文書工作與文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計方法淺談

摘 要：隨著科技的發(fā)展，信息時代已經(jīng)來臨，這使得現(xiàn)代文書管理工作越來越受到各單位重視。為了更好的進(jìn)行文書檔案管理工作，需要進(jìn)行一定的改變設(shè)計。本篇文章主要對文書工作和文書檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計，首先，簡述了文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計目標(biāo)以及設(shè)計方案。其次，從技術(shù)方面和系統(tǒng)基本功能方面對系統(tǒng)進(jìn)行了設(shè)計。最后，闡述了具體實施該管理系統(tǒng)后對文書工作的作用和意義。希望該文書檔案管理工作系統(tǒng)可以輔助文書工作人員進(jìn)行文書檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：文書工作;文書檔案管理;系統(tǒng)設(shè)計

1 概述

在單位辦公室工作環(huán)境下，文書工作如今是一個非常重要的工作，對于大部分單位來說，文書崗位都是一個必不可少的崗位，文書工作人員是必不可少的剛需。在現(xiàn)代社會中，文書的工作職責(zé)范圍越來越大，一些檔案管理工作如文檔的查閱管理、文檔銷毀等都漸漸成為文書工作的一部分。文書工作變得越來越復(fù)雜，如今對文書工作的要求越來越高，傳統(tǒng)的文書工作系統(tǒng)已經(jīng)脫離了信息時代的需求，已經(jīng)不能滿足單位對各種文書檔案的管理要求。新的時代呼喚著一種新的、高效自動的文書工作管理系統(tǒng)去解決如今文書工作面臨的新問題，提高文書工作人員在實際工作中的效率，推動文書工作的發(fā)展。

2 文書工作和文書檔案管理系統(tǒng)設(shè)計

2.1 設(shè)計目標(biāo)及總設(shè)計方案

文書檔案管理系統(tǒng)設(shè)計的主要目的是使得文書檔案管理工作簡單化，高效化，便于工作人員進(jìn)行對各類檔案的管理工作。在檔案的收集、歸檔和回收等方面實現(xiàn)電子化、程序化。所有的設(shè)計都是圍繞著簡單化、高效化的目標(biāo)進(jìn)行的。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展為文書檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計提供了技術(shù)支撐。

設(shè)計方案要圍繞設(shè)計目標(biāo)，努力去達(dá)到目標(biāo)要求。首先，從技術(shù)方面的層次考慮，要對系統(tǒng)的架構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)部署結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計，而且要重視數(shù)據(jù)庫的鏈接技術(shù)。然后，要確保系統(tǒng)的基本功能可以實現(xiàn)，包括以下幾個方面：第一，文書檔案的歸類功能。該功能可以讓文書工作人員按照所管理文檔內(nèi)容的重要程度實現(xiàn)歸類，有序的將所有內(nèi)容儲藏起來。第二，系統(tǒng)要包括文檔借閱和歸還等基本功能，這些功能可以幫助文書工作人員準(zhǔn)確的知道文檔的進(jìn)出記錄，便于管理。第三，系統(tǒng)還要包括綜合查詢功能。

2.2 系統(tǒng)的架構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)部署結(jié)構(gòu)設(shè)計

系統(tǒng)架構(gòu)是文檔管理系統(tǒng)的基石，確保系統(tǒng)可以順利安全的進(jìn)行。系統(tǒng)開發(fā)人員在設(shè)計時候，可以考慮具有獨立四層系統(tǒng)層的J2EE的框架結(jié)構(gòu)。應(yīng)用表示層是用戶與管理系統(tǒng)聯(lián)系橋梁，工作人員可以構(gòu)建一個網(wǎng)站，讓用戶可以訪問文檔管理系統(tǒng)。在整個檔案系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)邏輯層是設(shè)計的核心，設(shè)計人員在這一部分投入的精力一定要大。

系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)部署設(shè)計是緊接著系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計的，這一部分設(shè)計要著重強調(diào)安全，包括系統(tǒng)的安全和文檔信息的安全。對于單位內(nèi)部的系統(tǒng)，一般是不允許外界網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行訪問的。所以開發(fā)人員在設(shè)計系統(tǒng)的時候，可以借鑒高校對某些系統(tǒng)的設(shè)計，使用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)對系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計，如果外界網(wǎng)絡(luò)想要訪問該系統(tǒng)時，可以登錄vpn進(jìn)行訪問。在具體布置內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)時，可以采取時下流行的B/S，它可以有效的對客戶端、數(shù)據(jù)庫和服務(wù)器進(jìn)行設(shè)計，提高系統(tǒng)的輪擴展性。

2.3 數(shù)據(jù)庫的鏈接技術(shù)

設(shè)計數(shù)據(jù)庫的主要作用是實現(xiàn)文書檔案的錄入功能，其是與文書檔案管理系統(tǒng)之間彼此獨立運行的，從而提高存續(xù)功能。在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫設(shè)計時候，通常各文檔之間是有聯(lián)系的，要注意實現(xiàn)資源信息的共享性。

2.4 文書檔案的借閱與歸還

借閱功能體系中要包括對文檔的查詢，這可以方便相關(guān)人員在尋找自己所需檔案時候的準(zhǔn)確性的有效性;要包括預(yù)訂功能，這個功能可以有效的保證工作人員借閱到其所需文檔的成功率;該功能體系還要包括文檔的收發(fā)檔案和歸還檔案的登記功能可以讓文書工作人員準(zhǔn)確的了解任何一個檔案的行動軌跡，提高工作效率。

1）網(wǎng)上查詢。在文書檔案管理系統(tǒng)中，要充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。文書工作人員在對單位檔案進(jìn)行歸檔分類之后，其他工作人員在他們需要的時候就可以在網(wǎng)上進(jìn)行查詢，從而準(zhǔn)確的知道自己所需檔案所屬的類別以及所在的位置，這可以極大地提高他們對所需文檔的查找效率。2）文檔預(yù)訂。當(dāng)需要借閱某個或者某一類檔案的工作人員在網(wǎng)上查詢以后，如果查詢結(jié)果顯示沒有被其他工作人員借走或者預(yù)訂，其便可以在網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)訂，從而確保自己可以成功的借閱到自己所需要的文檔資料。3）檔案借閱和歸還。單位的其他工作人員在借閱自己所需的檔案時候，會留下借閱記錄，記錄可以顯示借閱的狀態(tài)，是在借還是已經(jīng)歸還。這可以讓文書工作人員實時的了解文檔所處的狀態(tài)，并可以及時對文檔所屬狀態(tài)進(jìn)行更改。如發(fā)現(xiàn)某工作人員借閱的檔案已經(jīng)歸還，那么便快速將該文檔標(biāo)記成可借閱狀態(tài)，從而提高工作效率。

2.5 綜合查詢

綜合查詢功能與借閱功能里面的查詢是不一樣的，綜合功能查詢是為了方便文書管理人員進(jìn)行檔案管理所設(shè)計的。文書工作人員可以利用這個功能，根據(jù)相應(yīng)的具體條件對檔案的狀態(tài)匯總情況進(jìn)行查詢，提高工作效率。

3 文書工作和文書檔案管理系統(tǒng)的作用

3.1 提高工作效率

文書檔案管理工作要求文書工作人員對檔案信息進(jìn)行及時的處理。在傳統(tǒng)的文書工作中，工作人員的主要是通過手工操作對檔案中的信息進(jìn)行處理。這種工作方式不僅僅會耗費文書工作人員許多精力和時間，關(guān)鍵還在于效率低下，經(jīng)常出現(xiàn)一些錯誤，從而在信息迅猛增加的今天，這種傳統(tǒng)工作方法已經(jīng)越來越不能滿足對文書工作的要求。文書檔案管理系統(tǒng)利用計算機信息技術(shù)，可以有效的提高對檔案信息的處理，便于檔案的收集和存儲。而且通過文書方案管理系統(tǒng)的借閱功能，可以更加便捷的實現(xiàn)文件材料在整個單位內(nèi)部成員之間的轉(zhuǎn)移，提高對單位內(nèi)部對文件檔案信息的利用效率。

3.2 共享檔案信息

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，單位內(nèi)部各部門之間的信息共享是比較少的，很多文件信息滯留在庫房之中，這對文件信息的查閱造成了不小的麻煩，在需要該文件信息的時候不能及時的找到，平白耗費掉很多時間，而且這對單位的資源和資金也是一種浪費。隨著電子技術(shù)的發(fā)展，信息的載體被縮小，儲存空間被擴大，局域網(wǎng)為文件信息的共享提供了充分的條件，實現(xiàn)了信息共享，極大地提高了工作質(zhì)量。

4 結(jié)束語

文書工作在單位中的地位越來越高，文書檔案管理工作的效率在一定程度上影響著單位的總工作效率。隨著信息流的大幅度增加，傳統(tǒng)的文書工作管理方式漸漸的與時代脫軌，依賴于計算機信息技術(shù)的文書檔案管理系統(tǒng)越來越受到青睞?？傊?，隨著社會的發(fā)展，從事文書管理工作的人員越來越多，文書檔案管理工作也愈發(fā)的重要，所以文書檔案管理系統(tǒng)開發(fā)人員要不斷的完善技術(shù)和增添功能，從而可以更好的為文書工作人員提供幫助，提高他們的工作效率。

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作者簡介

宋曉琳（1978-），女，漢族，吉林省白山市，本科，中級館員，研究方向：文書檔案管理。