分析企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化及開(kāi)發(fā)利用

張潔麗

摘 要：為了能夠進(jìn)一步有效提升社會(huì)生產(chǎn)效率，并且極大提升企業(yè)的工作質(zhì)量，當(dāng)前我國(guó)有很多企業(yè)已經(jīng)逐漸將網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)運(yùn)用在了企業(yè)的檔案管理工作中，尤其是在現(xiàn)如今我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷壯大和發(fā)展的過(guò)程中越來(lái)越受到人們的重視。企業(yè)管理者重點(diǎn)考慮的問(wèn)題之一便是如何才能通過(guò)有效的檔案管理提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理質(zhì)量。本文將對(duì)企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化現(xiàn)存問(wèn)題進(jìn)行分析，同時(shí)制定出提高企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息的策略，旨在為企業(yè)良性發(fā)展提供核心動(dòng)力。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;管理;網(wǎng)絡(luò)信息化;利用

在人類歷史以及文明發(fā)展過(guò)程中，作為一種極其重要的信息資源，檔案一直都在發(fā)揮著非常重要的作用。在這個(gè)信息騰飛的時(shí)代中，為了能夠讓企業(yè)擁有核心的競(jìng)爭(zhēng)力，必需要將信息技術(shù)充分運(yùn)用在企業(yè)的檔案管理中，同時(shí)不斷提升檔案管理的效率以及質(zhì)量，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式早已難以滿足當(dāng)今的企業(yè)需求，尤其是在企業(yè)檔案資料成井噴式增長(zhǎng)的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息化逐漸突顯出其自身的優(yōu)勢(shì)。

1 將信息化建設(shè)運(yùn)用于企業(yè)檔案管理的意義

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代化建設(shè)以及管理的主要方向和目標(biāo)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案相比較，檔案的信息化管理能夠幫助企業(yè)健康、平穩(wěn)的發(fā)展，同時(shí)還能夠進(jìn)一步提升企業(yè)工作質(zhì)量以及效率。因此在當(dāng)前這種信息時(shí)代背景下，企業(yè)發(fā)展檔案網(wǎng)絡(luò)的信息化管理早已成為了趨勢(shì)，更是保障檔案管理質(zhì)量以及效率的根本措施。

1.1 可以有效提升企業(yè)的效率

針對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，日常管理工作中最為重要的工作之一便是對(duì)眾多文件信息進(jìn)行管理，包括聲像檔案、科技檔案、文書(shū)檔案、特殊檔案以及會(huì)計(jì)檔案等。過(guò)去大部分企業(yè)均會(huì)選擇采用紙質(zhì)檔案管理，這會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)諸多的弊端，例如占用大量的空間、配置相關(guān)的人員對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行單獨(dú)的管理以及存儲(chǔ)，變相的增加了企業(yè)工作人員的工作量，同時(shí)在對(duì)檔案管理時(shí)容易出現(xiàn)差錯(cuò)，因此紙質(zhì)檔案管理早已跟不上社會(huì)發(fā)展的需求。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)有巨大的存儲(chǔ)空間，更加利于今后的查閱和歸類，從而能夠有效節(jié)省工作時(shí)間，將繁重的檔案管理工作交給計(jì)算機(jī)即可處理，可為企業(yè)節(jié)省很大的財(cái)力、人力以及物力。

1.2 便于信息分享以及查詢

檔案的信息搜索以及分享功能是信息化檔案管理系統(tǒng)中的一大亮點(diǎn)，因其具有關(guān)鍵詞查詢功能，使得工作人員僅需輸入相關(guān)的關(guān)鍵詞以及詞組就能夠及時(shí)找到所需要的資料，這種方式在提升檔案管理工作效率以及質(zhì)量的同時(shí)，也使得相關(guān)的工作更加的便捷，更加充分的利用檔案信息。

2 企業(yè)檔案管理中現(xiàn)存的問(wèn)題

2.1 檔案管理模式落后

從目前的情況上看，企業(yè)檔案管理受到影響的根本原因在于部分企業(yè)依舊沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化以及數(shù)字化，企業(yè)的檔案管理質(zhì)量不能夠滿足我國(guó)社會(huì)發(fā)展的基本需求，尤其是在這個(gè)數(shù)字檔案管理技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)充分融入到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的時(shí)代里，檔案管理必須要跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。即便部分企業(yè)加入了數(shù)字技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，也并沒(méi)有根據(jù)文書(shū)檔案的特點(diǎn)以及相關(guān)性質(zhì)，制定軟件管理系統(tǒng)，從而使很多管理系統(tǒng)并沒(méi)有充分發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。

2.2 相關(guān)人員的自身素質(zhì)有待加強(qiáng)

針對(duì)于企業(yè)的檔案管理崗位而言，必需要求相關(guān)的工作人員具備良好的綜合實(shí)踐能力、協(xié)調(diào)能力以及組織能力，同時(shí)還需要具備優(yōu)秀的檔案管理技術(shù)以及專業(yè)素質(zhì)。但就目前情況上看，我國(guó)部分檔案管理人員并沒(méi)有將相關(guān)的工作落實(shí)到實(shí)處，并沒(méi)有形成統(tǒng)一的檔案目錄，在工作中由于不仔細(xì)，不細(xì)心而導(dǎo)致的馬虎情況時(shí)有發(fā)生。

3 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)有效實(shí)施辦法

3.1 增強(qiáng)計(jì)算機(jī)的安全性

信息化檔案管理雖然帶來(lái)了很多的好處，但同時(shí)也對(duì)檔案信息的安全性造成了一定的影響，計(jì)算機(jī)病毒以及數(shù)據(jù)信息存在網(wǎng)絡(luò)泄露等安全問(wèn)題必須要解決，才能夠保證檔案管理信息化沒(méi)有后顧之憂。為盡可能降低安全風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)首先應(yīng)當(dāng)保證電腦中不含病毒。電腦中應(yīng)該安裝一些功能強(qiáng)大的殺毒軟件以及網(wǎng)絡(luò)防火墻，幫助電腦防御黑客以及不良病毒的攻擊。針對(duì)這些安裝的殺毒軟件，應(yīng)該定期進(jìn)行病毒檢驗(yàn)，同時(shí)，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行更新升級(jí)，保證這些軟件的有效性。另外，公司應(yīng)該建立嚴(yán)明的管理?xiàng)l例，避免工作人員在電腦上下載與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的軟件、視頻等，一方面是為了形成良好的工作環(huán)境。另一方面也是為了減少電腦被網(wǎng)絡(luò)病毒感染的可能性。要專門(mén)設(shè)置一個(gè)電腦修理的崗位，當(dāng)企業(yè)電腦出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，可以安排這個(gè)崗位的工作人員進(jìn)行解決，避免因外部人員修理電腦而使得電腦中的檔案信息遭到泄露，影響檔案的安全性。為了完善管理措施，檔案管理軟件應(yīng)該設(shè)置明確的訪問(wèn)權(quán)限，出臺(tái)專門(mén)針對(duì)于檔案管理軟件的相關(guān)政策。嚴(yán)格界定每個(gè)人的工作權(quán)利與責(zé)任義務(wù)，使責(zé)權(quán)相符，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)也能夠及時(shí)找到相關(guān)責(zé)任人，便于及時(shí)止損。企業(yè)應(yīng)當(dāng)與檔案管理人員簽訂嚴(yán)格的檔案管理保密協(xié)議，利用法律的權(quán)威保護(hù)企業(yè)檔案，防止重要信息被竊取，造成企業(yè)的經(jīng)濟(jì)資源以及人才資源損失。

3.2 開(kāi)發(fā)專屬于企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)

當(dāng)前市面上名氣比較大的檔案管理軟件屈指可數(shù)，因此很多公司在打造信息化檔案管理系統(tǒng)時(shí)，運(yùn)用到都是同一套軟件。這種軟件雖然得到了大眾的認(rèn)可，基礎(chǔ)功能比較齊全。但是不同企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理方式不一致，因此對(duì)于檔案管理軟件的細(xì)節(jié)要求肯定也不同。在企業(yè)財(cái)力允許的情況下，可以根據(jù)自身的管理方式、經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)以及檔案的分類特點(diǎn)，與相關(guān)的軟件開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行合作，或者讓企業(yè)內(nèi)部專門(mén)從事軟件開(kāi)發(fā)的部門(mén)進(jìn)行自主研究，打造一套與自身?xiàng)l件最相匹配的檔案管理軟件。另外在改變軟件之后，也應(yīng)該對(duì)配套的硬件進(jìn)行升級(jí)，包括電腦的基本配置，通信網(wǎng)絡(luò)等。從軟件和硬件兩個(gè)方面提高企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的質(zhì)量，幫助管理人員更加高效的展開(kāi)工作。

3.3 提高信息化檔案管理人員的專業(yè)度

在信息化的環(huán)境下，雖然很多工作直接利用電腦就可以完成，但是工作人員作為完成這一工作的實(shí)際操作者以及電腦的管理者，仍然需要提升自己的專業(yè)能力，以便充分實(shí)現(xiàn)人機(jī)結(jié)合，提高檔案管理工作的安全性以及工作效率。在招聘人才時(shí)，員工除了要具有專業(yè)的檔案管理知識(shí)之外，還必須能夠熟練地掌握相關(guān)的電腦基本辦公軟件以及檔案管理軟件。公司要委派專人進(jìn)行上崗前的職業(yè)培訓(xùn)，讓新員工了解公司的檔案管理特色以及軟件具體操作步驟。除此之外，定期組織檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，讓員工不斷學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理的思想觀念以及技術(shù)方法，做到與時(shí)俱進(jìn)。比如可以定期組織黨建活動(dòng)，用黨的優(yōu)秀思想對(duì)員工進(jìn)行正面教育，幫助他們建立良好的職業(yè)素質(zhì)。同時(shí)企業(yè)也要以優(yōu)質(zhì)的薪資福利聘請(qǐng)更多的專業(yè)人才，建設(shè)一支專業(yè)能力強(qiáng)大的檔案管理隊(duì)伍?？偠灾畬?duì)于檔案管理的人才組織的建設(shè)企業(yè)應(yīng)該高度重視，這是提升檔案管理工作的重要保障。

4 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)的檔案管理工作能夠幫助企業(yè)更好的進(jìn)行生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)工作，相當(dāng)于企業(yè)的后勤部隊(duì)。只有后勤工作效率提升了，才能夠幫助前線人員沒(méi)有后顧之憂，順利完成工作。企業(yè)要重視檔案管理工作，加大對(duì)于人、財(cái)、物的投入，確保檔案管理工作在信息化的環(huán)境下順利進(jìn)行。

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