新形勢(shì)下水利檔案信息的開發(fā)利用研究

邢琳

摘 要：新時(shí)期我國(guó)水利工程建設(shè)發(fā)展迅速，所以做好水利檔案信息的開發(fā)利用工作至關(guān)重要。本文從水利檔案的自身特點(diǎn)出發(fā)，對(duì)新形勢(shì)下水利檔案信息的開發(fā)及利用進(jìn)行探討，分析了水利檔案信息開發(fā)利用中存在的主要問(wèn)題，提出相應(yīng)的解決措施，以便提高水利檔案信息的利用效率。

關(guān)鍵詞：水利檔案;信息資源;開發(fā)利用

水利檔案是水利活動(dòng)的原始記錄，對(duì)水利檔案信息進(jìn)行開發(fā)和利用，不僅可以為水利工程建設(shè)提供基本的資料信息，而且對(duì)水利工程的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展起到了舉足輕重的作用。所以做好水利檔案信息的開發(fā)利用工作，全面實(shí)現(xiàn)水利檔案的作用價(jià)值，使其更好地服務(wù)于國(guó)家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，是當(dāng)前水利事業(yè)發(fā)展必須面對(duì)的重大課題。

1 水利檔案的特點(diǎn)

水利檔案是國(guó)家機(jī)關(guān)以及社會(huì)組織從事水利工程建設(shè)活動(dòng)形成的各種文字、聲像、圖表等歷史記錄，對(duì)指導(dǎo)水利工程事業(yè)發(fā)展有著重要意義。水利檔案不僅包含大量的工程記錄以及水利資源信息，而且也是水利工程建設(shè)與開展的重要依據(jù)，能真實(shí)反映水利工程建設(shè)情況，是水利部門以及國(guó)家機(jī)關(guān)的寶貴財(cái)富。水利檔案不僅具有一般檔案信息的專業(yè)性、完整性以及標(biāo)準(zhǔn)性的特點(diǎn)，還具有以下特點(diǎn)：

1）時(shí)間性。水利建設(shè)不是短期的工程，而是水利工程部門進(jìn)行長(zhǎng)期自然條件改造的結(jié)果。在建設(shè)過(guò)程中，不僅需要對(duì)水文氣象地形進(jìn)行觀測(cè)，還需對(duì)每天的水利資源條件進(jìn)行觀察與記錄。因此水利檔案既有年代久遠(yuǎn)的檔案資源，也有實(shí)時(shí)錄入的數(shù)據(jù)信息，存在著明顯的周期性變化，在對(duì)水利檔案信息進(jìn)行管理時(shí)，要區(qū)分不同的時(shí)間點(diǎn)。

2）地域性。我國(guó)幅員遼闊，地形復(fù)雜，水利資源的分布極不均衡，不同的地理區(qū)域都有著自身的水利資源特征，比如每一條河流具有各自的特點(diǎn)，同一條河流其上游和下游的水資源又有著很大區(qū)別，所以不同地理區(qū)域形成的水利檔案信息也有不同的特點(diǎn)，每個(gè)地理區(qū)域的水利資源檔案只能適用于本地區(qū)的水利工程建設(shè)，因而水利檔案具有很強(qiáng)的地域性。

3）綜合性。水利檔案不僅是某一學(xué)科的信息反映，而且是以水利產(chǎn)業(yè)為中心的多學(xué)科、多專業(yè)的信息綜合。水利工程不僅與電力機(jī)械、建筑水文、地質(zhì)氣象等聯(lián)系緊密，同時(shí)又覆蓋工農(nóng)業(yè)、交通、市政、環(huán)保等各個(gè)方面，其具有綜合性和多元性的特點(diǎn)。管理利用好水利檔案，可以為社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供良好的供水保障、充足的能源保障以及完善的生態(tài)保障。

2 水利檔案信息開發(fā)利用中存在的問(wèn)題

1）檔案信息管理缺乏規(guī)范化。在水利檔案信息資源開發(fā)利用的過(guò)程中，很多水利檔案管理部門沒(méi)有根據(jù)自身單位的情況有針對(duì)性制定檔案信息資源的收集和歸檔標(biāo)準(zhǔn)， 存在技術(shù)不規(guī)范、數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一等問(wèn)題，給數(shù)字化檔案的規(guī)范化管理來(lái)帶來(lái)了難度。水利檔案中使用較多的設(shè)計(jì)圖紙檔案，其中就包含了數(shù)碼照片信息、圖片信息和音像資料等，缺乏規(guī)范化的收集和整理，不僅會(huì)出現(xiàn)信息無(wú)法調(diào)閱、兼容性出現(xiàn)問(wèn)題的情況，更嚴(yán)重影響著水利檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

2）檔案信息利用率較低。長(zhǎng)期以來(lái)，水利檔案管理部門對(duì)實(shí)體檔案的保存與管理工作開展的較好，而對(duì)水利檔案信息資源的整合和開發(fā)不夠重視，致使水利檔案信息資源管理流于形式，一些具有較高參考價(jià)值的檔案無(wú)法得到很好的利用，進(jìn)而造成水利檔案信息資源的浪費(fèi)。一些信息化建設(shè)較為完善的檔案部門，也存在著信息孤島的現(xiàn)象，各個(gè)單位之間缺乏溝通，無(wú)法建立起良好的信息共享平臺(tái)，給水利檔案信息的開發(fā)利用工作帶來(lái)了極大的制約。

3）檔案管理人員的專業(yè)技能有待提高。由于我國(guó)水利檔案信息化管理的起步比較晚，在人才儲(chǔ)備以及專業(yè)技術(shù)開發(fā)等方面還比較欠缺。很多水利工程單位以及政府部門等都啟用了檔案信息管理技術(shù)，但是在水利檔案信息化管理的實(shí)際的操作中，由于部分檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不強(qiáng)，對(duì)信息技術(shù)的開發(fā)與利用能力較低，容易導(dǎo)致他們無(wú)法應(yīng)對(duì)信息化發(fā)展過(guò)程中出現(xiàn)的突發(fā)情況，因此阻礙了水利檔案信息技術(shù)水平的提高，限制了水利檔案信息的開發(fā)和利用。

3 加強(qiáng)水利檔案信息開發(fā)利用的措施

1）推動(dòng)水利檔案規(guī)范化管理。要充分重視水利檔案信息資源的開發(fā)利用工作，著力建立統(tǒng)一的水利檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與規(guī)章制度不僅是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)，同時(shí)也是檔案管理信息化建設(shè)的制度保證。水利檔案覆蓋面廣且內(nèi)容也十分繁多，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)水利工作的現(xiàn)狀、特點(diǎn)以及未來(lái)的工作規(guī)劃，對(duì)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行充分的調(diào)研，加強(qiáng)對(duì)水利檔案信息資源的統(tǒng)一編制和管理，規(guī)范水利檔案的案卷標(biāo)題，使之目錄化和條理化，成為后續(xù)檔案查詢工作的有力支撐。還要完善水利檔案信息資源存儲(chǔ)歸檔管理制度，要將水利檔案電子文件進(jìn)行統(tǒng)一格式的存儲(chǔ)。通過(guò)完善的檔案規(guī)范化管理，能夠促進(jìn)檔案管理部門對(duì)水利檔案的管理和利用，提高檔案資源的利用率。

2）整合水利檔案信息資源。對(duì)于水利檔案工作而言，首先要切實(shí)做好水利檔案資源收集工作，不斷豐富和完善水利檔案館藏結(jié)構(gòu)，確保各類水利檔案數(shù)據(jù)齊全、完整與準(zhǔn)確。水利涉及到的專業(yè)內(nèi)容多，隨著信息化水平的提高，水利檔案信息資料需要不斷整合。這就要求檔案工作者突破之前的水利檔案信息資源管理理念和方法，以互聯(lián)網(wǎng)為載體和工具，充分、深度地挖掘現(xiàn)有檔案資源，依據(jù)不同主題對(duì)檔案進(jìn)行整理，對(duì)于珍貴的檔案資料可以進(jìn)行分析、加工，同時(shí)提取有價(jià)值的檔案信息，形成編研成果，為利用者提供有益的水利檔案信息。同時(shí)，要注重水利管理部門之間的鏈接和聯(lián)動(dòng)，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)互動(dòng)和信息共享交流，發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)檔案資源互補(bǔ)，使水利檔案信息資源高效利用。

3）構(gòu)建水利檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)來(lái)建立信息化的數(shù)字檔案館，為水利檔案資源開發(fā)與應(yīng)用創(chuàng)造條件。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)對(duì)分散水利檔案的集中整理，在提高管理效率的同時(shí)，還能實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享。具體來(lái)講，首先從數(shù)字化資源的建設(shè)著手，實(shí)現(xiàn)水利檔案的信息化的基礎(chǔ)就是建立完善的目錄中心，將傳統(tǒng)的檔案資源轉(zhuǎn)化為電子檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化。然后，還需要進(jìn)一步豐富和完善水利檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容，數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容要豐富分類要明細(xì)，對(duì)需要永久保存的水利檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，進(jìn)而做到對(duì)水利檔案的全文檢索。還可以構(gòu)建水利檔案多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，儲(chǔ)存聲音、圖片、影像資料，真實(shí)完整地采集水利檔案信息資源，為水利檔案信息資源的開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。

4）加強(qiáng)檔案信息技術(shù)人才的培養(yǎng)。水利檔案管理人員作為水利建設(shè)信息化工程的一線工作者，不僅要具備一定的水利知識(shí)和檔案管理技能，更要對(duì)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)有足夠的了解和熟練的掌握。水利單位一定要加強(qiáng)技術(shù)人才隊(duì)伍的建設(shè)，一方面，應(yīng)引入高素質(zhì)的檔案管理人才，強(qiáng)化水利檔案信息管理的水平。另一方面，要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)部檔案管理人員的培訓(xùn)，通過(guò)定期組織開展檔案信息管理研討會(huì)以及座談會(huì)等方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)水利檔案管理工作人員的教育和管理，使之掌握先進(jìn)的檔案信息管理技術(shù)和技能。水利部門還應(yīng)采用合理的制度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行日常管理和有效激勵(lì)，促使其以穩(wěn)定高效的狀態(tài)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度完成水利檔案管理工作，從而為以后的檔案信息利用做好保障。

4 結(jié)語(yǔ)

在水利工作建設(shè)的過(guò)程中，開發(fā)利用水利檔案是其中的重要工作之一，要充分發(fā)揮其作用價(jià)值，就要全面了解水利檔案信息開發(fā)與利用的情況，結(jié)合時(shí)代發(fā)展的需要，不斷加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的合理開發(fā)與有效利用，優(yōu)化檔案管理水平，構(gòu)建完善的管理機(jī)制，提高水利信息資源的利用率，使其更好地為水利工程建設(shè)提供服務(wù)和依據(jù)，促進(jìn)水利行業(yè)的快速發(fā)展。

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