醫(yī)院檔案管理的信息化與新思考

摘 要：在醫(yī)院基礎(chǔ)工作中，醫(yī)學(xué)科研檔案管理意義深遠(yuǎn)。當(dāng)前醫(yī)院在檔案管理方面仍存在很大的不足之處，仍有很多需要改進(jìn)的地方。研究醫(yī)院檔案管理，需要重視醫(yī)學(xué)科研檔案管理內(nèi)涵與特點(diǎn)，分析現(xiàn)階段我國醫(yī)院在科研檔案管理工作中存在的現(xiàn)狀問題，結(jié)合問題采取加強(qiáng)管理意識、提升人員素質(zhì)、完善管理制度等措施，實(shí)現(xiàn)問題有效解決的同時(shí)，促進(jìn)醫(yī)院科研檔案管理得以創(chuàng)新性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;醫(yī)院;信息化;新思考

目前，我國大部分醫(yī)院的檔案信息化體系建設(shè)還處于初級階段，各級醫(yī)院沒能針對檔案信息系統(tǒng)形成一套卓有成效的建設(shè)方法，主要存在以下幾個(gè)方面的問題：

1 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中的弊端

1.1 檔案信息系統(tǒng)和醫(yī)院其他信息系統(tǒng)沒能形成交互作用

目前大部分醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)都還只是一個(gè)孤立的信息系統(tǒng)，沒有和醫(yī)院的醫(yī)療研發(fā)系統(tǒng)、電子病歷系統(tǒng)等形成有效的勾連。電子檔案只是一個(gè)查詢端，不能給醫(yī)院的醫(yī)療研發(fā)和疾病問診提供有效的數(shù)據(jù)支撐。

1.2 管理格局混亂，檔案體系未能形成

目前，醫(yī)療檔案的分類已經(jīng)由以前的病歷、文書和圖片檔案發(fā)展成了實(shí)物、聲像、科研、病理切片、磁盤檔案等。大部分醫(yī)院還是按照老的檔案分類進(jìn)行檔案管理，很多病理切片和聲像檔案散布于各個(gè)部門，沒有得到很好的管理。

1.3 檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)較低

大部分醫(yī)院都沒有專業(yè)的檔案管理人員，而是由護(hù)士或部分醫(yī)師兼職管理。他們沒有受到專業(yè)化的檔案管理培訓(xùn)，檔案管理思想觀念比較陳舊，只把檔案看作一個(gè)信息存放的倉庫，而沒有把檔案當(dāng)作一個(gè)醫(yī)院信息整合的富礦。

1.4 檔案信息安全重視程度不夠

醫(yī)院檔案的特殊性在于每一個(gè)病人的檔案都有很強(qiáng)的私密性，因此醫(yī)院一定要做好檔案的保密工作，但是大部分醫(yī)院沒有建立嚴(yán)格的檔案借閱手續(xù)和檔案借閱權(quán)限。每個(gè)人只要想查檔案就都可以查。

1.5 缺乏對醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的全面認(rèn)識

之前，我國部分醫(yī)院管理階層缺乏對檔案信息化建設(shè)的全面認(rèn)識，缺乏對檔案信息化建設(shè)的重視，無論是資金上的投入還是精力上的投入均較為缺乏，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，從而致使醫(yī)院檔案管理信息化水平難以得到有效提高。

1.6 信息化設(shè)備不齊全

醫(yī)院信息化檔案管理實(shí)現(xiàn)的重要前提之一就是齊全的信息化設(shè)備，醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理工作需要對相關(guān)檔案資源進(jìn)行收集和整理，如果依然選擇用傳統(tǒng)人工的方式進(jìn)行收集和整理，那么檔案管理工作人員需要承擔(dān)的工作量較大，并且難以保證工作效率。因此，醫(yī)院應(yīng)該積極的運(yùn)用信息化技術(shù)手段實(shí)施檔案管理工作。然而，部分醫(yī)院信息化設(shè)備不齊全，由于醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)所需要的信息化設(shè)備價(jià)格通常較高，部分醫(yī)院為設(shè)備采購預(yù)留的資金嚴(yán)重不足，從而阻礙了信息化設(shè)備的采購，進(jìn)而造成醫(yī)院缺乏信息化設(shè)備的問題。

2 加快醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑

2.1 加大信息化設(shè)備引進(jìn)的力度

在醫(yī)院實(shí)際發(fā)展的過程中，為了確保檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)程，應(yīng)該加大信息化設(shè)備的引進(jìn)力度，無論是在信息化建設(shè)的硬件設(shè)備方面，還是在信息化建設(shè)軟件上均應(yīng)該投入充分的資金。并為用戶建立起更加便捷、高效的檔案信息化管理平臺，用戶可以通過平臺進(jìn)行所需檔案資料的翻閱和查找，從而為用戶提供更加便捷的檔案管理服務(wù)。醫(yī)院若想切實(shí)的發(fā)揮信息化檔案管理的重要性，就應(yīng)該加大信息化設(shè)備的引進(jìn)力度。醫(yī)院在引進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)備時(shí)，還應(yīng)該引進(jìn)各種圖形、表格處理技術(shù)，并通過這些技術(shù)的運(yùn)用對醫(yī)院的檔案進(jìn)行分門別類，以便用戶能夠快速的查找到自己所需的檔案資料。

2.2 強(qiáng)化信息化檔案管理理念

實(shí)施信息化醫(yī)院檔案管理，有助于促進(jìn)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。因此醫(yī)院應(yīng)該打破傳統(tǒng)的檔案管理理念，并強(qiáng)化信息檔案管理理念，提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視。

首先，醫(yī)院需要對實(shí)施信息化檔案管理的主要目的進(jìn)行明確，堅(jiān)持檔案資源的共享，確保檔案資源的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。其次，充分發(fā)揮信息化在醫(yī)院檔案管理中的重要價(jià)值和作用，重點(diǎn)突出檔案管理工作形式和內(nèi)容上的特色。例如：某醫(yī)院在檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺的首頁設(shè)計(jì)上，堅(jiān)持莊重典雅、大方美觀的基本原則，并注重檔案管理平臺功能的合理性和完整性。并且，還在網(wǎng)絡(luò)平臺中增設(shè)了電子郵箱功能，以此便于用戶意見的反饋和與平臺之間的交流。該醫(yī)院檔案管理信息化水平較高。

2.3 注重加強(qiáng)對檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)

醫(yī)院檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平直接影響著檔案管理信息化的建設(shè)。因此醫(yī)院注重加強(qiáng)對檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平的培養(yǎng)，提高其專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)。首先，醫(yī)院應(yīng)該定期組織檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)知識的培訓(xùn)，以此不斷的拓寬其知識面。其次，醫(yī)院應(yīng)該針對檔案管理工作人員對信息技術(shù)理論知識與技能的掌握情況開展具有針對性的相關(guān)信息技術(shù)方面的培訓(xùn)，以此從人才方面推動醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)。

2.4 加強(qiáng)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)，以“利”促“發(fā)

大數(shù)據(jù)的應(yīng)用與開發(fā)，刺激著時(shí)代的發(fā)展。檔案數(shù)字化也是發(fā)展趨勢，陳舊的檔案管理模式逐步被智慧檔案室取代，由于硬件不足、軟件跟不上，阻礙了數(shù)字檔案室、智慧檔案室的建立。檔案的開發(fā)利用不足，極大地降低了檔案的價(jià)值，忽視其潛在的內(nèi)涵，管理層更加不會花更多的人力、物力和財(cái)力去挖掘。醫(yī)院需通過檔案數(shù)字化將管理工作引向良性發(fā)展的軌道。檔案數(shù)字化是把紙質(zhì)檔案通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，以實(shí)現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護(hù)方便、安全等功效。軟件系統(tǒng)的構(gòu)建是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，醫(yī)院需結(jié)合自身特點(diǎn)，在省市檔案管理系統(tǒng)上，建成符合自身需求的檔案管理系統(tǒng)軟件，利用技術(shù)壁壘，提升工作效率和質(zhì)量，將檔案系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)相融合，通過辦公自動化軟件，將實(shí)體檔案逐步向電子檔案轉(zhuǎn)化。醫(yī)院應(yīng)加大對檔案開發(fā)利用的重視，根據(jù)室藏檔案和醫(yī)院、社會發(fā)展需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，對檔案信息再加工，形成各類型的編研材料：如醫(yī)院大事記、醫(yī)院年鑒、年報(bào)等。避免只“匯”不“編”，只“編”不“研”的現(xiàn)象，多途徑、多渠道的開發(fā)利用檔案信息資源，提供多層次，全方位、深角度、真實(shí)、有效的信息資源，讓檔案在醫(yī)院改革發(fā)展、醫(yī)療技術(shù)提升、科研成果創(chuàng)新、人才梯隊(duì)培養(yǎng)等各方面發(fā)揮重要作用，挖掘檔案的潛在價(jià)值，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展。

通過將檔案錄入信息化系統(tǒng)，可以大大提升檔案的使用效率，同時(shí)也便于工作人員的搜索和借閱。此外，醫(yī)療檔案的信息化，還能夠通過對以往案例的快捷總結(jié)，為醫(yī)療教學(xué)和醫(yī)療教育提供第一手的原始資料。

在醫(yī)療衛(wèi)生改革逐漸深入的背景下，面對醫(yī)院檔案信息資源的不斷拓展，現(xiàn)代醫(yī)院必須加快醫(yī)院信息化建設(shè)的步伐，建立高效、便捷的檔案信息資源共享平臺。

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作者簡介

楊軼芬（1979-），女，漢，山西省太谷縣，本科，館員，康復(fù)科，研究方向：檔案。