信息化背景下檔案管理改革探討

摘 要：經(jīng)濟的發(fā)展和科學技術的提升促進了信息技術的發(fā)展，同時信息技術開始在各個領域中發(fā)揮重要的作用，直接影響著人們的日常生活。在政府部門和事業(yè)單位發(fā)展的過程中需要檔案管理，在大數(shù)據(jù)時代和信息化發(fā)展的今天，將現(xiàn)代化信息技術應用到檔案管理中能夠促進檔案管理和改革進行，在提升管理效率的同時為人們提供優(yōu)質便利的服務。本文闡述的主要內容是在信息化背景下的檔案管理改革。

關鍵詞：信息化背景;檔案管理;改革分析

前言：現(xiàn)代信息技術在社會的發(fā)展中起著重要的作用，隨著網(wǎng)絡技術的普及，越來越多的人開始依賴網(wǎng)絡，同時信息化操作技術也在影響著人們的工作和生活，尤其是在信息化支持下的檔案管理能夠為人們的查詢提供方便，同時提高了效率。為了促進我國的檔案管理的健康發(fā)展，應該在增強檔案管理服務功能和生活功能方面下功夫，為促進檔案管理改革奠定基礎。

1 檔案管理改革的必要性

1）符合現(xiàn)代信息化發(fā)展的要求。經(jīng)濟的發(fā)展促進網(wǎng)絡通信基礎設施的建設和完善，同時網(wǎng)絡技術的普及效率也在大大的提升。相關的調查顯示，我國的網(wǎng)絡普及率已經(jīng)達到百分之五十，網(wǎng)絡技術的使用率也達到百分之五十以上。此外，隨著網(wǎng)絡技術的普及和發(fā)展，我國的手機用戶每年都在不斷的增加。而利用手機獲取信息的方式已經(jīng)成為人們生活中的日常內容。

2）符合檔案利用信息范圍增大的需求。為了獲取有效的檔案信息，只有到專門的檔案館和到相關的部門進行查找，在此過程中不僅受到時間和地點因素的影響，同時查找的效率比較低，最終還可能獲取不到檔案信息，即使獲取也可能對檔案造成一定程度的破壞?？梢哉f，傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅增加了檔案查詢管理的難度，同時也制約了檔案價值的發(fā)揮。為此，應該將現(xiàn)代信息技術應用到檔案管理中，為檔案的改革和管理的便捷性奠定基礎。

3）增強檔案資料的整合。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中存在一定的問題，即分類方式不科學，這在一定程度上造成各個部門協(xié)調統(tǒng)一的困難，這為查詢工作的順利開展帶來阻礙。此外，在檔案管理的過程中缺乏統(tǒng)一的標準，信息化程度比較低，這些因素都在一定程度上制約了檔案管理的健康發(fā)展。相關的研究顯示，當前檔案管理的信息網(wǎng)站中，有約百分之三十的網(wǎng)站鏈接都存在漏洞，同時缺乏約束的手段和措施。為此，在進行檔案改革的過程中應該重視人為因素的重要性，在保證檔案信息安全性的同時促進檔案管理的信息化建設，同時建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡信息服務平臺，從而為人們提供更為優(yōu)質和全面的檔案資料。

2 當前檔案管理工作中存在的不足

1）信息化管理方面需要改善。社會在不斷的發(fā)展，想要單位的檔案能夠不斷的為人們服務就應該改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，堅持與時俱進的原則。當前檔案管理發(fā)展的趨勢是將現(xiàn)代信息技術應用到管理中，不僅提升管理的效率，同時能夠將精確的數(shù)據(jù)展現(xiàn)給人們。然而，在實際的檔案管理的過程中有一些問題亟需解決，如一些管理技術人員不能提升自身的綜合能力，不能科學的掌握和應用現(xiàn)代信息技術，在管理的過程中還是沿用傳統(tǒng)的管理模式，在此過程中積累的問題不僅沒有解決，還在一定程度上制約了檔案管理的發(fā)展和改革。

2）檔案管理體系存在滯后性。在一些地區(qū)事業(yè)單位將單位發(fā)展的焦點放在了發(fā)展上面，不重視檔案的管理，因而在資源調配過程中存在一定的問題，造成管理的不科學和不規(guī)范，或者在人力、物力和財力等方面的資源分配不均衡，尤其是資源的實效性和科學性需要改進和提升。為此，檔案管理中的工作人員應該采取科學的措施提高檔案管理的綜合效能，明確檔案管理在單位發(fā)展過程中的重要意義和作用。

3）檔案管理信息化水平較低?？茖W的檔案管理不僅符合時代發(fā)展的需求，同時有助于提高檔案管理的效率和質量，對檔案管理的健康發(fā)展奠定基礎。在檔案管理的過程中，一些單位不重視科學管理和管理的方法，在管理的過程中也沒有認識到現(xiàn)代信息技術的重要作用，因而造成管理方式和管理模式的單一性和滯后性。檔案管理具有一定的特點，即復雜性和繁瑣性，不僅涉及的數(shù)據(jù)多，同時工作量大，如果不能科學的建立管理體系的話，將造成管理安全出現(xiàn)問題造成管理效率的低下，所以在信息化和大數(shù)據(jù)時代的背景下，應該重視加強信息化在檔案管理中的作用。

3 信息化背景下檔案管理改革的對策

1）加強檔案管理信息化建設力度。檔案管理工作具有一定的特點，即原始的資料比較龐雜，同時存在海量的數(shù)據(jù)信息，通過人工的方式進行管理的話不僅容易出現(xiàn)錯誤，同時還存在一定的風險性。因此，在進行檔案管理的過程中應該科學的應用現(xiàn)代化信息管理技術，不斷促進信息化建設的力度，為加強檔案管理的科學發(fā)展奠定基礎。如果信息系統(tǒng)不能科學的應用到檔案管理中將影響管理效率的提升。因此，在研究和推廣檔案管理的過程中應該堅持管理的要求為基礎，同時科學的應用先進的信息管理技術，結合實際情況不斷完善管理中的技術，為檔案管理的健康發(fā)展奠定基礎。

2）增強檔案管理者的信息能力。在實施檔案管理的過程中應該重視優(yōu)質人才的引進和使用，為檔案改革的順利進行助力。為此，可以組織檔案管理技術人員到外地學習專業(yè)的技能和參加知識的培訓活動，不斷提升操作人員的操作能力，從而使其能夠正確的應用管理系統(tǒng)。此外，重視提升檔案管理人員的綜合素質，檔案管理者在進行管理的過程中需要必須嚴格遵守相關的規(guī)章制度，如果發(fā)現(xiàn)問題的話必須及時采取措施解決。檔案管理者還應該重視自身綜合素質的提升，不斷完善自身工作的質量和效率，進而為人們體用優(yōu)質的檔案查詢服務。

3）構建完善的信息化檔案管理設施。相關的工作部門在檔案管理的過程中起著重要的作用，為了提升管理的效率，相關的單位應該規(guī)范的指導管理工作，同時重視信息化管理的基礎設施建設，為單位配備必備的儀器，如掃描儀、電腦基礎設施，或者結合自身發(fā)展的能力和實力引進管理軟件，為科學的管理奠定基礎，同時還能方便查閱、統(tǒng)計和檢索。傳統(tǒng)的管理模式中，資金的缺乏也是制約檔案管理健康發(fā)展的重要因素。在進行檔案管理改革的過程中不同的地區(qū)結合實際發(fā)展情況適當?shù)脑黾淤Y金的投入，如設立專門的檔案庫和資料閱覽室，不斷提升檔案管理和資料查詢的規(guī)范性和科學性，同時還需要結合檔案管理的實際需求為檔案資料和磁盤提供良好的環(huán)境。

4）構建現(xiàn)代化檔案管理體系。在大數(shù)據(jù)時代和信息化時代的背景下，進行檔案管理改革是符合時代的要求，同時也能促進檔案管理的信息化發(fā)展，為檔案管理的效率和質量的提升奠定基礎。因此，應該科學的認識檔案改革的重要性。此外，應該構建完善的信息化管理系統(tǒng)，對管理的責任進一步細化，建立科學的管理機制，在出現(xiàn)問題之后能夠及時的問責，同時還能降低管理人員失誤的概率。為了保證檔案管理和改革工作的順利開展，應該落實相關的責任機制，同時結合地區(qū)發(fā)展的實際情況加大管理機制的建設，為檔案管理質量的提升奠定基礎。

4 結束語

在大數(shù)據(jù)時代和信息化時代的背景下，進行檔案管理改革是符合時代的要求，同時也能促進檔案管理的信息化發(fā)展?？茖W的檔案管理能夠為人們提供優(yōu)質的服務，同時還能提高管理效率和質量。此外，在進行現(xiàn)代化檔案管理的過程中需要結合發(fā)展的實際情況選擇資金投入的力度，結合發(fā)展的情況完善設施和管理的流程，對于工作中的不足之處采取及時的措施解決，為提升檔案管理的穩(wěn)定發(fā)展助力。

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作者簡介

張慧蘭（1977-），女，包頭市達茂旗，副研究館員，研究方向：檔案。