)立時(shí)代的責(zé)任感。使廣大檔案工作這個(gè)深刻認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的核心觀念，認(rèn)清檔案信息化建設(shè)和檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的聯(lián)系與區(qū)別，積極投身現(xiàn)代化建設(shè)中檔案信息化建設(shè)。

2）統(tǒng)籌規(guī)劃，加大投入。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的中心內(nèi)容，檔案部門(mén)要統(tǒng)籌規(guī)劃、推進(jìn)檔案資源共享。打破技術(shù)壁壘，建設(shè)統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)。軟硬件檔案設(shè)施設(shè)備是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的前提。要想加快檔案信息化建設(shè)，必須要舍得投入，特別是要加強(qiáng)檔案信息化安全基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要及時(shí)升級(jí)和使用安全認(rèn)證、病毒查殺、身份認(rèn)真、防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)，加強(qiáng)檔案系統(tǒng)的訪問(wèn)控制，確保檔案信息安全。

3）提高素質(zhì)，培養(yǎng)人才。人才建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的成功之本。目前，我國(guó)從事檔案管理工作的專業(yè)人才非常少，這對(duì)檔案發(fā)展乃至檔案信息化建設(shè)非常不利。因?yàn)榉强瓢喑錾淼臋n案管理人員沒(méi)有全面的學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，檔案信息化意識(shí)淡薄。因此，在檔案人才匱乏的情況下必須及時(shí)完善檔案崗位制度，加大力度引進(jìn)檔案專業(yè)出身的檔案管理工作人員，盡量做到檔案由專業(yè)檔案人員來(lái)管理。除了對(duì)外引進(jìn)檔案專業(yè)人才，對(duì)內(nèi)還要努力培養(yǎng)本單位已有的檔案人才，對(duì)現(xiàn)有人才進(jìn)行信息化建設(shè)技能培訓(xùn)，幫助他們提升檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，提高全體檔案工作者的總體素養(yǎng)，造就一批既懂業(yè)務(wù)，又能管理的檔案復(fù)合型人才。

4）制定措施，防范風(fēng)險(xiǎn)。建立檔案信息安全保障體系是做好檔案信息化建設(shè)的必要條件。要控制這些方面存在的風(fēng)險(xiǎn)，除了要在硬件上加大投入，還要控制軟件，積極制定控制風(fēng)險(xiǎn)的措施。首先檔案管理網(wǎng)絡(luò)要做好物理隔離，做好身份認(rèn)證和秘鑰管理。其次在檔案利用上要做好保密工作，該公開(kāi)的公開(kāi)，不能公開(kāi)的要采取技術(shù)手段設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，堅(jiān)持利用和保密并重的原則，使檔案利用達(dá)到最大化。

總之，要想加快檔案信息化建設(shè)的腳步，就要克服檔案信息化建設(shè)中所遇到的問(wèn)題，克服重重阻力，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，樹(shù)立意識(shí);統(tǒng)籌規(guī)劃，加大投入;提高素質(zhì)，培養(yǎng)人才;制定措施，防范風(fēng)險(xiǎn);只有做到這些，才能真正加快檔案信息化的進(jìn)程。

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