企業(yè)檔案登記管理工作中的安全問題探討

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摘 要：人們在社會實(shí)踐活動、學(xué)習(xí)以及工作中產(chǎn)生的事實(shí)以及價值，都由檔案這種形式記錄下來，做好檔案安全管理工作，是企業(yè)建設(shè)與發(fā)展重要的工作內(nèi)容。本文圍繞企業(yè)檔案登記管理工作中的安全問題展開討論，為企業(yè)檔案管理工作實(shí)施安全管理措施提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;檔案管理;創(chuàng)新性策略

企業(yè)檔案工作中安全管理是重要的組成部分，加強(qiáng)安全管理應(yīng)以保護(hù)檔案安全為核心，建立完善的檔案安全管理體系。而且企業(yè)從事檔案管理工作人員，應(yīng)具備良好的安全管理意識以及工作能力，及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案安全管理工作中存在的安全問題?，F(xiàn)階段企業(yè)檔案安全管理工作應(yīng)積極實(shí)施創(chuàng)新性策略，筆者結(jié)合一線工作經(jīng)驗(yàn)對實(shí)施的安全管理措施進(jìn)行分析。

1 消除企業(yè)登記檔案形成階段的安全隱患，確保源頭安全

與企業(yè)日常經(jīng)營生產(chǎn)產(chǎn)生的文書、會計檔案不同，登記檔案具有與其它記錄形式不同的專業(yè)屬性，這就為企業(yè)消除登記檔案存在的安全問題制造困難。登記檔案存在的問題主要出現(xiàn)在形成環(huán)節(jié)，主要受到三個方面的影響：第一，登記檔案是由企業(yè)的檔案室統(tǒng)一管理，但是登記檔案的形成階段，是需要經(jīng)過企業(yè)注冊登記完成的，而且登記檔案由企業(yè)監(jiān)督管理部門管理，企業(yè)登記與企業(yè)監(jiān)督分隔距離較遠(yuǎn)。而且受到時間的限制，市級機(jī)關(guān)檔案室對登記檔案的時間要求較為嚴(yán)格。通過對登記檔案的發(fā)展現(xiàn)狀可知，登記檔案具有多頭歸檔的屬性，登記檔案在每個環(huán)節(jié)內(nèi)，都需要辦公人員或者移送人員作為檔案員管理檔案。但是檔案管理需要專業(yè)的技能，登記檔案在源頭由非專業(yè)人員操作，勢必會使登記檔案存在安全隱患，為今后的登記檔案安全管理工作造成不同程度的困難;第二，企業(yè)登記檔案根據(jù)營業(yè)執(zhí)照的時間確定登記時間，然后按照流程移交到檔案室。我國對企業(yè)登記檔案實(shí)行一戶一檔制度，但是隨著企業(yè)登記檔案的數(shù)量持續(xù)增加，登記檔案出現(xiàn)的錯放、漏頁以及無損等問題，嚴(yán)重影響登記檔案的安全;第三，許多企業(yè)為提早經(jīng)營，都是在未取得營業(yè)執(zhí)照的狀態(tài)下經(jīng)營，此時企業(yè)登記檔案的時間會發(fā)生變化，而企業(yè)經(jīng)營者未更改時間，這為登記檔案出現(xiàn)的遺失、泄密等提供條件，造成嚴(yán)重的安全管理問題。

根據(jù)登記檔案出現(xiàn)的安全管理隱患，企業(yè)登記檔案應(yīng)確保源頭安全，建立明確的管理制度，依據(jù)制度、檔案范圍以及職能要求，為每名企業(yè)登記管理工作者分配安全管理職責(zé)，以安全管理原則詳細(xì)記錄檔案登記時間、企業(yè)名稱，同時嚴(yán)格檢查登記蓋章等證明材料，保證在源頭上控制登記檔案安全管理存在的問題。

2 重視企業(yè)登記檔案整理環(huán)節(jié)中的安全問題，確保日常工作順利開展

2.1 檔案實(shí)體的安全規(guī)范整理

企業(yè)檔案室的檔案管理人員，應(yīng)具備專業(yè)的檔案安全管理技能，掌握專業(yè)管理知識，在檔案登記時以安全規(guī)范為原則實(shí)施管理措施，并形成獨(dú)有的檔案管理方法，保證每個檔案都按照類別進(jìn)行分類，同時根據(jù)目錄即可完成檔案的查找和歸類。規(guī)范的檔案管理方法，既能避免重復(fù)的檔案材料出現(xiàn)，還能針對檔案出現(xiàn)的材料缺失、檔案受損等管理問題得到根本的解決。另外在有限的時間內(nèi)，可使登記檔案管理工作更加高效，減少企業(yè)登記檔案的工作量。

2.2 電子影像檔案制作中的安全措施

將信息技術(shù)應(yīng)用在企業(yè)登記檔案安全管理工作中，制作電子影像檔案，借助信息處理技術(shù)提升電子圖像的真實(shí)性，保證電子影像檔案的完整性，為檔案工作人員提供便利的管理?xiàng)l件的同時，還能有效避免發(fā)生檔案安全管理問題。在傳統(tǒng)的紙張記錄為主的方式進(jìn)行登記檔案管理工作，受到存儲條件以及環(huán)境的影響，紙張檔案會發(fā)生丟失或者破損等情況。而使用電子影像制作檔案，可使管理人員及時準(zhǔn)確的查找檔案的建立時間、文件夾起止號以及兆數(shù)等信息，同時通過加密技術(shù)有效保護(hù)電子影像檔案的安全。

2.3 實(shí)體分類和編號產(chǎn)生的安全問題不容忽視

企業(yè)登記檔案工作包括檔案的登記編號、核對補(bǔ)號以及年度重新歸類等，上述工作都是由工作人員完成。但是大量的登記工作，極易出現(xiàn)多種問題，如檔案編號出現(xiàn)漏編、重編等，而且一旦出現(xiàn)上述問題，需要工作人員重新進(jìn)行編號，并且保證不會出現(xiàn)錯誤才能進(jìn)行下一項(xiàng)工作。對于實(shí)體檔案分類工作出現(xiàn)的編號問題，工作人員應(yīng)重視這類問題產(chǎn)生的原因。在日常工作中應(yīng)重視檔案的完整性，若發(fā)現(xiàn)存在編號不齊全等問題，應(yīng)及時查找，防止出現(xiàn)多頭管理的現(xiàn)象。在進(jìn)行檔案移出時，工作人員應(yīng)加強(qiáng)信息安全管理，避免對檔案的相關(guān)的信息進(jìn)行修改，導(dǎo)致實(shí)體檔案無法追根溯源，致使實(shí)體檔案缺少真實(shí)性。

3 加強(qiáng)企業(yè)登記檔案的安全保管，最大限度地延長檔案壽命

以技術(shù)保護(hù)和監(jiān)督管理為基礎(chǔ)，為企業(yè)登記檔案工作建立安全管理制度，應(yīng)按照以下要點(diǎn)以此加強(qiáng)檔案的安全保管：第一，企業(yè)應(yīng)完善安全防護(hù)體系，增加多種防護(hù)硬件，如在檔案室內(nèi)加裝安全保護(hù)措施，同時調(diào)節(jié)檔案室內(nèi)的溫度，為檔案室保管檔案創(chuàng)造良好的環(huán)境的同時，還應(yīng)增強(qiáng)工作人員的安全保管意識;第二，工作人員應(yīng)重視出現(xiàn)破損或者毀壞的檔案內(nèi)容，對這類檔案做好保護(hù)，實(shí)施修復(fù)、復(fù)制、增色以及除霉去污等措施。同時將新舊檔案實(shí)行分離保管制度，避免舊檔案存在的上述問題影響到新檔案保管工作。針對以吊銷營業(yè)執(zhí)照的企業(yè)檔案，這類檔案按照管理規(guī)定移交檔案管理部門做進(jìn)一步的處理;第三，檔案管理人員應(yīng)對檔案保管環(huán)境以及保管設(shè)施進(jìn)行檢查，檢查包括保管環(huán)境的溫度和濕度、以及保管設(shè)施是否損壞等，以此杜絕安全管理問題的出現(xiàn)。

4 確保企業(yè)登記檔案利用過程中的安全，發(fā)揮檔案利用價值

企業(yè)檔案內(nèi)會涉及到許多機(jī)密內(nèi)容，確保企業(yè)登記檔案利用過程中的安全，避免機(jī)密內(nèi)容泄露。工商部門應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)登記檔案的安全管理工作，根據(jù)檔案的類型設(shè)置查看權(quán)限、用戶操作跟蹤以及打印控制等防護(hù)方法。對電子檔案應(yīng)實(shí)施更加嚴(yán)格的安全保護(hù)措施，防止電子檔案通過復(fù)制、未登記查閱等方式泄露檔案內(nèi)容。在對檔案內(nèi)出現(xiàn)的無損、圖像質(zhì)量差等問題時，工作人員應(yīng)根據(jù)權(quán)限要求，安排專人對檔案修復(fù)工作進(jìn)行監(jiān)督。如有檔案需要外借使用時，工作人員根據(jù)安全保護(hù)條例，自己保管檔案隨同使用企業(yè)進(jìn)行保管工作。

5 總結(jié)

綜上所述，加快企業(yè)檔案登記管理工作的安全管理建設(shè)和發(fā)展，需要工作人員針對企業(yè)登記檔案存在的安全問題進(jìn)行分析，根據(jù)問題實(shí)施對應(yīng)的預(yù)防以及解決措施，從登記檔案的登記源頭、使用過程實(shí)施嚴(yán)格的安全保護(hù)措施，以此保證企業(yè)登記檔案的安全性，為信息化企業(yè)檔案管理發(fā)展奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡介

程華珺（1986-），女，漢，吉林伊通，干事，研究生，研究方向：語言教育翻譯。