淺談醫(yī)院科技檔案管理工作的改進(jìn)措施

冉文龍

摘 要：科技檔案管理是目前醫(yī)院檔案管理部門最重要的一項(xiàng)任務(wù)，在目前這種大環(huán)境下，前期的診斷與后期的治療都非常以來(lái)科技檔案，因?yàn)檫@些檔案所提供的數(shù)據(jù)可以幫助醫(yī)護(hù)人員能更加穩(wěn)定高效完成任務(wù)指標(biāo)。但目前許多醫(yī)院所面臨的問(wèn)題是經(jīng)常在對(duì)這些科技檔案進(jìn)行管理時(shí)會(huì)出現(xiàn)疏漏，有的醫(yī)院甚至對(duì)該類檔案地管理還存在缺陷，使得有時(shí)會(huì)出現(xiàn)醫(yī)護(hù)人員無(wú)法及時(shí)調(diào)閱相關(guān)檔案，影響治療時(shí)機(jī)或效率等問(wèn)題，嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)绊懙秸麄€(gè)醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展。本文將通過(guò)介紹科技檔案的特點(diǎn)，醫(yī)院對(duì)該類檔案的管理現(xiàn)狀以及改進(jìn)措施這幾個(gè)方面來(lái)進(jìn)行說(shuō)明和討論。

關(guān)鍵詞：科技檔案;管理;改進(jìn)措施

隨著醫(yī)療事業(yè)的高度發(fā)展，人們對(duì)治療的效率和效果要求越來(lái)越高，在很多病癥的治療上會(huì)用到的醫(yī)學(xué)知識(shí)、儀器越來(lái)越多，同時(shí)醫(yī)院的醫(yī)護(hù)人員還在嘗試更為新型的治療手段，所以需要對(duì)龐大的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和保存，科技檔案就此誕生了。在現(xiàn)今的診斷治療過(guò)程當(dāng)中，醫(yī)護(hù)人員通常會(huì)使用科技檔案，這種檔案可以在一定程度上提高治療的進(jìn)展，同時(shí)有效減少了醫(yī)護(hù)人員在診治過(guò)程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，并為進(jìn)行新型手術(shù)測(cè)試的醫(yī)生帶來(lái)了有效的參數(shù)和對(duì)比數(shù)據(jù)等?？萍紮n案在醫(yī)療事業(yè)當(dāng)中的地位越來(lái)越高，但是目前很多醫(yī)院在對(duì)其進(jìn)行管理的時(shí)候還是會(huì)出現(xiàn)許多的錯(cuò)誤和紕漏，更有甚者在對(duì)該檔案的管理體系上還存在問(wèn)題。最有進(jìn)行正確嚴(yán)格的管理，才能有效提高醫(yī)護(hù)人員的治療效率，提升醫(yī)院的知名度。

1 科技檔案的特點(diǎn)

1）多樣性。隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的發(fā)展，如今醫(yī)學(xué)的范疇相當(dāng)巨大，分的科室也是越來(lái)越細(xì)致，不同的科室所包含的知識(shí)面各不相同，但卻都有千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，作為保存這些資料的媒介，科技檔案的種類自然也越來(lái)越多，所以在其多樣性上表現(xiàn)越來(lái)越明顯，這也逐漸加大了管理的難度。

2）完整性。雖然科技檔案的數(shù)據(jù)量龐大，但并不能說(shuō)明里面所記錄的數(shù)據(jù)雜亂無(wú)章，出現(xiàn)缺失，反而科技檔案在完整性上做到了極致，相關(guān)的資料往往都是以完整的姿態(tài)成套出現(xiàn)，因?yàn)獒t(yī)護(hù)人員在調(diào)取這些檔案室時(shí)必須要確保其完整性，如果所閱的檔案不完整，很有可能造成診治時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤。

3）專業(yè)性?？萍紮n案都是院方醫(yī)生專家進(jìn)行一次科研項(xiàng)目或一次項(xiàng)目過(guò)程逐漸積累起來(lái)的，所以每一份科技檔案所承載的專業(yè)性是毋庸置疑的，即使會(huì)有些許誤差，也會(huì)立馬被新的檔案給糾正，同時(shí)由于所涉及的科室領(lǐng)域不同，所以不同的檔案表現(xiàn)出的專業(yè)會(huì)不盡相同。

4）真實(shí)性。每一份科技檔案所記載的案例和研究都是經(jīng)過(guò)專家親自經(jīng)歷或證明，而且這些檔案是醫(yī)護(hù)人員經(jīng)常會(huì)使用的工具，如果不能保證檔案的真實(shí)性，醫(yī)護(hù)人員根據(jù)檔案執(zhí)行了錯(cuò)誤的步驟，那么勢(shì)必會(huì)對(duì)患者的診治造成極為惡劣的影響。

5）保密性。這些檔案一般都會(huì)記載醫(yī)院比較核心的研究，項(xiàng)目或者其它事件，其中不乏有價(jià)值的資料，所以院方的科技檔案通常都會(huì)具有一定的保密性，如果這些科技檔案泄露，并將會(huì)對(duì)醫(yī)院造成巨大的損失[1]。

2 目前醫(yī)院科技檔案管理存在的問(wèn)題

目前還有很多醫(yī)院在科技檔案的管理上還存在著不少的問(wèn)題，具體的問(wèn)題有：

1）管理制度不健全。多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)對(duì)科技檔案的管理制度進(jìn)行了優(yōu)化，但還是有少數(shù)醫(yī)院存在著制度問(wèn)題，比如管理方式陳舊死板，當(dāng)下的大環(huán)境是互聯(lián)網(wǎng)+的大數(shù)據(jù)時(shí)代，在這方面大多數(shù)醫(yī)院通常會(huì)使用電子檢索的方式進(jìn)行檔案的查閱，但是有的醫(yī)院還在使用人工檢索的方式查找資料，這種方式就目前來(lái)看很浪費(fèi)時(shí)間，而且很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，遇到這種問(wèn)題時(shí)，院方的高層并不作為，并不主動(dòng)更新檢索方式，這便是明顯的制度不全面了，或者是檔案的保密性太低，經(jīng)常出現(xiàn)檔案泄露的問(wèn)題。

2）管理人員能力不足。院方的科技檔案一般是由專門的檔案部門進(jìn)行管理的，但有時(shí)院方會(huì)忽視素質(zhì)和能力，這些科技檔案通常是以電子檔的形態(tài)保存在醫(yī)院專門的計(jì)算機(jī)里，而這些檔案管理人員很多都只會(huì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，在電子檔案管理上還存在著一定的技術(shù)欠缺，使得醫(yī)護(hù)人員在查找檔案時(shí)效率變低，同時(shí)還隨時(shí)面臨著檔案外泄的風(fēng)險(xiǎn)[2]。

3）科技檔案使用后反饋率不高。目前大多數(shù)醫(yī)院存在的問(wèn)題在此，醫(yī)院的科技檔案都是記錄著醫(yī)院自己的科研項(xiàng)目和研究，因此需要管理人員需要有一定閱讀這類檔案的基礎(chǔ)，將這些新收錄的檔案中出現(xiàn)錯(cuò)誤的地方進(jìn)行反饋，但是目前很多醫(yī)院的檔案管理員并不具有該能力，將存在問(wèn)題的檔案收錄后不進(jìn)行反饋，那么院方會(huì)在未來(lái)很長(zhǎng)一段時(shí)間不知道自己存在的問(wèn)題在哪里。

4）檔案完整性較低。有時(shí)候醫(yī)院的科技檔案會(huì)出現(xiàn)不完整的情況，不完整的原因可能是由于醫(yī)療人員在完成醫(yī)療活動(dòng)后忘記或給予管理員殘缺的資料，又或是因?yàn)楣芾砣藛T的疏忽，造成檔案的一部分丟失?？萍紮n案的不完整會(huì)在很大程度上阻礙醫(yī)院的發(fā)展，為醫(yī)院造成不小的損失[3]。

3 醫(yī)院科技檔案管理的改進(jìn)措施

1）完善管理制度。對(duì)于科技檔案管理制度存在問(wèn)題的醫(yī)院應(yīng)該立刻進(jìn)行完善，加大在科技檔案管理上人力、財(cái)力的投入，學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀醫(yī)院的管理制度，淘汰掉陳舊死板的方式，將檔案的檢索方式更換為最新的電子檢索方式，端正檔案管理人員的工作態(tài)度，如果發(fā)生檔案泄露，需要及時(shí)對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行追責(zé)，并設(shè)立關(guān)于檔案泄露后的應(yīng)對(duì)措施。

2）提高管理人員的素質(zhì)能力。向外招募擅長(zhǎng)電子檔案管理的技術(shù)人才擔(dān)任檔案管理人員，或?qū)ΜF(xiàn)有的管理人員進(jìn)行精細(xì)嚴(yán)格的培訓(xùn)，使這些管理人員能在最短的時(shí)間里掌握電子檔案的管理模式，并對(duì)管理人員進(jìn)行不定期檢查，定時(shí)對(duì)其進(jìn)行工作考核，檢查和考核不合格的管理人員暫時(shí)停職，直到重新通過(guò)考核后才能重新上崗。

3）提高科技檔案的反饋率。在收到院方新送來(lái)的檔案后，檔案管理員不應(yīng)該僅只是將其分好類進(jìn)行保管，而是要在收納保管前，檢查檔案的內(nèi)容是否出現(xiàn)錯(cuò)誤或遺漏，發(fā)現(xiàn)后應(yīng)該及時(shí)向院方進(jìn)行反饋，經(jīng)院方同意后返送回相關(guān)的醫(yī)護(hù)人員，并要求對(duì)錯(cuò)誤的地方進(jìn)行修改或補(bǔ)充，返修后再檢查，若再發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，就重復(fù)以上步驟，直到檔案準(zhǔn)確無(wú)誤后將檔案收錄好[4]。

4）確?？萍紮n案的完整性。不時(shí)對(duì)已經(jīng)收納的檔案進(jìn)行檢查，將內(nèi)容不完整的檔案篩選出來(lái)，匯報(bào)至院方，經(jīng)院方同意后，尋找相關(guān)的醫(yī)護(hù)人員，要求他們對(duì)檔案部完整的部分進(jìn)行補(bǔ)充，補(bǔ)充后經(jīng)院方檢查確認(rèn)無(wú)誤后重新整理收納，如果出現(xiàn)缺失嚴(yán)重?zé)o法補(bǔ)充的檔案，則聽從院方指示進(jìn)行處理，在這過(guò)程中，檔案管理員還要保證自己不出現(xiàn)問(wèn)題[5]。

4 討論

隨著醫(yī)療事業(yè)的高速發(fā)展，在未來(lái)，醫(yī)學(xué)所囊括的范疇會(huì)越來(lái)越大，同時(shí)對(duì)科室的分類會(huì)越來(lái)越細(xì)，科技檔案的數(shù)量勢(shì)必會(huì)呈幾何式的上漲，面對(duì)這些迎面而來(lái)的問(wèn)題，只有先完善醫(yī)院對(duì)科技檔案的管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管理與培養(yǎng)，提高科技檔案的質(zhì)量，保證其完整性，才能使醫(yī)護(hù)人員在對(duì)患者進(jìn)行診治時(shí)擁有更多的數(shù)據(jù)資料，提升治療的效果，并且還能保證醫(yī)院的基本利益，為醫(yī)院的長(zhǎng)久發(fā)展做出有效保障。

參考文獻(xiàn)

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[3]陳忠煜.淺析加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)學(xué)科研檔案管理工作的途徑[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（9）：111-111.

[4]金路.淺議醫(yī)院檔案管理工作中的問(wèn)題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（13）：115-115.

[5]李蕾.新醫(yī)改形勢(shì)下改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的思路探究[J].才智，2018（10）：213-213.