互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案信息化建設(shè)研究

劉忠華

摘 要：近年來，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，促進(jìn)我國科技水平的提升。隨著科技水平的蓬勃發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)在各個(gè)行業(yè)都得到了普遍的應(yīng)用，檔案管理也步入了新的征程。檔案不僅是數(shù)據(jù)的集合，也充分的反映了社會發(fā)展的歷程，是社會發(fā)展的縮影。必須通過科學(xué)的方法來加強(qiáng)對這些檔案的收集、管理和開發(fā)利用，確保這些檔案能夠更好的發(fā)揮其自身的價(jià)值。本文就互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案信息化建設(shè)展開探討。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”;檔案信息化;建設(shè)體系

信息技術(shù)發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代到來。對于事業(yè)單位而言，檔案管理是重要的內(nèi)容，其涉及到的內(nèi)容多，在信息化建設(shè)領(lǐng)域中也獲得了一定的成就，但是由于各種因素的影響，檔案信息化建設(shè)還不是很成熟，存在諸多需要改進(jìn)和優(yōu)化的地方。互聯(lián)網(wǎng)+背景下，事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)有了好的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也面臨著更大的挑戰(zhàn)，為此必須要從多個(gè)方面入手，提高檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量水平，為事業(yè)單位以及社會發(fā)展提供動(dòng)力支持。

1 檔案信息化的意義

1.1 提升相關(guān)部門的業(yè)務(wù)能力

檔案管理對于某個(gè)組織內(nèi)部人員來說是對在職人員身份信息、能力水平、獎(jiǎng)懲情況的匯總，信息化能有效幫助各類組織人事部門的相關(guān)工作，對人員調(diào)整有著十分積極的作用。檔案信息化對于相關(guān)人員的業(yè)務(wù)實(shí)操也有著至關(guān)重要的作用。政府制定政策最直接的參考依據(jù)就是歷史檔案，通過檔案里的案例，了解社會的變遷以及各類政策的優(yōu)劣，能有效的協(xié)助當(dāng)下進(jìn)行決策。因此，檔案信息化能大大縮減政府人員查詢歷史檔案的時(shí)間，更重要的是，能做到案例重現(xiàn)和不斷積累，對政府的業(yè)務(wù)水平提升有著不可替代的作用。

1.2 提高檔案利用率

檔案信息化將檔案管理方式從檔案的保管和利用轉(zhuǎn)變成檔案的信息化采集、管理和服務(wù)，檔案信息得到了科學(xué)的配置，進(jìn)而使檔案信息可以進(jìn)行多地方、多層次的利用，讓檔案信息得到充分的利用，實(shí)現(xiàn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理提供優(yōu)質(zhì)高效利用服務(wù)，助力企業(yè)成長的目的。

1.3 節(jié)約成本且安全

檔案信息化節(jié)省了大量的空間，也節(jié)約了大量的人力和物力資源。這些資源的節(jié)省將成本大大地削弱，能夠?qū)⒏嗟馁Y金用于基礎(chǔ)建設(shè)。此外，紙質(zhì)檔案的記載及保存都受到相關(guān)人員以及物理?xiàng)l件的制約，試想，若有一場大火發(fā)生，紙質(zhì)檔案的損失之大，而檔案信息化則在一定程度上避免了這些危險(xiǎn)事故的影響。

2 互聯(lián)網(wǎng)+背景下事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)策略

2.1 建立檔案資源服務(wù)體系

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，檔案信息化建設(shè)體系的實(shí)現(xiàn)要建立檔案資源服務(wù)體系，重新定位自身職能。一方面檔案管理部門的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式要圍繞新時(shí)期進(jìn)行數(shù)字化需求快速轉(zhuǎn)型，運(yùn)用信息技術(shù)打造全新的檔案管理服務(wù)機(jī)制，例如，開放性的資源數(shù)據(jù)庫、移動(dòng)客戶端等。另一方面，檔案管理要結(jié)合元數(shù)據(jù)規(guī)范對檔案資源深度開發(fā)，基于用戶需求進(jìn)行構(gòu)建檔案資源服務(wù)體系，形成特色化服務(wù)模式。在檔案資源服務(wù)體系建設(shè)過程中，要考慮不同使用者的檔案資源需求，促進(jìn)檔案管理與使用者成良好、開放的互動(dòng)生態(tài)。

2.2 優(yōu)化軟件配置，完善硬件設(shè)施

要確保高效地促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，除了對檔案人員與制度等方面的要求外，還要對軟、硬件設(shè)備的質(zhì)量有較高的要求。信息化建設(shè)需要配置穩(wěn)定性、可升級性以及強(qiáng)大的檢索功能先進(jìn)的軟件系統(tǒng)，來實(shí)現(xiàn)信息資料的多條件搜索。目前，可以通過購買正規(guī)的軟件產(chǎn)品，也可以根據(jù)自身需要進(jìn)行獨(dú)立開發(fā)或者業(yè)務(wù)外包。檔案數(shù)字化管理中的硬件設(shè)施主要是高性能的計(jì)算機(jī)，其存儲量和保存穩(wěn)定性必須要有保證。還應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家對電子檔案的格式和保存方式發(fā)布的統(tǒng)一規(guī)范，購置硬件設(shè)備，以免造成軟、硬件的沖突。

2.3 實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

在互聯(lián)網(wǎng)+的推動(dòng)和影響下，檔案信息化建設(shè)還需要具備良好的網(wǎng)絡(luò)信息共享模式，利用網(wǎng)絡(luò)以及技術(shù)手段整合共享數(shù)據(jù)資源，建立整體、系統(tǒng)、完善的檔案信息資源模式，整合相關(guān)資源，提高檔案信息的共享性，逐步實(shí)現(xiàn)其整體化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展建設(shè)。建立全國性的網(wǎng)絡(luò)模式共享事業(yè)單位的資源。當(dāng)前社會中，互聯(lián)網(wǎng)+是發(fā)展的必然趨勢，在檔案信息化建設(shè)中要保證網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段的有效應(yīng)用，同時(shí)拓寬檔案工作的覆蓋面，擴(kuò)大其影響力，使檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量水平得到提升。加強(qiáng)事業(yè)單位中不同部門的合作，順利構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)+平臺，對信息化建設(shè)系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范，創(chuàng)新管理模式與手段，促使檔案信息化建設(shè)工作有序開展。

2.4 檔案信息化建設(shè)的評價(jià)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)工程，需要大量的人力、物力、財(cái)力等方面的投入，開展檔案信息化建設(shè)綜合評價(jià)的主要目的在于，發(fā)現(xiàn)其在實(shí)際應(yīng)用過程中存在的缺陷和問題，對服務(wù)質(zhì)量、結(jié)果、用戶體驗(yàn)和評價(jià)等方面進(jìn)行綜合分析，建立檔案信息化建設(shè)評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)體系，逐步完善信息化建設(shè)，推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

2.5 加大資金投入

良好的檔案管理設(shè)備是把該項(xiàng)工作落實(shí)好的基礎(chǔ)條件。第一，提升檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)，嚴(yán)禁挪用。檔案信息化管理雖然被歸為檔案管理部門的職責(zé)，但這并不意味著這項(xiàng)工作不需要其他部門的支持。應(yīng)當(dāng)加大經(jīng)費(fèi)投入，及時(shí)更新檔案管理設(shè)備，以促進(jìn)檔案管理部門不斷完善自己、提高自身的服務(wù)水平，提高工作質(zhì)量與效率。第二，深入挖掘檔案的價(jià)值。檔案并不是數(shù)據(jù)的堆砌，作為記載相關(guān)資料的重要文獻(xiàn)，檔案從側(cè)面反映了社會的發(fā)展，本身具有重大的應(yīng)用價(jià)值，只是人們忽略了其作用，沒有發(fā)現(xiàn)而已，因此，檔案管理部門要深入挖掘檔案的價(jià)值，促進(jìn)檔案資料發(fā)揮更大的作用。

3 結(jié)語

總之，檔案信息化建設(shè)是新時(shí)代對檔案工作的挑戰(zhàn)，也給檔案管理人員帶來了機(jī)遇。越來越多的在線工具和存儲軟件的應(yīng)用，讓檔案庫房環(huán)境變得綠色、健康，讓檔案工作能發(fā)光發(fā)熱，讓檔案事業(yè)更有影響力。然而檔案信息化管理并不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理模式，面對檔案信息化這一新鮮事物，其發(fā)展還不是很成熟，一旦計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)漏洞，后果將是無法估計(jì)的。紙質(zhì)檔案已經(jīng)經(jīng)歷了上千年的考驗(yàn)，而信息化檔案還沒有經(jīng)歷百年以上的考驗(yàn)。因此，傳統(tǒng)檔案和信息化檔案在當(dāng)前應(yīng)相輔相成、取長補(bǔ)短、長期并存，才能確保檔案工作持續(xù)發(fā)展，更好地服務(wù)于社會。

參考文獻(xiàn)

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