對提高技術檔案整理工作質(zhì)量的探討

摘 要：上個世紀60年代檔案管理工作受到國家的高度重視，隨著科技的進步與改革的進一步深化，技術型企事業(yè)單位檔案管理工作中的一些問題也逐漸呈現(xiàn)出來。為了能夠有效規(guī)范技術型單位檔案管理工作，本文在簡要分析現(xiàn)階段我國技術檔案管理工作現(xiàn)狀與問題的基礎上，就提高技術檔案管理效率提出幾點建議，希望相關單位能夠采取科學合理，且符合企業(yè)自身特點的檔案管理手段與模式，不斷把我國檔案管理事業(yè)推向新高峰。

關鍵詞：技術檔案;整理;工作質(zhì)量;檔案管理

檔案管理工作服務于社會歷史各個階段的經(jīng)濟、政治、文化，在當前經(jīng)濟全球化與信息一體化的社會大環(huán)境下，檔案管理工作顯得更為重要。隨著時代的發(fā)展與進步，人類生活生產(chǎn)的各個領域都已經(jīng)充分認識到檔案管理的重要性，檔案管理為企業(yè)開展生產(chǎn)活動、進行技術交流和科技研發(fā)工作提供了技術支撐和保障。因此，在新的歷史時期必須充分認識到技術檔案管理工作的重要性，針對企業(yè)特色采取科學合理的檔案管理模式，提高技術檔案管理水平。

1 檔案管理的概念與分類

檔案管理又被稱為檔案工作，是檔案管理者直接對有保存價值的實體檔案和信息進行系統(tǒng)管理，并在必要的時候提供給相關單位使用的各項業(yè)務工作的綜合，也是我國檔案事業(yè)的基礎要素之一。

隨著生產(chǎn)活動中對檔案管理的重視度越來越高，檔案的分類方法變得較為復雜，這也成為檔案學研究主要內(nèi)容之一。按照檔案的形成者可以把檔案分為國家機構檔案、黨派團體檔案、企業(yè)單位檔案、名人檔案等;按照檔案內(nèi)容性質(zhì)可以分為立法檔案、行政檔案、軍事檔案、經(jīng)濟檔案、藝術檔案等;按照檔案信息記錄方式又可以分為文字檔案、圖形檔案、聲像檔案?？傊?，檔案的劃分是多角度、多層次的，這也體現(xiàn)了社會活動中對檔案管理工作的重視。

2 現(xiàn)階段我國檔案管理工作現(xiàn)狀與問題

檔案資源在生產(chǎn)活動過程中充當著重要角色，檔案管理工作質(zhì)量的高低決定了企業(yè)日后的發(fā)展速度和方向。目前，我國檔案管理工作在取得不凡成就的同時，依然存在許多亟待解決的問題。首先，不少企事業(yè)單位和檔案管理工作人員不能充分認識到檔案管理工作的重要性和意義，造成檔案資料的散亂、無序，甚至會存在檔案遺失與損壞現(xiàn)象;其次，多數(shù)企事業(yè)單位不能把現(xiàn)代化技術運用到檔案管理工作中，以至于檔案管理內(nèi)容和過程不專業(yè)，檔案管理者本身也缺少專業(yè)性，這進一步加劇了檔案管理質(zhì)量低下;最后，檔案管理制度不健全，缺乏對檔案管理工作的嚴格要求、監(jiān)督和評價，企業(yè)只注重生產(chǎn)經(jīng)營活動，而忽視了對檔案管理工作的整體設計與規(guī)劃，這反過來也影響到企業(yè)日后生產(chǎn)經(jīng)營活動的可持續(xù)發(fā)展。

3 技術檔案的概念、分類與作用

3.1 技術檔案的概念

技術檔案是指以技術為核心的企業(yè)在生產(chǎn)運營過程中形成的具有保存價值的以圖紙、照片、報表、文字等形式呈現(xiàn)出來的與技術有關的文件材料。技術檔案作為企業(yè)開展生產(chǎn)、經(jīng)營、科研與技術交流的工具，能夠服務于當下的技術工作，也可以為后期的技術工作提供支撐和依據(jù)。

3.2 技術檔案的分類

根據(jù)技術檔案服務對象的不同，可以劃分為生產(chǎn)技術檔、產(chǎn)品設計技術檔案、儀器設備檔案、工程設計技術檔案、科學研究技術檔案、基本建設技術檔案六大類。

3.3 技術檔案的作用

首先，技術檔案能夠幫助企業(yè)積累科技經(jīng)驗和指導生產(chǎn)管理活動，這也是科學技術不斷進步的前提條件。不管是在某一個領域摸爬滾打多年的老企業(yè)，或者是初入行業(yè)的新企業(yè)，他們生產(chǎn)活動的有效開展都要參照以往的技術經(jīng)驗，技術檔案為他們提供了重要依據(jù)和有力的技術支撐，也能夠有效幫助企業(yè)進行發(fā)展和創(chuàng)新。

其次，技術檔案能夠有效指導企業(yè)開展科研活動。技術的進步促成更多新產(chǎn)品的誕生，其中技術檔案功不可沒。科研工作與產(chǎn)品設計需要大量真實可靠的技術資料來保障，技術檔案為此提供優(yōu)質(zhì)、集中、系統(tǒng)而又廣泛的參考依據(jù)。

最后，技術檔案能夠便于行業(yè)進行科技交流與服務。世界經(jīng)濟一體化的發(fā)展趨勢要求各行各業(yè)必須進行技術的交流與溝通。技術檔案既是科技信息，也是科技成果，具有一定的商品屬性，作為科技交流工具的同時，也是有償技術服務與技術成果轉化的有機組成部分。

4 高效管理技術檔案的工作策略

4.1 樹立技術檔案管理意識

主觀能動性是做好任何一件事情的基本要素。技術檔案管理部門可以通過單位內(nèi)部交流培訓、外部交流培訓、正面與負面實例分析等多種形式促進員工樹立正確的檔案管理意識，擺脫落后陳舊的檔案管理思想與手段。

4.2 采取專業(yè)化的技術檔案管理方法

企業(yè)技術項目結束后，相關部門與人員要主動把文件、原始記錄、會議記錄等信息整合后分類保管，以備技術人員的審查、核實;在保障材料信息準確無誤的前提下及時移交歸檔，在技術資料的交接過程中嚴格按照公司規(guī)章制度辦理交接手續(xù)，避免出現(xiàn)不達標的技術資料;另外，外部來源的各種技術資料需要管理人員參加清點和歸檔工作;最后，技術資料的借閱使用需要經(jīng)過相關部門的審核批準，檔案管理人員要嚴格遵守這一原則。

4.3 科學規(guī)劃與健全技術檔案管理制度

健全的檔案管理制度能夠為檔案管理工作指明工作內(nèi)容和方向，有助于管理人員優(yōu)質(zhì)高效的完成工作，同時為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、科研與技術交流奠定基礎。健全的檔案制度包括立卷歸檔制度、檔案保管與保密制度、檔案借閱使用制度、檔案復制更與改制度、檔案管理評價制度以及檔案管理人員崗位責任制度。只有切實規(guī)劃好技術檔案各個層次的制度要求，并通過檔案管理人員的貫徹實施與執(zhí)行，才能促使檔案管理制度的健全與發(fā)揮指導、監(jiān)督和評價作用。

4.4 把信息化技術與檔案管理有機結合

無紙化、自動化辦公方式的出現(xiàn)促使檔案生成方式發(fā)生了巨大變化。這也對我國傳統(tǒng)的檔案管理制度提出了新要求。首先，檔案管理人員要具有較高的知識水平和先進的技術水平，而不是僅僅能夠進行普通的計算機操作。這需要不斷引進和培養(yǎng)復合型的高技術人才，在此基礎上要把技術檔案管理工作與信息化技術的特點和發(fā)展趨勢結合起來，讓信息技術真正成為檔案管理工作中的有力工具。

5 結束語

綜上所述，技術檔案管理的工作任務是保障檔案數(shù)量上的完整和質(zhì)量上的有機歷史聯(lián)系性，同時要延長檔案壽命，避免檔案被破壞或泄露，保障技術檔案有用性、集中性、專業(yè)性和廣泛性，真正讓技術檔案成為企業(yè)的核心競爭力和可持續(xù)發(fā)展的后盾力量。

參考文獻

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作者簡介

吳瑤宇（1987-），女，漢族，浙江杭州人，大學本科助理工程師，研究方向：項目規(guī)劃、技術檔案管理。