事業(yè)單位檔案管理工作的改進(jìn)措施探討

馮美云

摘 要：本文以事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題，展開(kāi)具體分析，并以此為依據(jù)，提出提升事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視度、強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作的培訓(xùn)力度、運(yùn)用信息化管理方式開(kāi)展檔案管理工作等幾方面的具體改進(jìn)措施。希望我國(guó)事業(yè)單位在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作期間，員工能夠正視自身工作不足，采取科學(xué)有效的方式來(lái)提升事業(yè)單位檔案管理的工作效率，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理工作效果。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;問(wèn)題分析;改進(jìn)措施

事業(yè)單位與企業(yè)不同，最大的區(qū)別主要就是不以營(yíng)利為目的。事業(yè)單位涉及到的服務(wù)內(nèi)容比較豐富，像：醫(yī)療、衛(wèi)生、文化等方面與人們?nèi)粘Ｉ罹o密相連。本文從事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題分析入手，展開(kāi)闡述。事業(yè)單位的檔案管理工作非常重要，在實(shí)際開(kāi)展這項(xiàng)工作時(shí)，要從事業(yè)單位面臨的實(shí)際問(wèn)題出發(fā)，采取有效的解決途徑解決問(wèn)題，對(duì)于優(yōu)化事業(yè)單位整體的服務(wù)能力具有重要的幫助作用。

1 事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題分析

1.1 對(duì)檔案管理工作缺乏足夠重視

現(xiàn)階段，我各國(guó)一些事業(yè)單位檔案管理人員在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，會(huì)主觀(guān)的認(rèn)為只要檔案不丟失就可以，資金投入和管理工作不需要耗費(fèi)精力去做。即便檔案管理工作不會(huì)對(duì)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生影響，但是卻對(duì)人們?nèi)罕姷纳罟ぷ骶哂兄匾挠绊?。因?yàn)槭聵I(yè)單位工作人員對(duì)檔案管理工作缺乏重視，導(dǎo)致在制定管理制度的過(guò)程中，缺乏科學(xué)性與合理性，會(huì)出現(xiàn)一些管理問(wèn)題。甚至嚴(yán)重一些就會(huì)使事業(yè)單位檔案管理人員在實(shí)際工作中，會(huì)出現(xiàn)一些違反國(guó)家規(guī)定的行為，會(huì)嚴(yán)重阻礙事業(yè)單位健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，會(huì)影響事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益的提升。

1.2 檔案管理工作人員的工作能力有待提升

事業(yè)單位檔案管理工作人員的工作能力和工作態(tài)度，對(duì)提升檔案管理工作效率和質(zhì)量具有重要的影響。檔案管理工作主要就是依附于人工來(lái)開(kāi)展，因此工作人員要提升自身的綜合素養(yǎng)，不斷提升自身的工作能力[1]。很多事業(yè)單位在招聘檔案管理工作人員時(shí)，并沒(méi)有明確的標(biāo)準(zhǔn);甚至有一些事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員會(huì)身兼數(shù)職，并不具備專(zhuān)業(yè)管理檔案的工作技能。實(shí)際上，事業(yè)單位檔案管理工涉及到的工作內(nèi)容比較復(fù)雜，像：收集檔案、整理檔案、記錄借取狀況、分類(lèi)、保存等多項(xiàng)內(nèi)容。而且事業(yè)單位的檔案相比較一些民營(yíng)企業(yè)，檔案資料會(huì)更多一些，如果在實(shí)際工作中，工作能力不能滿(mǎn)足工作需求，就會(huì)嚴(yán)重影響工作效率，無(wú)法為人民群眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，在一定程度上會(huì)降低人民群眾的感受度。

1.3 檔案管理方式缺乏創(chuàng)新精神

目前，很多事業(yè)單位的工作重心，都放在如何更好的為人民服務(wù)方面上，會(huì)忽視檔案管理工作的開(kāi)展。而且這些事業(yè)單位管理人員在工作中運(yùn)用的都是比較落后的方式，無(wú)法滿(mǎn)足事業(yè)單位健康發(fā)展的需求。比方說(shuō)：完全用人力的方式來(lái)管理檔案，不但工作量大，工作效率也會(huì)受到一定的限制，嚴(yán)重一些會(huì)出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，會(huì)打亂整體的管理體系。現(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員的工作要求有所變化。但是還是會(huì)有一些事業(yè)單位為了節(jié)省資金，不去引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，依然采用傳統(tǒng)的人工紀(jì)律方式，不利于檔案管理人員順利開(kāi)展管理工作。

2 解決事業(yè)單位檔案管理工作問(wèn)題的具體措施

2.1 提升事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視度

提升事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視度，是解決事業(yè)單位檔案管理工作問(wèn)題的基礎(chǔ)方式。在提升檔案管理工作重視度期間，不僅要體現(xiàn)在思維方式上，還要體現(xiàn)在實(shí)際行動(dòng)上[2]。特別是事業(yè)單位的基礎(chǔ)管理人員和高層管理人員，要積極學(xué)習(xí)我國(guó)在檔案管理方面的先進(jìn)制度，這樣能夠從根本上了解檔案管理工作的深層含義。如果事業(yè)單位對(duì)開(kāi)展檔案管理工作缺乏足夠的重視，會(huì)影響人民群眾對(duì)事業(yè)單位整體的看法。除此之外，還要將提升重視度落實(shí)到實(shí)際行動(dòng)上。首先，事業(yè)單位要構(gòu)建全面的管理制度，將實(shí)際存在的狀況與未來(lái)發(fā)展?fàn)顩r相融合，為今后工作人員順利開(kāi)展檔案管理工作提供重要保障。其次，事業(yè)單位內(nèi)部要積極宣傳檔案管理工作的意;最后，事業(yè)單位高層管理人員，要對(duì)檔案管理人員的工作流程和工作內(nèi)容提出明確的要求，這樣能夠規(guī)范員工行為，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案管理工作的工作效率。

2.2 強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作的培訓(xùn)力度

強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作的培訓(xùn)力度的一個(gè)重要方式，就是要構(gòu)建高能力、高素養(yǎng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)。甚至事業(yè)單位人力資源部門(mén)在招聘檔案管理人員時(shí)，要明確招聘標(biāo)準(zhǔn)、從檔案管理實(shí)際存在的問(wèn)題出發(fā)，招聘具有先進(jìn)管理觀(guān)念、具有專(zhuān)業(yè)管理技能的工作人員，為今后事業(yè)單位順利開(kāi)展檔案管理工作拓寬渠道[3]。高能力、高素養(yǎng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)，要組織員工定期的開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，在員工能夠接受的基礎(chǔ)上，不斷傳授先進(jìn)管理技巧，在保證管理工作有效性的同時(shí)，進(jìn)一步提升其科學(xué)性。此外，檔案管理的工作人員對(duì)自身的綜合素養(yǎng)要有所要求，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作的意義;工作人員在實(shí)際工作期間，要用積極的態(tài)度面對(duì)工作中遇見(jiàn)的問(wèn)題。

2.3 運(yùn)用信息化管理方式開(kāi)展檔案管理工作

傳統(tǒng)人工的管理方式，已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足事業(yè)單位提升檔案管理工作效率的需求。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理工作人員也在不斷更新管理觀(guān)念，創(chuàng)新管理方式。比方說(shuō)，很多事業(yè)單位緊跟時(shí)代進(jìn)步的腳步，運(yùn)用信息化管理方式在開(kāi)展管理工作，這樣不僅能節(jié)省工作時(shí)間，也能環(huán)節(jié)員工工作壓力，增強(qiáng)管理工作的時(shí)效性。檔案管理工作人員在工作前期要將檔案的信息資料輸入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，制定稱(chēng)電子版，便于查找;其次，根據(jù)檔案實(shí)際分類(lèi)的狀況，制定完善的管理系統(tǒng)，在今后管理過(guò)程中，只要輸入關(guān)鍵詞就能快速找到，能夠最大程度上提升人民群眾的滿(mǎn)意度，為今后幫助事業(yè)單位樹(shù)立良好形象奠定基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案管理在事業(yè)單位管理工作中占據(jù)重要地位。目前，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展變化，很多事業(yè)單位越來(lái)越注重檔案管理工作的開(kāi)展。但是在實(shí)際工作期間還存在著一些不足，像缺乏足夠重視、工作能力有待提升、管理方式缺乏創(chuàng)新精神等問(wèn)題顯著?；诖?，事業(yè)單位的工作人員要從整體出發(fā)，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，為人民群眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]滕秀茹.數(shù)字化背景下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的優(yōu)化[J].黑龍江科學(xué)，2019，10（15）：84-85.

[2]梁嬈.“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化探索——以衛(wèi)生系統(tǒng)為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）：141-142.

[3]姜慶紅.事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（21）：83.