數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性探析

王平

摘 要：隨著我國(guó)科技和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，數(shù)字檔案是信息化建設(shè)中的重點(diǎn)、難點(diǎn)，要推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的高速發(fā)展和保證其高質(zhì)量，就要認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案的重要性，要有目標(biāo)有方向的發(fā)展檔案信息化建設(shè)。本文主要分析了數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的重要性，并就其不足以及相關(guān)對(duì)策進(jìn)行了探討，以供廣大同仁參考借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案;檔案信息化建設(shè);重要性

檔案管理是一個(gè)復(fù)雜、難度大的工作，檔案的繁多使得工作量大，如果使用人力很浪費(fèi)時(shí)間，效率低下。而隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息化技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)。新時(shí)代下，檔案信息化管理也成為了必然的趨勢(shì)。

1 數(shù)字檔案的管理模式與對(duì)象

數(shù)字檔案淺顯的說(shuō)，就是將檔案進(jìn)行數(shù)字化。由于傳統(tǒng)的檔案是紙張組成的，所以實(shí)際運(yùn)用的時(shí)候并沒(méi)有數(shù)字檔案靈活。數(shù)字檔案能夠使得不同位置、不同環(huán)境、不同載體的檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)連接，能夠使得該資源共享的理想結(jié)果。傳統(tǒng)檔案數(shù)字化可以采用的方式是掃描，將紙張存檔保存在相應(yīng)的云儲(chǔ)存中，支持快速查找信息，大大降低了時(shí)間消耗。時(shí)代在不斷的變化、科學(xué)技術(shù)在飛快的發(fā)展，對(duì)于檔案管理對(duì)象上，已經(jīng)不單單是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案了，逐漸發(fā)展成了更多的是管理數(shù)字檔案，形成了主要是數(shù)字檔案，紙質(zhì)檔案為輔的管理模式;管理對(duì)象也發(fā)生著變化，追溯到公元前的古代用甲骨、竹板到逐漸演變的古代紙張?jiān)俚浆F(xiàn)在的光盤(pán)、硬盤(pán)等多種檔案載體，在發(fā)展下去，也就出現(xiàn)了現(xiàn)在的新型檔案載體即數(shù)字檔案，由于其具有方便快捷查找、易儲(chǔ)存文件等等的優(yōu)點(diǎn)，必然會(huì)使得數(shù)字檔案成為檔案管理的主要對(duì)象。

2 數(shù)字檔案的管理內(nèi)容與手段

數(shù)字檔案運(yùn)用現(xiàn)代化信息手段對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化處理，以光盤(pán)、硬盤(pán)等作為存儲(chǔ)介質(zhì)運(yùn)用數(shù)字化工作，進(jìn)行數(shù)字檔案的業(yè)務(wù)管理，并運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)組建信息傳輸交流與共享平臺(tái)，對(duì)數(shù)字檔案的交流與使用進(jìn)行科學(xué)管理。同時(shí)也實(shí)現(xiàn)以往傳統(tǒng)檔案對(duì)歷史文獻(xiàn)、價(jià)值材料的管理保存，傳統(tǒng)檔案管理中的檔案歸檔分類(lèi)儲(chǔ)存工作。在管理手段上，傳統(tǒng)管理方式長(zhǎng)期以往都是采用人工管理方式，進(jìn)行檔案的收集、整理和檔案的分類(lèi)、編目，再進(jìn)行檔案的檢索、利用等，流程中的全部工作都通過(guò)人手工操作來(lái)完成。而數(shù)字檔案采取的是自動(dòng)化的數(shù)字管理模式，在很多方向上都取消了人工操作，減輕了工作量也減輕了由于人工的犯錯(cuò)量;同時(shí)也使得檔案工作朝著現(xiàn)代信息化的方向發(fā)展，使得檔案管理手段上拜托了空間的限制，管理人員的工作壓力降低，工作環(huán)境改善，從而提高了工作的質(zhì)量與效率。

3 數(shù)字檔案在檔案信息化建設(shè)中的意義

檔案管理的信息化可以打破、改變傳統(tǒng)的檔案管理方式特點(diǎn)中的局限性，檔案管理信息化的模式助于檔案管理工作者轉(zhuǎn)向信息采集與服務(wù)職能，信息化的檔案管理模式可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置與管理。檔案的數(shù)字信息化可以實(shí)現(xiàn)檔案長(zhǎng)期有效的可查詢與資源共享。而且檔案查詢的查詢方式也更加的方便快捷，傳統(tǒng)檔案管理模式每次使用檔案時(shí)都要進(jìn)行的程序，實(shí)現(xiàn)數(shù)字信息化檔案管理之后只需要一次錄入檔案，便可以多次使用，檔案數(shù)字信息化管理的很大優(yōu)勢(shì)在于檔案共享，加快了檔案工作的進(jìn)程，在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮了重要作用，同時(shí)還能大幅解決讀者借閱之后私藏的行為。

4 檔案信息化建設(shè)存在的不足

4.1 檔案管理工作效率低

檔案管理工作效率低主要是由管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)低和軟件系統(tǒng)落后造成的。多數(shù)檔案管理人員還是傳統(tǒng)的思想觀念，專(zhuān)業(yè)技術(shù)不足，甚至有很多都不會(huì)使用專(zhuān)業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，不會(huì)使用計(jì)算機(jī)的相關(guān)管理軟件。而軟件系統(tǒng)的落后會(huì)使得利用效率不高，只能局限于單一的查詢工作等。落后的軟件系統(tǒng)不能緊跟新的時(shí)代發(fā)展需求，還會(huì)影響以后的升級(jí)。所以培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案信息管理人才和發(fā)展創(chuàng)新軟件也是十分重要的任務(wù)。

4.2 對(duì)檔案信息化的理解存在偏頗

我國(guó)還存在很多檔案管理人員對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不高，數(shù)字化檔案建設(shè)的觀念意識(shí)薄弱，沒(méi)有去學(xué)習(xí)和改變的意識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)階層的意識(shí)不足更是導(dǎo)致在此工程上的資金投入不足，這會(huì)造成工作上的巨大障礙，使得檔案信息化建設(shè)的工作難度更加增大。檔案信息化建設(shè)的任務(wù)繁重，因?yàn)槔斫獠坏轿欢度胭Y金少會(huì)使得許多技術(shù)的進(jìn)步都受到阻礙。比如掃描微縮手段、遠(yuǎn)程服務(wù)、文檔處理軟件等都是需要資金的投入來(lái)得以繼續(xù)的工作。

4.3 網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題得不到保障

科技的進(jìn)步是利與弊同時(shí)存在的，科技進(jìn)步使得檔案管理更加高效率，但是也使得網(wǎng)絡(luò)犯罪的數(shù)量增加，信息的安全問(wèn)題受到威脅。檔案信息化建設(shè)面臨的主要安全問(wèn)題包括：計(jì)算機(jī)病毒、木馬威脅，網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建的物理安全威脅，操作系統(tǒng)以及檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)，檔案管理系統(tǒng)的安全漏洞等。如今數(shù)據(jù)庫(kù)的防御能力不強(qiáng)，安全技術(shù)問(wèn)題也有待提高，網(wǎng)絡(luò)犯罪普遍存在。信息的泄露會(huì)導(dǎo)致一系列問(wèn)題的連鎖反應(yīng)，所以信息安全的保障是一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)需要解決難題。

5 數(shù)字檔案在檔案信息化發(fā)展中的重要性以及相關(guān)建議

5.1 數(shù)字檔案能提高人們對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)

數(shù)字檔案的廣泛應(yīng)用可以顛覆人們對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理的認(rèn)識(shí)，給了人們了解檔案信息化的渠道途徑，這對(duì)于數(shù)字檔案的發(fā)展有極大的幫助。這會(huì)促使更多的人才投入到數(shù)字檔案的建設(shè)中去，加大教育的投入，培養(yǎng)一批既能夠熟練使用計(jì)算機(jī)，擁有計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能，還對(duì)數(shù)字檔案感興趣且十分了解的專(zhuān)業(yè)人才。還會(huì)使得數(shù)字檔案的普及程度提升，增加它的應(yīng)用范圍，使用范圍的增加也會(huì)促使數(shù)字檔案的更新速度加快。

5.2 數(shù)字檔案采用高級(jí)手段對(duì)檔案信息進(jìn)行加密

數(shù)字檔案信息的安全建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，信息中存在的普遍漏洞會(huì)對(duì)檔案信息的安全造成隱患，容易導(dǎo)致信息的泄露，這就需要技術(shù)安全控制，包括建設(shè)內(nèi)容安全層、訪問(wèn)安全層、傳輸安全層、環(huán)境安全層等多重安全層來(lái)保障安全。還要進(jìn)行安全管理控制，包括進(jìn)行定期的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，制定安全保密策略，建立健全安全管理策略，加大安全人員培養(yǎng)力度。數(shù)字檔案信息安全是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，是持續(xù)性的，沒(méi)有絕對(duì)的安全，只能是相對(duì)的安全，隨意在檔案信息安全管理上要不斷的創(chuàng)新發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)信息安全保護(hù)。

5.3 數(shù)字檔案以計(jì)算機(jī)為工具從而提高辦公效率

效率現(xiàn)如今是一切工作追求的目標(biāo)，即在最短的時(shí)間內(nèi)更好地高質(zhì)量地完成工作。傳統(tǒng)的檔案管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且出錯(cuò)率還比較高，但是數(shù)字檔案對(duì)于檔案信息化建設(shè)就可以實(shí)現(xiàn)高效率，還能實(shí)現(xiàn)信息的資源共享。數(shù)字檔案管理降低了人為因素在檔案管理工作中的影響，發(fā)揮了計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少手工操作，提高了工作效率。數(shù)字化檔案管理可以使得檔案的分類(lèi)更加精細(xì)，歸檔也更加明確，查找時(shí)的方式也更加簡(jiǎn)便精確，只需要在計(jì)算機(jī)中檢索即可，減少了人力勞動(dòng)的付出，也降低了失誤率，減少了查找時(shí)間。

6 結(jié)語(yǔ)

總之，檔案的信息化管理是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，數(shù)字檔案在檔案信息化管理中的應(yīng)用對(duì)信息化管理起到了推進(jìn)的作用。面對(duì)在信息化管理之中存在的一些問(wèn)題，為了提高檔案管理的質(zhì)量，應(yīng)該采取有效的方式及時(shí)解決。

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