人事檔案管理對(duì)提升單位經(jīng)濟(jì)效率的重要性研究

摘 要：新時(shí)期，為了使人事工作能順利開展，人事檔案管理工作必須要做好，后者決定了前者的工作效率。到目前為止，人事管檔案管理工作仍然存在一些亟待解決的問題。比如，檔案管理的方式落后、內(nèi)容失真、管理制度不健全等?；诖耍疚闹貒@著人事檔案管理對(duì)提升單位經(jīng)濟(jì)效率的重要性這一現(xiàn)實(shí)內(nèi)容進(jìn)行了認(rèn)真的思考。

關(guān)鍵詞：人事檔案;經(jīng)濟(jì)效率;重要性

在經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的大環(huán)境下，追求經(jīng)濟(jì)效率的提高、實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效率的最大化是事業(yè)單位關(guān)注的焦點(diǎn)問題。作為后勤保障的檔案管理工作，也逐漸引起人們的重視和關(guān)注。人事檔案是事業(yè)單位和企業(yè)在管理過程中記錄本單位員工的個(gè)人經(jīng)歷、優(yōu)良表現(xiàn)、思想政治表現(xiàn)等個(gè)人信息的文件。人事檔案是以個(gè)人為單位將經(jīng)歷與表現(xiàn)結(jié)合起來，并作為用人單位考察的材料，這也是人才交流的重要信息來源。根據(jù)人事檔案管理中容易出現(xiàn)的問題，做出相應(yīng)的解決方案，對(duì)提升事業(yè)單位的管理水平，提高其經(jīng)濟(jì)效率具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，不斷促進(jìn)新時(shí)代檔案管理工作的進(jìn)一步優(yōu)化，是事業(yè)單位發(fā)展中必須要思考的課題。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的節(jié)奏下，市場(chǎng)貿(mào)易競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，人事檔案作為事業(yè)單位中不可或缺的一部分，是單位的隱形資產(chǎn)，也是競(jìng)爭(zhēng)中的重要板塊。因此，事業(yè)單位在追求更高的經(jīng)濟(jì)效率的同時(shí)，也對(duì)人事檔案管理提出了更高的要求。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案管理不僅局限于對(duì)本單位人員的基本信息進(jìn)行保存和記錄，而且還要建立起完善的人事檔案管理制度，這樣才能使檔案中的人事資源信息得到最大程度的共享，使人事檔案成為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)和發(fā)展的重要推動(dòng)力。人事檔案是管理層準(zhǔn)確評(píng)判人才、了解其完成工作的效果、對(duì)他們的綜合實(shí)力做出客觀而公正評(píng)價(jià)的重要材料。通過人事檔案中所記錄的信息，能將人才盡可能地放在適合他們的位置上，實(shí)現(xiàn)人才考核和人才分配的既定目標(biāo)，確保他們能發(fā)揮出最大的作用，使本單位收獲最大的經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)今社會(huì)的信息流通速度越來越快，人事信息流動(dòng)的速度也在不斷提升，這可以促使事業(yè)單位尋找到適合本單位發(fā)展的大量?jī)?yōu)質(zhì)人才。對(duì)于員工本身而言，人事檔案管理反映了他們的工作效率、才能以及品德方面的表現(xiàn)，涵蓋了他們以往的經(jīng)歷、在工作中的表現(xiàn)情況等，是人才評(píng)定中的重要參考材料，可以向用人單位提供其工作能力的證明，同時(shí)也是企業(yè)選擇人才的重要依據(jù)。除此之外，也可以讓員工及時(shí)地找到適合自己的工作，為他們找到工作提供了更多的機(jī)會(huì)。

2 企業(yè)人事檔案管理中存在的一些問題

2.1 缺乏對(duì)人事檔案管理工作的重視

一些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視人事檔案管理，對(duì)人事檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，在日常工作中沒有提供足夠的保障和支持，使得檔案管理工作無法引進(jìn)專業(yè)的管理人才。工作人員也僅是片面地將人事檔案認(rèn)為是員工的資料，忽視了其對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要作用，對(duì)檔案的管理及保存并沒有形成正確的認(rèn)識(shí)，更沒有科學(xué)地對(duì)其進(jìn)行分類和整理，從而影響了檔案的后續(xù)使用。

2.2 檔案管理設(shè)施老舊缺乏先進(jìn)設(shè)備

由于相關(guān)管理人員并沒有充分重視檔案管理工作，進(jìn)而造成人事檔案的管理方法較為傳統(tǒng)、管理方式比較落后，沒有在實(shí)際工作中應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)和新的觀念，而是仍然沿用紙質(zhì)檔案進(jìn)行記錄。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，紙質(zhì)檔案的保存問題和交流問題逐漸凸顯出來。紙質(zhì)檔案較容易被破壞，而且紙質(zhì)檔案不易實(shí)現(xiàn)人事檔案的交流和共享，需要根據(jù)現(xiàn)實(shí)的需要來更換電子文檔，并對(duì)檔案信息進(jìn)行保存。而有些單位雖然進(jìn)行了電子化管理，但其并未將檔案數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行備份和共享，導(dǎo)致人事檔案信息無法實(shí)現(xiàn)合理流動(dòng)，造成信息缺失和利用的低效等惡劣影響。

2.3 管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高

由于企業(yè)管理人員缺乏對(duì)檔案管理工作的重視，導(dǎo)致?lián)螜n案管理工作的人員一般是轉(zhuǎn)崗人員，這些人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的管理知識(shí)培訓(xùn)，這使得他們對(duì)檔案收集的意識(shí)比較淡薄，影響檔案管理資料的收集工作，也有可能造成檔案資料的流失。在缺乏相應(yīng)的人事檔案管理制度，以及沒有詳細(xì)且可行的規(guī)范和制度進(jìn)行制約的情況下，使得工作人員的工作質(zhì)量難以得到有效的保證。

3 對(duì)于檔案管理工作的相關(guān)建議

3.1 提升管理人員對(duì)人事檔案工作的認(rèn)知和重視程度

做好宣傳教育工作，不僅是領(lǐng)導(dǎo)，而且是企業(yè)或事業(yè)單位全體員工都應(yīng)該重視的工作內(nèi)容。基于此，應(yīng)該從人們的思想入手，讓他們?nèi)嬉庾R(shí)到檔案管理工作對(duì)于企業(yè)單位的發(fā)展有多么的重要，調(diào)動(dòng)起他們的工作主動(dòng)性。引進(jìn)專業(yè)管理人事檔案的人才，配備達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)設(shè)備系統(tǒng)，比如：檔案掃描系統(tǒng)、電子數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)等。在現(xiàn)在科技快速發(fā)展的環(huán)境下，企業(yè)人事檔案管理應(yīng)該適應(yīng)潮流，及時(shí)更新，要積極地應(yīng)用現(xiàn)代科技和新的觀念進(jìn)行工作，采用電子文檔形式管理檔案，并將檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)備份和共享應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展，促進(jìn)檔案的信息流動(dòng)和共享，重視檔案信息的及時(shí)收集和整理。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該關(guān)心檔案工作員工是否具有專業(yè)性，對(duì)基層員工給予有效的指導(dǎo)，加強(qiáng)日常的監(jiān)督，提升人事檔案管理的水平，引入專業(yè)的管理人才，進(jìn)一步強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)教育培訓(xùn)。并且，要配備專項(xiàng)人員，定期安排管理人員進(jìn)行與檔案管理相關(guān)的學(xué)習(xí)，充分掌握檔案管理的技術(shù)，為企業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

3.2 對(duì)檔案管理工作制度進(jìn)行相應(yīng)的完善

一套完整的、可行的制度是檔案管理工作運(yùn)行的保障。所以，企業(yè)應(yīng)該從科學(xué)的角度入手，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況發(fā)現(xiàn)問題，并積極進(jìn)行調(diào)整，提高制度的可操作性，為檔案管理的后續(xù)工作提供可靠的指導(dǎo)，進(jìn)而打造一套完整的、詳細(xì)的、可實(shí)行的分配方案，推動(dòng)人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化。此外，也要對(duì)人事檔案信息工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，建立標(biāo)準(zhǔn)的監(jiān)督系統(tǒng)，保證人事檔案內(nèi)容的客觀公正，嚴(yán)格保證檔案的真實(shí)性和詳盡性。

4 結(jié)束語

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位對(duì)于人事檔案管理工作的重視程度越來越高，這在一定程度上意味著檔案管理工作需要進(jìn)行相應(yīng)的改革。所以，針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作缺乏完善的制度體系、內(nèi)容容易失真、虛假檔案等問題，要對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行改革，完善檔案管理制度，堅(jiān)持檔案管理工作與實(shí)際情況相結(jié)合。同時(shí)，要建立起標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系，提升管理工作的水平，做好宣傳教育工作，以調(diào)動(dòng)單位內(nèi)全體工作人員參與到檔案人事管理工作中。并從思想觀念、人才引進(jìn)、制度管理等多個(gè)角度來提升檔案管理工作的科學(xué)性，切實(shí)提高人事檔案工作的效率，促進(jìn)檔案資源的共享和利用，發(fā)揮人事檔案資源的價(jià)值，做到全方面發(fā)展，不斷提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效率。

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作者簡(jiǎn)介

柳欣（1989-），男，山西省臨縣人，研究生，畢業(yè)于山西省委黨校，中級(jí)館員，研究方向：檔案。