淺析核電廠技術(shù)文件有效控制

周衷若

摘 要：本文主要對核電廠技術(shù)文件的接收、分發(fā)、組卷、歸檔及有效控制方式作了詳細(xì)的闡述，列出了技術(shù)文件在各個流程中的有效控制措施。以便對技術(shù)文件實行全過程、全方位管理。旨在實現(xiàn)核電廠技術(shù)文件管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化，以確保技術(shù)文件的有效控制。

關(guān)鍵詞：技術(shù)文件;有效控制

1 引言

核電廠技術(shù)文件（下面簡稱技術(shù)文件）是指電站在運(yùn)營過程中產(chǎn)生的與電站生產(chǎn)運(yùn)行、系統(tǒng)、設(shè)備及其管理有關(guān)涉及結(jié)構(gòu)、原理、布置、性能、技術(shù)條件、解決方案的圖紙和文字性說明文件，包括設(shè)計文件圖冊、技術(shù)規(guī)范、設(shè)備運(yùn)維手冊、竣工文件等。所以在技術(shù)文件管理中，如何有效地進(jìn)行技術(shù)文件在各個流程中的管理，保證技術(shù)文件在傳遞和保存時能夠準(zhǔn)確、及時和安全可靠，是各單位各級部門比較重視的一個問題。

2 技術(shù)文件的收發(fā)和存檔

1）技術(shù)文件的接收。技術(shù)文件的接收檢查是控制技術(shù)文件的一大重點。技術(shù)文件應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照文件接收檢查標(biāo)準(zhǔn)，即文件的完整性、清晰性、和正確性來執(zhí)行。這些是最基本的檢查標(biāo)準(zhǔn)，每一個文件接收文員都必須做到這三點。

技術(shù)文件接收時經(jīng)常會遇到文件到達(dá)文檔部門后又會退回修改，影響文件的及時登錄。經(jīng)常出現(xiàn)的問題有：（1）圖不清晰。文件中有些圖模糊不清，有些圖上的字體太小掃描后便看不清。其中技術(shù)改造類文件多圖紙，圖紙是施工過程中的重要部分，日后文件的使用者看不清使用不了則會耽誤施工。（2）文件編審批不完備。常見的申請單、審批單、澄清單簽署不齊全，檢查沒發(fā)現(xiàn)該有的簽名簽署不完備會導(dǎo)致日后重新修改登錄，徒增工作量。（3）編碼不完整或不正確。接收的文件經(jīng)常有編碼不完整或是重號或是錯誤。針對以上突出的幾點，所以技術(shù)文件接收時需要對圖紙進(jìn)行仔細(xì)的檢查。且圖紙掃描復(fù)印后的清晰度也應(yīng)該把好關(guān)，保證登錄到系統(tǒng)里的電子版是完整清晰的;接收每份技術(shù)文件后到系統(tǒng)里查看相對應(yīng)的項目，辨認(rèn)編碼的正確性。另外接收檢查重點關(guān)注的是：是否附有文件傳遞單（外單位發(fā)送過來帶有信函的技術(shù)文件，應(yīng)仔細(xì)檢查信函通信渠道號是否正確，有無重號。信函所帶的技術(shù)文件是否齊全、完整，附件清單中標(biāo)識的附件是否都收到。文件格式是否正確，文件是否為原件，版本是否正確等。出現(xiàn)以上問題及時聯(lián)系歸口部門處理或直接聯(lián)系文件遞交方處理。

2）技術(shù)文件的登錄。（1）文件的編碼分為三類即：文件編碼（電站要求的編碼）、原文編碼（文件自帶編碼）、其它編碼。登錄時要仔細(xì)區(qū)分各類編碼，填寫正確。（2）注意項目選擇和類別選擇。如：技術(shù)改造管理、燃料管理、運(yùn)行和維修、定期試驗等。（3）文件升版。升版文件需在舊版上修改信息，修改時要注意版次和日期的修改。（4）注意各相關(guān)文件是否關(guān)聯(lián)，關(guān)聯(lián)是否正確。如：技改的所有技術(shù)文件關(guān)聯(lián)相應(yīng)的申請單，相應(yīng)的技術(shù)文件關(guān)聯(lián)相應(yīng)的審批單，澄清單關(guān)聯(lián)相應(yīng)的技術(shù)文件和申請單等。另外有外發(fā)通信渠道號也應(yīng)關(guān)聯(lián)，以便查閱人員查看時一目了然。

3）技術(shù)文件的分發(fā)。文件分發(fā)清單由業(yè)務(wù)歸口部門填寫，文檔部門根據(jù)分發(fā)清單范圍完成相應(yīng)文件分發(fā)。業(yè)務(wù)部門填寫清單是應(yīng)考慮分發(fā)到位，建立高效的文件傳遞渠道，保證工作人員能夠及時、準(zhǔn)確地得到最新版本、正確、適用的文件。文件分發(fā)分為受控分發(fā)（包括執(zhí)行分發(fā)）和非受控分發(fā)（包括普通紙質(zhì)分發(fā)和電子分發(fā)）。管理文件，包括公司的管理大綱、質(zhì)保大綱、管理程序需要受控分發(fā)。紙質(zhì)受控分發(fā)的技術(shù)文件，在封面加“XXX受控分發(fā)”印章。只有加蓋了此印章的文件才視為由XXX電站（文檔部門）正式分發(fā)用于指導(dǎo)工作執(zhí)行的有效文件。且受控分發(fā)文件的新版必須按照上次分發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)，并對過時副本文件及時標(biāo)記“作廢”并做回收和銷毀處理。技術(shù)文件/程序，按照分發(fā)清單進(jìn)行紙質(zhì)普通分發(fā)、電子分發(fā)或紙質(zhì)受控分發(fā)。普通分發(fā)紙質(zhì)文件應(yīng)加蓋“XXX技術(shù)文件”印章，加蓋此印章的文件僅用于業(yè)務(wù)處室進(jìn)行技術(shù)參考，文檔部門只對其分發(fā)新版文件，不對舊版文件進(jìn)行控制;業(yè)務(wù)處室應(yīng)采取必要手段，防止在工作中誤用加蓋“XXX技術(shù)文件”的舊版副本文件。技術(shù)改造類文件分發(fā)清單常不能及時給出而影響文件的分發(fā)。為了能及時分發(fā)，可由歸口部門填寫標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)清單，先進(jìn)行電子分發(fā)。所有分發(fā)清單在文件領(lǐng)取文員簽字完備后，需將分發(fā)清單以附件形式上傳至相應(yīng)的信函下，作為文件分發(fā)依據(jù)。

4）技術(shù)文件的存檔。技術(shù)文件的存檔在移交文檔部門前由文件責(zé)任處室或單位負(fù)責(zé)文件的保管，移交文檔部門后由文檔部門文件控制工程師負(fù)責(zé)文件的入庫、排架及舊版文件的及時下架。根據(jù)以下幾點有效控制技術(shù)文件的存檔。（1）原則。技術(shù)文件的存檔遵循文件的產(chǎn)生規(guī)律和成套性特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系;真實記錄和準(zhǔn)確反映項目全過程和竣工時的實際情況，圖物相符、數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;確保項目檔案要完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。如工程改造文件和物項替代文件內(nèi)容包括：申請單、設(shè)計文件、完工報告、竣工圖、調(diào)試文件、竣工關(guān)閉文件等。如換料設(shè)計文件包括：初步燃料管理報告、燃料管理、換料安全評價報告、核設(shè)計報告、中子物理特性手冊等。組卷時要仔細(xì)核對這些文件是否齊全;紙質(zhì)版和電子版是否相符;燃料管理中英文版是否完備等。（2）職責(zé)。推行“誰產(chǎn)生，誰立卷”的原則，其形成、積累和管理列入歸口責(zé)任部門的崗位職責(zé)范圍，由歸口責(zé)任部門在項目結(jié)束或告一段落時及時組卷;歸口責(zé)任部門在組卷時需接受文檔部門文件控制工程師的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

3 技術(shù)文件控制方式

1）系統(tǒng)管理。實行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。通過文檔信息化建設(shè)，建立全文數(shù)字文檔信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文檔信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的全文檢索和提供利用。文件管理系統(tǒng)應(yīng)通過建立數(shù)字信息知識平臺，實現(xiàn)文檔信息資源的集成和共享，充分滿足用戶文檔信息需求，根據(jù)用戶的需要隨時完善系統(tǒng)。確保業(yè)務(wù)人員能及時得到最新的、有效的文檔信息服務(wù)。從而通過系統(tǒng)實現(xiàn)全過程控制。

2）歸口管理。文檔部門接收外來技術(shù)文件的歸口處室，各處室對職責(zé)范圍內(nèi)承包商及外單位提交來的外來技術(shù)文件有效性進(jìn)行審查，確認(rèn)有效后交文檔部門統(tǒng)一分發(fā)，只有由文檔部門接收分發(fā)處理的技術(shù)文件才是有效的技術(shù)文件。組織機(jī)構(gòu)上，文檔部門對公司的文檔管理實行統(tǒng)籌規(guī)劃、集中控制，分級管理，組織協(xié)調(diào)。設(shè)立基準(zhǔn)文件庫、檔案館和圖書館，對文件、檔案和資料進(jìn)行集中控制和管理。公司各職能部門設(shè)立部門文件庫和工作文件站，各承包商建立承包項目文件管理體系，對其職責(zé)范圍內(nèi)的文件進(jìn)行分級管理和控制。公司各職能部門、各承包商接受文檔部門業(yè)務(wù)上的監(jiān)督和指導(dǎo)。明確歸口部門能夠方便各個接口部門解決問題。

4 加強(qiáng)文檔知識的學(xué)習(xí)

1）每個文檔文員應(yīng)當(dāng)重視檔案工作，提高文檔意識。對工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)。否則會造成技術(shù)文件歸檔不規(guī)范，歸檔質(zhì)量差等。

2）建立多層次、多渠道、重實效的文檔信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評制度，逐步提高相關(guān)崗位人員工作素質(zhì)和能力。

3）檔案工作人員要學(xué)習(xí)計算機(jī)和信息管理化知識，只有對計算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中。

4）加強(qiáng)檔案知識的學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)所有文檔相關(guān)程序，將程序中的知識熟練運(yùn)用于工作當(dāng)中。通過虛擬庫房管理系統(tǒng)，使得傳統(tǒng)的實體庫房管理更加智能化、規(guī)范化、可視化，讓庫房更加安全有效，安防系統(tǒng)健全可視，提升管理水平。

5 結(jié)語

總的來說，文檔部門作為公司文檔管理部門， 本著“文檔管理要從源頭抓起”的精神，對外要加大對公司各部門和施工承包商的文件管理、監(jiān)督、指導(dǎo)的力度;對內(nèi)接收到文件后嚴(yán)格按照文件管理規(guī)定整理歸檔，從而實現(xiàn)技術(shù)文件的有效控制。

參考文獻(xiàn)

[1]黃文峰.電力工程檔案管理操作實務(wù).北京：中國水利水電出版社，2011.7.

[2]NB/T 20042-2011《核電檔案分類準(zhǔn)則及編碼規(guī)則》.國家能源局，2011.