新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理工作實(shí)踐探析

徐紅

摘 要：新形勢(shì)下，機(jī)關(guān)單位在檔案管理工作中存在的不足，逐漸顯露了出來，傳統(tǒng)機(jī)關(guān)單位在檔案管理方面的理念以及形勢(shì)等，在時(shí)代發(fā)展的過程中難以推動(dòng)單位實(shí)現(xiàn)較好的發(fā)展，對(duì)此我國(guó)機(jī)關(guān)單位需重視檔案管理工作，積極探尋科學(xué)的檔案管理方式，進(jìn)而讓我國(guó)機(jī)關(guān)單位可以在新時(shí)期實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定、持續(xù)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;檔案管理;機(jī)關(guān)單位

檔案管理屬于機(jī)關(guān)單位管理工作的主要內(nèi)容，對(duì)機(jī)關(guān)單位的成長(zhǎng)和發(fā)展歷程予以了記錄，有利于促進(jìn)機(jī)關(guān)單位效益提高。在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案管理工作已經(jīng)不能使現(xiàn)代化的發(fā)展需求得到滿足，進(jìn)而積極革新檔案管理工作己成為新時(shí)期進(jìn)行檔案管理的重要研究課題。

1 機(jī)關(guān)單位檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

其一，檔案信息電子化?，F(xiàn)階段，快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)推動(dòng)了我國(guó)檔案管理工作的革新，同時(shí)也讓檔案信息載體與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理局面被改變，很多時(shí)候都是通過電子錄入的方式存儲(chǔ)信息與數(shù)據(jù)，使得檔案管理的內(nèi)容越來越豐富，檔案管理的內(nèi)容以各種語(yǔ)音、視頻以及音頻等資料為主，檔案管理的電子化發(fā)展，一方面能夠使檔案管理的成本的有效降低，促進(jìn)檔案管理效率的提高，另一方面也有助于檔案管理內(nèi)容更加豐富。

其二，檔案查閱形式變化。不斷創(chuàng)新與發(fā)展的技術(shù)，讓電子檔案的管理方式發(fā)生了很大改變，立足于此，檔案查閱形式也發(fā)生了改變，人們查詢檔案信息，只需對(duì)檔案的電子編碼進(jìn)行搜索，無(wú)須再進(jìn)行紙質(zhì)檔案的查詢，這無(wú)疑是大大方便了人們查閱檔案，也讓檔案查詢不再受限于時(shí)間與空間。

2 新時(shí)期機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的創(chuàng)新

2.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)

新經(jīng)濟(jì)常態(tài)下，單位或企業(yè)在管理事務(wù)方面愈加復(fù)雜，由此也就凸顯出機(jī)關(guān)管理工作中檔案的重要作用[1]。為了能夠高效開展整個(gè)機(jī)關(guān)檔案管理工作，就一定要將機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)不斷提高。鑒于此機(jī)關(guān)可以運(yùn)用開展宣傳活動(dòng)、知識(shí)講座等活動(dòng)，又或向各部門領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出邀請(qǐng)，讓其積極投入其中，將檔案管理工作的重要意義了解到。

為了有效開展新時(shí)期的機(jī)關(guān)檔案管理工作，就必須依賴于專業(yè)化的管理隊(duì)伍。著重對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)予以培養(yǎng)，提高其工作效率和管理水平。在日常工作中，應(yīng)將在職管理人員的繼續(xù)教育工作做好，確保其知識(shí)結(jié)構(gòu)的完善性，并在實(shí)踐工作中更好地應(yīng)用。同時(shí)，也需全面了解現(xiàn)有管理人員的綜合素質(zhì)，立足于實(shí)際需求，定期開展各項(xiàng)專業(yè)技能培訓(xùn)，涉及學(xué)歷、操作技能、計(jì)算機(jī)知識(shí)等，將其工作層次不斷提高。

2.2 建立健全檔案管理工作制度

檔案管理工作的基準(zhǔn)就是檔案管理制度，且也是保證檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展的一項(xiàng)重要條件，只有對(duì)檔案管理制度予以不斷完善優(yōu)化，方可與機(jī)關(guān)單位的發(fā)展相適應(yīng)[2]。在實(shí)際工作中，機(jī)關(guān)單位檔案管理部門需以單位業(yè)務(wù)管理特點(diǎn)為中心，對(duì)科學(xué)合理的檔案管理制度予以制定，同時(shí)結(jié)合單位工作重點(diǎn)不斷的進(jìn)行修訂與完善，讓其契合單位的業(yè)務(wù)發(fā)展。第一，機(jī)關(guān)單位的檔案管理人員需充分了解與認(rèn)識(shí)這項(xiàng)工作，在此基礎(chǔ)上將檔案管理工作制度建立起來，并把結(jié)合信息化技術(shù)和檔案管理工作的創(chuàng)新方向指出。第二，在檔案管理工作當(dāng)中融入創(chuàng)新理念，既要借助相應(yīng)的制度來約束工作人員的行為，也需對(duì)機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約束。比如，單位內(nèi)部的工作人員和領(lǐng)導(dǎo)在借助檔案管理部門進(jìn)行檔案的查閱時(shí)，應(yīng)出示相關(guān)證件，若是在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中查閱，則必須以自己的賬號(hào)和密碼登錄。這樣做能夠讓檔案管理工作的獨(dú)立性以及合理性得到保證。第三，為有效落實(shí)檔案管理制度，檔案管理部門應(yīng)通過有效措施進(jìn)一步約束與規(guī)范資料收集、歸檔部門，處罰未有效落實(shí)制度的部門和人員，讓相關(guān)部門進(jìn)一步重視與支持檔案管理工作。

2.3 提高檔案管理的數(shù)據(jù)提供服務(wù)能力

開發(fā)和利用檔案是檔案管理的重要價(jià)值體現(xiàn)，如果只是為了做檔案而做檔案，檔案工作就毫無(wú)意義可言[3]。在開展檔案管理工作的過程中，可以開發(fā)的檔案服務(wù)內(nèi)容較為豐富。當(dāng)前，機(jī)關(guān)管理日常工作中，經(jīng)常會(huì)對(duì)各種突發(fā)問題進(jìn)行抽選，在此過程中需要提供檔案資料原始數(shù)據(jù)。如，退休多年的單位干部要想辦理社保手續(xù)，但社?？ㄟz失，就需要由檔案管理部門調(diào)出原始資料，之后展開認(rèn)真核對(duì)。如果不在本地辦理，需要通過諸多審批程序，會(huì)花費(fèi)諸多人力和時(shí)間。而檔案管理將信息化聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)后，只需注冊(cè)信息，便可以在檔案管理網(wǎng)絡(luò)中對(duì)相關(guān)信息數(shù)據(jù)予以自行查閱，并對(duì)掃描件進(jìn)行下載，進(jìn)而使檔案管理工作量有效減少，實(shí)現(xiàn)最佳化的服務(wù)質(zhì)量和效率，科學(xué)合理運(yùn)用檔案資料。就大數(shù)據(jù)技術(shù)而言，其屬于運(yùn)用云計(jì)算功能將既定分析目的達(dá)到的一種科學(xué)技術(shù)，檔案管理可以將基本數(shù)據(jù)庫(kù)提供給大數(shù)據(jù)分析，如此便可以使機(jī)關(guān)單位在今后管理中，對(duì)發(fā)展方向進(jìn)行模擬，針對(duì)學(xué)術(shù)研究成本科學(xué)性展開合理分析，并對(duì)人員成本等進(jìn)行分析，完善檔案資料數(shù)據(jù)的綜合利用。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作涉及收集、整理、保管以及鑒定等相關(guān)方面，增強(qiáng)檔案管理工作人員專業(yè)能力，可確保新時(shí)期機(jī)關(guān)單位檔案工作開展的有序性。加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的過程中，相關(guān)負(fù)責(zé)人員需要發(fā)揮眾人的智慧，建立健全檔案管理體系，對(duì)檔案管理培訓(xùn)機(jī)制予以完善，并注重互聯(lián)網(wǎng)作用的發(fā)揮，加大檔案管理信息化建設(shè)力度。

參考文獻(xiàn)

[1]張劍橋.對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的實(shí)踐性建議[J].卷宗，2017（16）：55-56.

[2]孫麗.新時(shí)期政府機(jī)關(guān)檔案管理工作實(shí)踐思考[J].人力資源管理，2018（1）：213-214.

[3]王克偉.新時(shí)期的機(jī)關(guān)檔案管理工作分析[J].勞動(dòng)保障世界，2016（15）：44-45.