分析基于數字化環(huán)境的電子檔案管理初探

吳利濤

摘 要：信息技術成果的廣泛普及使現代社會進入到信息時代，傳統的生活、工作、發(fā)展環(huán)境都發(fā)生了改變，逐漸形成了以依靠信息技術、數字化技術為主的數字化環(huán)境。而面對該情況，檔案管理工作也做出了調整，引進了電子管理系統，對檔案、文件等信息進行了更高效、更智能的管理。目前，普遍采用電子檔案取代傳統的紙質檔案，這種電子檔案在企事業(yè)檔案管理部門的廣泛應用對檔案管理工作產生了強大的沖擊，為了充分利用電子檔案管理的優(yōu)勢與價值，文章淺要探究了基于數字化環(huán)境的電子檔案管理，以便為社會各單位提供參考與借鑒。

關鍵詞：數字化環(huán)境;電子檔案;檔案管理

電子檔案的出現徹底改變了傳統的檔案形式，顛覆了傳統檔案管理思維，對檔案管理工作來講既是機遇也是挑戰(zhàn)，如何在數字化環(huán)境中充分借助信息技術的優(yōu)勢，實現檔案管理工作的徹底改革具有重要探究意義。基于此，探究數字化環(huán)境下的電子檔案管理具有重要現實意義。

1 電子檔案管理內涵

電子檔案是由具有保存價值、參考憑證價值信息組成的電子文件，其具有極強的包容性，可以為元數據，也可以為軟件。但電子檔案并不是隨意上傳與存儲的信息，其必須經過歸檔與處理，電子檔案的排版、編號、內容也需要領導的審核與簽字，簡單的來理解，電子檔案的功能與價值等同于傳統的紙質檔案，但其以特殊的形式呈現，依托于網絡與信息技術進行管理與存儲。從管理上來看，其諸多管理環(huán)節(jié)都與以往紙質檔案管理相似，如都需要經過文件整理、歸檔、存儲等環(huán)節(jié)，但在管理手段與管理方式上進行了優(yōu)化，不再需要保管紙質信息，而是在網絡上通過管理電子信息數據而落實檔案管理工

作[1]。但無論是電子檔案的功能與價值其與傳統紙質檔案并未呈現出較大的差異，其內容都必須具備價值，無參考價值的信息并不屬于檔案內容，這還需要管理人員進行正確的區(qū)分。

2 電子檔案的價值

從電子檔案的形式來講，其替代了傳統的紙質檔案，使檔案管理工作隨著社會發(fā)展進步而進步，提升了其整體信息化水平，也提升了檔案管理服務的質量。檔案管理的主要目的是為使用者提供便捷的服務，傳統紙質檔案由于內容容易失真、內容量大、查詢不便等缺點，不利于應用，而電子檔案實現了實物資料信息化保存與管理，將大量的檔案信息以及原始憑證集中到計算機、互聯網的存儲介質中，利用互聯網作為載體進行應用、傳遞、共享，便于使用者對海量信息進行快速檢索及篩選。同時，能夠強化對檔案內容的管理，保障其內容的真實性與可靠性，從而提升電子檔案管理的服務效率與服務質量。

從實現檔案管理工作長足發(fā)展角度來講，電子檔案無須在使用大量紙張、占用大量空間資源，其按照規(guī)定的形式對檔案信息進行規(guī)范化處理，并按照流程進行歸檔、管理、保存、使用，保障了檔案管理工作的嚴肅性;而且電子檔案使用的全過程都會形成記錄與痕跡，一旦檔案質量出現問題，可以根據痕跡做出判斷，提升檔案內容的保密性與安全性，這對于實現長時間存儲檔案有著重要的意義。

3 數字化環(huán)境下的電子檔案管理策略

電子檔案的出現使電子檔案管理工作發(fā)生了極大的變化，尤其是管理手段與工作方式上，基于信息技術以及互聯網技術存在的電子檔案需要管理人員充分利用信息技術手段進行管理與運用，因此，可以從如下角度參考電子檔案管理實踐：

1）高速共享資源。數字化環(huán)境最大的便利則是可以實現信息的高效共享，電子檔案管理過程中也可以充分借助這一優(yōu)勢，有效提升電子檔案管理效率。在進行電子檔案歸檔處理后，其內容需要傳遞給上級部門進行審批，傳統的方式則是由檔案管理人員拿著紙質檔案進行審批，容易出現錯誤，也無法保障檔案內容的完整性，而電子檔案作為電子文件可以直接利用信息化辦公系統傳遞給上級部門;同時，管理人員因工作需要進行檔案內容傳遞時，也可以通過網絡快速共享。在共享過程中始終是一份電子檔案，多人可以在權限允許的情況下同時利用該檔案，提高了檔案的利用效率。此外，電子檔案對檔案查詢方式也做出了優(yōu)化，很多單位設定了檔案數據庫，將檔案歸檔后存放在數據庫內進行保管，通常有查閱檔案的需要時，各部門可以向上級領導申請，獲得申請后提交到檔案管理部門，管理人員根據其需要的檔案內容調檔將檔案發(fā)送給各部門，這個過程中只有通過申請的人員有查閱檔案的權力，電子檔案都做了加密處理，并配合水印等方式保障內容的機密性，一旦在外界查閱中對檔案內容做出了更改，檔案管理人員可以第一時間發(fā)現，避免篡改檔案情況的出現。

2）加強原件保護。傳統的紙質檔案，其材質特殊，保存過程中容易氧化、字跡變得模糊;而且長時間存儲容易變性，出現缺損，從而也為檔案管理工作帶來了更多難題，但電子檔案存放與形成的載體都為虛擬網絡，只要數據庫存在，其檔案信息就不會過期、內容就不會變得模糊，因此，使用電子檔案完全不用擔心其會變質以及使用壽命有限的問題。在檔案歸檔過程中可以通過掃描儀等設備將信息原件上傳到計算機上，作為檔案原件始終存放在檔案內，目前這一功能的實現，使企事業(yè)單位的珍貴信息更易保管，而且減少了檔案管理人員的工作量，避免人為因素對檔案質量的影響。

3）提升管理效力。紙質檔案時代，檔案管理人員每日要認真很對檔案的內容、仔細編號、最終完成歸檔，工作量大，而且很多檔案內容為數據信息，管理人員不注意就會出現錯誤，導致檔案內容失真。而電子檔案針對每個檔案進行編號，利用檔案管理系統可以按照檔案上傳順序自動生成編碼，查詢時也可以直接檢索檔案編碼，方便而快捷;檔案匯總過程中，可以利用部門提交的原件在網絡上自動生成對比圖，快速反饋差異信息，不再需要逐一對信息內容進行核對，無論是從管理人員角度還是檔案使用者角度，電子檔案都更加便捷，更便于管理與應用[2]。

4）加強信息保護。很多領域檔案信息都是針對某個人的，紙質檔案使用過程中，容易將他人信息泄露，而電子檔案的應用則不同，其利用信息技術手段，查閱過程中可以根據查詢人的姓名、證件號碼進行檢索，檢索的檔案僅有個人內容，利用者可以通過網絡下載、打印等方式予以使用，整個過程中不會涉及到他人信息，從而加強了對他人檔案信息的保密[3]。

5）降低管理成本。電子檔案無論是搜集還是管理都以網絡以及計算機為載體，不需要花費額外的成本費用，而傳統紙質檔案不僅需要耗費大量紙質資源，也不環(huán)保;同時，電子檔案可以存儲到數據庫中、硬盤中，不占據空間資源，也提升了各企事業(yè)單位空間利用效率，節(jié)約了檔案管理環(huán)節(jié)的成本消耗與資源消耗。

4 結束語

綜上所述，電子檔案的出現對于檔案管理事業(yè)來講是一次質的飛越，管理過程中將傳統紙質檔案轉換成電子形式，不僅便于管理、便于傳遞、便于規(guī)范，也減少了檔案管理人員的工作量，提升了檔案管理效力，能夠永久性保存檔案內容，變質、不損毀。因此，電子檔案將會實現更廣泛的應用，其形式在未來也會得到優(yōu)化，希望社會能夠正確認識電子檔案的優(yōu)勢，推廣其在各領域的應用。但是對于電子檔案是否具有法律效力，可否在作為證據進行應用，還需要我國通過立法進行確定，目前應對這一功能有正確的判斷。

參考文獻

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[2]張旭，文倍蕾，郭丹.淺析電子信息化管理模式在檔案管理中的作用[J].數字化用戶，2018，24（40）：128.

[3]許磊.淺析數字化檔案室建設及數字化檔案管理技術應用[J].檔案管理，2019，33（4）：92，94.