加強機構(gòu)改革中檔案管理工作的有效途徑

佟貴明

摘 要：在機構(gòu)改革中，各級各部門一定要從思想上認識檔案管理工作在政府機構(gòu)改革中的重要作用，對歷史的真實面貌予以維護。檔案管理工作在機構(gòu)改革的整個過程中體現(xiàn)，在機構(gòu)改革中發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用，應正確處理機構(gòu)改革單位檔案的歸屬與流向，做好機構(gòu)改革中的檔案移交。相關(guān)部門要嚴格遵循法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)章，將原部門檔案收集整理移交以及新建部門建檔管理工作切實做好，對此，本文主要對機構(gòu)改革中檔案管理工作的加強策略進行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：機構(gòu)改革;檔案管理;重要性

近年來，國家和地方的機構(gòu)改革隨著《黨和國家機構(gòu)改革方案》的正式出臺而得到了進一步實行，機構(gòu)改革和職能轉(zhuǎn)變已經(jīng)在部分單位開始。上到國家，下到地方，現(xiàn)階段的首要任務便是機構(gòu)改革，在機構(gòu)改革中檔案管理工作也囊括其中，而現(xiàn)階段，擺在各方面前的一個重要問題便是如何做好檔案管理工作。為了確保獲得完整的機構(gòu)改革檔案，對機構(gòu)變動單位檔案的歸屬和流向進行合理處置，務必要運用諸多有效手段將機構(gòu)改革中的檔案管理工作切實做好，從而和機構(gòu)改革中各項工作發(fā)展的需要相一致。

1 改革中做好檔案管理工作的重要性

在單位管理中檔案管理占據(jù)著極為重要的位置，做好檔案管理工作，既可以給予管理人員幫助，使其第一時間充分了解單位的整體狀況，適時對策略進行調(diào)整，提供準確度更高的有價值的參考，同時可以讓各方肯定成績，促進各方積極展開合作。所以，把檔案管理工作做好，對檔案管理觀念進行更新，勇敢嘗試和探索新的檔案管理模式，才可以將本單位的發(fā)展狀況全面、真實、連續(xù)反應出來，將第一手資料提供給單位，使其得到更好地發(fā)展。

這次機構(gòu)改革基本上將全國全部的機關(guān)事業(yè)單位囊括其中，和諸多重要的國有大型企業(yè)有關(guān)，國家的重點治理工作便是撤并建的諸多機構(gòu)，保密性和專業(yè)性較強，在這一過程中，面對機構(gòu)性質(zhì)改變、政企分開、職能重組，怎樣將檔案根據(jù)職能分類、移交、篩選等工作做好，直接影響著改革后檔案管理工作的開展。做好檔案工作，就能充分發(fā)揮出工作查考、歷史憑證、承上啟下等作用，就可以順利開展今后的工作，相反，便會使今后的工作連續(xù)開展難、沒有參考等問題。

2 加強機構(gòu)改革中檔案管理工作的有效途徑

2.1 嚴格實施現(xiàn)有國家檔案制度

熟練掌握國家檔案政策法規(guī)（《檔案法實施辦法》（以下簡稱《方法》）、《機關(guān)檔案工作條例》（（以下簡稱《條例》）等）中有關(guān)合并、撤銷單位檔案管理的規(guī)定，讓各項工作均能夠在合法合規(guī)的情況下進行[1]?！稐l例》第26條明確規(guī)定：“機關(guān)在進行撤銷或合并時，一定要對本機關(guān)的全部檔案認真處理，妥善保管，不得將其隨意丟棄，處理時必須嚴格按照以下方法：1）撤銷機關(guān)檔案，交由其它單位代管，可以是檔案館，也可是相關(guān)主管機關(guān);2）如果機關(guān)撤銷的業(yè)務由幾個機關(guān)分別負責，那么就可選擇由一個機關(guān)代管其檔案材料，又或是向相關(guān)檔案館移交，但堅決不能將其分散;3）如果一個機關(guān)并入到另一個機關(guān)中又或是幾個機關(guān)融合為一個新機關(guān)，則就由合并后的機關(guān)代管其檔案材料，或者選擇讓另一個機關(guān)接收，把檔案材料帶入接收機關(guān)的行為是堅決不允許的，如果接收機關(guān)有利用需要，可對其進行復制與借閱;4）在機關(guān)進行合并或撤銷時，如果尚未處理好文件，則可選擇移交給新的機關(guān)，由其負責之后的處理事項，同時將其作為新的機關(guān)檔案予以正確保管?！背酥?，《辦法》第13條也明確指出：“若已撤銷單位的檔案受保管條件的影響可能會被嚴重損毀或者安全性未得到保證的，可以事先移交高相關(guān)檔案館?！?/p>

2.2 加快信息化建設

機關(guān)檔案信息化建設，實際上是怎樣借助信息化手段和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案進行科學管理和利用，使“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的科學管理順利實現(xiàn)。機關(guān)檔案管理部門，要借助改革，將完善的機關(guān)檔案綜合管理系統(tǒng)構(gòu)建起來，有效連接檔案管理系統(tǒng)和機關(guān)政務管理，進而確保檔案部門和機關(guān)業(yè)務部門之間、檔案部門之間的相互聯(lián)通。要構(gòu)建檔案管理網(wǎng)上辦事服務平臺，借助網(wǎng)絡共享信息服務平臺的資源，把平臺當作參考咨詢、信息查詢、在線受理、線上預審、網(wǎng)絡預約等服務的載體，使政府部門、機關(guān)單位和其他服務對象的利用需求得到充分滿足。在促進機關(guān)檔案信息化建設的過程中，還要重視加大信息安全保密工作力度，加強檔案信息存儲、加工、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)的防泄密手段，使檔案信息安全得到保障。

2.3 加強責任追究手段

在機構(gòu)改革中有力的監(jiān)督、規(guī)范性的工作、明晰的權(quán)責以及追責到底是確保有效處置檔案的關(guān)鍵。嚴格實施檔案政策發(fā)揮，有效落實檔案處置方案，需要強制的責任追究[2]。首先，同檔案行政管理部門保持密切聯(lián)系，由檔案行政管理部門負責進行監(jiān)管，在過程中充分發(fā)揮指導、管理與監(jiān)督職能，第一時間追究改革單位的檔案處置問題的責任。其次，改革單位需組建檔案處置監(jiān)管領(lǐng)導小組，在每個環(huán)節(jié)設置相應的檢查目標，對質(zhì)量要求與時間要求作出明確規(guī)定，如果發(fā)現(xiàn)問題，需要求在一定時間內(nèi)進行整改，有效落實責任，及時通報。如果整改后還是未達到合格標準，則需做追責處分。第三，在整理、清理和移交檔案的時候，對具體內(nèi)容予以明確，把書面登記做好，整理編目，將清冊制作好，把經(jīng)辦人簽字規(guī)定嚴格落到實處，將責任落實到人頭上。第四，借助宣傳責任追究規(guī)定，使檔案工作人員可以將更牢固的保護、責任意識樹立起來，只要有檔案損毀或丟失問題出現(xiàn)，和檔案管理相關(guān)人員，一律嚴懲不貸，把責任落實到人頭上，若情況嚴重，應給予相應處分，如警告或者調(diào)離工作崗位等。根據(jù)國家保密規(guī)定追究檔案處置中泄密問題的責任。

2.4 合理確定機構(gòu)改革中檔案的歸屬和流向

立足于《檔案法》以及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合真實性、持續(xù)性以及完整性等基本原則，明確本單位檔案歸屬以及流向。同時，在具體實施中，不必再保留撤銷的機構(gòu)，原單位需要全部檔案移交到同級綜合檔案館;若是因為工作需要，得到同級檔案行政管理部門的批準之后，可通過其職能歸屬主管單位進行直接管理。對新建單位進行合并，同時原單位檔案在得到同級檔案行政管理部門的批準之后，方可通過新建單位保存與利用。其次，一個單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)以及職能在分解之后，若高于兩個單位，那么就不可以分散其檔案，需要將其列為一個全宗向同級綜合檔案館移交或通過同級檔案行政管理部門允許，進而利用和原機關(guān)單位職能較為接近的單位進行暫時保管[3]。沒有轉(zhuǎn)變機關(guān)單位主要職能，只是歸口或委托代管的，仍由該機關(guān)單位管理其檔案。原來是事業(yè)或行政單位的，在機構(gòu)改革的過程中，往經(jīng)濟實體或服務實體進行轉(zhuǎn)變，在機制轉(zhuǎn)變之后產(chǎn)生的相關(guān)檔案，需要移交給同級綜合檔案館，一些檔案如果是因為工作需要，那么在得到同級檔案行政管理部門的批準后，可暫時通過改制后的現(xiàn)單位單列全宗保管，對于機制轉(zhuǎn)換之后產(chǎn)生的相關(guān)單位，則需要由新單位來進行保管。

3 結(jié)語

總而言之，“改革”單位的檔案管理工作是一項任務艱巨的系統(tǒng)性工程，需對“改革”前后的檔案予以全面考慮，增強研究，詳細規(guī)劃，進而在保證檔案合理處置以及保存完整的基礎(chǔ)上，確保其利用價值，為本單位的工作發(fā)展提供有效幫助。

參考文獻

[1]李濤.加強機構(gòu)改革檔案管理工作之我見[J].云南檔案，2018，No.316（06）：56-57.

[2]張瑩.機構(gòu)改革背景下的檔案管理工作研究[J].蘭臺世界，2018（S2）：102-103.

[3]冉義國.做好機構(gòu)改革中的檔案工作[J].秘書工作，2018，No.358（5）：47-48.